Politiska nämnden fastställer plan för styrning. Det är informationsplan utifrån ekonomi, kvalitetsfrågor, nyckeltal som ska presenteras på olika sammanträden.
Genom att skapa sådana mötesplatser mellan politiker och tjänstemän skapas
förutsättningar för kommunikation med politikerna till exempel en gång om året går man genom lokaler, ett annat år går man genom personalen och pensionsavgångar. Det är också att skaffa kommunikation genom att ge politiker rimliga förutsättningar att fatta beslut. Enligt Blidberg (1999) för att kunna uppnå målen samlar förvaltningen information från verksamheten och politikerna, anpassar den till de statliga regler och kommunens ekonomi.
5.2.1 Mätning, uppföljning och utvärdering
Man mäter och utvärderar målen på likadana sätt som i Omsorgsförvaltningen nämligen i finansiella och icke- finansiella termer. Beroende på vad man vill mäta finns olika sätt att mätta de uppsatta målen. Ekonomi det är lättaste att mätta det är hårda fakta och det är inte så mycket att diskutera. Den ekonomiska, finansiella mål mäts när man jämför mellan åren i redovisning.
Elevernas prestation möts genom olika former tester och annat. Undersöker man om eleverna känner sig trygga i skolan då har man med attitydundersökningar att göra. Genom
attitydundersökning, frågas de som är inbegripna om de är nöjda med verksamheten.
En del mål kan man ta fram genom utvärderingar. Kvalitetsredovisning är en annan mätning som görs varje år. Man mäter elevernas prestation i form av betyg, men betygen är väldigt subjektiva, man möter socioekonomiska förutsättningar, man mäter ett visst resultat. Man gör en viss typ av mätningar om man se skolorna på nationell nivå, tittar man på nationella proven vad man ligger betygmässig, vad man ligger kunskapsmässigt.
Grunden för mätning är att analysera den egna skolans resultant om den är rimligt, är resultat för låg eller för hög. Man jämför mellan könen. Man jämför mellan lärarna så alla kan se resultat av mätningen. Man är efter likvärdigheten i skolan. I de undersökta skolor man lägger mycket tid på att analysera de resultaten och diskutera dem. Man klagar på att i undersökningar, riksrevision är för att vissa skolor inte analyserar sina beslut.
På ekonominivå, övergripande nivå är det ekonomiska uppföljningar, kvalitetsredovisning.
Om det gäller ekonomiska uppföljningen, då skickar kommunen anvisningar om det gäller delårsbokslut, delårsrapport och vilka uppgifter som skall ingå, vid vilka tillfällen som rapporten skall lämnas. Vid internkontroll tittar man på den ekonomiska uppföljningen i verksamheten, politiska revisorerna har beslutat om en plan för granskning. Politiska revisorer bestämmer vad det är som skall granskas. Politiker och tjänstemän arbetar strategisk med att nå de uppsatta målen? Detta innebär att man sätter upp målet och därefter gör man uppföljning under året. Man gör samma sak varje år. I september går man genom alla uppsatta målen då ser man hur läget är, bland annat står att man inte uppfyllt målen och då blir alltid diskussion vad man ska göra för att kunna klara det målet. Så kanske är så att man ska ta det målet till nästa års budget och satsa lite pengar eller kan man säga det gick bra då kan man stryka det och att man har regelbundet uppföljningar och kontroller av hur måluppfyllelse är. Sådan rapport ska lämnas till nämnden efter sommar för nästa års budget. Det är vidare återkoppling till
kommunledningen och till kommunstyrelsen. Det är politiska revisorer, som har beslutat om en plan för granskning och bestämmer vad det är som ska granskas.
På nästa nivå, skolnivå, gör man motsvarande saker men fokuserar på sin egen skola. Man redovisar för personalen, man redovisar för föräldrar, man redovisar det ekonomiska läget och ibland redovisar man hur det går med det målet som man jobbar med. Varje nivå ansvarar för att följa sin egen verksamhet.
Av intervjuer framkom att verksamheten utvärderas och följs upp med styrmedel: Läroplan, kursplan och sedan kommer granskning från Skolverket. Skol - och barnomsorgsnämnden fastställer en kvalitetsplan som tillsammans med skolplanen reglerar hur kvalitetsredovisning, uppföljning och utvärdering skall genomförs. Verksamhensstyrning och uppföljning får stöd av Alexandersson (2009) för att han menar att kommunerna styr, följer upp, kontrollerar och utvecklar verksamheten utifrån nationellt fastställa mål. Inom de statligt reglerade ramarna:
skollag, läroplan, kursplan och betygskriterier, avgör kommuner och skolor hur verksamheten skall genomföras.
