Den höga ambitionen gjorde också att projektet i praktiken aldrig anpassades till de resurser vi hade. De pengar som VINNOVA beviljade understeg det vi sökte med 30 procent, men trots detta så försökte vi i allt väsentligt genomföra det vi ursprungligen föresatt oss.
Det var en bra sammansättning av kompetens, kunnande och personligheter i projektet. Alla inblandade blev emellertid inte lika involverade. Flera av delprojekten var från början löst sammansatta och fick aldrig några fungerande projektgrupper. Ganska många personer har gjort kortvariga – men viktiga – insatser, utan att riktigt komma in i projektet. Känslan av samhörighet inom projektet som helhet uppstod aldrig, utom för den lilla kärnan som ingick i projektsamordnings- gruppen. Det geografiska avståndet mellan projektmedlemmarna, som fanns utspridda i landet från Malmö till Lycksele, var en hämmande faktor för kommunikationen. Det personliga mötet är oerhört viktigt för att skapa förtroende, hantera konflikter och skapa samhörighet. Dessutom kom flera personer in i respektive gick ut ur projektet under projektets gång. Projektledningen var dock hela tiden densamma vilket gav kontinuitet i projektet.
Det stora antalet medverkande var mycket positivt när det gällde nätverkande och lärande. Men ju fler projektmedlemmar desto mer tid går åt till möten och samordning.
Tanken med att arbeta iterativt med att ta fram prototyper som granskas av potentiella användare, vilkas synpunkter leder till nya eller förändrade krav, var god och fungerade bra. I utvecklingen av
Vindtjänsten blev dock iterationerna mindre tydliga, till stor del beroende på de förseningar som uppkom.
Förseningarna i projektet försvårade möjligheterna att integrera forskningen och att åstadkomma en dialogbaserad utvecklingsprocess. När en försenad version väl blev klar hade den tid för granskning och dialog som avsatts redan gått och granskningen måste gå snabbt för att inte försena projektet ytterligare. Dialogen fick ske digitalt i stället för med personliga möten och eftertanke. En anledning till förseningar var byten av personer i projektet och att de ibland tog tid att ersätta.
Förmågan att organisera om i projektet när det inte fungerade med vald organisation var god. Det gjordes några omorganiseringar under projektets gång.
Myndigheterna
Statliga myndigheter styrs i stor utsträckning av sin instruktion, regleringsbrev och övriga regeringsuppdrag. Utrymmet för annan verksamhet är litet. Lantmäteriet och SCB finansierar dessutom en stor del av sin verksamhet via avgifter och uppdrag mot betalning. Projekt vid sidan om den ordinarie verksamheten kan därför vara svåra att prioritera högt och fördela personal till, även om de delvis finansieras från
exempelvis VINNOVA.
Projektet blev till viss del lidande av detta, särskilt Vindtjänsten som drabbades av avsevärda förseningar på grund av att Energimyndigheten i
vissa kritiska skeden inte kunde bidra med de arbetsinsatser som behövdes.
Brister i informationen om vilka insatser som förväntades av myndigheterna kan ha varit en bidragande orsak till dessa problem. Projektledningen kunde däremot uppfatta det som att projektet var lågt prioriterat hos myndigheten och lite av en extra pålaga som man hade svårt förankra internt, även om så kanske inte var fallet. Lärdomen är hur som helst att en fungerande och tydlig kommunikation är mycket viktig.
Särskilt komplicerat var det för länsstyrelserna då de var med i projektet som en part, men inte är EN organisation, utan 21 självständiga myndigheter.
Efterhand i projektet uppstod behov av kompetenser som vi inte ursprungligen identifierat. Att då få loss dessa kompetenser inom myndigheterna var svårt.
Det var också tydligt att åtminstone Boverket var ovant vid att hantera så komplicerade projekt. Boverket hade vid projektets start nyligen infört en ny projektmodell, med överdirektören (även st. f. generaldirektör) som ”multiprojektledare” och beställare. Med facit i hand är det tydligt att det var för många uppgifter på en och samma person. Stödet från beställaren och dialogen mellan denne och projektledningen – som också var ordförande i ledningsgruppen – var bristfälligt. En bidragande orsak till att stödet till projektledningen från den egna organisationen brast var att vice ordföranden i ledningsgruppen, som också var från Boverket, inte fungerade i team med ordföranden, utan endast hoppade in som ersättare när ordföranden var frånvarande.
Företagen
En viktig anledning till att det blev så många GIS-företag i projektet var vår osäkerhet om upphandlingsreglerna i fall som detta. För säkerhets skull bjöd vi in alla GIS-företag vi kände till, och valde att ta med alla som ville delta i projektet. Från VINNOVA fanns ingen vägledning att få i denna fråga.
Engagemanget hos företagen varierade kraftigt. Några var drivande och ansåg antagligen att en del av nyttan med sin medverka låg i att visa framfötterna inför kommande uppdrag. Andra förhöll sig mer avvaktande och verkade mer ha valt att medverka för att följa inifrån vad som händer i ett för framtiden viktigt projekt.
