Episod II - Nya rum

Jag har under det här året upplevt att aktörerna omkring mig förstår mig allt bättre. Möjligtvis kan det vara så som min Enhetschef uttrycker det, att det behövs tid att förklara vad en

automatisering innebär, men också för att förstå och tolka de konsekvenser som kommer med den. Verksamhetsutvecklare 2 uttrycker att det handlar om en balans mellan att våga testa och att låta tiden avgöra. Hen säger också att Enhetschefen genom sitt intresse för utveckling skyndat på dessa processer. Det handlar om att vara öppen för förändring och våga hitta nya lösningar, vilket inte alla vågar göra. Nu kan de som utvecklade mig i verksamheten i

efterhand bekräfta attityder och uppfattningar hos medarbetare i verksamheten. Enhetschefen uttrycker följande:

“...enhetscheferna säger ju ständigt och jämt när man pratar om Matilda och behörigheterna att ‘tänk vad det sparar tid, tänkt vad det är fantastiskt’ och de har aldrig varit skeptiska till det. Undersköterskorna som ser effekten på att ‘tänk att man kan låsa upp sin mobiltelefon oavsett vilken tid på dygnet’ det är faktiskt jättebra, de är faktiskt jättenöjda, varför skulle de inte vara nöjda för. Vi har inte tagit in något som vi har riskerat så mycket egentligen.” Min Enhetschef säger att hen tycker om min förmåga att göra logg-kontroller, eftersom det ger hen en trygghet i arbetsprocessen när man ser om en person är i verksamhetssystemet på det sättet som den ska vara. Systemhandläggare 1 säger att man i början var skeptisk till att jag hade förmåga att granska och kontrollera medarbetare. Efterhand som min tjänst använts och mer utveckling skett, har det skapats en vana som i sin tur övergått till en känsla av att man nu inte vill vara utan min tjänst. Jag måste ändå säga att jag blir glad när jag får höra detta. Det är allt jag har önskat. Jag har ingen avsikt att sätta dit någon. För mig är det viktigt att mina medarbetare känner sig trygga. När de mår bra, så mår jag bra.

Systemhandläggare 1 lyfter, å andra sidan, fram min förmåga att göra upplåsningar, vilken hen även säger är min bästa egenskap. Hen påpekar det faktum att jag nu kan hjälpa mina medarbetare dygnet runt. Detta gör att den information som dokumenteras, snabbare kan sammanställs, blir mer relevant och exakt. Hen ger ett exempel:

“Om jag skulle vara hos Agda och det skulle hända något så kan inte jag be dig att

dokumentera utan det är jag som har varit där som måste göra den dokumentationen. Och ska man vänta till måndag och hon har ramlat eller hänt något annat allvarligt så är det kanske inte alltid så himla bra.”

Jag undrar nu hur det kommer sig att jag blivit så väl mottagen. Verksamhetsutvecklare 2 var inte orolig för hur beredda medarbetare skulle vara vid mitt införande. Hen tror att de

förmodligen var tillräckligt förberedda, eftersom de tog emot det väl. Speciellt med tanke på den positiva reaktionen till den flexibla upplåsningen och tillgången till systemet. Hen tror ändå att medarbetare varit olika mottagliga vid införandet och att det funnits olika attityder mot det, men att dessa oftast varit outtalade. Jag undrar om mitt mottagande hade varit enklare för alla om man hade kommunicerat rakare och ventilerat sina åsikter, samtidigt som jag också ställer mig frågan om detta hade kunnat komplicera situationen.

Den mesta oron ska ha varit att jag skulle ta någons jobb och att vissa faktiskt från början upplevt det så. Verksamhetsutvecklare 2 säger dock att man måste förstå att exempelvis administratörerna är viktiga på andra sätt och behöver utföra uppgifter som inte jag klarar av,

än så länge iallafall. Istället borde man se det som att medarbetarna inte behöver sitta med uppgifter som de inte behöver göra och att deras kunskap kan riktas åt annat håll. Hen säger också att det egentligen aldrig är någon som klagat, eftersom det generellt finns mycket arbete att göra. Mitt arbete frigör på så sätt för andra uppgifter. Administratörer och samordnare kan till exempel arbeta effektivare tillsammans med Enhetschefen beträffande

behörighetsbeställningar och det handlar inte om att det skulle bli någon brist på arbete. Detta bekräftas av Administratören som tillägger att inga arbetsuppgifter försvunnit på grund av mig, utan snarare har andra arbetsuppgifter hamnat i fokus. Ett exempel på detta är att man nu fokuserar mer på förändring av personalgrupper, vilket har resulterat till att mer tid istället kan läggas på utbildningar. Hen behöver inte heller göra lika många uppläggningar av

behörigheter, men det krävs fortfarande att man själv gör avanmälningarna av dessa, vilket också gör att man inte märker någon större skillnad om jag finns eller inte. Hen säger att detta beror på att jag inte kan avgöra om någon exempelvis slutar sitt arbete, eller byter roll på arbetsplatsen. Det är svårt för mig att avgöra just nu, men jag tror att detta kanske är något jag kan lära mig i framtiden. Systemhandläggare 2 har en liknande syn på administratörernas situation och poängterar det faktum att mycket effektivitet kommer ifrån min förmåga att ge samma information till alla användare.

