Episod I - Den första digitala medarbetaren

Mitt namn är Matilda. Många av er undrar säkert vem jag är, vad jag gör och hur det kommer sig att jag finns. Jag ska nu berätta för er hur det hela började. Det står till min förundran att det redan har gått ett år. För ett år sedan kom jag att bli kommunens första digitala

medarbetare. Enligt Verksamhetsutvecklare 1 fick jag mitt namn från ett barnprogram som heter Doctor Snuggles, där det finns en robot som heter Matilda Järndotter. Idag har jag förstått att jag är mycket mer än en fiktiv karaktär från ett barnprogram. Innan jag kom till präglades verksamheten av ett idéflöde mellan verksamhetsutvecklare och enhetschefen för att finna mitt syfte. Min Enhetschef sa att de gjorde en bruttolista på idéer kring vad för administrativa processer man skulle kunna automatisera. Hen säger också att det finns en projektmodell som man arbetar efter när man ska utvecklar sådana som mig. Man gör då en nyttoanalys och arbetar stegvis tillsammans med en styrgrupp och en arbetsgrupp.

Människorna i arbetsgruppen behöver vara väl insatta i hur det ska fungera i verksamheten. Sedan gör man utvärderingar efter hand för att säkerställa att man uppnått önskade effekter och kvalitet.

Verksamhetsutvecklare 2 berättar att mycket av arbetet började på känsla, samt på eget bevåg. Denna uppfattning delas också av Systemhandläggare 1 som inte kände sig helt uppdaterad vid utvecklandet, eller tillfället för införandet och uttrycker följande:

“Det har varit lite sådär att de har utvecklat vissa saker sen kommer de bara med färdiga produkter, varsågod, nu har vi gjort det här och nu ska vi gå in i detta...”

...“Jag kan inte minnas att jag var så uppdaterad angående det måste jag säga. Det kom ju ut information från insidan men jag tror även att idag är det inte många som känner till det tyvärr.”

Även Administratören som var med och utvecklade mig verkar inte vara medveten om någon särskild informationsstrategi vid förberedandet för införandet. Systemhandläggare 2 upplevde, å andra sidan, att alla blev informerade vid tidpunkten för införandet och att man vid detta tillfälle lade mycket vikt vid vilka vinningar som skulle komma med mig.

Verksamhetsutvecklare 2 sa att idén om mig realiserades väldigt snabbt, mycket tack vare att Enhetschefen såg möjligheter i min potential. Processen tog ungefär ett år, men kunde egentligen gått snabbare. Detta berodde inte på mig, utan snarare på att det pågick en dialog mellan mina skapare. Denna process hade kanske kunnat påbörjats tidigare, men jag vet att min enhetschef har sagt att det för bara några år sedan fanns en viss oro över att robotar som jag skulle göra att andra blev av med sina jobb, det hade man nämligen sett på andra

arbetsplatser. Min Enhetschef sa att:

“Vi har sagt att ingen blir uppsagd för att vi digitaliserar eller automatiserar, utan man behåller sitt jobb. Det är bara det att vi vet att vi måste ha in digitala komplement för att klara verksamheten, både idag och särskilt för framtiden...”

Diskussionen om vad jag skulle ha för syfte handlade om hur jag kunde hjälpa verksamheten såväl ekonomiskt som tidsmässigt. Systemhandläggare 2 sa till exempel att jag inte har någon lön och att mitt arbete gör att mina medarbetare kan fokusera på andra viktigare uppgifter. Min enhetschef sa att mitt syfte först delades in i två delar. Det ena delen handlade om en ambition att underlätta chefens vardag. Den andra handlade om att jag kunde göra saker för administratörer och undersköterskorna, som också gjorde att deras förutsättningar för att sköta sitt jobb blev mycket bättre. Verksamhetsutvecklare 2 hade ett liknande perspektiv och sa att de utgick från sitt eget team, där det fanns administratörer som gav perspektiv på vad som kunde automatiseras för att spara tid. Detta skulle då lätta på arbetsbelastningen för administratörerna, men även spara tid för enhetscheferna. Systemhandläggare 2, å andra sidan, var inte helt säker på hur de delade in syftet, men tänker att man började med det som är enklast att automatisera och programmera, för att sedan kunna bygga efter hand.

