I vår vardag möter vi tusentals intryck. För att kunna förhålla oss till vår omgivning och det som händer där måste vi sålla och sortera i detta infor- mationsflöde. Den här bearbetningsprocessen pågår ständigt och den sker för det mesta obemärkt. Däremot dras den till sin spets vid oförutsedda händelser eller vid förändringar (Weick, 1995). För att förklara varför för- ändringar ofta uppfattas mycket olika är det lämpligt att utgå från hur människor gör för att skapa mening i sin omvärld.
Vad är mening och hur skapas det?
Mening är en omdebatterad term. Inom lingvistik, filosofi, vetenskaps- sociologi, socialpsykologi, pedagogik och kognitionsforskning har man i många decennier försökt att komma underfund med vad mening är och hur det skapas (Gee, 1990; Potter, 1996). Kommunikationsforskaren Rosen- gren (2000) anser till exempel att begreppet mening bäst beskrivs som det sammantagna sätt som vi förstår, förklarar, känner och agerar i relation till ett visst fenomen. Denna något breda beskrivning kan tydliggöras med de semiotiska begreppen denotation och konnotation (Fiske, 1982). Denota- tion syftar på den uppenbara betydelse som ett specifikt föremål har. Kon- notationen är de implicita innebörder eller mening som föremålet har för betraktaren. Vidare har meningsskapande studerats i termer av kognitiva strukturer och schema inom ramen för kognitiv organisationsteori eller ”Managerial and organizational cognition” (Hellgren & Löwstedt, 1997). Mening och i synnerhet meningsskapande är också centrala begrepp inom den tvärvetenskapliga narrativa teorin. Här utgår man från att världen blir begriplig i det att människor ordnar sina erfarenheter till sammanhängande helheter i form av berättelser (Polkinghorne, 1988; Riessman, 1993). Sett ur detta perspektiv är berättandet den process i vilken vi skapar mening, det vill säga ordnar intryck i helheter och ger dem olika innebörder. Det narrativa synsättet ligger nära Weicks definition av mening och menings- skapande som förtydligas och tillämpas i det följande.
Den forskare inom organisationsteori som förknippas starkast med be- greppet meningsskapande är den amerikanske organisationspsykologen Karl E. Weick. Den första utgåvan av Weicks The Social Psychology of Organizing publicerades år 1969. Weicks teorier har haft en stor inverkan på utvecklingen inom den västerländska organisationsforskningen och han är flitigt refererad i litteraturen om kommunikation i organisationer. Kär- nan i Weicks teorier om hur mening skapas är så kallade frågor (eng. cues) och referensramar (eng. frames). Det som kallas för frågor är exempelvis händelser och föremål i vår omgivning. Referensramarna utgörs av den
kunskap vi har skaffat oss genom egna erfarenheter eller genom att lyssna, läsa och kommunicera. Mening skapas när vissa frågor uppmärksammas eller isoleras samt kopplas till våra referensramar. Frågor, referensramar och kopplingar dem emellan är de grundläggande komponenterna för att mening skall uppstå:
A cue in a frame is what makes sense, not the cue alone or the frame alone. Said differently, the substance of sensemaking starts with the three elements: a frame, a cue, and a connection … The combination of a past moment + connection + present moment of experience creates a meaningful definition of the present situation … Frames tend to be past moments of socialization and cues tend to be present moment of experience. If a person can construct a relation between these two moments, meaning is created. (Weick, 1995: 110–111)
Gioia (1986) beskriver meningsskapande på ett snarlikt men mer generellt vis:
Understanding thus occurs most readily when we can relate current experience to something already understood. The ‘something already understood’ is retained in human memory in schematic form … Even for discrepant or novel information, the means for making sense of it is to relate it to some sort of existing knowledge. (Gioia, 1986: 56)
Meningsskapande handlar således om att skapa associationer mellan nya erfarenheter och existerade kunskap. Väl medveten om att mening och meningsskapande kan definieras på många sätt avser jag med mening resul- tatet av den meningsskapande processen. Mening är med andra ord den innebörd som en fråga tilldelas då den kopplas till en persons referens- ramar. Uttryckt på detta vis är mening synonymt med innebörd och bety- delse. Benämningen förståelse kan också användas på samma sätt som me- ning. När en person kopplar en fråga till sina referensramar kan hon förstå sina upplevelser. Mening skall däremot inte förväxlas med ordet menings- fullt. Det som är meningsfullt (som att gå till jobbet) har ett positivt värde. Därmed är meningsfullhet bara en av många möjliga innebörder som en fråga kan tilldelas. Även tolkning är närbesläktat men inte liktydigt med mening, vilket förtydligas nedan.
