Hur ser Smilings verksamhet ut idag?

Idag är Smilings verksamhet lokaliserad i centrala Stockholm och de fyra grundarna sitter i en gul nyanserad liten tvåvåningsbyggnad tillsammans med sin nyanställda kollega. När vi knackade på dörren en tidig måndagsmorgon befann sig samtliga fem på kontoret. Dagen till ära skulle vi nämligen få observera deras verksamhet på nära håll för att få insyn i deras verksamhet och hur de arbetar.

I samma sekund som vi klev in på Smiling Groups kontor möttes vi av ett varmt och personligt mottagande. Alla fem mötte oss i den lilla hallen där vi hängde av oss ytterkläderna och våra skor. Efter att ha kramats och hälsat på samtliga visade de oss runt på det lilla kontoret. Rundturen på de ca 50 kvadratmeterna gick snabbt i och med att det endast bestod av ett litet kök och ett mindre kontorsrum där samtliga hade sina skrivbord placerade. Redan efter den lilla rundvandringen hade vi kunnat skapa oss en uppfattning om deras företagskultur. Det var ett hemtrevligt kontor och det blev snabbt uppenbart för oss att deras framgångssaga och allt vad den inneburit återspeglas på kontoret. Smilings entreprenörskapsanda var svår att undvika och vi upplever att deras kultur genomsyras av medarbetarnas personligheter. Vi uppfattar även det som att mycket av Smilings strategi “sitter i väggarna”.

Inne på kontoret sitter alla fem placerade tätt intill varandra och det går att förstå att de nyligen strukturerat om på kontoret för att få plats alla fem. På skrivborden syns datorer, dokument och skålar med olika Smilingprodukter. Väggarna inne på kontoret är dekorerade med diverse diplom och utmärkelser som de samlat på sig under åren. När vi poängterade, gratulerade och frågade om de olika utmärkelserna blev det tydligt hur stolta de är över sina framgångar. Priserna och utmärkelserna är ett tecken på att de hyllats för sin entreprenörskapsanda. De berättade glatt för oss om sin senaste utmärkelse, Claes-Göran Sylvéns entreprenörskapspris, ett pris som de ser som väldigt fint och hedrande och de hävdade att det är ett av de finaste och mest ärofyllda pris de någonsin fått ta emot.

Vidare uppmärksammade vi hur varmt och familjärt det var inne på det lilla kontoret. Utöver Smiling-produkterna som ligger lite överallt kunde vi observera personliga föremål såsom fotografier på familjemedlemmar och teckningar ritade av barn lite här och där.

När veckomötet drog igång har klockan slagit nio och samtliga kollegor anslöt till ett provisoriskt uppbyggt bord som de precis vecklat ut i ena hörnet av rummet. En whiteboardtavla med veckans samtliga arbetsdagar plockades ner från väggen för att användas som hjälpmedel för att planera och komma ihåg veckans viktigaste aktiviteter. Därefter inledde Oscar morgonmötet. I denna stund upplevde vi, trots vår förmodan, att det finns en ledande position inom företaget. Oscar har titeln VD och utefter det som observerats har han också ett övergripande ansvar för verksamheten. Detta är något som han själv sedan poängterar under sin personliga intervju. Oscar inledde mötet med att informera sina medarbetare om sina viktigaste ståndpunkter från den föregående veckan. Sedan fortsatte han med att presentera kommande veckas aktiviteter. Därefter övergick taktpinnen till nästa medarbetare som presenterade föregående och kommande vecka på liknande vis, för att se till att samtliga var informerade om varandras arbetsfokus under veckan.

Under mötets gång fylldes whiteboardtavlan på med medarbetarnas inplanerade aktiviteter för att se till att hålla koll på varandras scheman och att säkerställa att de var medvetna om verksamhetens status. Mitt på bordet stod en skål fylld med Smilings olika produkter som vi till en början trodde skulle var fika till kaffet, men vi förstod ganska snart att produkterna inte var till för att ätas utan att det var just förpackningarna som

utgjorde ett av mötets stora fokus. Förpackningarna som låg i skålen var nämligen sönder och hade returnerats av olika återförsäljare. Oscar använde produkterna för att demonstrera Smilings största och mest kritiska problem för tillfället. De berättade för oss att problemet hade blivit ett återkommande bekymmer och de nu var tvungna att avgöra hur de ska gå tillväga i framtiden. Oscar menade att de har två alternativ: antingen avbryter de samarbetet med den nuvarande paketeraren och söker efter en ny eller får de sätta sig med paketeraren och tillsammans försöka hitta en lösning till problemet. Det blev tydligt för oss att samtliga medarbetare hoppas och tror att de ska kunna lösa det tillsammans med den nuvarande aktören. Däremot hade de redan tidigare påpekat problemet till paketeraren som tyvärr inte har lyckats lösa situationen.

