I planerings - och uppföljningsprocessen ställer man frågor som, Var står vi i förhållande till verksamhetsplanens mål? Hur ser behovsutvecklingen ut? Vad behöver vi utveckla för att bli ännu bättre? Enligt Dahl planerings och uppföljningssystemet behöver därför vara utformat så att det fungerar och beskriver den mångfacetterade verkligheten så att man kan säga: Här står man, man ser den här behovsutvecklingen och man tror att man behöver förbättra sig inom detta område genom att göra så här. Genom att planerings – och uppföljningssystemet skall få
pedagogisk funktion eftersträvar man det viktiga att bli ett redskap för att utveckla verksamheten i en bred samverkan.
Samtliga nämnder och bolag har beslutat om intern kontrollplan som följs upp årligen och det innebär att man tittar inte bara på ekonomiska uppföljningar utan också på kontroll. På den ekonomiska sidan har man revision som görs av interna och externa revisionsbyråer (Ove Dahl (Kommunchef), 2007).
Det finns folkvalda revisorer och professionella revisorer som granskar hela verksamheten. De professionella hämtas från revisionsbyrå och de kontrollerar varje år på kommunens uppdrag.
Ordförande i kommissionen kommer alltid från oppositionen. Man reviderar inte sig själva. I Växjö kommun finns ett beslut om att varje nämnd skall ta fram 2 eller 3 verksamhetsmått som bygger på god ekonomisk hushållning (Ove Dahl (Kommunchef), 2007).
Varje enhet ska hålla sin budget, det gäller effektivitet, ”att man gör rätt sak i rätt tid”.
Modellen genomsyrar hela förvaltningen. Man har att göra med alla de fyra delarna utbildning, ekonomi, medarbetare, omsorgstagare och detta har skapat en medvetenhet som är mycket stor samt engagemang för att hitta lösningar, vara effektiva. Man har styrkortet som återrapportering. Vidare har man på varje enhet förbättringsåtgärder som hålls levande för att man ska nå månadens mål och vision. (B-Marie Arvidsson (Distriktchef för handikappomsorg), 2007).
Den nya styrmodellen ger underlag för strategisk plan och skapar underlag till arbete med att utveckla modellen med mål, mått, och aktivitetsplaner. Augustin menar att det är ett verktyg som hjälper att leda och att kolla på vad som fungerar bra och vad som ska förbättras. Jansmyr anser att det är en bra modell att arbeta med, och att få bättre återkoppling. Modellen utgör en grund för gemensam diskussion. Enligt Petersson ekonomi kopplas till god ekonomisk
hushållning. På varje arbetsplats görs budget. Man gör undersökningar. Resultatet av
undersökningar redovisas för politiker centralt och också för medarbetarna på verksamhetsnivå på ett möte. Därefter redovisas för politikerna enskilt och för sig själva, menar Augustin.
Det är chef inom enheten som styr helhetsperspektivet och arbetar efter verksamhetsplan för att nå uppsatta målen. Enligt Petersson enhetschef arbetar med mål och mått som redovisas i uppföljningar, delårsbokslutet och mot mål och mått mäter man sitt eget arbete.
Handlingsplanen görs tillsammans med personalen. Man har grundläggande vision och mål, visst förbättringsarbete, det finns mål, syfte och datum. Verksamheten följs upp med delårsrapporter och
helårsrapporter så att förvaltningen och nämnden kan följa utveckling. Uppföljningen ner i
organisationen går på så sätt att man redovisar resursförbrukning. (B-Marie Arvidsson (Distriktchef för handikappomsorg), 2007).
Man redogör vilka behov och vilka resurser behövs för att kunna hantera utvecklingen och redovisa hur man har förbrukat de resurserna, genom att ta utskrifter från ekonomiavdelning för att följa upp hur mycket har man förbrukat av budgeten? Man har budget för varje hus, alla aktiviteter planeras på personalmöten, målen sätter man tillsammans med chefen för huset. Ibland skriftligt mål kan komma utifrån. Handlingsplan görs tillsammans med Gode mannen. Med BSc har man bättre kontroll över budgeten. Helene Ericsson (Vårdare), 2007).
7.4.1 Benchmarkning i Växjö kommun
Växjö kommun har möjlighet att jämföra sina verksamheter med andra kommuner som anses vara likvärdiga. Enligt Dahl båda undersökta förvaltningar har samarbete med 5- 6 kommuner, där man försöker att ha samma nyckeltal för att kunna jämföra verksamheterna. Man söker hitta nyckeltal som håller långtsiktig och som speglar verksamhetens utveckling och att hålla ner antalet, menar Dahl
Tanken med att jämföra sina verksamheter är att använda dem som jämförelsematerial, att hitta gemensamma saker med andra kommuner som är av storlek som vi. (Ove Dahl (Kommunchef), 2007).
Genom samarbete med jämstora kommuner har man möjlighet att jämföra verksamheter. Hur det fungerar i dessa kommuner både beträffande kostnaderna och vad föräldrar tycker om skolan (Thomas Berglund (Skol – och barnomsorgsförvaltningschef), 2007).
Vi har ganska bra samarbete med andra kommuner, vi jämförs med andra kommuner hur kvalitén är hos oss och hur kvalitén är hos dem, jämför kostnader, volymer och sedan redovisas detta. Det kallas för Bench – marking (Johny Duhr (Ekonomiavdelningschef), 2007).
De uppföljningarna av målen görs tillsammans med delårsbokslutet. Vi har två stycken
delårsbokslut. I augusti månad analyseras delårsbokslutet där slutsatser dras i fullmäktige och i berörda nämnder. Första delårsbokslutet är efter mars (Thomas Berglund (Skol – och
barnomsorgsförvaltningschef), 2007).
Växjö kommun har möjlighet att samarbeta med universitet, med Landsting och andra kommuner och man samarbetar inom kommunen. Man samarbetar med jämstora kommuner som Kalmar, Kristianstad, Karlskrona, och Halmstad (Thomas Berglund (Skol – och barnomsorgsförvaltningschef), 2007).
Enligt rektor Roland Aagevall skolan samarbetar med många olika, både myndigheter och andra organisationer och skolor i Växjö. Man samarbetar väldigt mycket med universitet
TC Skolan har haft EU projekt. (Roland Aagevall (rektor på TC Teleborgsskolan), 2007).
På Omsorgens sida man jämför nyckeltal exempelvis på ekonominsidan Hur mycket kostar
äldreomsorg? – Benchmarkning. Nyckeltal inte ska ge enbart svar men också väcka nya frågor. Här vill man jobba mer (Torbjörn Petersson (Ekonomichef), 2007).
8 ANALYS OMSORG
I detta kapitel analyseras de utförda intervjuerna i Omsorgsförvaltningen. Avsnittet är indelat enligt formulären intervjuerna med aktörerna: Kommunchef Ove Dahl,
Omsorgsförvaltningschef Agneta Jansmyr, Ekonomichef Torbjörn Petersson, Distriktschef för handikappomsorg B-Marie Arvidsson, Distriktschef för demenssjuka Christine Augustin och Vårdare Helene Eriksson. Jämförelse görs mellan de intervjuade personerna och den teoretiska referensramen.
___________________________________________________________________________