Isolering av frågor och handling
En viktig del i meningsskapandet är att en fråga måste isoleras för att kunna tilldelas mening. Den meningsskapande processen inleds i själva verket med att vi uppmärksammar vissa saker i vår omgivning (Simonsson, 2002). Den- na individuella och kollektiva sållningsprocess är av stor betydelse för om och hur organisationens medlemmar skapar mening i en förändring. För det första mångfaldigas impulserna och bruset vid en förändring: intrycken
blir fler, informationen ökar och resonemangen med kollegorna blir mer vidlyftiga. En konsekvens av detta är att det kan bli svårare att veta vad som är viktigt och relevant att fokusera på. För det andra uppfattar med- lemmar i en organisation olika frågor i denna ström av intryck. Vid en organisationsförändring kan detta innebära att det blir svårare att finna gemensamma tolkningar av det som sker.
Men hur kommer det sig att vissa frågor isoleras och inte andra? Män- niskor befinner sig i ett ständigt flöde av olika personliga projekt eller agendor. Det vi uppmärksammar i vår omvärld är i första hand de saker som har en inverkan på dessa agendor. Detta gäller i synnerhet sådant som vi uppfattar som avbrott i våra pågående projekt. Ett avbrott i flödet ger upphov till någon sorts känslomässig reaktion. Det här banar sedan väg för ett känslomässigt inflytande på den meningsskapade processen. När en sek- vens oförutsett avbryts och avbrottet tolkas som skadligt eller dåligt upp- står vanligtvis negativa känslor (Weick, 1995). Det är en vanlig åsikt att människor tenderar att fokusera på negativa aspekter exempelvis vid för- ändringar. Ur ett meningsskapande perspektiv är detta en missuppfattning. Vi uppmärksammar det som påverkar våra projekt. Avbrotten i sig behöver inte vara negativa. Det är först när avbrottet tolkas som negativt som vi upprepar den allmänt vedertagna åsikten: Vi ser bara det dåliga. Omvänt, och inte tillnärmelsevis lika uppmärksammat, är att positiva känslor asso- cieras med ett avbrott då en negativ upplevelse avbryts.
Meningsskapande likställs ofta felaktigt med tolkning men det finns en viktig skillnad mellan dessa två aktiviteter. Skillnaden ligger i att menings- skapande inkluderar handling, vilket en mer statisk tolkning inte gör (Weick, 1995). Meningsskapande kännetecknas av att människor är aktiva med- skapare av verkligheten, något som Weick kallar för ”enactment” (sv. att handla, utföra eller agera) (Weick, 1979). Begreppet innebär att individer själva genom sina handlingar är medproducenter av det underlag och det bakgrundsbrus, som de sedan gör frågor av och tilldelar mening. Hand- lingar kan vara verbala som i uttalandet: Jag älskar min chef!, eller fysiska som när en person väljer att inte närvara vid ett avdelningsmöte. Menings- skapande påverkas av individens egna och andras handlingar – handlingar som fungerar som ”input” för isolering av frågor och för tilldelning av mening (Ericson, 1998). Världen kan således inte betraktas som given. Den måste istället betraktas som ett resultat av individers aktiva handlande. Genom våra handlingar skapar vi möjligheter och begränsningar. Med detta antagande ligger det nära till hands att förklara meningsskapande i termer av självuppfyllande profetior (Weick, 1995). Låt säga att en kvinna anställs som chef i en organisation där medarbetarna utgår från att kvinnliga chefer i allmänhet är oförmögna till beslut och att hon inte kommer att klara av
arbetet. Agerar personalen mot henne som om detta vore sant är sannolik- heten stor att hon inte blir långvarig i företaget. När hon slutar får hennes kollegor rätt – det fungerade inte. Sättet att betrakta och prata om föränd- ringar kan ha en stor betydelse för det faktiska resultatet (Gergen & Ger- gen, 1986). De tolkningar som människor agerar utifrån behöver således inte ha så mycket att göra med en objektiv verklighet.
