07.1. Tertialrapport April 2020 samhällsbyggnadsnämnden

(1)

Tertialrapport April Tertial 1 2020

Samhällsbyggnadsnämnden

(2)

Innehållsförteckning

1 Ekonomisk uppföljning ... 3

1.1 Prognos Samhällsbyggnadsnämnden ... 3

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget ... 3

1.3 Investeringsprognos ... 4

1.4 Återsökning av statsbidrag ... 4

1.5 Exploateringsredovisning ... 4

2 Kvalitetsstyrning ... 6

2.1 Viktig information och förändringar ... 6

2.2 Kvalitetsstyrning (nämnd) ... 6

2.3 Nya data och resultat ... 10

3 Målstyrning ... 11

3.1 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt ... 11

3.2 Attraktiv och effektiv organisation ... 12

4 Uppdrag ... 15

4.1 KS/KF Uppdrag ... 15

5 Riskhantering - internkontroll ... 16

5.1 Upphandlingskompetens saknas för viktiga upphandlingar ... 16

5.2 Förändrade ekonomiska förutsättningar... 16

5.3 Brister i rättssäkerhet ... 16

Bilagor

Bilaga 1: Exploateringsprognos T1 2020 Väsjön Bilaga 2: Exploateringsprognos T1 2020

Bilaga 3: Pågående detaljplaner

(3)

1 Ekonomisk uppföljning

1.1 Prognos Samhällsbyggnadsnämnden

Stratsys - SBN Nämndrappot 2020

Period-

budget

Period-

utfall Års-budget Prognos Apr

Avvikelse årsbasis

Prognos feb Total

SAMHÄLLSBYGGNADSNÄM ND

Intäkter -2 067 080 -2 451 396 -6 200 000 -6 200 000 0 -6 200 000

Kostnader 4 447 046 12 060 407 13 100 000 13 100 000 0 13 100 000

Netto (tkr) 2 379 966 9 609 012 6 900 000 6 900 000 0 6 900 000

PER

VERKSAMHETSOMRÅDE Nämnd

Intäkter 0 0 0 0 0 0

Kostnader 733 478 710 760 2 200 000 2 200 000 0 2 200 000

Netto (tkr) 733 478 710 760 2 200 000 2 200 000 0 2 200 000

Samhällsbyggnadsvht

Intäkter -2 067 080 -2 451 396 -6 200 000 -6 200 000 0 -6 200 000

Kostnader 3 713 568 11 344 422 10 900 000 10 900 000 0 10 900 000

Netto (tkr) 1 646 488 8 893 026 4 700 000 4 700 000 0 4 700 000

Prel. kostnader (interna) 0 0 0 0 0 0

Differenser / felkonteringar 0 5 225 0 0 0 0

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget

Nämnden prognostiserar enligt budget.

Periodutfallet avseende intäkter är något högre jämfört med budget och avser ej periodiserade planavgifter. Periodutfallet avseende kostnader är mycket högre jämfört med periodbudget och avser felkonterad kundförlust om 7,9 miljoner kronor som kommer bokas om under maj månad.

Prognosen bedöms som säker.

Kommentarer till prognos per verksamhetsområde

Nämnd

Prognostiserar enligt budget. Periodutfallet om 0,7 miljoner kronor är i linje med periodbudget om 0,7 miljoner kronor.

Mät och kart

Verksamheten prognostiserar enligt budget. Intäkterna avseende mät och kartavgifter är lägre om 0,3 miljoner kronor jämfört med periodbudget vilket beror på ej fakturerade årsavtal som kommer belasta resultatet senare under året.

Kostnaderna avseende köp av interntid från kommunstyrelsen är lägre med 0,25 miljoner kronor vilket beror på senare tillsättning av vakanser.

(4)

Plan

Verksamheten prognostiserar enligt budget. Intäkterna avseende planavgifter är högre om 0,6 miljoner kronor jämfört med budget med anledning av fel periodisering. Kostnaderna avseende köp av interntid från kommunstyrelsen är enligt plan.