Varje år gör man kvalitetsredovisning. Kvalitetsredovisning är ett led i uppföljningen och utvärderingen av skolplanen. Med kvalitetsredovisning sätter varje enhet upp egna mål, och utvärderar resultaten med uppföljning och åtgärder. Man testar och betygssätter elevernas måluppfyllelser. Kvalitetsredovisningen skickas upp till Skolverket till granskning om den är i förhållande till kursplanen. Men den granskas också kommunalt. Genom att kommunerna är skyldiga att lämna kvalitetsredovisningarna till staten blir de också underlag för statens kontroll. Tanken är att beskrivning i kvalitetsredovisning är att de ska vara tillgängliga för brukarna – föräldrarna, för barnen och för lärarna själva att titta på Vad satt man för mål Hur gick det med måluppfyllelsen och att titta på det som inte gick så bra att jobba vidare med, det ska gälla till förhållande till de målen som finns uppställda i kursplanen och läroplanen.
En gång om året bjuds politikerna in och förs diskussion mellan politiker och rektor om kvalitetsredovisningar på varje enhet. Det är oftast rektor som berättar hur man upplever läget.
Detta finns beskrivet i Ds 2001:48 då man anser att syftet med kvalitetsredovisningarna är att de ska vara en del i kommunens uppföljning och utvärdering av skolplan och lokala
arbetsplaner. De ska utgöra en del i kommunens egen bedömning av skolan.
Initiativ till kompetensutveckling och lärande kan tas av skolledningen, av kommunen, av nämnden eller av den enskilde individen. Rektor skriver kompetensutvecklingsplan för var och en av lärare, som diskuteras med läraren och det är rektor som har ansvar för utvärdering.
Kompetensutveckling får stöd av Ds 2001:48 då författarna anser att i detta perspektiv får den kommunala politiska nivån och rektors uppgift att ta initiativ till och ge förutsättningar för uppföljning som en utgångspunkt och en bas för fortsatt planering och utveckling.
Enligt förvaltningschefen och Ekonomichefen verksamheten mäts mot andra kriterier (perspektiv, fokusar) än skolbudgeten. För förvaltningschef det är viktig att man har verksamheter med hög grad måluppfyllelse mot alla perspektiven, det är viktig att eleverna uppnår resultat, viktigt att föräldrar är nöjda, det är viktig att ekonomi gå ihop,
Man måste tänka på helheten om alla de perspektiven. Förvaltningschef menar att det är viktigt att det som man utför är till belåtenhet för medborgarna i Växjö. Medborgare är i fokus i verksamheten det är viktig att barn och föräldrar upplever verksamheten positivt. Medarbetarna ska trivas, känna sig behövda och utvecklas i verksamheten.
Det finns väldigt många olika fokusar. Den skall vara bra på alla områden
Förvaltningschefen menar att när man arbetar på andra områden, man har de fokusar även om man inte kallar det balanserade styrkort. Förvaltningschef är lite skeptiskt till balanserade styrkort och menar att i den man låtsar att man inte behöver syssla med ekonomi.
Medarbetarnas tillfredställelser undersöker man genom medarbetarenkät och medarbetarsamtal.
Med den kan man mäta hur arbetarna upplever situationen. Medarbetarenkät görs för hela Växjö kommun vartannat år. Medarbetarsamtal sker varje år.
Som medborgare har man möjligheter att ha kontakt med politiker också som privat person.
Rektorer har ett ansvar att förmedla saker och ting till tjänstemännen vid kontakter med politikerna. Det innebär att det som lärarna förmedlar till rektor, det diskuterar rektor med verksamhetschef, då tittar man på det, på detta sätt förmedlar man det dagliga livet.
5.3 Skolans aktörer politiker, förvaltning, rektor, lärare
Av intervjuerna med aktörer framkom att kommunikation mellan politiker och tjänstemän sker genom regelbundna träffar. En gång i veckan har man sammanträde med förvaltningschef, nämnden, arbetsutskottet och ekonomichef och andra tjänstemän, som tidigare sagt. Detta finns beskrivet av Blidberg, Halden & Walin (1999) för att författarna menar att förvaltningens uppgift är att bereda ärenden, ge förslag till lösning samt bedöma vilka ärenden ska tas till behandlingen.