Mening baseras på rimlighet och är en social produkt
Ett annat utmärkande drag för meningsskapande är att denna process huvudsakligen drivs av rimlighet snarare än riktighet och precision. Riktig- het är sekundärt för meningsskapande av flera anledningar. För det första handlar meningsskapande om ett förskönande eller korrigerande av de frå- gor som vi isolerar i bakgrundsbruset. Förståelse för dessa frågor uppstår när de kopplas till tidigare socialt skapad erfarenhet, sociala konstruktio- ner. Det handlar således om en tolkning som görs retrospektivt på basis av tidigare tolkningar och som redigeras i ljuset av nuvarande känslor och tolkningar (Weick, 2001). Med detta som bakgrund ter det sig inte relevant att se meningsskapande som en process styrd av korrekthet. Ett andra skäl till att korrekthet är sekundärt när vi skapar mening är att tolkningsproces- sen oftast sker på ett energisparande sätt. Precisa och korrekta tolkningar har en förmåga att sätta ur funktion och passivisera. Människor tenderar därför att förenkla snarare än att noga bearbeta isolerade frågor (Weick, 1995). Vi behöver kunna sortera företeelser vi möter i välkända mönster för att förstå och hantera vårt dagliga liv (Müllern, 1994). Stereotyper, ka- tegorisering, typifiering och generaliseringar kan liknas vid ekonomiska re- surser för människans varseblivning. Dessa kraftbesparande hjälpmedel kommer därför väl till pass vid förändringar då otydligheten i organisatio- nen ökar.
Människor upplever ibland situationer då de inte vet hur de ska bete sig. Detta möte med det okända har fått många namn varav osäkerhet är ett (Teboul, 1994) och tvetydighet är ett annat (Weick, 1995). Organisations- förändringar är tydliga exempel på möten med det okända (Casey, Miller & Johnson, 1997; Susskind m.fl., 1998). I termer av meningsskapande be- ror osäkerhet på att referensramarna är otillräckliga för att skapa mening i de frågor som har isolerats. I mångtydiga situationer sprids därför rykten som återinrättar en förståelse för situationen (DiFonzo & Bordia, 1998). Även berättelser om händelser eller personer i organisationen har en för- måga att reducera mångtydighet och förenkla meningsskapande (Boje, 1991; Czarniawska; 1997, Wilkins, 1983).
Termen meningsskapande kan lätt föra tankarna till något som enbart sker på individuell nivå. Meningsskapande är dock en social aktivitet i flera avseenden. För det första har den personliga tolkningen en social dimen- sion såtillvida att den sker på basis av våra socialt formade föreställningar (Berger & Luckmann, 1998). För det andra sker meningsskapande alltid med en viss anknytning till de människor som finns i ens omgivning. Man handlar aldrig som om världen vore tom på andra individer utan ens aktivi- teter avpassas alltid i viss mån gentemot andra fysiskt eller mentalt närva- rande personer. På detta vis är identitet centralt för hur mening skapas. All perception och tolkning sker i relation till eller med utgångspunkt i en per- sonlig identitet (Weick, 1995). Olika frågor i omgivningen tilldelas mening beroende på hur en person anser att de kommer att påverka henne, den hon är eller den hon tror att hon kommer att bli (identitetsbegreppet behandlas mer utförligt i kapitel tre). För det tredje är mening socialt eftersom det skapas när vi kommunicerar med andra. Kommunikation handlar till stor del om att förhandla om vad saker och ting skall betyda. I det att olika personer ger uttryck för sina funderingar och lyssnar på vad andra har att säga kan man omvärdera sina egna åsikter. Ofta vet vi inte vad vi tycker innan vi har satt ord på det och i interpersonell kommunikation kan det ske ett förtydligande för både den som talar och för de som lyssnar (Dixon, 1998). I en dialog läggs därför basen och formas ramarna för de tolkningar som är möjliga att göra av vad till exempel en ny linje- eller projekt- organisation betyder.
Avslutningsvis skiljer sig teorier om meningsskapande åt beroende på om meningsskapandet studeras som sociala respektive mentala processer. Weick betonar förvisso att mening skapas i sociala relationer och genom kommunikation. Inte desto mindre kan man kritisera Weicks och andra sociokognitivt influerade teorier om förståelseskapande så till vida att de behandlar tankeprocesser, något som vi sällan kan uttala oss om med säker- het. Det är inte oproblematiskt att studera hur exempelvis referensramar eller isolering av frågor ser ut. I likhet med Hellgren och Löwstedt (1997) menar jag därför att begrepp som frågor, ramar och mentala schema måste tillämpas som hjälpmedel för att förklara människors uppfattning och analys av ett skeende och inte som försök att avbilda tankestrukturer.
Förändringsmotstånd
Resistance is an inevitable response to any major change. (Maurer, 1996: 56)
Citatet här är visserligen extremt men det visar på en allmänt accepterad föreställning om ”motstånd” mot organisationsförändringar. Begreppet motstånd är värdeladdat. Ett skäl till detta är att termen bär med sig ett synsätt på människors (läs medarbetares) läggning som självklart negativa till förändring. Dessutom rymmer det implicita antaganden om huruvida detta motstånd är bra eller dåligt. Ur ett meningsskapande perspektiv hand- lar tveksamhet och ifrågasättande av förändringar inte om illvilja. En för- ändring är ett avbrott i pågående projekt eller agendor. En avvaktande hål- lning gentemot en förändring kan därför lika väl vara ett uttryck för den tid som det tar att passa in en ny arbetssituation i nygamla referensramar och därmed tilldela dem mening (Isabella, 1990).