Eventuell omdisponering av budget Omdisponering av budget är inte aktuell.

Planerade åtgärder vid eventuella underskott Nämnden prognostiserar enligt budget.

1.3 Investeringsprognos

Investeringar, mkr Budget 2020 Prognos Avvikelse

1.4 Återsökning av statsbidrag

Myndighet Medel t.o.m. april 2020 Medel - utfall

1.5 Exploateringsredovisning

Exploateringsverksamhet, mkr. Detaljplan + gata. Budget 2020 Prognos Avvikelse

Detaljplan + gata 81,9 65,6 -16,3

Detaljplan + gata -415,4 -303,8 111,6

Totalt -333,5 -238,2 95,4

Exploateringsprognosen för 2020 skrivs ned med 95,4 Mkr jämfört med budgeten. Inkomsterna bedöms vara 16,3 Mkr lägre och genomförandeutgifter bedöms vara 111,6 Mkr lägre än budgeterat.

Inkomsterna påverkas av att planerat genomförande flyttas framåt i tiden, och motsvarande fakturering av gatukostnadsersättning inte sker. Inkomstminskningen har alltså ingen nettoeffekt. Att

gatukostnaderna ändå är lägre än budget förklaras av att

-Brygganläggningen i Edsviken är pausad i väntan på verifiering av lösning för dagvattenrening -Genomförande inom Väsjöområdet är framflyttat i tid. Totala prognosen för Väsjöområdet är dock oförändrad.

-Kostnader för VA-omläggning i kvarteret Tabellen har blivit dyrare än förväntat, och utreds för närvarande i samverkan med SEOM. Slutliga effekter för kommunen har inte tagits med i denna prognos, utan kommer att klargöras i nästa rapportering.

För ytterligare detaljer, se bilaga "Exploateringsredovisning T1". Inför nästa delårsrapport kommer listan att rensas från rena anläggningsprojekt som från och med då kommer att redovisas på annat sätt.

Anläggningsprojekt är till exempel LIFE bottenbehandling av Norrviken, brygganläggning i Edsviken, med flera. Likaså medfinansiering i förbättring av befintlig infrastruktur så som dagvattentunnel i Helenelund. Inför nästa delårsrapport kommer Reveljen, del av kappetorp, Turebergs Allé, Slangen och del av Kronåsen att slutredovisas.

(5)

(6)

2 Kvalitetsstyrning

2.1 Viktig information och förändringar

Under årets första månader (tertial 1) har verksamheten påverkats av den pågående smittspridningen av Corona CV-19. Det handlar främst om att inställda nämndsammanträden under mars och april medfört att samtliga ärenden inte har kunnat tas upp för information och beslut i nämnden. Dock har samhällsbyggnadsnämndens ledamöter samrått och prioriterat bland aktuella ärenden och därefter har prioriterade ärenden kunnat fattas av ordföranden i form av så kallade ordförandebeslut.

Formerna för verksamhetens utåtriktade aktiviteter har dessutom anpassats till Folkhälsomyndighetens rekommendationer och kommunens riktlinjer att inte ha fysiska möten med externa deltagare.

Planerad medborgadialog för återställning av Fågelsångsparken genomförs därför endast i digital form under maj månad.

Arbetet med att se över det geografiska informationssystemet (GIS) fortsätter. Ansvaret för GIS ligger enligt reglementet på kommunstyrelsen men då ett fungerande GIS är en förutsättning för en

sammanhållen digital samhällsbyggnadsprocess sker utvecklingen i nära samarbete med

samhällsbyggnadsavdelningens övriga nämnder. Arbetet går ut på att skapa förutsättningar för en bred fungerande GIS-lösning. Det görs främst på två sätt:

 kommunen ska gå från två GIS-system till ett GIS-system

 informationskartläggning genomförs inom ramen för mål om digitalisering

Byte av GIS-plattform är en grundförutsättning för att effektivt arbeta med en digitaliserad samhällsbyggnadsprocess med god användbarhet för alla involverade parter. Det nya systemet

kommer att vara navet för Sollentuna kommuns geodata och ska fungera som ett tydligt funktions- och kommunikationsverktyg, både inom samhällsbyggnadsavdelningen och andra avdelningar i Sollentuna kommun. Kartinformation ska vara lättillgänglig och systemet ska innehålla funktioner med

direktkontakt till externa databaser, exempelvis kartappar med rapporteringsfunktioner.

