8.2 E FTER IMPLEMENTERING
8.2.2 Medarbetar, utveckling, lärande
En annan dimension är att mäta personaltillfredsställelse och det görs på liknande sätt som kundundersökningar. Medarbetarnas tillfredsställelse mäter man genom medarbetarsamtal.
Ansvarig chef genomför varje år medarbetarsamtal med sina medarbetare. Den enskildes planerade och genomförda kompetensutveckling utgör en del av medarbetarsamtalen. I
lönesamtalet får den enskilde återkopplingen på sin kompetens. Beskrivningar av befintliga och framtida kompetensbehov görs och de utgör ett viktigt underlag vid rekrytering och planering av kompetensutveckling. Medarbetarnas kompetenskort används för planering av utbildning och för dokumentation av genomfört utbildning. Kompetensutveckling kan förutom traditionell utbildning exempelvis vara lärande genom studiebesök, arbetsutbyte, lärande i vardagen och kollegieobservation. Sammanställningen av undersökningar ger index på
personaltillfredsställelse och ger möjligheter för att förbättra och utveckla verksamheten.
Omsorgsförvaltningens undersökningar av icke- finansiella prestationer och mänskliga aspekter får stöd av Andersson (2009) för att författare anser att ambitionen med styrkortet är att
synliggöra icke- finansiella prestationer och mänskliga aspekter av ekonomisk verksamhet.
Detta sker genom mått som är förankrade i den anställdes kunskap och lokala verklighet.
Därigenom ger de förståelse och engagemang. Samtidigt är BSc ett försök att koppla ihop långsiktiga strävanden och strategier med kortsiktiga mål och mått.
Av intervjuarna med Kommunchef, Omsorgsförvaltningschef och Ekonomichef framkom att medborgarnas syn på saken och bemötande undersöker man i omvärldsanalys, då mäter man det genom Medborgarenkät och s.k. direkt möte. Både Kommunchef och Ekonomichef anser att kommunmedborgarna/kunderna får möjligheter att framföra sina åsikter genom
medborgarenkät som rör olika områden. Detta får stöd av Kaplan & Norton (1996) för att författarna anser att det interna perspektivet identifierar kritiska processer för att nå målen för kunder och aktieägare. Mål och mått i perspektivet utgår från strategier för att tillfredställa kunder.
8.2.3 Processperspektivet/Det vi gör för de vi är till för
Av intervjuarna med aktörerna i Omsorgsförvaltningen framkom att förvaltningen arbetar kontinuerlig med förbättringsarbete som personalen utarbetar under varje perspektiv.
Förbättringsarbete genomförs med hjälp av Goda Exempel. Varje år genomförts Omsorgsdagen som en mötesplats för hela förvaltningen där Goda Exempel lyfts fram. Kvalitetspriser delas ut till personalgrupp i syfte att belöna och sprida kunskap om förbättringar. Förvaltningens arbetssätt får stöd av Ax, Johansson och Kullvén (2001) då de anser att interna perspektivet avspeglar företagets interna verksamhet. Perspektivet fokuserar på de processer som är kritiska Enligt Kaplan & Norton (1996) det interna perspektivet identifierar kritiska processer för att företaget ska kunna skapa värde för ägarna och kunderna. Mål och mått i perspektivet utgår från strategier för att tillfredställa kunder.
8.2.4 Återkoppling och lärande
Uppföljningen görs med en bred medverkan från chefer och deras medarbetare, där
måldiskussioner förs i dialog mellan verksamheter och nämnden. I lednings – och styrsystemet används dels verktyget balanserad styrning, dels en modell för planering och uppföljning. Inom de nya styrmodellerna görs systematiska förbättringar och utvärderingar, och det sker ständigt diskussion kring de frågorna om styrning inom olika nämnders områden med den personalen som har deltagit.
Arbete med Balanserad styrning fortsätter på alla enheter. Det innebär dialog om vision och värderingar, mål, mätetal och plan för förbättringsarbetet som också genomförs och följs upp.