Redan 1948 uppmärksammade Coch och French den emotionella sidan av motstånd (aggression) och i dag finns många förklaringsmodeller till vad motstånd är och vad det beror på. Andra faktorer som sätts i relation till motstånd är låg självaktning, minskad kontroll och bristande information (Brimm & Murdoch, 1998). Ytterligare orsaker till förändringsmotstånd kan vara en bristande förståelse för behovet av förändring. Det kan också bero på tron om att förändringen bryter mot organisationens värderingar samt på missuppfattningar om förändringen och dess implikationer (Quirke, 1995). Känslan av att vara förbisedd eller orättvist behandlad har också noterats som en orsak till förändringsmotstånd (Daly, 1995; Risberg, 1996; Underwood & Cobb, 1999).
Ett av de intressantare bidragen till diskussionen om motstånd ger Dent och Goldberg (1999) i Challenging ”Resistance to Change”. Författarna menar att begreppet motstånd mot förändring har förlorat den ursprung- liga innebörd som dess skapare Kurt Lewin avsåg på 1940-talet. Lewin uppfattade motstånd som ett problem i organisationen såsom system. På så vis inkluderade motstånd samtliga medlemmar i organisationen – även che- fer. Under årens lopp har termen, men inte dess avsedda innebörd, förts vidare. Motstånd har därmed kommit att uppfattas som ett psykologiskt begrepp och det har konkretiserats i dikotomin anställda i motsättning till ledning. Resultatet är att motstånd mot förändring i dag är en av de mest livaktiga mentala modellerna i både arbetsliv och litteratur om organisatio- ner. Den här sanningen som tas för given leder till att chefer blir frustrerade när de försöker förändra sina medarbetare då det verkliga problemet fak- tiskt ligger i systemet. Förändringsarbetet planeras och genomförs således på fel sätt. När det sedan inte blir bra skyller man på medarbetarnas oför- måga till förändring.
Med få undantag ligger det en trist och missvisande människosyn i pratet om förändringsmotstånd. Dessa föreställningar bör synliggöras och motar- betas. Medlemmar i organisationer är på intet vis negativt inställda till ut- veckling och förändring i sig. Vore det så hade vi fortfarande arbetat enligt Taylors industriella produktionsprinciper. Problemet ligger snarare i sättet som förändringar genomförs och i detta sammanhang spelar kommuni- kationen en viktig roll. Men kommunikation är långt ifrån lösningen på alla problem. En anledning till att människor är skeptiska till en förändring kan vara vetskapen om att den faktiskt inte är bra för organisationen (Quirke, 1995). Medarbetarna kan mycket väl ha förstått vad en förän- dring handlar om men ändå inte tycka att den är bra. Motstånd kan alltså inte reduceras vare sig till en sociokognitiv bearbetningsprocess eller till ett kommunikationsproblem.
När människor arbetar tillsammans formas en mer eller mindre uttalad kunskap om vem som skall göra vad i organisationen och om vem som bestämmer. Den här kunskapen används som tolkningsramar när organisa- tionens medlemmar skapar ordning och förutsägbarhet i sin vardag (Deetz & Kersten, 1983). I förändringssammanhang är tolkningsramar relevanta på flera sätt. För det första används de för att skapa mening i de förän- dringar som genomförs och i informationen om dessa. För det andra ifråga- sätts redan existerande uppfattningar om rätt och fel och om vem som gör vad i organisationen. För att förstå hur människor skapar mening i föränd- ringar liksom den interna kommunikationens betydelse i dessa samman- hang måste medarbetarnas tolkningsramar tas i beaktande.
Resonemanget ovan utvecklas i detta kapitel, som behandlar teorier om sociala strukturer och hur de fungerar som referensramar när medarbetare i organisationer ordnar sin verklighet. Genomgången bildar ett ramverk för att analysera bland annat hur organisationsmedlemmar skapar mening i nya arbetssätt och ansvarsområden. Kapitlet är disponerat i tre nivåer: in- divid-, grupp- och organisationsnivå. I det följande behandlas identitets- begreppet på individ- och gruppnivå samt roller och staus i organisationer. På detta utreds identitet på en mer övergripande nivå i form av organisa- tionsidentiteter. Efter denna generella genomgång avslutas kapitlet med ett mer specifikt resonemang om ideal och värden i medieorganisationer.