Bilaga 1 - Tertialrapport April 2018

(1)

Tertialrapport April

Trafik- och fastighetsnämnden

(2)

Innehållsförteckning

1 Ekonomisk uppföljning ... 3

1.1 Driftredovisning TFN ... 3

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget ... 4

1.3 Investeringsprognos ... 5

1.4 Riktade budgetmedel ... 6

1.5 Återsökning av statsbidrag ... 6

2 Viktiga förändringar ... 7

3 Nya data och resultat ... 8

4 Styrdokument för särskild uppföljning ... 9

4.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin ... 9

4.2 Integrationspolicy/integrationsplan ... 9

4.3 Näringslivsstrategi ... 9

4.4 Personalpolicy ... 9

5 Mål ... 10

5.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 10

5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt ... 10

5.3 Attraktiv och effektiv organisation ... 10

6 Uppdrag ... 11

7 Riskhantering - internkontroll ... 13

7.1 Att ogiltiga lokala trafikföreskrifter förekommer (LTF) ... 13

7.2 Att skriftlig beställning saknas till leverantörsfaktura ... 13

7.3 Att beställning/inköp inte görs enligt gällande ramavtal ... 13

7.4 Att nämnden saknar löpande information om vad som har löpande beslutats kring investeringsprojekt. ... 13

(3)

1 Ekonomisk uppföljning

1.1 Driftredovisning TFN

Prognosrapport 2018 TFK

Budget

2018

Period

utfall Utfall i % Prognos apr

Budget- avvikelse

Prognos mar TRAFIK- OCH

FASTIGHETSNÄMND

Intäkter -349 693 -115 389 33 -339 355 -10 338 -339 368

Kostnader 410 677 137 283 33 400 338 10 339 401 305

Netto (tkr) 60 984 21 894 36 60 983 1 61 937

PER VERKSAMHETSNIVÅ Nämnd

Intäkter 0 0 0 0 0 0

Kostnader 1 141 393 34 1 141 0 1 141

Netto (tkr) 1 141 393 34 1 141 0 1 141

Trafik- och fastighets stab

Intäkter 0 0 0 0 0 0

Kostnader 8 797 2 324 26 8 797 0 8 642

Netto (tkr) 8 797 2 324 26 8 797 0 8 642

Gata drift och myndighet

Intäkter -23 902 -8 986 38 -24 802 900 -23 902

Kostnader 96 136 31 704 33 96 136 0 95 087

Netto (tkr) 72 234 22 719 31 71 334 900 71 185

Park

Intäkter -2 350 -1 537 65 -2 350 0 -2 350

Kostnader 19 186 5 177 27 19 086 100 19 092

Netto (tkr) 16 836 3 640 22 16 736 100 16 742

Trafik och

infrastrukturplanering

Intäkter -2 340 -266 11 -2 340 0 -2 340

Kostnader 8 887 2 297 26 8 587 301 8 962

Netto (tkr) 6 547 2 031 31 6 247 301 6 622

Naturvård

Intäkter -550 -207 38 -550 0 -550

Kostnader 8 706 2 586 30 8 706 0 8 712

Netto ( tkr) 8 156 2 379 29 8 156 0 8 162

Fastighet förvaltning

Intäkter -318 151 -103 856 33 -307 193 -10 958 -307 826

Kostnader 261 674 89 378 34 252 308 9 366 254 091

Netto ( tkr) -56 477 -14 478 26 -54 885 -1 593 -53 734

Fastighet projekt drift

(4)

Budget 2018

Period

utfall Utfall i % Prognos apr

Budget- avvikelse

Prognos mar

Intäkter -2 400 -518 22 -2 120 -280 -2 400

Kostnader 6 151 1 978 32 5 578 572 5 578

Netto ( tkr) 3 751 1 460 39 3 458 292 3 178

Prel. kostnader-interna 0 0 0 0 0 0

Diff/felkonteringar 0 1 426 0 0 0 0

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget

Helårsprognos jämfört med budget och föregående prognos

Trafik och fastighetsnämnden prognostiserar enligt budget. Mindre avvikelser jämfört med budget inom verksamheterna förekommer så som högre gatukostnadsersättningar om 0,9 miljoner kronor, lägre personalkostnader om 0,4 miljoner kronor, lägre kostnader om 0,3 miljoner kronor kopplade till införandet av parkeringsplanen, högre bostadsrättskostnader om 0,6 miljoner samt nedskrivningar om 1,0 miljoner kronor

Utfallet jämfört med riktvärde och prognos

Kostnadsutfallet är 0,3 % högre på totalen jämfört med riktvärde för perioden, vilket till större del beror på lägre intäkter kopplade till tidsredovisningen på investeringsprojekt.