Styrkort används både vid uppföljning av hela förvaltningens arbete och i den verksamhetsnära uppföljningen på varje enhet. Gemensamt i förvaltningen skapas förutsättningar i form av mötesplatser, metodstöd och återkoppling för att inspirera till systematiskt förbättringsarbete och för spridning av goda exempel samt för att genom flödestänkande skapa helhetsperspektiv.
Förvaltningens förbättringsarbete genomförs med hjälp av modellen ”Goda Exempel” och genom arbetet med ”Brukartid” där personalens användning av sin arbetstid kartläggs med syfte att öka tiden hos omsorgstagaren. Omsorgsförvaltnings återkoppling – och lärande får stöd av Kaplan & Norton då de anser att i styrkortets lärande – och tillväxtperspektiv utvecklas mål och mått som är som fortsatta försök att förnya styrningen i den riktning som en utveckling av det balanserade styrkort och det intellektuella kapacitet skapar lärande och tillväxt i organisationen.
Enligt Andersson (2009) innovation och förnyelse har stark koppling till personal. Lärande och förnyelse är relaterat till medarbetarkompetens, informationssystemets prestanda samt
motivation och kraften att påverka. Personalsatsningar kan också följas upp exempelvis utbildningar och/eller utbildningskostnad per anställd.
8.2.5 Ekonomi
Av intervjuarna med aktörerna i Omsorgen framkom att omsorgsnämnden fastställer budget och verksamhetsplan i oktober. Inför det nya verksamhetsåret konkretiserar omsorgsnämnden, med utgångspunkt från verksamhetsplanen, ett antal mätbara mål inom varje perspektiv. Vid varje sammanträdde med omsorgsnämnden lämnar förvaltningen ekonomisk rapport.
Rapporten är en sammanvägning utifrån de styrkort och analyser som varje distrikt och avdelning gör. Distrikten hämtar underlaget för sin analys från bedömningar för varje enhet.
Med hjälp av sina styrkort kan enheterna regelbundet följa basfakta och viktiga
förbättringsområden. Efter utgången av månaderna mars och augusti lämnar förvaltningen delårsrapporter till omsorgsnämnden. Vid dessa tillfällen sker en omfattande beskrivning av hur förvaltningsarbetet fortskrider utifrån omsorgsnämndens inriktning. Inför delårsrapporterna får enheterna ett antal frågeställningar som hämtats från verksamhetsplanen. Sedan svaren
sammanställts kan förvaltningen ge en samlad och fördjupad bild av verksamhetsutvecklingen.
Under verksamhetsåret sker också återkommande muntliga uppföljningar på enhetsdistrikts- och förvaltningsnivå utifrån de tidigare nämnda fyra perspektiven. Omsorgsförvaltningens genomförande av budget får stöd av Kaplan & Norton (1996) anser att mål och mått spelar en viktig roll och är en viktig del av ekonomistyrning. De prestationer som utförs registreras genom mätningar kopplade till mål. Mål och mätningar avser finansiella och icke finansiella utfall. Mål och mått formulerar det finansiella utförandet utifrån strategin och fungerar som målsättningar för de övriga perspektivens mål och mått. Enligt Ax, Johansson, Kullvén, (2002) det långsiktiga arbetet ska integreras med det årliga budgetarbetet, d v s fördelningen av resurser på kortare sikt. Budgetmål sätts och resurstilldelningen ska ske med utgångspunkt i de uppställda målen. Författarna anser att en fördel med det är att program, projekt och dylikt som inte bidrar till uppfyllandet av målen inte tilldelas resurser eller prioriteras i andra avseende.
Det får företaget att fokusera på rätta saker.
8.3 Planering och uppföljningsmodellen i Omsorgen
Av intervjuarna med Kommunchef, Omsorgsförvaltningschef och Ekonomichef framkom att I Växjö kommun har balanserad styrning och ytterligare planering och uppföljningsmodellen.