Tillsammans med inköpsenheten arbetar avdelningen på en smidig lösning i samband med

systemskiftet. När beslut om systemförflyttningen har fattats kommer roller, funktioner och ansvar i det nya systemet skapas. En geodatasamordnare har utsetts för detta arbete.

Samhällsplaneringsverksamheten har under perioden fått ordinarie enhetschef på plats och tjänsten som ordinarie planchef är utlyst. Inom projektgenomförandeverksamheten har tidigare enhetschef slutat under perioden. En tillförordnad chef är ersättare tills dess att ny ordinarie chef är på plats i maj 2020.

2.2 Kvalitetsstyrning (nämnd)

2.2.1 Målgrupp (Kunder – brukare – invånare - intressenter) Kvalitetsfaktorer nämnd:

Nöjda byggherrar

Kommentar

God myndighetsservice är viktigt ur många aspekter, inte minst för att Sollentuna ska kunna uppnå målet att bli Sveriges företagsvänligaste kommun. Det är också viktigt att ha ett starkt kundfokus för att lokalisera förändrade behov eller skav i nuvarande processer. Bemötandet ska vara lyhört, professionellt och engagerat.

Kundnöjdheten mäts vartannat år genom Nöjd-Kund-Index (NKI) i stadsbyggnadsbenchens enkät.

Enkätens frågor berör olika aspekter på service och kontakter med kommunen under olika faser av stadsbyggnadsprojekten.

Kontinuerligt utvecklingsarbete pågår till exempel inom ramen för stadsbyggnadsbenchen och byggherreenkäten som genomförs under 2020. Stadsbyggnadsbenchen fokuserar i år på tidplaner och

(7)

hur kommuner kan dra lärdomar av varandra i arbetet med att uppnå rimliga och genomförbara tidplaner i detaljplaneprojekt och även hur kommunikationen kan förbättras för att skapa mer realistiska förväntningar på processen.

När samhällsbyggnadsavdelningen bildades identifierade avdelningen ett behov av att tydliggöra hur arbetet i projekten initieras, organiseras och styrs. Som en del i detta och i att skapa tydlighet gentemot byggherrarna har projektmodellen därför setts över. Roller och ansvar har definierats kopplade till olika samhällsbyggnadsprojekt. Detta arbete har i sin tur resulterat i en projekthandbok. Nästa steg blir utbildning och implementering av modellen.

Inom verksamheten för projektgenomförande arbetar man kontinuerligt med erfarenhetsåterföring och kunskapsspridning. En del i detta arbete har handlat om att få fram bättre underlag när entreprenörer och andra parter fakturerar kommunen i genomförandeprocessen.

Kvalitetsindikator Utfall 2018

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Styrgräns kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Total NKI (Nöjd-

Kund-Index) - - 50

Kommentar

Årets resultat har ännu inte presenterats utan kan analyseras först i början av 2021.

NKI nöjdhet, förmåga att hålla överenskommen tidplan i genomförandefasen

5,5 - 6

Kommentar

NKI

nöjdhet, kommunens utbyggnadstakt av infrastruktur i genomförandefasen

- - 5

Kommentar

NKI tydlighet kring utbyggnadskostnader som byggherren ska stå för enl. avtal i

genomförandefasen

- - 5,6

Kommentar

Kvalitetsfaktorer nämnd:

Delaktighet i samhället

Kommentar

Sollentuna ska verka för en inkluderande och hållbar urbanisering samt förbättra kapaciteten för deltagandebaserad, integrerad och hållbar planering och förvaltning av samhällsbyggandet. Detta är viktigt för att uppnå kommunens övergripande mål om hållbar tillväxt och kommuninvånarnas möjlighet till att påverka sin val men även de internationella åtaganden som samordnas genom FN.