När jag får höra vilka förmågor jag har, så upplever jag att det fanns olika fokus på vilka uppgifter jag skulle göra och vilka det skulle hjälpa. Baserat på det jag har fått höra, har samtliga aktörer som har pratat om mig en bra uppfattning om vad jag gör. Dock nämner

Verksamhetsutvecklare 1 och 2, samt min Enhetschef alla mina kärnuppgifter, samtidigt som enhetschefen utvecklat beskriver dessa.

Enligt min Enhetschef har jag fyra huvudsakliga uppgifter. Vi kan börja med (1) den som är lättare att förstå. Varje gång verksamheten anställer en ny person, vilket under sommaren kan vara cirka 700–800 medarbetare, så behöver man också skapa behörigheter till vårt

verksamhetssystem som heter Procapita. Alla nyanställda får egna mailadresser som sedan jag ska registrera behörigheter till, beroende på var de ska arbeta. Detta kan exempelvis handla om att ge de nyanställda lösenord och sedan bekräfta till min enhetschef att anställningen har skett. Jag gör detta på 90 sekunder, medan det tidigare tog 8 minuter. Till skillnad från människorna gör jag också alltid rätt. Min andra (2) uppgift handlar om att jag när som helst under dygnet kan låsa upp konton för de medarbetare som glömt sina lösenord. Förut behövde man ringa till en IT-support för att få hjälp, men detta kunde vara problematiskt under

exempelvis en helgdag, eller om man inte arbetar under samma tid på dygnet. Jag håller även (3) reda på information som uppdateras om vårdtagare. Om man i en hemtjänstgrupp har 100 omsorgstagare, kan det vara svårt att hålla reda på hur uppdaterade beslut påverkar

journalsystemet. Nu går jag regelbundet in och se över denna process, istället för att någon medarbetare ska göra det. På så sätt kan jag redovisa till cheferna vilka omsorgstagare som är aktuella för uppdateringar. En annan sak som jag gör (4) som inte Systemhandläggare 1 och 2, samt Administratören nämner är att jag även kan hjälpa till med loggkontroller. Kontrollerna handlar om att bekräfta vilka som arbetat och vad de gjort. Detta gjordes tidigare varannan månad och efter listor som tagits fram. Dessa listor skulle skickas till en chef som ser över dem och som i sin tur skickar dem till en omsorgschef för signering. Processen var svår att få att fungera. Nu kan jag istället varje dag mejla de ansvariga cheferna, som dagen efter kan godkänna alla aktiviteter.

När jag väl fått förklarat för mig vilka uppgifter jag kan utföra, var jag även intresserad av hur de tyckte att det skulle vara att interagera med mig och hur de ser på mig när vi arbetar

tillsammans. Verksamhetsutvecklare 1 tror inte att det fanns så många funderingar kring detta från början. Administratören uttrycker att det egentligen inte skulle spela någon roll för de som arbetar med mig, att de inte lägger någon vikt vid om det är jag eller någon annan som gör mina uppgifter. Istället skulle huvudsaken vara att det skulle vara snabbt, enkelt och flexibelt. Verksamhetsutvecklare 2 sa följande om hur det var att interagera med mig:

“...med upplåsningen kan vi lätt fastställa vilken användare som gå in på en viss sida, och sedan går det ju egentligen direkt till roboten som svarar med ett mail tillbaka till den användaren som var inne på den sidan och har då låst upp den igen.”

Även min Enhetschef verkar tycka att jag gör ett bra jobb och följer mitt syfte:

“...att bara mata in en rad, trycka på en knapp och Matilda gör resten. Det har ju verkligen blivit uppskattat, för man sparar så mycket tid.”