Enligt Andersson (2009) den aktuella ekonomistyrtrend kan tolkas som att tidigare mål och mätningar behålls samtidigt som nya ambitioner implementerats. Mål och måttstrukturer blir därmed alltmer komplexa. Enligt Lönnqvist & Lind (2007) ett balanserat styrkort är någonting mer än genomgripande än att bara förändra mätningen. Det handlar om en organisatorisk förändring av företaget. Författarna menar att ett alternativt synsätt skulle kunna vara att olika intressenter lyfter fram faktorer som är viktiga för dem.
Samtliga nämnder och bolag har beslutat om intern kontrollplan som följs upp årligen och det innebär att man tittar inte bara på ekonomiska uppföljningar utan också på kontroll. På den ekonomiska sidan har man revision som görs av interna och externa revisionsbyråer. Det finns folkvalda revisorer och professionella revisorer som granskar hela verksamheten. De
professionella hämtas från revisionsbyrå och de kontrollerar varje år på kommunens uppdrag.
Ordförande i kommissionen kommer alltid från oppositionen. I Växjö kommun finns ett beslut
om att varje nämnd skall ta fram 2 eller 3 verksamhetsmått som bygger på god ekonomisk hushållning.
Varje enhet ska hålla sin budget, det gäller effektivitet, ”att man gör rätt sak i rätt tid”.
Modellen genomsyrar hela förvaltningen. Man har att göra med alla de fyra delarna utbildning, ekonomi, medarbetare, omsorgstagare och detta har skapat en medvetenhet som är mycket stor samt engagemang för att hitta lösningar, vara effektiva. Man har styrkortet som
återrapportering. Vidare har man på varje enhet förbättringsåtgärder som hålls levande för att man ska nå månadens mål och vision.
Den nya styrmodellen ger underlag för strategisk plan och skapar underlag till arbete med att utveckla modellen med mål, mått, och aktivitetsplaner. Det är ett verktyg som hjälper att leda och att kolla på vad som fungerar bra, och vad som ska förbättras.
Enligt Distriktchef för demenssjuka (2007) det är en bra modell att arbeta med, och att få bättre återkoppling. Modellen utgör en grund för gemensam diskussion. Ekonomi kopplas till god ekonomisk hushållning. På varje arbetsplats görs budget. Man gör undersökningar. Resultatet av undersökningar redovisas för politiker centralt och också för medarbetarna på
verksamhetsnivå på ett möte. Därefter redovisas för politikerna enskilt och för sig själva.
Det är chef inom enheten som styr helhetsperspektivet och arbetar efter verksamhetsplan för att nå uppsatta målen. Enhetschef arbetar med mål och mått som redovisas i uppföljningar,
delårsbokslutet och mot mål och mått mäter man sitt eget arbete. Handlingsplanen innehåller grundläggande vision och mål, visst förbättringsarbete. Enligt vårdare (2007) alla aktiviteter planeras på personalmöten, målen sätter man tillsammans med chefen. Ibland skriftligt mål kan komma utifrån. Handlingsplan görs tillsammans med Gode mannen. Med BSc har man bättre kontroll över budgeten. Verksamheten följs upp med delårsrapporter och helårsrapporter så att förvaltningen och nämnden kan följa utveckling. Uppföljningen ner i organisationen går på så sätt att man redovisar resursförbrukning. B-Marie Arvidsson (Distriktchef för
handikappomsorg), 2007).
9 JÄMFÖRELSE
I detta kapitel har man koncentrerat sig på att jämföra lednings och styrning, styrsystemens organisation, användning och uppföljning i Omsorgsförvaltningen i Skol – och
barnomsorgsförvaltningen. I arbetet med styrmodellerna har utförts analyser. Det första steget innebär att textdelar som beskriver Omsorgsförvaltnings modell och Skol – och
barnomsorgsförvaltnings styrmodell lades bredvid varandra i en matris. Detta skapar möjlighet att jämföra dem med varandra för att upptäcka likheter och olikheter. Genom att jämföra de två styrmodeller det har varit möjligt att se i vad mån texterna överensstämmer eller ej.
Omsorgsförvaltningen Skol – och barnomsorgsförvaltningen Ledning - och styrning
Omsorgen regleras genom lagar och
förordningar, främst socialtjänstlagen, SoL, Hälso – och sjukvårdslagen, HSL, om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, om kommunernas betalningsansvar för viss hälso – och sjukvård, om yrkesverksamhet på hälso – och sjukvårdens område, om kvalitetsarbete.