Genom att ge sakägare i planprocessen möjlighet att genom en enkät yttra sig om hur nöjda de är med processen säkerställs att nivån på delaktighet är god. Med anledning av personalförändringar inom planverksamheten har arbetet med att utveckla former för enkät förskjutits.

Kommunstyrelsen har sedan 2014 antagit dokumentet Regler för medborgardialog som ger tydliga riktlinjer för hur dialoger ska bedrivas. Dessa följs upp i samband med dialoger kopplade till

planprocessen. Medborgardialog för återställning av Fågelsångsparken har under våren planerats och

(8)

kommer att genomföras digitalt under maj månad.

Tillgången på lättläst och tillgängliggjord detaljplaneinformation är en förutsättning för delaktighet i samhällsbyggnadsprocessen. Sedan årsskiftet är gällande detaljplaner tillgängliggjorda digitalt på Sollentuna kommuns webbplats. Verktyget behöver kontinuerligt ses över i nära samarbete med kontaktcenter för att ytterligare utveckla tjänstens användarvänlighet.

Digitalisering möjliggör spridning av information till en bred massa. Alla har dock inte samma förutsättningar att ta till sig information via internet. Därför har de fysiska utställningarna i samband med detaljplanearbetena utvecklats i samverkan med kommunens olika bibliotek. Detta aktualiserades i och med flytten från det mer centralt belägna Turebergshuset till The Factory i Häggvik vid

årsskiftet.

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Andel nöjda sakägare

i planprocessen (agenda 2030, mål 11)(%)

- - 70

Kommentar

Indikatorn syftar till att få en bild av tilliten till kommunens hantering och följs upp en gång per år varpå inget utfall kan rapporteras denna tertial. För att mäta nöjdheten utvecklas en enkät som bör gå ut till sakägarna i ett urval planer i samband med att de vunnit laga kraft och gärna i kombination med information om att de just vunnit laga kraft.

Urvalsprocessen behöver spegla planernas olika grad av komplexitet och omfattning. Enkätens utformning och planernas urvalskriterier är i detta skede ej fastslagna.

2.2.2 Verksamhet Kvalitetsfaktorer nämnd:

Effektiv organisation

Kommentar

Sollentuna kommun ska genom en utvecklad intern struktur, styrning och uppföljning hålla fokus på kvalitet, effektivitet och måluppfyllelse. Genom effektiviserade processer frigörs tid för verksamheten att lägga fokus på grunduppdraget och kärnverksamheten.

Inför 2020 har behovet identifierats av dels en uppdatering av prioriteringsmodellen för nya exploateringsprojekt, dels en prioritering av samtliga exploateringsprojekt i portföljen och även en projektmodell för exploateringsprojekt.

Under årets första månader (tertial 1) har projektmodellen för samhällsbyggnadsprojekt vidareutvecklats och breddats till att omfatta alla detaljplaner med och utan genomförande av allmänna anläggningar. Modellen omfattar även större anläggningsprojekt. Fokus för

utvecklingsarbetet är att säkerställa en sammanhållen samhällsbyggnadsprocess där drift- och genomförandefrågor hanteras tidigt i planeringen och där länken till bygglovshantering och annan myndighetsutövning är stark och inte innebär omtag eller fördröjning.

Under året kommer processer för utvecklad prioritering och styrning av hela portföljen samhällsbyggnadsprojekt med särskilt fokus på ekonomistyrning att fortsätta.

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Leveranstid

nybyggnadskartor - antal dagar

21 - 25 30

(9)

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Kommentar

Förbättringsinsatser i arbetet med nybyggnadskartor har genomförts och de flesta av insatserna har bidragit till snabbare leveranstider än accepterad styrgräns.