Idén med en gemensam ”verkstad” där alla GIS-företagen skulle arbeta tillsammans fungerade aldrig. Även efter omorganisering med mer tydliga arbetspaket för varje företag uppstod en del samarbetsproblem.
En del av förklaringen både till att engagemanget var så olika och till samarbetsproblemen är antagligen att företagen normalt är konkurrenter och hade svårt att bortse från det. En annan orsak kan vara att det helt enkelt är enklare att arbeta tillsammans med de vanliga kollegorna på samma arbetsplats, än med dem som tillhör ett annat företag med säte på en annan ort. Ytterligare en del av förklaringen till att engagemanget och insatsen i projektet blev så olika är förmodligen att vi inte hade tid och resurser att genomföra planerade framtidsseminarier och att färdig- ställandet av PP1 och Vindtjänsten drog ut över hela projekttiden vilket inte var avsikten från början. Efter ungefär halva projekttiden skulle PP1 tas i drift och det återstående arbetet koncentreras på att utveckla
prototypen för framtidslösningen PP2. När merparten av insatserna blev att konfigurera befintliga lösningar och arbetet med framtidslösningen hamnade i skymundan kan intresset ha svalnat.
Projektet byggde på att varje deltagare bidrog med en egeninsats på minst 50 procent. Med VINNOVAs schablon på en arbetskostnad på 600 kr/tim innebar det i praktiken att ersättningen blev maximalt 300 kr/tim. Motiveringen bland företagen att arbeta för detta belopp var – åtminstone tidvis – inte så stor. Måhända spelade konjunkturen in. När det fanns gott om andra uppdrag där ordinarie konsulttaxa kunde tas ut prioriterades engagemanget i projektet ned.
Det var också svårt att få företagen att se sig själva som en part i ett gemensamt utvecklingsprojekt där man investerar för framtiden, och inte som en slags underbetald konsult.
Forskningen
Forskningen blev inte så integrerad i projektet som avsett. Forskarna behöver, bland annat beroende på undervisning, lång framförhållning för att kunna planera in sina forskningsaktiviteter. Exempelvis kunde inte forskningsinsatserna från Blekinge tekniska högskola (Sara Eriksén, Anneli Ekelin och Anette Andersson) och Linköpings universitet (Stefan Cronholm) utföras i tid som planerats när det blev förseningar i
utvecklingen av prototyper. Därmed blev det också omöjligt att integrera deras forskning i någon större utsträckning.
Dock bidrog BTH:arna vid urval av intervjupersoner och formulering av intervjufrågor inför den inledande behovsanalysen. Gruppen genom- förde även användarstudier (observationer) och personliga intervjuer med en länsarkitekt och en stadsarkitekt samt branschrepresentanter med specialkompetens inom fastighets-, företags-, kart- och befolknings- information under två olika projektfaser, dels som underlag till den första kravspecifikationen (feb 2007), dels för utvärdering av den första
prototypen 0.1 i januari 2008. BTH-personal bidrog även med metodstöd vid projektets inspelning av demos hösten 2007.
Stefan Cronholm bidrog i ett tidigt skede med att utvärdera det befintliga VindGIS i syfte att förse kommande designarbete avseende Vindtjänsten, med krav, önskemål och behov. Han deltog också i arbetet med att beskriva planerings- och tillståndsprocesserna när det gäller vindkraftslokalisering.
Mattias Arvola, Södertörns högskola och Linköpings universitet, deltog aktivt i metoddiskussionerna inom delprojekt 1. Han bidrog också med metodik för brukskvalitetsanalys, som testades och anpassades till behovet av interaktions- och tjänstedesign i Planeringsportalen. Resultatet låg till grund för ”designvisioner” för portalen (se avsnittet Användar-
och behovsanalys).
Genom ovanstående insatser från forskarna inom användbarhet och interaktionsdesign av e-tjänster fick projektet värdefullt metodstöd och underlag för utvecklingsarbetet när det gäller design och användar- vänlighet, såväl under projektet som i kommande förvaltning och vidareutveckling. I samtliga dessa fall har också forskarna fått underlag till sin forskning.
De båda andra mer GIS-relaterade forskningsprojekten, Användbarhet för kartor i ett informationssystem och Harmonisering av geografisk
information utfördes i projektets slutskede. Det första följde ursprunglig tidplan, medan det senare blev kraftigt försenat på grund av sjukdom. I båda fallen är resultaten av stort värde i vidareutveckling av Planerings- portalen och dess applikationer, respektive vid tillämpning av den kommande standarden för planeringsinformation. Slutsatsen är alltså att den forskning som utförts till följd av projektet varit eller kommer att bli till stor nytta.
Forskningsbudgeten var för liten för att ge tillräckligt underlag för fullständiga forskningsprojekt för var och en. Även för forskningen var därför tanken att skapa synergier genom samarbete. Tyvärr blev det inte något direkt sådant samarbete då forskarna blev tvungna att knyta insatsen i projektet till andra delar av sin egen forskning för att få det att gå ihop ekonomiskt. En positiv aspekt som framhållits av forskarna själva är att de kommit i kontakt med forskare från delvis andra forsknings- discipliner. Detta gav nya kontakter och en grund för korsbefruktning.