Utbildning och stöd

I det här avsnittet redovisar vi det tema vi kallar för _{​utbildning och stöd, vilket berör hur} utbildning ska erbjudas och utformas samt så kallade “förändringsambassadörer” som ska erbjuda stöd för kollegor. Här kommer alltså det stöd som respondenterna diskuterade i temat

digital mognad in och där respondenterna beskriver planen för utbildning, men även egna reflektioner kring utbildning och stöd.

4.4.3.1 Utbildning

Planen är att leverantören ska ta fram och hålla i utbildningen, utifrån kommunens behov och önskemål. Den främsta utbildningen kommer ske genom en digital distansutbildning där användaren själv väljer när, och om, den genomför den. Huvudprojektledaren menade att utbildningen kommer _{​erbjudas till alla medarbetare och att det innebär att den inte är} obligatorisk. Dock menade hon på att målet är att alla medarbetare ska genomföra den. Utbildningen planeras finnas i olika utformning och det kommer även erbjudas föreläsningar “på plats”, som huvudprojektledaren uttryckte det.

Huvudprojektledaren och tillförordnade projektledaren diskuterade att flexibila utbildningsmöjligheter måste erbjudas på grund av de varierande arbetsuppgifterna, arbetstiderna och förkunskaperna hos medarbetarna. De berättade att utbildningen kommer ha olika “svårighetsgrader” eller nivåer beroende på vilken typ av användare som ska genomföra den. De menade att användare som i deras dagliga arbete inte kommer använda särskilt många eller komplicerade funktioner, inte heller ska lägga tid på att lära sig dem. Det finns dock användare som istället kommer använda den nya plattformens funktioner mer eller mindre fullt ut och att dessa behöver ha en mer djupgående och heltäckande utbildning. Utöver att utbildningen behöver varieras utifrån användarens behov behöver den också anpassas utifrån olika målgrupper, som delprojektledaren uttryckte det. Olika målgrupper hon nämnde är förändringsambassadörer, chefer, projektdeltagare och medarbetare, i ordning för mängd utbildning. Förändringsambassadörerna beskrevs behöva mest, eller bredast utbildning, så att denne sedan kan sprida kunskapen till sina kollegor. Medarbetare har som nämnt olika “digital mognad” och kunskapsnivå när det gäller digitala lösningar. Huvudprojektledaren och tillförordnade projektledaren menade att dessa faktorer kombinerat, tidigare digital kunskapsnivå och utsträckning som verktygen används, avgör om en användare behöver en snabbgenomgång av verktygen eller mer detaljerad utbildningen för att lära sig funktionerna.

Verksamhetsutvecklaren tog upp exempel på hur kommunen planerat och genomfört utbildning vid uppdatering och utbyte av IT-system tidigare. Han har länge jobbat inom kommunala verksamheter och har sett flera mindre lyckade införanden eller uppgraderingar av IT-system. Han menade att kommunala organisationer generellt inte är bra på att utbilda och informera medarbetare när det kommer till IT-system. Däremot menade han att kommunen blivit bättre på det genom åren och att han ser tydliga skillnader i det här projektet. Han berättade att projektledningen försöker se projektets helhet genom att ha förvaltningsrepresentanter och att kommunens genomförande tidigare brustit för att de endast haft enstaka perspektiv. Han har sett att utbildningen kanske planerats av IT-tekniker som själva har stor förståelse för systemen och kan ha haft svårt att se vad andra medarbetare kan tänkas behöva för stöd. Om utbildningen inte var tillräcklig eller passade för verksamheterna har de fått lösa upplärningen själva. Verksamhetsutvecklaren menade att utbildning borde anpassas efter verksamheterna och att det då krävs att medarbetare får vara med i framtagandet av utbildning. Medarbetarna är de som ska använda systemet och gå utbildningarna och han menade att deras åsikter och återkoppling kan bidra till bättre utformad utbildning. Respondenten förklarade vidare att anpassning av utbildning

blir ett sätt att bemöta behovet av individuellt stöd, vilket annars kan vara svårt att ge med tanke på det stora antalet medarbetare på Leanlink.

4.4.3.2 Förändringsambassadörer

För att komplettera utbildningarna kommer det även finnas så kallade _{​förändringsambassadörer​}, medarbetare som frivilligt anmäler sig att vara ett extra stöd för sina kollegor när plattformen väl börjar användas. Förändringsambassadörerna är även tänkta att uppmuntra kollegor för att skapa en god syn på förändringen. De flesta respondenter hade innan intervjun _{​fått en beskrivning av} förändringsambassadörernas uppgift och roll. Idrottsutvecklingschefen blev däremot introducerad till dem först under intervjun. Trots det beskrev även han nämnda syften med förändringsambassadören, men han gav också en annan bild av hur han tänkte att ambassadörerna skulle bidra. Han såg ambassadören som ett stöd för verksamhetscheferna och menade att en formell förändringambassadör kan avlasta chefen och att de kan hjälpas åt att stötta kollegor.

Alla respondenter var överens om att förändringsambassadörer kommer underlätta införandet av samarbetsplattformen, men det fanns viss oklarhet hur det skulle gå till i praktiken för vissa verksamheter. Idrottsutvecklingschefen och förvaltningsrepresentanten för KoF belyste inte det praktiska genomförandet som ett problem, medan förvaltningsrepresentanten för Leanlink och verksamhetsutvecklaren hade stort fokus på det. De såg att det kan bli problematiskt att ha förändringsambassadörer i Leanlinks verksamheter eftersom de har många arbetsplatser med få medarbetare. De gav exempel med äldreboenden med sex medarbetare som geografiskt inte ligger i närheten av andra boenden och skolkök med inte fler än tre medarbetare. Problemet de lyfte här var att det initialt planeras för en förändringsambassadör per 40 anställda. De menade att det måste anpassas efter verksamhet eftersom den fördelningen inte är anpassad för mindre arbetsplatser och att det finns risk att vissa blir utan.

Sammanfattningsvis är utbildning och förändringsambassadörer tänkta att underlätta införandet av den nya samarbetsplattformen, men möjligheten att hålla utbildningar och tillgängliggöra förändringsambassadörer varierar mellan förvaltningarna. Tanken är därför att erbjuda olika upplägg för detta, men att det inte är bestämt i dagsläget hur detta ska gå till.