Organisationsförändringar

här någonting som vi har kommit fram i samförstånd, jag gjorde samma analys av vad IFRS 15 skulle innebära för oss och det stämde överens med det revisorerna menade.”

4.2 Organisationsförändringar

4.2.1 Interna kontroller

Interna kontrollsystem har som uppgift att övervaka organisationens efterlevnad av de

implementerade redovisningsstandarderna samt för att säkerställa att ledning och anställda tillämpar redovisningsmetoderna på ett godtyckligt sätt. Både företag ett (A, B, C) och tre (G, H, I) har likartade konfigurationer av system kring företagets interna kontroll. Respondent A beskriver den interna kontrollen i företaget som en uppsättning av system där kalkyleringen sker för varje projekt i ett affärsområde i digital form. Respondent B och C beskriver hur bolagets struktur är uppdelade i olika affärsområden som berör varierande typer av projekt inom bygg och anläggning eller sälj av mark.

Samtliga respondenter i företag 1 (A, B, C) förklarar att ledningen tillsammans med revisorerna har under implementeringsprocessens gång gått igenom femstegsmodellen utförligt för varje

affärsområde och således fastställt olika mått och variabler beroende på vad för typ av tjänst eller produkt som säljs givet av ett visst projekt inom ett visst affärsområde. Med detta har bolaget haft ett genomgripande system som används vid beräkningen av ett prestationsåtagande som härrör från ett projekt som görs med succesiv vinstavräkning. Respondent A, B och C menar att detta system fungerar som bolagets interna kontroll då den visar om beräkningen görs korrekt och upptäcker avvikelser automatiskt.

Respondent G, H, I beskriver att deras interna kontroll har en direkt koppling till företagets

bokföring och redovisning, och att det är via det digitala systemet som en uppföljning görs för varje projekt och affär;

”vi har ju ett system för vår resultatredovisning, nu är inte det här det jag är bäst på men alltså vi har ju ett system där man följer upp bostad för bostad, hur den byggs, säljs, och hur den överlämnas, man markerar då i systemet när man passerar olika ”tollgates” som vi kallar det, vilket är olika delmål i den här processen och när man då lämnat över nyckeln då markeras ju det i

det här systemet och då går det direkt över till bokföringssystemet då, att intäkten går in och bostadens del i kostnaden går över till redovisningen så att säga”. – Respondent H

43

Således använder företag ett (A, B, C) och tre (G, H, I), digitala system för att kontrollera att efterlevnaden av IFRS 15 sker på ett korrekt sätt och att prestationsåtagandena tillsammans med kalkyleringarna görs inom ramen för femstegsmodellen.

Respondent D, E, F beskriver att företagets interna kontroll genomsyrar hela verksamheten, hela vägen från uppföljningsarbeten av mål, strategier och affärsplaner till kontrollering av nya eller befintliga leverantörer. Den interna kontrollen ska ge en övergripande bedömning om vad som är väsentligt för företaget och identifiera de risker som finns. De interna kontrollerna är antingen inbyggda i arbetsprocesser eller under kritiska moment där det inte är möjligt att inkludera

kontrollen i arbetsprocessen. I detta fall kontrolleras arbetsrutiner eller främst affärshändelser av två personer i syfte att godkänna arbetsuppgiften eller en beställning. Interna kontroller i samband med IFRS 15 har enligt E inte förändrats. ”Våra intäktsströmmar är inte förändrade i någon stor skala och våra interna kontrollprocesser är därmed inte förändrade, den kontroll som tidigare fanns har varit tillräcklig och påverkades inte av IFRS 15” förklarar respondent E.

Vid frågan om IFRS 15 har förändrat bolagets interna kontroll svarade samtliga respondenter att det inte har haft märkbara effekter på kontrollrutinerna då det befintliga kontrollsystemet har fungerat bra även med den nya intäktsstandarden. Dock menade respondent A att en del justeringar på kontrollrutinerna har gjorts då femstegsmodellen ersätter tidigare modeller som har lett till en mer noggrann tillämpning och uppföljning av standarden. Responsen från redovisningsspecialisten (J) visar att flesta bolag inte har visat på storskaliga förändringar inom dess interna kontroll då börsnoterade bolag brukar ha robusta kontroller som strukturerats under långa perioder.