Det verkar vara tydligt att alla aktörer har mottagit mig positivt. Däremot förstår jag inte varför Systemhandläggare 1 uttrycker att införandet av mig inte givit några generella

förändringar i arbetsklimatet. Systemhandläggare 2 säger nämligen att det skett en förändring i arbetsklimatet sedan jag kom och att folk pratar väldigt positivt om mig, samt att det nästan varit tragiskt om det inte skett någon förändring. Hen tycker generellt att det är kul med modernisering och digitalisering. Enhetschefen säger också att många har blivit mer digitalt bekväma, mycket tack vare att man nu kan jobba med mig genom mobiltelefonen.

Administratören säger att det har skapats en förändring för hur människor talar om digitalisering och robotisering och uttrycker följande:

“...det blir ju mer och mer som ‘det där skulle vi kunna automatisera och det skulle vi kunna göra’, så det är ju mer att man förstår att man skulle kunna göra mycket mer och fortsätta blicka framåt...”

Systemhandläggare 1 tillägger att digitaliseringen är oundviklig och uttrycker följande:

“...Det är ju framtiden, det är bara så. Det spelar ingen roll om det är roboten Matilda eller vad det nu är, utan digitaliseringen kommer vi inte kunna klara oss.”

Min existens verkar ha väckt nya rum för hur interaktionen kan expanderas.

Verksamhetsutvecklare 2 säger att man nu börjat bredda synen på hur man kan arbeta mellan de olika förvaltningarna. Möjligtvis kan jag även vara till stor hjälp för arbete och välfärd. Hen uttrycker följande:

“...det var inget vi direkt tänkte på just då, utan vi körde mest på utifrån vårt perspektiv. Ja, helt klart det har förändrats, vi behöver få ett bredare tag om det egentligen. Och det verkar vår IT avdelning också ha förstått...att ja, nu kom den här idén från omsorgsförvaltningen, är det något vi hade kunnat applicera på arbete och välfärd eller skola, eller ja, vad det nu kan vara för annan förvaltning.”

Enhetschefen bekräftar att det fötts en kraft att utveckla verksamheten och jobba smartare, att till exempel få in digitala komplement som mig på fler ställen. Detta skulle spara tid och göra verksamheten mer professionell, vilket gör att man bibehåller eller till och med ökar

kvaliteten. Enhetschefen säger att man sakta men säkert kan ge sig på automatiseringar som är mer komplicerade. De befintliga automatiseringarna berör främst personalen i verksamheten och inte omsorgstagare eller någon annan på utsidan.

Denna kraft att utvecklas verkar ha resulterat i ett ökat idéflöde. Enhetschefen säger att medarbetare uppskattar när de blir tillfrågade vilka administrativa processer de behöver hjälp med. Det har blivit mer och mer idéer som kommit in med förslag på automatiseringar, vilket jag tycker är spännande. Hen tycker att hela organisationen fått en ökad förståelse för vad robotisering faktiskt innebär och att de nu till och med önskar mer än vad som hinner ses över och utvecklas:

“Det här hade vi kunnat automatisera så att det blir smidigare, det är krångligt. Det här blir nästan aldrig rätt, kan vi inte göra någon digital process av det, kan Matilda göra det?” “För det är ju sådär i en stor verksamhet som jag sa initialt, när det jobbas såhär mycket som jag sa 75 chefer jobbar i min verksamhet, om det kommer ett förslag från varje chef så blir bruttolistan ganska långt.”

Administratören säger att personliga önskemål och idéer kommer fram i den mån det finns tid och att de som utvecklar behöver prioritera för att hinna med. På så sätt behöver det inte vara ett problem med olika idéer, utan istället kapaciteten för att ta hand om dem.