2. I lednings – och styrsystemet används dels verktyget balanserade styrning, dels en modell för planering och uppföljning. I ledning och styrning det är viktig att säkerställa att omsorgsnämndens visioner, mål och prioriteringar uppnås.
Ledning - och styrning
Skolan styrs genom direkt styrning med den nationella läroplanens krav på faktiskt innehåll i undervisningen och indirekt i form av bestämda former av lärarutbildning.
• M
Målen i den nationella läroplanen, formuleras av riksdagen och regeringen.
• I
Skolplanen klar gör hur kommunen utifrån sina lokala förutsättningar, prioriteringar, idéer och visioner om skola skall arbeta mot de nationella målen.
• E
Den lokala arbetsplan som ska vara en precisering av skolplanen och en planering av skolans verksamhet.
2. I lednings – och styrsystemet används dels verktyget mål – och resultatstyrning, dels, som i Omsorgen en modell för planering och uppföljning. Målen och målens
konstruktion är helt centrala i ett mål – och resultatstyrning system. Läroplanens mål är i regel utgångspunkt för målen i skolplanen.
Mål är ordnad hierarkiskt, på så sätt att övergripande mål bryts ner till delmål samt att detta görs på olika nivåer oberoende av varandra och att abstrakta mål på högre hierarkiska nivåer kan bryts ner till konkreta mätbara mål för lägre nivåer.
Förvaltningschef
Förvaltningschef är den tjänstemän som tar över och verkställer de av Omsorgsnämnden fattade politiska beslut.
Omsorgsförvaltningschef får av nämnden ett uppdrag. I uppdraget ligger att ha övergripande uppsikt över de av omsorgsnämnden fattade politiska besluten, ansvara för att politikernas beslut verkställs. Förvaltningschef uppgift är att leda, styra och samordna
omsorgsverksamheten för äldre och handikappade i Växjö kommun. Ledaren skapar förutsättningar för medarbetarnas delaktighet och för deras utveckling av kompetens och engagemang. I organisation neråt får man av respektive chef ett uppdrag, som innehåller mål, som finns i handlingsplan, man få beskrivning hur man ska uppnå det mål som stå i uppdraget och vilka ekonomiska resurser, och vilka andra personer man har till hjälp. Varje enhetschef gör likadant.
Förvaltningsledningen
Förvaltningsledningen inom Skol – och barnomsorgs utgörs av förvaltningschef, två avdelningschefer samt två verksamhetschefer.
Inom Skol – och
barnomsorgsverksamhetsområdet ingår ledningspersonal samt övrig administration såväl på förvaltningskontoret som i
verksamheten.
Verksamheten är indelad i 19 resultatenheter.
För varje resultatenhet finns en chef som dessutom är rektor för en av enheterna inom resultatenheten.
Förvaltningskontoret har huvudsak till uppgift att ge stöd och support till verksamheten, göra utredningar, förbereda nämndssammanträde samt utvärdera och följa upp verksamheten.
Nämnden följer utveckling inom
verksamhetsområdet och tar initiativ till utveckling och förbättring av verksamheten.
Balanserat Styrkort
Balanserad styrning, är den metoden för styrning och planering av verksamheten som omsorgsförvaltningen arbetar efter. Under varje perspektiv anges omsorgsnämnden inriktning för verksamheten. Därefter beskrivs förvaltningen sina mål och planer. Kritiska framgångsfaktorer är viktiga för att företag ska nå sin vision och är nästa steg i uppbyggnaden av balanserat styrkortet. Därefter beskrivs vilka mål och mått som man bedömt och framtagit som mest kritiska för uppföljningar av kritiska framgångsfaktorer. Verksamhetsplanen utgår från omsorgsnämndens grundläggande värderingar och kommunfullmäktiges
dokument. Verksamhetsplanen är indelad i fyra perspektiv: Den vi är till för/kund, Det vi gör för dem vi är till för/process,
Medarbetare/lärande, Ekonomi. Dessa perspektiv ingår i
Målformulering
Det yttersta ansvaret för innehållet i målformulering har fullmäktige som fattar beslut, där man också bestämmer anslagets
Mål – och resultatstyrning
Styrsystemet är organiserad hierarkiskt.