 Samtliga berörda medarbetare kan göra alla typer av mät- och kartuppdrag. En fördelning av uppdragsansvar har gjorts i gruppen så att de som kan arbetet bäst haft huvudansvaret i framtagande av nybyggnadskartor.

 Bygglovsverksamheten har kommit med förbättringsförslag över kartornas innehåll och möjliggör för handläggarna att fatta ett säkert beslut. Ändringarna har medfört förlängd handläggningstid av nybyggnadskartorna med genomsnittet en halv dag.

 Nybyggnadskartorna innehåller VA-information som kommer från externa parter. Leveranstiden av VA- information tar mellan en och två veckor i anspråk vilket är en förbättring jämfört med 2019.

Stabil nivå på bostadsbyggande

Kommentar

Kvalitetsfaktorn är ett utvecklingsområde och ingår i målstyrningen, se 3.1.1. Ökat bostadsbyggande.

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Antal

inflyttningsklara bostäder - - - - - - - -

Kommentar

Kvalitetsfaktorn inklusive indikator är ett utvecklingsområde och ingår i målstyrningen, se 3.1.1. Ökat bostadsbyggande.

Digital samhällsbyggnadsprocess

Kommentar

Kvalitetsfaktorn är ett utvecklingsområde och ingår i målstyrningen, se 3.2.1. Digitaliserad samhällsbyggnadsprocess.

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Andel uppfyllda

delar av de fyra

effektmålen kopplade till den digitala

samhällsbyggnadsprocess en (%)

- - - - - - - -

Kommentar

Kvalitetsfaktorn inklusive indikatorn är ett utvecklingsområde och ingår i målstyrningen, se 3.2.1. Digitaliserad samhällsbyggnadsprocess.

2.2.3 Ekonomi

Gatukostnad per kvadratmeter bruttoarea

Kommentar

Sollentuna kommun har en omfattande portfölj av exploateringsprojekt. Det är därför angeläget att

(10)

nämnden prioriterar mellan olika stadsutvecklingsområden och projekt. På samma sätt är det viktigt att identifiera olika vägval som behöver göras inom ett projekt ur ett ekonomiskt perspektiv. Ett nyckeltal som saknas idag, men som bedöms ha stor påverkan på utfall för både ekonomi och klimat i

exploateringsprojekt är gatukostnader per kvm BTA tillkommande bostäder. Värdet vad gäller gatukostnad per kvm BTA (kr) ska vara så lågt som möjligt.

Om verksamheten utöver intäkt från gatukostnadsersättning även kan upprätta en modell för koldioxiduppskattning relaterad till gatukostnader, har kommunen två mycket bra mått för att styra mot ett mer resurseffektivt och klimatsmart samhälle.

Arbetet med modellen har inte kommit vidare och kräver en bred uppslutning av kompetenser inom samhällsbyggnadsverksamheten. Här har förutsättningarna till samarbete försvårats av nuvarande epidemi, men arbetet förväntas återupptas efter sommaren.

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Andel

exploateringsprojekt med gatukostnader som överstiger 1500 per kvm BTA (kr)

- - - - - - - -

Kommentar

Kvalitetsindikator saknas idag. Indikator etableras under år 2020 och implementeras år 2021.

2.3 Nya data och resultat

Nämndens planportfölj innehåller en rad pågående planarbeten. Status för dessa återfinns i bilagan

"pågående detaljplaner".

(11)

3 Målstyrning

Övergripande mål:

3.1 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt

Nämndmål:

3.1.1 Ökat bostadsbyggande

Kommentar

Behovet av nya bostäder är stort. Kommunen ska fortsätta att ta sitt ansvar för attraktiv bostadsproduktion genom att skapa förutsättningar för bebyggelsen som är:

• Socialt, ekonomiskt och miljömässigt hållbar

• Estetiskt rik med uttrycksfull och varierande gestaltning

• Mångfunktionell med blandade värden för invånare

För att lyckas krävs en uppdatering av prioriteringsmodellen för nya samhällsbyggnadsprojekt, en prioritering av samtliga projekt i portföljen, liksom att projektstyrningen och en projektmodell vidareutvecklas och tydliggörs.