Prognosbedömning

Prognosbedömningen är osäker då vinterperioden i slutet av året 2018 är svår att bedöma och kan påverka nämndens kostnader negativt. Ändrade tidplaner gällande slutförandet av pågående projekt inom fastighet och övertagande av projekt från Stadsbyggnadsavdelningen kan påverka nämndens resultat negativt och positivt i form av lägre och/eller högre kapitalkostnader.

Ändring av tidplanen avseende införandet av parkeringsplanen kan påverka resultatet.

Kommentarer till prognos per rapporteringsområde

Trafik- och fastighetsnämnden inkl. stab prognostiserar enligt budget.

Gatudrift och myndighet prognostiserar överkott om 0,9 miljoner kronor kopplade till ökade gatukostnadsersättningar från Stadsbyggnadsavdelningen jämfört med budget.

Vinterväghållningen för den första delen av året är slutförd och har belastat verksamheten med 67% av årets budget för ändamålet. Arbetet med löpande drift pågår enligt plan. Verksamheten kan påverkas om tidplanen gällande införandet av parkeringsplanen ändras i form av högre kostnader och högre intäkter.

Trafik och naturavdelningen som består av park, trafik och naturvård prognostiserar överkott om 0,4 miljoner kronor. Överskottet avser lägre personalkostnader inom parkverksamheten och lägre kostnader om 0,3 miljoner kronor kopplade till ändrad tidplan avseende införandet av parkeringsplanen. Parkverksamheten har lägre utfall jämfört med budgeten då arbetet med löpande underhåll av parker och lekplatser i form av utplantering, trädbeskärning och

reperationer sker under senare del av året. Intäkternas utfall är högre jämfört med budget och avser markupplåtelser som oftast sker innan sommarsäsongen börjar. Trafikverksamhetenhar lägre intäktsutfall jämfört med budget då verksamheten arbetar med genomförandet av infrastrukturinvesteringar under senare delen av året. Planering och kommunikationen av genomförandet pågår och sker enligt plan. Naturvården prognostiserar enligt budget. Utfallet är lägre jämfört med budget då arbetet med löpande underhåll av Naturreservater och naturmark i form av naturskötsel, underhåll av vägar och leder samt kommunikation sker under senare delen av året.

Fastighetsavdelningen prognostiserar underskott om 1,6 miljoner kronor avseende högre bostadsrättskostnader och kommande nedskrivningar om 1,0 miljoner kronor.

Fastighetsförsäljningen påverkar intäkts- och kostnadsprognosen jämfört med budget.

(5)

Verksamheten har högre kostnader jämfört med riktvärde inom uppvärmning och vinterhållning under perioden, och lägre kostnader inom markskötsel och kapitalkostnader. Det lägre

kapitalkostnadsutfallet avser pågående projekt som kommer att slutföras under senare delen av året. Kostnader kopplade till markskötsel kommer att belasta verksamheten enligt plan under senare delen av året. Investeringar i energibesparingsåtgärder ger lägre energiförbrukning.

Fastighetsprojekt prognostiserar överskott om 0,3 miljoner kronor, som beror på lägre

personalkostnader om 0,6 miljoner kronor och lägre intäkter om 0,3 miljoner kronor. Intäkterna avser bokförd tid på projekt. Utfallet är högre jämfört med budget då verksamheten planerar för uppstart av fler projekt under senare delen av året.

Eventuell omdisponering av budget

Planerade åtgärder vid eventuella underskott

1.3 Investeringsprognos

Ny och om tillbyggnad Budget 2018 Prognos april Avvikelse Barn och

utbildningsnämnden 444 350 94

Kultur och fritidsnämnden 122 104,5 17,5

Vård och

omsorgsnämnden 20 0 20

Socialnämnden 15 0 15

Utbildningsnämnden 1 2,5 -1,5

Totalt 602 457 145

Fastighetsägarinitierade

investeringar Budget 2018 Prognos april Avvikelse

Hyresgästanpassningar 10 19,3 -9,3

Miljömässigt byggande 20 14,5 5,5

Myndighetskrav 30 26,6 3,4

Reinvesteringar 80 78 2

Övrigt 6 3,6 2,4

Totalt 146 142 4

Investeringar

gata/park/trafik Budget 2018 Prognos april Avvikelse

Cykel och gångvägar 30 30 0

Övrigt gata och park 69 62 7

Totalt 99 92 7

Trafik och fastighetsnämnden prognostiserar lägre prognos om 157 miljoner kronor jämfört med budget.

Överskottet är 12 miljoner kronor högre jämfört med föregående prognos och avser lägre

(6)

prognos avseende fastighetsägarinitierade investeringar om 4 miljoner kronor samt 7 miljoner kronor avseende investeringar i gata/park och trafik. Resterande avvikelse om 145 miljoner kronor avser till större delen försenade projekt så som Tegelhagens skola inkl. idrottshall, Fågelsångsparken, Bygatans förskola (förskolan Texten), Väsjöskolan inkl idrottshall, Gärdesskolan, Eriksbergsskolan ink. idrottshall, förskola Södersättra, samt uteblivna projekt inom Socialnämnden samt Vård- och omsorgsnämnden.

