Möten av olika slag kan ses som tillfälliga arrangemang där män- niskor ges möjlighet att mötas, och utbyta information och erfaren- heter, men de kan också ges en mer symbolisk betydelse, som ritua- ler där spänningen mellan det offentliga, öppna förhandlandet och underliggande maktrelationer hanteras (Alvesson, 1991; Conrad, 1983; Giddens, ref. i McPhee, 1985. sid. 167). I organisationer kan formella möten kan ses som den sociala form där organisatoriska strukturer skapas, befästs och förändras.
Redan i anordnandet av möten synliggörs organisationens ideologiska strukturer. Vem kallar och vem eller vilka får kallelse? Vem bestämmer tidpunkt för mötet och dagordning? Vem kan lämna återbud och påverka hela mötets planering? I dessa, till synes triviala handlingar tydliggörs individers och gruppers position i organisationen (Granström, 1986). Under mötet synliggörs makt- och statusrelationer i gruppen bl.a. genom hur deltagarna placerar sig i rummet, hur tidsramarna används och hur olika deltagare tillåts påverka agendan och disponera talutrymme. Enbart genom att delta i mötet har aktörer möjlighet att symboliskt uttrycka åsikter genom att t ex demonstrativt lämna ett möte, att applådera eller bifalla ett inlägg eller, mindre demonstrativt, gå och ringa ett samtal under mötet, ta upp sin egen kalender eller diskutera med närmaste grannen.
Möten kan beskrivas som särskilda kontexter som är avgränsade i tid och rum och av tillhörighet. Detta gör att mötets innehåll, antalet deltagare och relationen mellan deltagarna bidrar till att olika mötesformer får olika kommunikationsstruktur. När det gäller tids- och rumsavgränsningen menar Giddens (1984; 1990) att dessa kan ’sträckas ut’ i distanserad och medierad kommunikation, medan kommunikation ansikte-mot-ansikte förutsätter närhet i tid och rum. Men även om denna tidsmässiga och rumsliga närhet finns så har antalet deltagare och relationen dem emellan, stor be- tydelse för kommunikationen, inte minst för möjligheterna till åter- koppling. Kommunikationen i en stor grupp, kan upplevas diskonti- nuerlig och osammanhängande och det kan vara svårt för en en- skild individ att få omedelbar respons på sina egna inlägg eller att över huvud taget bli sedd (Edvardsson Stiwne, 1992; Kernberg, 1986; Main, 1975). Språket blir ofta fragmenterat, monologartat och
generaliserande (Kreeger, 1975; Turquet, 1975). I en liten grupp blir språket blir mera specifikt och individuellt relaterat och kommu- nikationsmönstret mera i dialogform (de Maré, Piper & Thompson, 1991). I en liten grupp kommer individens personliga identitet mera i förgrunden och den sociala identiteten döljs i de personliga rela- tionerna, medan det omvända gäller för stora grupper. När jag här talar om stor respektive liten grupp, så drar jag en gräns mellan dessa vid ett deltagarantal som överstiger 10-12 personer. Men detta är ingen generell gräns, även i små grupper kan de ideologiska strukturerna vara så begränsande så öppenhet och återkoppling omöjliggörs.
I en studie av interaktionsmönster i små arbetsgrupper visar Boalt Boëthius (1983) att nivellering begränsar deltagarnas förmåga att använda den kunskap och kompetens som finns i gruppen. Rela- tionerna i gruppen bidrar till att gruppens prestationer anpassas till nivån hos dess minst kompetenta medlem. Thylefors (ref. i Wentz, 1992) talar i stället om ekvivalering när kompetenser i gruppen ’kvittas’. Båda sätten att hantera olikheter i gruppen innebär att olikheter på olika sätt förnekas eller döljs.
Såväl antalet deltagare som mötens avgränsning i tid och rum skapar olika handlingsutrymme för deltagarna. Goffman (1959) talar om två olika regioner där aktörer agerar, den främre och den bakre. I den främre regionen handlar aktörer offentligt på ett sätt som är accepterat i den givna kontexten, medan privat och in- officiellt handlande sker i den bakre regionen. I handlandet inbe- grips även kommunikationen, vilket innebär att humor, ironi, jar- gong, yrkesspråk, berättelser och metaforer används på olika sätt beroende på om kommunikationen sker i främre eller bakre regio- nen. Tids- och rumsdimensionen skapar möjligheter respektive hindrar aktörer att hålla isär handlandet i de olika regionerna. I möten i små grupper kan växlingen ske vid olika tidpunkter under mötets gång, medan sådana växlingar vanligtvis markeras rumsligt i storgruppsmöten, t.ex. när man gör paus och förflyttar sig till en annan plats. En viktig aspekt av handlingsutrymmet är det som Mintzberg (1973) kallar mötets sidoeffekter, möjligheterna till sval- ler, subgruppsmöten och lobbyverksamhet.
Möten kan därmed ses som en viktig form av organisatorisk kommunikation, men det är i vardagliga möten och samtal som människor påverkar och påverkas av varandra mest.
I detta kapitel har jag diskuterat olika sätt att se på kommunika- tionen i organisationer. I ett strukturellt organisationsperspektiv (Bolman & Deal, 1995; Mintzberg, 1983) ses kommunikationen som ett rationellt instrument för informationsförmedling och styrning. I det perspektiv som jag valt att lyfta fram betonas i stället betydelsen av att se kommunikationen som en strukturerande process i vilken underliggande värderingar och ideologier gestaltas. Detta tar sig bl.a. uttryck i hur man talar med och om varandra och i de bilder och metaforer som används för att gestalta sådant som av olika an- ledningar inte sägs öppet och direkt. Jag har lyft fram några aspek- ter av organisatorisk kommunikation som har betydelse för förstå- elsen av hur mening skapas och ges. Maktutövning och social på- verkan sker i den dagliga, vardagliga interaktionen och mötena mellan människor och inte vid särskilda tillfällen. En aspekt av detta är hur formella strukturer kommuniceras och gestaltas. En annan aspekt är möten som särskilda tillfällen för såväl informa- tionsutbyte och diskussioner som för synliggörande av makt- och statusrelationer.
I nästa kapitel beskrivs mitt forskningsperspektiv och de meto- dologiska och forskningsetiska överväganden jag gjort. Där presen- teras också hur studien genomförts. Den teoretiska referensram som presenterats i kapitlen två till fyra skall ses som en del av mitt forskningsperspektiv och dessa kapitel ligger också till grund för bearbetning, tolkning och strukturering av kapitlen sex till åtta lik- som den tolkning, analys och jämförelse som görs i kapitel nio.
Kapitel 5