Bostadsbyggandet har ökat under 2019 och prognosen för 2020 är fortsatt god, dock med de osäkerheter som råder kring effekter av Coronakrisen.

Planeringen är fokuserad till de fem stadsutvecklingsområdena Väsjön/Edsberg, södra Häggvik, Tureberg, Helenelund/Silverdal och Rotebro.

Planerna för södra Häggvik omfattar totalt ca 4000-5000 nya bostäder och nya lokaler för

centrumverksamhet, handel och kontor. Planerna omfattar även kommunal service i form av en ny grundskola, idrottshall, nya förskolor och särskilda boenden samt en ny entré till Häggviks

pendeltågsstation. Under 2020 har byggstart skett för två bostadskvarter om ca 850 mindre lägenheter, strax söder om kontorshuset The Factory som nu tjänar som kommunhus. Hösten 2020 kommer ett nytt handelskvarter, utefter Bagarbyvägen, att invigas. Under våren 2020 planerar verksamheten att påbörja arbetet med en ny detaljplan för kvarteret Stinsen.

I Tureberg har en stor vatten- och avloppsledningsomläggning slutbesiktigats i slutet av april, vilket innebär att den sista tomten i kvarteret kan gå ut på markanvisning. Inflyttning pågår i de första av totalt ca 170 lägenheter inom kvarteret Tårpilen, vid Turebergsleden. I Mässområdet kan detaljplanen vinna laga kraft inom kort och de första entreprenaderna skulle då kunna inledas inom ett år för utveckling av 750 nya bostäder, torgmiljöer och en ny anslutning till Turebergsleden. Planering pågår också för förtätning av det befintliga kvarteret Traktören längs östra sidan av Malmvägen.

I Väsjön pågår anpassning av planering och utbyggnad efter nedgång i bostadskonjunkturen.

Kommunstyrelsen har godkänt en ny strategi med en mer rimlig förväntan på bostadsetableringen och med en målsättning att säkerställa att delprojekten löpande balanseras vad gäller kostnader och intäkter. En stor entreprenad för markarbeten på det som ska bli kvarteret Väsjö torg pågår parallellt med förhandlingar om markförsäljning. Genomförandeplaneringen för norra Väsjön anpassas till den nya strategin.

I Helenelund väntas detaljplanen för kv Hoppet som omfattar ändstation för Tvärbanan vinna laga kraft under våren 2020. Detaljplanen omfattar även byggrätter för cirka 200 bostäder som också kommer att utgöra ett bullerskydd för befintlig bostadsbebyggelse inom kvarteret. Under året tas en samlad utvecklingsplan fram för Helenelund där all mark inom kommunkoncernen studeras utifrån marknadsmässiga förutsättningar att nå de strategiska utvecklingsmål som finns för området. I norra Silverdal pågår byggnation inom kvarteret Middagen och kvarteret Manövern och Majoren som tillsammans rymmer cirka 300 bostäder i flerbostadshus och radhus.

I centrala Rotebro pågår planarbete för ca 350 nya bostäder inom kvarteret Ritsalen samt lokaler för

(12)

handel och kontor/verksamheter inom fastigheterna Resan 1 och Reveljen 4. En mindre detaljplan för Rågen 12 med ca 30 bostäder väntas bli antagen till sommaren. Öster om väg E4 pågår detaljplanering för ca 165 nya hyresrätter i Sollentunahems regi i anslutning till Bollstanäsvägen. Intill sjön Norrviken finns en laga kraftvunnen plan för Ruletten 4 och 28 som medger ca 60 bostäder, vilka skulle kunna stå färdiga 2021/2022. På grannfastigheten Ruletten 30, omedelbart öster om väg E4 prövas inom ramen för ett programarbete om det är möjligt att förverkliga en blandad bebyggelse med bostäder och verksamheter för att öka upplevelsen av tryggheten utmed strandpromenaden.