Målstyrning bygger på antaganden att mål kan ordnas hierarkiskt, att övergripande mål kan brytas ner till delmål samt att detta kan göras på olika mål oberoende av varandra och att abstrakta mål på högre hierarkiska nivåer kan brytas ner till konkreta mätbara mål för lägre nivåer. Läroplanens mål är
utgångspunkt för målen i skolplanen. Den lokala arbetsplanen - Lpo 94 är ett dokument där läroplanens och kursplanernas mål omsätts till konkret verksamhet utifrån skolplanens förutsättningar och med hänsyn till den enskilda skolans förhållanden.
Målstyrning förutsätter att de som berörs av målen också ska delta i målformuleringen.
Resursstyrning i skolan är meningsfull då den används i kontrollsyfte av stat och kommun och leder till åtgärder att kontrollera
verksamheten så att den är i överensstämmelse med målen.
Målformulering
Det yttersta ansvaret för innehållet i målformulering har fullmäktige som fattar beslut, där man också bestämmer anslagets
storlek i budgeten, alltså det är fullmäktige som fördelar resurser. Sedan delegeras besluten till respektive nämnd.
Tillämpning av verksamhetsmålen Tillämpas genom att nämnden lägger olika verksamhetsmått som skall följas upp av respektive verksamhet. Inom de olika Omsorgsnivåer och enheter bryts tal ned till nyckeltal för varje år. Man arbetar med personer, olika aktiviteter, antal olika aktörer med olika behov, som ska ligga till grund för de förväntade förändringarna inom
Omsorgsförvaltningen
storlek i budgeten, alltså det är fullmäktige som fördelar resurser. Sedan delegeras besluten till respektive nämnd
Tillämpning av verksamhetsmålen Tillämpas genom att nämnden lägger olika verksamhetsmått som skall följas upp av respektive verksamhet. Inom de olika Skol- och barnomsorgsnivåer och enheter bryts mål ned till delmål för varje år.
Verksamhetsplan
utgår från läroplan, kursplan, och lokal
arbetsplan. Huvudansvaret att precisera målen på enhetsnivå har rektor och han/hon gör det tillsammans med lärare. Varje höst prioriteras mål. De prioriterade målen är också de mål som man beskriver i sin kvalitetsredovisning.
De finansiella målen
är övergripande, målen sätts av politikerna, som en rambudget och målet i sig själv är att hålla budgeten, och i förhållande till hur man når målet balansera budgeten. De finansiella målen beskrevs av rektorer. Enhetens budget är en rambudget, då man har ett antal tjänster, och enligt det börjar man lägga budgeten.
På budgetredovisning får man också beskriva varför det blev så stor överskott eller
underskott.
Kvalitetsarbete
I kvalitetsarbete skall samtliga perspektiv i Balanserad styrning beaktas och arbetet skall ske i enlighet med Socialstyrelsen föreskrift, 2005:12, om ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso – och sjukvården och socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd, 2006:11, om ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt bl. a. SoL och LSS.
Utifrån en visions – och värderingsdiskussion har varje arbetsgrupp ställt sig frågan Vad är viktig för att nå visionen? och därefter gjort en konkret handlingsplan för enhetens
förbättringsarbete. I omsorgen arbetar man med Goda Exempel, förbättringsarbete.
Balanserad styrning har det som viktigaste resultatet gett alla medarbetare ett verktyg för dialog om vision och värderingar, men det har
Kvalitetsredovisningar
årligen upprätta kvalifikationsredovisningar, genom denna uppfyller staten
kontrollfunktion. Syftet med
kvalitetsredovisningarna är dock att de ska vara en del i kommunens uppföljning och utvärdering av skolplan och lokala
arbetsplaner. De skall således vara en del i kommunens egen bedömning av skolan. Men genom att kommunerna är skyldiga att lämna kvalitetsredovisningarna till staten blir de också underlag för statens kontroll. Med kvalitetsredovisning sätter varje enhet upp egna mål, och utvärderar resultaten med uppföljning och åtgärder.
