Ärendebeskrivning
Tillbud rapporteras av medarbetare på en blankett ”Anmälan om tillbud”.
Tillsammans med verksamhetschef diskuteras det inträffade och uppföljning planeras in. Kopia av tillbudsrapport lämnas till skyddsombud. Samtliga tillbud redovisas vid samverkansgruppens möten där genomgång av vidtagna åtgärder. Uppföljning av tillbud sker i samverkansgruppen sex månader efter det att tillbud rapporterats.
Under 2013 har 89 rapporter inkommit som avser tillbud.
Följande tillbud har rapporterats
• Tre tillbud rör verksamhetssystemet Treserva. Två händelser avser att Treserva stängt ner sig samt bytt font och storlek på text. Det tredje tillbudet var
handhavarfel.
• Ett tillbud rör ett byte av skrivare där ingen information gavs i förväg, vilket resulterade i att skrivrutiner inte lagts till och ingen kunde skriva ut på den nya skrivaren. Helpdesk åtgärdade problemet omedelbart vid felanmälan.
• Tre tillbud rör olika händelser rörande tolkar som vi anlitar via Semantix. Vi har skrivit klagomål till Semantix med kopia till upphandlingskontoret. Semantix krediterar en faktura.
• Två tillbud avser brist på tjänstebilar, där man istället använder gen bil. Vi har informerat om möjligheten att hyra bil samt genomför en undersökning av användandet av tjänstebilarna. Efter undersökningen ska beslut tas om eventuellt inköp av fler tjänstebilar.
• 44 tillbud rör ventilationen som inte fungerar som den ska varav fem tillbud avser rökluft som kommer in genom ventilation. Tillbuden nämner exempelvis
huvudvärk, hosta, kliande ögon, hosta på grund av stark lukt av målarfärg och oregelbunden värme/kyla.
• 16 tillbud avser olika former av hot eller hot om våld, exempelvis via
telefonsamtal, sms, vid kontakt med handläggare, vid besök i receptionen samt inom behandling.
• Tre tillbud är relaterade till användandet av tjänstebilar. Vid fel på bilarna anmäls de till vår bilsamordning som åtgärdar felen. Vid mindre fel kontaktas
vaktmästarna som åtgärdar problemen.
72
• Fyra tillbud rör ungdomar boende på Kollektivet HVB som vid olika tillfällen rökt på rummet och bland annat lämnat brännmärken efter sig. Diskussioner förs kontinuerligt med ungdomarna om vilka konsekvenser det kan få samt om de regler som gäller.
• Ett tillbud rör en medarbetare på Kollektivet HVB som väcks av brandlarmet på grund av brand i en ljusstake som personal släcker. En brandövning är inplanerad efter händelsen.
• Fem tillbud rör olika former av misstag i samband med hantering av
klienthandlingar. Samtliga händelser beror på oaktsamhet. Berörda personer har informerats om händelsen. Diskussioner har förts i arbetsgrupperna om vikten att vara noggrann vid hantering av handlingar rörande enskilda personer.
• En medarbetare ramlade i halvtrappan vid hissen på väg till matsalen på grund av ouppmärksamhet. Hennes ena knä svullnade och hon fick ett sår på handen i samband med fallet.
• En medarbetare öppnar arkivdörren och slår nästan upp den på en passerande klient. Efter händelsen har golvet markerats med tejp.
• Vid ett hembesök kissar familjens hund på handläggarens fötter.
Verksamhetschefen beviljar medarbetaren nya skor i ersättning.
• Ett tillbud rör en chef som inte fanns på plats när behov av kontakt uppstod.
Händelsen inträffade under semesterperioden då få chefer var i tjänst. Chefen tog kontakt med medarbetare inom en timme från händelsen.
• En medarbetare går in i en stängd glasdörr i samband med ombyggnation av receptionen.
• En medarbetare ramlar i golvet då en stol går sönder på grund av en skruv som lossnar. Medarbetaren fick ont i nacke och vänster axel.
• Vid hemgång har någon haft sönder framlyset på en medarbetares cykel.
Vidtagna åtgärder
Personal som blir utsatta för hot eller annan händelse som påverkar medarbetaren erbjuds samtalsstöd hos kommunens personalspecialister eller erbjuds handledning.
Förfrågan om behov av stöd återupprepas dagen efter och vid senare tillfälle.
Respektive verksamhetschef har uppföljande samtal.
Byte av handläggare sker i de fall den hotade handläggaren önskar det.
Skyddsåtgärder vidtas vid behov, till exempel att verksamhetschef deltar vid kommande besök med klient som hotat.