Indikatorer Utfall

2018

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Målvärde 2020

Utfall kvinnor 2020

Målvärde kvinnor 2020

Utfall män 2020

Målvärde män 2020 Antal

inflyttningsklara bostäder

252 576 141 500

Kommentar

Antalet inflyttningsklara lägenheter är under den första tertialen 2020 preliminärt 141. Efter förtydligande rutin och anvisning för inrapportering till Statistiska centralbyrån sker från årsskiftet 2019/2020 uppföljning per inflyttningsklar lägenhet istället för totalt projektavslut. Förhoppningen är att detta bidrar till en mer exakt prognos.

Övergripande mål:

3.2 Attraktiv och effektiv organisation

Nämndmål:

3.2.1 Digitaliserad samhällsbyggnadsprocess

Kommentar

Regeringen har gett uppdrag till Lantmäteriet, Boverket m.fl. myndigheter att skapa förutsättningar för en helt digital samhällsbyggnadsprocess. Detta görs eftersom en digital samhällsbyggnadsprocess bedöms kunna effektivisera processen väsentligt, men även för att medborgare och näringsliv förväntar sig digitala kontakter med myndigheterna. Dessutom medför en digital

samhällsbyggnadsprocess att myndigheter och kommuner upplevs som mer attraktiva arbetsplatser.

Förutsättningarna ska finnas på plats under första halvåret 2025 med delmål uppnådda under 2021.

Målet kommer behöva följas upp kontinuerligt under de kommande tre åren. Med effektmål:

•Informationen är enhetlig, tillgänglig och i digital form

•Alla delar av samhällsbyggnadsprocessen är digital och tar stöd i digitala lösningar

•Dialog, internt inom kommunen likväl som med medborgare och näringsliv, sker digitalt

•Automatisering är möjliggjord och implementerad för enklare ärenden.

(13)

Bilden är tagen från Lantmäteriets rapport "Digitalt först" och visar fyra grundläggande steg till ökad digital mognad. Det första steget, till vänster, är att skapa ”ordning och reda” i den digitala

informationsinfrastrukturen.

I enlighet med Lantmäteriets förslag på ett första steg till en digital samhällsbyggnadsprocess (se ovan) har en systemkartläggning och en geodatastrategi påbörjats.

Systemkartläggningens syfte är att organisera förvaltningen av IT-system och dess data.

Kartläggningen kommer att vara en grund i arbetet med att skapa ett effektivt och rättssäkert digitalt arbetssätt.

I dagsläget används många system för olika IT-lösningar och ofta finns det kopplingar till information i interna och externa databaser. En struktur för hur avdelningens systemkartläggning genomförs är framtagen och utgår från Sollentuna kommuns systemförvaltningsmodell PM3. I

systemförvaltningsarbetet görs kartläggning av IT-systemens avtal, kostnader, aktualitet och

utveckling samt informationssäkerhetsaspekter. En informationshanteringsplan kommer att upprättas och högsta prioritet är att systemen ska hantera information rättssäkert enligt GDPR.

Arbetet med en geodatastrategi har två inriktningar, dels att kartlägga vilket geografisk data som kommunen förvaltar, dels vilket geografiskt informationssystem (GIS) som ska användas. Arbetet ska leda till en säker och effektiv förvaltning och användning av geografisk data samtidigt som

avdelningen förbereder för framtida funktionaliteter och standarder.

Geodata (geografisk data) är data som beskriver företeelser inklusive deras geografiska läge och hanteras i GIS. I GIS finns funktioner för sortering, analys och kommunikation samt presentation av geodata med hjälp av olika karttjänster.

I olika delar av samhällsbyggnadsprocessen används geografiska data som underlag för planering och beslutsfattande. Det kan handla om kartunderlag till detaljplaner, underlag för bygglovsbeslut, en webbkarta till en entreprenör mm.