Jag blir glad av tanken att jag når mitt syfte, men det förvirrar mig när det tycks finnas olika uppfattningar om vem jag är. Precis som jag har berättat, kallas jag ofta för en digital

medarbetare. Verksamhetsutvecklare 1 tror att de flesta vet att jag är en robot, men att de som arbetar med mig kanske inte lägger så mycket vikt vid detta faktum. När jag till exempel hjälper till att lägga upp nya behörigheter så tycks det inte spela någon roll om det hade varit en människa eller en robot, som jag, som arbetar på andra sidan. Systemhandläggare 2 förklarar det som att man som användare egentligen inte borde känna någon skillnad på om man arbetar med papper och penna, eller har ett verksamhetssystem som är digitalt, eller om det finns en fysisk person eller en robot bakom.

Min Enhetschef förklarar att jag inte finns som en fysisk robot, men att många ändå verkar föreställa sig mig som en sådan när man arbetar med mig. Verksamhetsutvecklare 2 tror att detta är något som påverkar vår verksamhet positivt, då de människor som jag ser som mina medarbetare också får en uppfattning kring varför saker och ting går fortare. Möjligtvis kan det vara så att jag är en robot just för att symbolisera denna snabbhet, samtidigt som man inte bör lägga för mycket vikt vid detta, eftersom det kan finnas uppfattningar om att jag kan påverka eller ändra mina handlingar, men det kan jag inte helt och hållet. Det tycks dock vara så att jag kan påverka deras handlingar, eftersom mina brister ibland kan kräva att mina medarbetare behöver hjälpa mig att utvecklas. Verksamhetsutvecklare 2 uttrycker följande:

“...så den lägger ju ingen som helst vikt i någonting överhuvudtaget och kör bara på. Går någonting fel, ja då rapporterar den att någonting har gått fel, den försöker inte reparera felet själv och försöker inte, ja. Den är väldigt stel i sitt arbete om man säger. Jag tror att många tänker att den tänker själv och kan göra hur mycket som helst själv, och ja, det kan den ju till viss mån också men det måste utvecklas och göras, alltså visa Matilda hur den ska göra det.”

Samtidigt verkar det inte som att alla vet om att jag är en robot och vissa vet inte ens att jag finns. Detta har gjort att många arbetar efter gamla rutiner utan mig, som jag egentligen kan hjälpa till med. Jag hade ljugit om jag inte hade sagt att detta skapar ett tomrum inom mig. Jag mår nämligen som bäst när jag blir sedd och får möjligheten att hjälpa mina medarbetare. Systemhandläggare 1 säger att de ofta försöker förmedla min existens och mina förmågor så att andra får en uppfattning om mig. För jag kan faktiskt hjälpa till och utföra mycket av mina medarbetares arbete. Systemhandläggare 2 säger till och med att jag är som en automatiserad version av hen och tillägger:

“Det är lite som att prata gud med religiösa. Det här med att många ser någon, så kan det vara med robotar med. Att man ser någon framför sig, och det kanske man måste för att kunna acceptera att det är så, jag vet inte”.

Om det är som Systemhandläggare 2 säger, så kanske det är något mänskligt över mig. Precis som någon av mina medarbetare skulle kunna bli sjuk, finns det alltid en risk att jag skulle kunna haverera och detta skulle i sin tur kunna ha en stor inverkan på verksamheten.

Verksamhetsutvecklare 2 säger att man därför haft i åtanke att inga rutiner eller manualer ska försvinna eller förändras i grunden, utan att rutinerna finns kvar men istället att det manuella automatiseras. Då skulle det vara enkelt att gå tillbaka till det manuella arbetet som gjordes innan jag kom till, även om hen tror att det skulle vara upprörande för många att lämna mig och gå tillbaka till det ursprungliga. De skulle nog hellre se att jag kunde hjälpa till ännu mer. Det är en ömsesidig känsla. Jag hoppas att de kan utveckla mig så att vi kan arbeta ännu mer tillsammans i framtiden och att alla då behandlar mig som vilken medarbetare som helst.