4.2.2 IT-system

I företag ett har respondenterna A, B och C förklarat att verksamhetens IT-system har sedan tidigare varit tillräcklig för att hantera upplysningskraven vid implementeringen av IFRS 15. Respondent A förklarar att det har skett justeringar av mindre karaktär som annorlunda hantering av

bokföringskonton men som man nästan aldrig lade märke till. Respondent B och C stod i

samförstånd med A och förklarade att det enbart uppstod uppföljningsarbeten för systemen, men ingen större förändring.

"När det gäller intäkter, som omfattas av IFRS 15 så har vi strikta krav på att uppföljningar av intäkterna sker kontinuerligt och innan IFRS 15 trädde i kraft så hade vi redan matat in tillräckligt

med information i våra system” förklarade respondent B. Respondent C påstod också att det var

44

marginella justeringar men att företaget inte har infört nya system “det var några mindre typer av projekt som vi ändrade hanteringen för men det är en sådan liten del av vår verksamhet så att det

inte var något som påverkade något system”.

I företag två har respondenterna D, E och F svarat analogt med respondent A, B och C, att förändringar i system inte skedde i någon stor utsträckning så att man behövde se över

rapporteringssystemet i helhet. Respondent D förklarar att det har varit mindre justeringar i system som har orsakats av att flera IFRS standarder överlappar varandra, “för vår del låg svårigheten i att skilja på intäkter som regleras av leasingregelverket IFRS 16 och specifika intäktsströmmar som ingick i redovisningen för IFRS 15”. Respondent E och F förklarade på samma sätt att svårigheten har varit att tolka gränslandet mellan vad dessa övriga intäkter klassificerades som, framför allt är det vidarefakturering av produkter och tjänster. “Vad är el? Är det en produkt eller en tjänst? Detta har varit en fråga vid implementeringen, att skilja på specifika intäktsströmmar från

vidarefakturering av produkter och tjänster”. Respondent F förtydligade att det har handlat om enkla justeringar av befintliga beräkningsmodeller genom att styra några få konton som förknippas med andra särskilda varor eller tjänster som omfattas av IFRS 15 i bokföringssystemet.

Responsen från G, H och I står i likhet med svaren från resterande respondenter (A, B, C, D, E, F) där respondent G lyfte fram att redovisningsteknikaliteten inte förändrades vid implementeringen av IFRS 15, “det var justeringar av mindre karaktär, men inga förändringar så”. Justeringar gällande bokföringssystemen gjordes för att få fram och presentera historisk rapporteringen av intäkter som i dagsläget berörs av IFRS 15. Respondent H förklarar att det krävdes en insamling av tidigare rapporteringar av intäkter för att kunna presentera skillnaden i intäktsredovisningen för investerare och analytiker. Respondent I påpekade likt H och G att det krävdes insamling av tidigare

intäktsrapporteringar i syfte att bidra med “jämförande underlag för investerare att få en förståelse för hur och om intäktsinformationen har förändrats, men att det gjordes med enkla justeringar i system”. Redovisningsspecialisten J förklarade på samma sätt som G, H, I och menade att

börsnoterade företag inte har behövt förändra sina system i någon större grad men att de har behövt stöd för att tillfredsställa investerares behov.

4.2.3 Arbetsuppgifter

Resultatet visade på att samtliga företag inte har påverkats av en ökning eller minskning av

arbetsuppgifter och rutiner i en större omfattning. På långsikt kan företagen således inte fastställa en större förändring inom organisationen när det gäller verksamhetens merarbete vid

45

implementeringen av IFRS 15. En majoritet av respondenterna (A, B, C, D, E, F) beskrev dock att den förberedande fasen vid övergången till IFRS 15 har omfattat noggranna planeringar med företag och ledning och deltagande av möten med externa bolag och redovisningsspecialister för en djupare förståelse av standarden och dess innebörd för verksamheten. Detta innebär att det har skett en förändring i arbetsuppgifterna i företaget i ett tidigt skeende i förberedelsefasen men att det i själva verket varit av tillfällig karaktär. ”En förändring i arbetsuppgifter uppkom enbart före ikraftträdandet och tidigt i implementeringsfasen för enskilda befattningshavare inom ledningen”

förklarade respondent F.