Utgångspunkten är att samtliga hot ska polisanmälas. Bedömning görs av
verksamhetschef efter att ha hört den som hotats, det är inte handläggaren själv som ska ta ställning till om ett hot ska polisanmälas.
Vid problem i vårt verksamhetssystem kontaktas förvaltningens IT-administratör som utreder orsak till varför problem uppstått. Efter uppdatering av Treserva har
problemen minskat och uppdateringen innebär också att man numera kan återskapa dokument som tidigare var förlorade.
Gällande ventilationen har många klagomål inkommit från medarbetare, vilket gjort att vi under året haft återkommande träffar med hyresvärden, Staffan Westman, PIAB
73
och El & Ventilation för att undersöka orsaker samt åtgärda problemen. Vid avslutningsmöte i november fungerar ventilationen som den ska.
Socialförvaltningens förslag till beslut Socialnämnden föreslås besluta
a t t lägga redovisning om tillbud till handlingarna.
Lorraine Fröberg Förvaltningschef
74
Vår handläggare Ert datum Er beteckning
Bruno Maras
Socialnämnden
Attestförteckning 2014
Sammanfattning
Varje nämnd ska inom sitt ansvarsområde utse beslutsattestanter och ersättare till dessa.
Enligt attestförteckningen erhåller förvaltningschef beslutsattest för hela socialförvaltningen medan respektive avdelningschef har beslutsattest för sin avdelning och respektive enhetschef har beslutsattest för sin enhet.
Förslag till attestförteckning
Ansvar Attestant, befattning 40 Förvaltningschef Lorraine
Fröberg
Avdelningschef Ulla-Karin Alnebo
Linda Qvarnström 401 Förvaltningschef Lorraine
Fröberg
Avdelningschef Ulla-Karin Alnebo
Linda Qvarnström 4011 Enhetschef Ann Godlund Avdelningschef Ulla-Karin
Alnebo
Linda Qvarnström 4012 Avdelningschef Linda
Qvarnström
Förvaltningschef Lorraine Fröberg
Ulla-Karin Alnebo
40121 Enhetschef Anne
Johansson
Avdelningschef Linda Qvarnström
Ulla-Karin Alnebo
40122 Enhetschef Andreas
Harrsjö
Avdelningschef Linda Qvarnström
Ulla-Karin Alnebo 4013 Avdelningschef Ulla-Karin
Alnebo
Förvaltningschef Lorraine Fröberg
Linda Qvarnström 40131 Enhetschef Bo Sundell Avdelningschef Ulla-Karin
Alnebo
Linda Qvarnström
40132 Enhetschef Johanna
Säfström
Avdelningschef Ulla-Karin Alnebo
Linda Qvarnström
Bakgrund
Varje nämnd ska inom sitt ansvarsområde utse beslutsattestanter och ersättare till dessa. Beslut avseende förändringar under året kan delegeras.
Attest
Attest är den namnteckning med vilken därtill, av nämnd utsedd person, bekräftar ett en ekonomisk transaktion är sakligt motiverad och att erforderliga kontrollmoment utförts.
75
Elektronisk attest
Vid hantering av fakturor i kommunens fakturasystem sker attestering genom elektronisk attest. I samband med att attestanter registreras för elektronisk bearbetning erhålles en kvittenslista över vilka ansvar de kan attestera.
Omfattningen av attesträtten
Omfattningen av attesträtten bygger på internbudgeten för 2014. Rätten innebär ej att avtal kan träffas för nämnden eller kommunens räkning. Attestberättigad kan inte attestera en
ansvarskod som har färre positioner än den egna nivån om det inte har delegerats av
förvaltningschef. Grundregeln är att attestanter med färre positioner är ersättare vid ordinarie attestants frånvaro. Ersättarna får attestera för enligt delegation vid frånvaro som övertider fem dagar.
Attestberättigades skyldigheter
Det åligger varje attestberättigad till att ha god kännedom om reglementets innehåll.
Socialförvaltningens förslag till beslut Socialnämnden föreslås besluta
a t t föreslagna attestanter för år 2014 och
a t t att rätten till att utse attestanter under löpande verksamhetsår delegeras till
förvaltningschefen. Det gäller även godkännande av elektroniska attestanter samt a t t ekonom har rätt till attesträtt på samtliga ansvarskoder, i första hand, avseende
rättelser vid kostnads- respektive intäktsuppföljningar och vid andra uppdrag av förvaltningschefen.
Lorraine Fröberg Förvaltningschef
76
Socialnämnden