Mätning
Man mäter målen mot läroplanen, mot
också gett en tydlig struktur för planering och uppföljning av verksamheten. Detta gäller även för uppföljningsrapporterna.
kursplanen och sedan kommer mätning från Skolverket eller granskning från Skolverket.
Man gör kvalitetsredovisning som är allmänt dokument och den ligger på nätet. Det är offentligt dokument och det är budgeten för sig också. Men tanken är att beskrivning i kvalitetsredovisning ska vara tillgängliga för brukarna – föräldrar, elever, lärare.
Övergripande utvecklingsarbetet
Det övergripande utvecklingsarbetet innehåller fyra områden som man jobbar med. Dessa är planeringsfunktion, omvärldsanalys, ekonomi och personal. Kommunchef har
planeringsfunktion och jobbar med omvärldsanalyser som ger underlag för verksamheten hur man ska möta framtida företag. Där görs utvecklingsarbete
tillsammans. Därefter utför en analysenhet ett arbete som utifrån kunders perspektiv granskar verksamheten och lägger förslag på bättring.
Områdena som gäller ekonomi och personal handlar mycket om att vissa centrala
utbildningar som skall gälla alla med inriktning på vad man bör kunna som chef. Dessutom har man näringslivsfrågor som står väldigt högt i kursen just nu och det betyder att utifrån näringslivsprogram, agerar man åt alla verksamheter.
Övergripande utvecklingsarbetet Det övergripande utvecklingsarbetet innehåller fyra områden som man jobbar med. Dessa är planeringsfunktion, omvärldsanalys, ekonomi och personal.
Kommunchef har planeringsfunktion och jobbar med omvärldsanalyser som ger underlag för verksamheten hur man ska möta framtida företag. Där görs utvecklingsarbete tillsammans. Därefter utför en analysenhet ett arbete. Områdena som gäller ekonomi och personal handlar mycket om att vissa centrala utbildningar som skall gälla alla med
inriktning på vad man bör kunna som chef.
Dessutom har man näringslivsfrågor som står väldigt högt i kursen just nu och det betyder att utifrån näringslivsprogram, agerar man åt alla verksamheter.
Planering och uppföljning
Uppföljningen görs med en bred medverkan från chefer och deras medarbetare, där måldiskussioner förs i dialog mellan
verksamheter och nämnden. Planerings – och uppföljningssystemet är utformat så att det fångar och beskriver den mångfacetterade verkligheten. Omsorgsförvaltningen är att verksamhets - och enhetschef ansvar för att tillämpa styrmodellen i sin dagliga verksamhet.
det är viktig att säkerställa att
omsorgsnämndens visioner, mål och prioriteringar uppnås. Man vill använda systemet som ett pedagogiskt verktyg i hela verksamheten, där måldiskussioner förs i dialog mellan verksamhet och nämnd. Det är chefen inom enheten som styr
helhetsperspektivet och arbetar efter verksamhetsplan för att nå uppställda mål.
Planering och uppföljning Uppföljningar och utvärderingar
Mål - och resultatstyrningen, uppnås genom konkreta och mätbara utvärderingar och uppföljningar. Verksamheten utvärderas och följs upp med styrmedel: Läroplan. i
Läroplanen tittar man på vad eleverna ska kunna prestera, man har skollagen som pekar på vissa saker som kommunen måste göra med tanke på rättssäkerhet. Målen utgör underlag för att se vilka delar inom Skol – och barnomsorg i Växjö kommun som behöves prioriteras.
Vid varje sammanträde med
omsorgsnämnden lämnar förvaltningen en ekonomisk rapport. Rapporten är en sammanvägning utifrån de styrkort och analyser som varje distrikt och avdelning gör.
Distrikten hämtar underlägget för sin analys från bedömningar för varje enhet som bland
Distrikten hämtar underlägget för sin analys från bedömningar för varje enhet som bland