Organisation
Projektet var ett samarbete mellan myndigheter, företag och forskare, med ekonomiskt stöd av VINNOVAs program E-tjänster i offentlig verk-
samhet. Boverket var bidragsmottagare och ansvarig för projektet. Övriga
myndigheter var Lantmäteriet, Statistiska centralbyrån, Energimyndig- heten och Länsstyrelserna i Sverige. Följande företag medverkade: Cartesia GIS AB, ESRI S-GROUP7, nSpike AB, Sweco Position AB8 samt Logica9. Dessutom deltog föreningen Future Position X (FPX). Dessa parter bildade ett konsortium och tecknade ett konsortialavtal.
Med forskarna slöts särskilda avtal. Deltagande forskare var: Mattias Arvola Linköpings universitet och Södertörns högskola; Stefan
Cronholm, Linköpings universitet; Sara Eriksén, Anneli Ekelin och Anette Andersson, Blekinge tekniska högskola; Xin He, Pär Liljegren och Anders Östman, GIS-institutet vid Högskolan i Gävle; samt Hanna Stigmar och Lars Harrie, GIS-centrum vid Lunds universitet.
Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) medverkade i den förstudie som föregick projektet men avböjde fortsatt deltagande med hänvisning till resursbrist.
7 Från projektets start var GIS-företagen ESRI Sweden AB, Landfocus AB, KORDAB
med. Under våren 2007 slogs dessa ihop till ESRI S-GROUP. ESRI företräddes i utvecklingsarbetet av MetaGIS AB.
8 Från projektets start var SWEGIS AB med. Under 2007 förvärvades SWEGIS av Sweco
Position AB.
9 Från projektets start var WM-data AB med. I februari 2008 förvärvades WM-data av
Ledningsgrupp
För ledning och styrning av projektet bildades en ledningsgrupp. Ledningsgruppen konstituerades på ett möte den 14 juni 2006. Ledningsgruppen bestod initialt av följande personer:
Ulf Troedson, ordförande Boverket
Micaela Schulman, vice ordförande Boverket
Mats Halling Lantmäteriet
Inger Eklund Statistiska centralbyrån
Fredrik Meurman Sveriges länsstyrelser
Maria Malmkvist Energimyndigheten
Lennart Jonsson WM-Data/Logica, företrädde
även nSpike
Jim Frölander Future Position X
Hans-Göran Wilhelmsson Företrädde GIS-företagen
Jan Bjerkman ersatte Jim Frölander för FPX i november 2006. Susan Linton ersatte Maria Malmkvist för Energimyndigheten i februari 2008. Michaela Schulman slutade på Boverket i augusti 2008 men ersattes inte. Ulf Troedson gick i pension 1 april 2009. Fredrik Meurman blev, i sin nya roll som divisionschef på Boverket, ny ordförande för lednings- gruppen i mars.
En representant för forskarna hade möjlighet att vara adjungerad på ledningsgruppmötena. Detta skulle rotera mellan dem. En av forskarna var med på första mötet men sedan föll tanken då alla ofta var upptagna.
Ledningsgruppen har haft 18 protokollförda sammanträden, under vilka många engagerade och goda diskussioner fördes.
Projektledning
Boverket utsåg Pål Karlsson till projektledare, och Magnus Svensson till projektsekreterare. Till sin hjälp hade projektledningen också en projekt- administratör, som dock byttes ut flera gånger och tidvis inte var besatt.
Projektet var uppdelat i flera delprojekt. För samordningen av dem bildades en särskild projektsamordningsgrupp. Den bestod av projekt- ledaren, projektsekreteraren, delprojektledarna samt ytterligare ett par nyckelpersoner. Det rörde sig om cirka 8 personer.
Delprojekt
Arbetet utfördes från början i sex och från den 1 juli 2008 i tre delprojekt. De ursprungliga delprojekten var:
1. Användar- och behovsanalys Projektledare: Katarina Lindgren, från Eken och Arken, som anlitades av Boverket.
2. Uppbyggnad av Planeringsportalen Projektledare: Fredrik Ekelund från Sweco Position, t.o.m. den 30 juni 2007. Magnus Svensson från Boverket, fr.o.m. den 1 juli 2007.