Även respondent A, B och C delade samma uppfattning som respondent F. A berättade att de var tvungna att utföra ett omfattande analysarbete i god tid för att hinna med implementeringen

”ja men det är ju så att vi är ett börsnoterat företag och vi måste ju följa IFRS regler, därmed så började vi väldigt tidigt, alla liksom kommande förändringar och så var vi ju väldigt medvetna om

och se till att vara insatta i och förstå”.

B uttryckte i samklang med A om att den tidiga fasen i implementeringsarbetet var då företaget behövde agera och utföra som mest den större delen av projektet ” Först behövde vi sätta oss in i frågan och boka upp workshops med ledningen för att förstå, ta hand om och utmärka de detaljer som skulle ha en bördig effekt på verksamheten”. C sade att IFRS 15 projektet var så omfattande att det krävdes noggranna planeringar och förberedelser innan implementeringsprocessen kunde börjas.

Redovisningsspecialisten (J) förklarade att flesta företag har påverkats kring arbetsuppgifterna på sådant sätt att de investerat mycket tid och merarbete att lära sig om vad IFRS 15 innebär och självaste arbetet kring upprättandet av årsredovisningar i enlighet med de nya upplysningskraven.

Respondent G, H och I från företag 2 uttryckte sig inte i samma utsträckning som tidigare respondenter kring arbetsuppgifterna och rutinerna. G, H och I förklarade att företagets ledning hade erfarenhet att utföra ett omfattande analysarbete av verksamheten och dess beståndsdelar sedan tidigare då bolaget ingick i en övergångsfas till en ny redovisningsstandard som omfattar intäkter från avtal om uppförande av fastighet.

”När vi gick över till IFRIC 15 så hade vi ju liksom redan gjort den här övningen kan man säga sen gjorde vi om den då i samband med IFRS 15 för att ha dokumentationen då men slutsatsen blev

ändå densamma så det blev ingen förändring i vår redovisning alls.” förklarade respondent H.

46 4.2.4 Kontraktsutformning

Respondenterna A, B, C och G, H, I anser att avtal och kontraktsutformningen inte har påverkats av IFRS 15. Både företag ett och företag tre har sedan tidigare haft en ambition att skriva om avtal med kunder så mycket som möjligt kontinuerligt före implementeringen av IFRS 15. Respondent A och B förklarade att man har uppdaterat kontrakten så att intäktsinformationen enkelt kan plockas fram och redovisas i enlighet med internationella redovisningsstandarder. Respondent G kunde heller inte ge svar på frågan "eftersom jag arbetar i moderbolaget och då kontraktsarbetet ansvaras av våra dotterbolag så kan jag inte ge ett konkret svar”. Respondenterna G, H och I var också i samförstånd med A, B och C om att inga förändringar hade uppstått då man redan i förberedelserna av IFRS 15 ansåg att nuvarande kontraktsutformningar kommer att uppfylla alla fem kriterier i

femstegsmodellen.

Respondenterna D, E och F i företag två svarade tillskillnader från respondenterna i företag ett (A, B, C) och tre (G, H, I) att det har varit så att enstaka begrepp eller förtydliganden har justerats i kontraktsutformningen men inte mer än så. Respondent D förklarade att i de fall där hyresgästerna inte vill ha egna leverantörer för diverse tjänster som el eller vatten så kan det hända att intäkter måste fördelas i enlighet med IFRS 15 i kontrakten också, “i vissa fall tvingas vi att ändra på avtal när dessa tilläggstjänster eller produkter går via oss, då är det vi som ska fördela vem som

förbrukar vad och då hamnar vi i det här att vi ska vidarefakturera kostnaderna”. Respondent D och E förklarade att före IFRS 15 så realiserades intäkterna vid avtalstecknandet och detta fick en förändring i sin tillämpning, “för att nu med IFRS 15 kan man inte säga annat än att kontrollen övergår till köparen och den har fått nycklarna för att komma åt fastigheten, det är då intäkten ska redovisas”. Respondent J påstod likt företag två (D, E, & F) att förändringen med IFRS 15 var ju egentligen begreppen i kontraktsutformandet. Att man redovisar intäkten när kontrollen övergår till köparen inte som tidigare med IAS 18/11 där begrepp som risk och möjligheter går över till

köparen, “men utöver denna princip så har kontrakten för företagen inte förändrats i någon större skala” förklarade respondent J.

47