Verksamhetschefer, ekonomerna, rektorerna arbetar i samma grupp. Ekonomisk uppföljning sker mellan ekonomer, vilka resurser, och vilka resurser som läggs ut. Genomgång sker fem gånger per år och resultatet vidarebefordras till politikernivån. Enligt Björkman & Lundin (2007) förvaltningen fungerar som en länk mellan politiker och tjänstemän dvs. tolkar och översätter intentionerna och innebörden i politiska beslut till verksamhetsansvariga, till politiker och verksamhet som rektor.
Rektor har en central roll i den lokala skolpolitiken. Rektor ansvarar för att verksamheten når de uppsatta målen och ska tolka de politiska målen och förmedla dem vidare till verksamheten.
Kommunikation mellan rektor och lärarna sker genom skolkonferenser och ämneskonferenser.
Rektor träffar enskilda lärare när det har gått dåligt eller när det gått bra. Rektor kommunicerar med lärarna varje vecka genom lärarmöten och då handlar det om övergripande frågorna.
Enskilda samtal arrangeras om det finns speciella problem i skolan. Kommunikation mellan rektor och lärarna får stöd av Björkman & Lundin ( 2007) för att författare anser att rektors uppgift som ledare är att skapa förutsättningar för samtalet på sådant sätt att de underordnas de pedagogiska visionerna och ambitionerna och ger optimala förutsättningar för skolans
verksamhet.
Av intervjuerna med personerna i förvaltningen framkom att lärarna har möjlighet att utveckla och påverka verksamhetens organisation och resursfördelning via kvalitetsredovisning. Då handlar det om fördelning av resurser av olika slag, ekonomiska, materiella som lokaler och utrustning samt personella resurser som personaltäthet och kompetens. Enligt Björkman &
Lundin (2007) den enskilde lärare har ett stort ansvar för hur undervisningen utformas. Enligt Av Ds 2001:48 framkom att förutsättningarna kan handla om materiella resurser, tid,
kompetens, tillgång till information och förekomsten av dialog med politiker och/eller rektor samt skolans kultur. Skolors olika sätt att arbeta kan förklaras med att lärarna tolkar de kommunala besluten på olika sätt. Både Médoc, Aagevall och Berglund menar att lärarna har också möjlighet att lämna sina åsikter genom sitt fackliga ombud. Ofta lärare har kontakt med sitt fackliga ombud vid en uppsägningssituation eller reorganisation – och omorganisation av verksamheten när det råder arbetsbrist. Varje skola har en kontaktpolitiker som skall hålla sig mer informerad om den skolan och kommer någon gång per år till skolan, vid deras besök på skolan har lärarna möjlighet att beskriva verksamheten, berätta om det är något speciellt att peka på, titta på de saker som man är inte nöjd med. Detta får stöd av Alexandersson (1999) för att han anser att ömsesidigt förtroende och att hur skolan styrs är grundad på relevant
information för både beslutfattare och professionella.
5.4 Benchmarkning
Av intervjuerna i Skol – och barnomsorgsförvaltningen framkom att Växjö kommun har bra samarbete med andra kommuner. Det kallas för Banchmarkning. Växjö kommun samarbetar med universitet, med Lansting och andra kommuner. Man har samarbete inom kommunen.
Kommunen samarbetar med Kalmar, Karlskrona, Kristianstad Halmstad. Man har tillsammans arbetat med att jämföra förskolverksamhet Hur det fungerar i de kommunerna både beträffande kostnaderna och vad föräldrar tycker om särskolan. Man träffas i de kommunerna 2 gånger om
året och diskuterar gemensamma frågor. Man jämförs med andra kommuner hur kvalitet är hos Växjö kommun och hur kvalitet är hos andra kommuner och sedan redovisas det. Man jämför kostnader, kvalitéer, volymer. De uppföljningarna av målen görs tillsammans med
delårsbokslutet. Man har två stycken delårsboksluten efter halvt år. Första delårsbokslutet är efter mars. I augusti månad går man och tittar på dem och drar slutsatser i fullmäktige och närmsta nämnden.
Man pratar om resursfördelning, och uppföljning av de rutiner som finns om hantering av särskilda statsbidrag och vårdnadsbidrag vad det har för ekonomiska konsekvenser. Man diskuterar intern kontrollplan även granskar man de rutiner som finns och i vissa fall arbetar man fram de rutinerna i kommuner. Det kan vara organisationsfrågor, hur man kan organisera sin verksamhet. Man arbetar och hjälper till. Samarbete med andra kommuner får stöd av Ax, Johansson, Kullvén (2002) för att författarna anser att Benchmarkning handlar om att göra jämförelser, att lära sig av andra och att ta efter andra i syfte att förbättra den egna
verksamheten. Det kan röra sig om kundrelationer, administrativa processer och aktiviteter, tillverkning, produktionsformning