En förvaltningsplan av geografiska data kommer att tas fram i höst och detsamma gäller avtal för nytt GIS-system.

Ett gediget arbete med att tolka och digitalisera kommunens alla detaljplaner genomfördes under 2019 i nära samarbete med Boverket. Tjänsten lanserades i början av 2020. Sollentuna kommun är därmed en av de första kommunerna i landet att ha en helt digital databas över alla detaljplaner. Detaljplanerna blir på det här sättet lättare att tolka. Digitala detaljplaner gör det möjligt att ta ut statistik och göra analyser. Under 2020 hanteras vissa felaktigheter som upptäckts i systemet.

Verksamheterna fokuserar nu på att säkerställa ett enhetligt projektverktyg för hantering av dokument, projektplanering och uppföljning. En projektgrupp och styrgrupp har tillsatts och projektplan

(14)

godkänts. Nu pågår leverantörsvisningar och övrig omvärldsbevakning samt inledande behovsanalys.

När styrgruppen sammanträder i juni kommer beslut fattas om en upphandling ska genomföras eller om det är möjligt att avropa på ett befintligt avtal.

Indikatorer Utfall

2018

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Målvärde 2020

Utfall kvinnor 2020

Målvärde kvinnor 2020

Utfall män 2020

Målvärde män 2020 Andel uppfyllda

delar av de fyra effektmålen kopplade till den digitala samhällsbyggnadspro cessen (%)

0 0 0 10

Kommentar

Ännu saknas utfall. Arbetet med att förtydliga och bryta ner effektmålen anpassade till verksamheten pågår.

(15)

4 Uppdrag

4.1 KS/KF Uppdrag

Lägesrapport kring eventuella uppdrag från KS/KF. Avsnittet kan innehålla uppdrag som är

rapporterade till nämnd (dvs. avslutade) men fortfarande under beredning av KLK för återredovisning till KS/KF.

4.1.1 Nämndinterna uppdrag

(16)

5 Riskhantering - internkontroll

5.1 Upphandlingskompetens saknas för viktiga upphandlingar

Orsak

Det finns en risk att resurser saknas inom inköp som kan stötta i samband med stora upphandlingar.

Detta kan ha en negativ påverkan på tidplanen för upphandling, samt resultat av upphandling.

Status Kontroll/åtgärd

Pågående Konsultstöd tas in om risken faller ut.

Kommentar Tertial 1 2020

Upphandlingsstöd inom entreprenadupphandling samt upphandlingskoordinator har tillsatts och en plan för upphandlingar under de kommande 18 månaderna håller på att sammanställas för att möjliggöra planering för kvalitetssäkring.

5.2 Förändrade ekonomiska förutsättningar

Orsak

Budget är känslig för svängningar i konjunkturen. Detta med anledning av att delar av verksamheten finansieras av intäkter i form av bland annat detaljplaneintäkter, avgifter för planbesked, kart- och mätningsuppdrag, samt avgifter kopplade till bygglovsprocessen. Det kan innebära att nämndens prognostiserade intäkter kan minska av skäl som nämnden inte kan påverka.

Pågående

Kontinuerlig ekonomisk uppföljning, samt beredskap att fatta snabba beslut kopplat till ev. minskade intäkter. Översyn av samtliga taxor och avgifter så att avdelningen har kostnadstäckning, med stöd av lagstiftning.

Samordning av planering och beslutsfattande kopplat till rekrytering sker.

5.3 Brister i rättssäkerhet

Orsak

Bristande rättssäkerhet där vi riskerar skadestånd eller genererat extraarbete till följd av att beslut inte håller i överprövande instanser.

Pågående Rutin för erfarenhetsåterföring då ett ärende går oss emot i överprövande instans.

Två detaljplaner som överklagats under 2019, väntas vinna laga kraft under våren. I ett av ärendena (kv Hoppet) har justering skett av planområdets omfattning efter dialog med länsstyrelsen.