3. E-tjänst för planering, lokalisering och tillståndsprövning av
vindkraftverk (Vindtjänsten). Projektledare: Leif Magnusson, från
4. Standardisering av planeringsinformation. Projektledare: Per
Söderström från Länsstyrelsen i Västra Götalands län, från november 2006 (projektledare söktes först från kommunsektorn).
5. Säkerställande av informationstillgång. Projektledare: Pål Karlsson från Boverket, till september 2007, därefter Lars Sävmarker från Lantmäteriet.
6. Affärsmodeller. Projektledare: Jim Frölander från FPX , från november 2006 till februari 2007, därefter Roland Norgren från Högskolan i Gävle som anlitades av FPX.
Vid halvårsskiftet 2008 avslutades delprojekt 1 och återstående aktiviteter i delprojekten 5 och 6 flyttades till de övriga delprojekten, som delvis fick ändrad inriktning, Sedan dess har projektet bestått av följande delprojekt: 2. Planeringsportalen 1.0. Projektledare Magnus Svensson
3. Vindtjänsten. Projektledare: Leif Magnusson 4. Tillämpningar. Projektledare: Pål Karlsson
Referensnätverk och piloter
Till projektet knöts ett stort referensnätverk av presumtiva användare, med initialt ett 90-tal representanter för företag, myndigheter och organisationer. Det utökades under projektets gång till ett 140-tal representanter. Nätverket fick del av nyhetsbrev och hade möjligheter att testa prototyper och komma med synpunkter. En sammankomst hölls i samband med granskningen av Planeringsportalen version 0.1. Några av dem som ingick i referensnätverket deltog i de intervjuer och andra granskningsaktiviteter som genomfördes av delprojekt 1 Behovs- och användaranalyser.
Fyra kommuner i norra Värmland (Torsby, Sunne, Hagfors och Munkfors), och tre kommuner i Skåne (Malmö, Lund och Helsingborg) samt regionerna och länsstyrelserna i de båda länen knöts till projektet som ”piloter”. Med Värmlandspiloterna inleddes ett samarbete via projektet WebbGIS Värmland som bland annat syftade till att utveckla en regional webbapplikation för fysisk planering. När WebbGIS Värmland avslutades våren 2008 fortsatte samarbetet via ett nytt regionalt projekt, GIS Arena. (Se avsnittet Applikation för översiktlig planering.) Med Skånepiloterna hölls två seminarier i maj och december år 2007, där olika prototyper av Planeringsportalen diskuterades.
Kommunikation
En kommunikationsplan togs fram i februari 2007 med avsikt att vara ett levande dokument som kunde förändras under projektets gång. Den fungerade som stöd för projektets såväl interna som externa kommunika- tionsaktiviteter. Huvudsyfte för den interna kommunikationen var att skapa entusiasm och delaktighet bland projektets medlemmar och säkra projektets framgång. Huvudsyftet för den externa kommunikationen var att skapa förväntningar och intresse för Planeringsportalen hos de potentiella användarna.
Den interna kommunikationen till projektets ledningsgrupp och med- arbetare skulle huvudsakligen ske via projektplatsen.se, e-post och vid
workshops och arbetsmöten. Ledningsgruppen skulle ha minst fyra möten om året. Projektsamordningsmöten med projektledningen och delprojekt- ledarna hölls via telefon varje eller varannan vecka beroende på skede i projektet. Delprojektledarna skulle ansvara för informationen till del- projektmedlemmarna.
En fyrsidig informationsbroschyr om projektet togs fram under våren 2007. Publik information spreds även på www.planeringsportalen.se, som under projekttiden länkades till informationssidor om projektet på
Boverkets webbplats. Tre nyhetsbrev gick ut under projektets gång. Fler utskick gjordes direkt till referensnätverket.
Projektet presenterades på flera konferenser, regionala träffar och seminarier, både för sådana som arbetar med planeringsfrågor och för sådana som arbetar inom geodataområdet. Även ett antal artiklar publicerades i tidskrifter för dessa målgrupper.
Många personliga möten hölls med myndigheter, bland annat med de som vi önskade tillgängliggöra data och tjänster via Planeringsportalen, samt med pilotområden (kommuner, länsstyrelser, regionala organ)
En grafisk profil för portalen togs fram under hösten 2007.