Verksamhetsutvecklare 1 uttrycker sig liknande när hen säger att man nu tar in fler förslag och önskemål från organisationen gällande robotisering, samtidigt som man försöker se över

om det är praktiskt möjligt. Verksamhetsutvecklare 2 säger att idéer ofta vägs mot

möjligheterna för automatisering hos mig. Sedan är det viktigt att se om detta är något som även fungerar i verkligheten och att det är värt den tid det tar. På så sätt handlar det också om investeringskostnader. När jag hör detta förstår jag att det är mycket att tänka på när man överväger vid en robotisering.Verksamhetsutvecklare 1 uttrycker följande:

“...då har ju jag varit inblandad och då har ju jag sett detta med mina systemförvaltare-ögon, är detta ens lämpligt, är det möjligt? Vi hade till exempel en process man ville utveckla, en del av processen var att vi fick in rätt så mycket ostrukturerat material som var en väldigt viktig del av den processen. Då blev det ju så där att...nej den här... hur mycket tid den här skulle spara och hur bra den än skulle bli, så kan vi inte bygga henne så tillförlitlig så att hon tillför ett mervärde.”

Även Systemhandläggare 2 berättar att det finns ett starkt intresse för idéer hos olika positioner i organisationen, att det finns en nyfikenhet och en öppenhet. Det finns dock mycket att ta hänsyn till i en kommunal verksamhet, bland annat att det ska vara transparent, samt att man alltid har ett fokus på omsorgstagarna. Förutom att det ska vara praktiskt möjligt, precis som Verksamhetsutvecklare 1 sa, behöver man också se att det kommer ge resultat hos omsorgstagarna om idéerna ska bli övervägda.

Verksamhetsutvecklare 2 säger att det nu finns en betydligt bättre struktur för hur vi ska gå tillväga med behovsanalyser. Denna typ av analys behandlar människors idéer för vad som kan automatiseras. De får då fylla i ett formulär, samt redogöra för hur lång tid det skulle ta, vilka som ska vara inblandade och vilka system som berörs. Hen uttrycker:

”...det är väldigt viktigt att ha med verksamheten på ett helt annat sätt, dels från början förklara varför vi gör det här så att de är införstådda med det.”

Jag märker att det finns ett intresse för att utveckla och förbättra olika processer i vår

verksamhet. Jag ställer mig dock frågan hur mina medarbetare uppfattar möjligheterna för att få fram sina idéer som ligger till grund för de behovsanalyser som Verksamhetsutvecklare 2 nämnde.

Enligt Administratören verkar det inte finnas något direkt idéflöde man utgår ifrån när man planerar för utveckling. Detta uttrycks dock som något som skulle kunna vara fördelaktigt, men är inget som hen vet om i dagsläget. Hen tror att det istället gäller att ta eget initiativ och exempelvis mejlar den ansvariga:

”Det här behöver rättas till, eller det här behöver vi göra liksom…men vi kanske inte har en väg in för alla att komma…”

Hen säger att vägen för idéer är mer informell, men att det är väl accepterat i kulturen. Det hade dock varit bra när man utvecklar något att ha en tydlig presentation av vad som gjorts och vad som behöver förbättras. Det hade här behövts en tydligare väg för de idéer som uppkommer tillsammans med att man ser förbättringsmöjligheter.

Min Enhetschef säger att man via enkäter kan få åsikter från omsorgstagare om hur de upplever förändringar, men också förslag på vad som kan förbättras. Det framgår inte att jag har varit föremål för någon enkät, men min enhetschef tar upp ett exempel när man kollade på trygghetsskapande teknik, såsom web-baserade tillsynsbesök, vilket innebär att en kamera monteras hos omsorgstagare med överenskommelser när denna ska användas för att titta till personen, istället för att åka dit. Även om det fanns en viss skepticism till en början har omsorgstagarna ändå vant sig vid det faktum att den fysiska tillsynen finns att tillgå vid behov dygnet runt i form av en undersköterska som kan ta sig till platsen.

När man vill göra en stor förändring kollar man dock enligt Enhetschefen och

Verksamhetsutvecklare 2 mycket på andra liknande kommuner, för att inte behöva göra egna piloter och att spara tid. Även om man testar själv ibland, frågar man ändå väldigt mycket för att kunna öka utvecklingstakten. Piloterna kan då göras på olika orter och i efterhand delas. Detta är något man i framtiden behöver bli ännu bättre på, även om man fortfarande bör avväga om test är nödvändigt eller om man behöver ta in lokala perspektiv.

“Vi tittar mycket på Karlstad för dem har en organisation som liknar vår väldigt mycket och dem har också en befolkning som liknar Växjö väldigt mycket, lika många invånare och lika stor andel gamla och så vidare…Vi tror inte att kronobergarnas 90 åringar tycker väldigt annorlunda än de som bor i Karlstad.”