Smiling har nu insett att problemet med påsarnas eurohål har kommit att påverka försäljningen betydligt mer än vad de räknat med. Stora kunder har rapporterat att hålen i påsarna gått sönder och att de därför kastat stora volymer och skickat fakturan till Smiling. Oscar informerade samtliga om hur allvarligt de bör se på detta problem eftersom det kan leda till att deras återförsäljare i värsta fall väljer att ta bort produkterna från sortimentet och att det kan leda till en minskad omsättning. Lyckas inte påsarna hängas i hyllan som de ska, finns det dessutom en risk för att slutkonsumenten inte köper produkten. Vidare berättade Oscar även att han har varit ute hos ett flertal återförsäljare för att skapa sig en uppfattning om skadans storlek samt för att se om det finns alternativa sätt att lösa problemet. För oss blev det uppenbart att Smiling är otroligt måna om att korrigera problemet och tillfredsställa sina kunder för att inte låta det skada företagets image. Det blir tydligt att de är väldigt känsliga och att små faktorer kan ha en avgörande betydelse för företagets framtid.

En annan produkt som fick mycket uppmärksamhet under mötet var deras juice som håller på att få en ny design. De har pratat om att genomföra denna förändring i över tre år och i januari i år bestämde de sig äntligen för att köra på sin idé. När de väl bestämmer sig då går det snabbt, menade de. Fyra månader senare finns nu den nya juicen i butikerna. Vi upplevde att de verkar vara mycket flexibla i sitt arbetssätt och samtliga kollegor tryckte på vikten av att kunna ställa om snabbt när det dyker upp en möjlighet. Under mötet diskuterades även ett och annat nytt samarbete som var på gång och alternativa expansionsmarknader presenterades. Tidsperspektiven i diskussionerna var väldigt varierande och det blev påtagbart när de hoppade mellan kontraktsskrivning vilket

eventuellt skulle ske under eftermiddagen, samtidigt som de någon minut senare diskuterade och planerade inför det nya tidsfönstret som var vecka 34, dvs. om lite drygt fem månader.

De nya exportmarknaderna som diskuterades under mötet var bland annat Frankrike. Det visade sig att en fransman nyligen kontaktat dem för att börja sälja deras produkter på den franska marknaden. Detta slutade med en livlig diskussion om bland annat översättningar av produktinformation, lansering och samarbeten. Även Danmark, Tyskland och Ukraina kom på tal under mötet när de diskuterade om framtida potentiella marknader att ta sig in på härnäst. Utifrån samtalen kunde vi tyda att de redan hade kontakter på plats på dessa marknader då diskussionerna inte handlade om hur de skulle gå tillväga för att etablera sig utan mer om när de skulle ta steget.

Under mötets gång plingade det till i Johans dator lite då och då och en av gångerna läste han upp ett av mailen som trillat in i inkorgen. Det var från en golfklubb som hade hört talats om företaget och som önskade att få börja sälja deras produkter. Vi informeras om att detta är relativt vanligt för Smiling, att potentiella återförsäljare hör av sig och frågar om och hur de ska gå tillväga för att ta in Smilings produkter i sitt sortiment. På sättet de beskrev det för oss upplevde vi att detta verkar vara ganska unikt inom branschen och något som Smiling är väldigt stolta över. Innan mötet avlutades hann det trilla in ytterligare ett mail i Johans inkorg och han knackade på en av våra axlar, för att visa upp att det första mailet inte var en slump. Detta pekar på att det inte var något tillfälligt utan att det faktiskt inte tillhör ovanligheten att få kundförfrågningar skickade till sig.

Mötet avslutades ganska exakt en timme senare och vi hade då bildat oss en uppfattning om att Smiling gärna fattar stora beslut gemensamt. Beslut av mindre karaktär fattas däremot till stor del individuellt, inom varje enskild medarbetares ansvarsområde. Samtliga ansvarar för ett särskilt område och det blev tydligt för oss att inom sitt område är respektive medarbetare fri att fatta de beslut som bedöms vara bäst för verksamheten. Vi tolkade detta som att initiativtagande och ansvar är något som uppmuntras för att se till att behålla sin entreprenöriella anda. Under mötet blev det även tydligt för oss att samtliga medarbetare är väldigt engagerade och att de alla har en stor passion för företagets affärsidé, något som går att tolka utefter sättet de talar om sin verksamhet.

Efter att mötet avslutades hjälptes medarbetarna åt att packa in mässmaterial i bilen för Linnea skulle under eftermiddagen köra ner till Malmö för att dagen därpå medverka på en mässa. Vi frågade henne om det alltid var hon som åkte på mässorna, i och med att hon är PR-ansvarig, men fick då reda på att just mässorna är något som de valt att dela upp mellan samtliga grundare oavsett post. Detta beslut har de tagit för att det inte alltid ska vara samma person som är ifrån kontoret och får åka land och rike runt. De anser att det kan vara tröttsamt och de menar även att det gäller att prestera under mässorna. Där måste de verkligen lyckas förmedla och sälja in sitt koncept till potentiella kunder och återförsäljare och att det därför är gynnsamt att alla gör det för att inte tröttna. I övrigt är dock Smilings verksamhet mer uppdelad vad gäller arbetsuppgifter och varje person har sitt område som de ansvarar över, vilket kan utläsas i tabell 4 som presenterades i avsnitt 3.4.

5.4 Hur ser uppbyggnaden av Smilings nätverksorganisation