Investeringar Årsbudget Prognos Avvikelse

847 690 -157

1.4 Riktade budgetmedel

Nivåpåverkande förändringar

Budget

2018 (tkr) Prognos Avvikelse Kommentar Ökad kapitalkostn. pga

införande av

komponentavskrivning

-4 000 -4 000 0

Ökad kapitalkostn.

komponent Gata/Park -1 000 -1 000 0

Införande komponent

Gata/Park 10 000 10 000 0

Parker & Grönområden -1 500 -1 500 0

Byggprojektledare -1 200 -600 -600 Rekrytering av personal skedde senare än planerat

Trafikplanerare -700 -700 0

Driftkostn. övertagande

Väsjön/Explo. -500 -500 0

Kapitalkostn.

Exploatering -2 400 -2 400 0 Kan påverkas av ev ändring i

tidplan Kapitalkostn. Infrastruktur -3 400 -3 400 0

Kapitalkostn. Park -600 -600 0

1.5 Återsökning av statsbidrag

Myndighet Medel t.o.m. april 2018 Medel - utfall

Trafikverket 8,5 miljoner kronor 0

Medfinansering av investeringar inom gång och cykelvägar samt trafiksäkerhetsåtgärder beviljas i december året innan. I samband med att investeringarna är genomförda redovisas projekten till Trafikverket i form av utgiftsredovisning och projektsammanställning. Nämden bedömmer att medel kommer att betalas ut i början av året 2019. Uppbokning av bidraget kommer att ske i samband med den slutgiltiga redovisningen till Trafikverket.

(7)

2 Viktiga förändringar

Vakanta tjänster i kombination med större prioriterade uppdrag medför att planerat

utvecklingsarbete med fastigheter flyttas fram. Kontoret kommer att pröva om konsultstöd kan vara en lösning.

(8)

3 Nya data och resultat

Poliktikerenkäten som årligen genomförs pekar på en positiv utveckling på hur nämnden upplever förvaltningens arbete.

NKI för markupplåtelser ökade till 82%.

Förvaltningen har inte fått några anmärkningar i samband med revisonen av årsbokslutet.

(9)

4 Styrdokument för särskild uppföljning

Styrdokument:

4.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin

Arbetet med trygghet är inkluderat i alla kontorets avdelningar och sker i det löpande arbetet så väl som i olika aktiviteter som sker under 2018. De löper enligt plan.

Styrdokument:

4.2 Integrationspolicy/integrationsplan

Indikatorer Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall T1 2018

Målvärde 2018 Antal praktik- eller subventionerade

arbetsplatser för nyanlända 0 0 0 0

Styrdokument:

4.3 Näringslivsstrategi

Styrdokument:

4.4 Personalpolicy

2016

Utfall 2017

Utfall T1 2018

Målvärde 2018

Sjukfrånvaro i % 3,01 % 2,42 % 1,1 % 3 %

Kommentar Tertial 1 2018

Forsatt på en låg nivå.

Personalomsättning, extern (%) 28,6 % 25,6 % 4,8 % 16,5 % Kommentar Tertial 1 2018

Siffran är på 12 månader och under hösten 2017 var det en hög personalomsättning. Tar man enbart årets fyra första månader är siffran 4,8%.

HME (hållbart medarbetarengagemang) 71,3 77,6 100

Den senaste undersökningen genomfördes under hösten 2017. Resultatet har förbättrats och svarsfrekvensen var 100% på hela kontoret.

För 2018 inget resultat.

(10)

5 Mål

Övergripande mål:

5.1 Trygghet och välfärd genom livet

Nämndmål:

5.1.1 Skapa trygghet genom satsningar inom gatumiljö, skola/förskola samt park och natur

Glädjande att NKI för markupplåtelser ökar. Det speglar förvaltningens servicevilja mot våra kunder.

Kursen i service och bemötande som genomfördes under 2017 har bidragit till den positiva utvecklingen av resultatet.

2016

Utfall 2017

Utfall T1 2018

Målvärde 2018

Nöjd kund index 62,5 65

Kommentar

Utfallet för NKI för markupplåtelser ökade till 82%

Övergripande mål:

5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt

Nämndmål:

5.2.1 Arbeta för en klimatsmart kommun

Resultatet för Sveriges bästa cykelkommun ej kännt ännu. Däremot har svaren till undersökningen levererats till Cykelfrämjandet.

Det övriga arbetet kopplat till arbetet för en klimatsmart kommun löper enligt plan.

2016

Utfall 2017

Utfall T1 2018

Målvärde 2018 Placering i Cykelfrämjandets

kommunvelometer 7 13 10

Poängen i Cykelfrämjandets

kommunvelometer 45 47,5 48

Övergripande mål:

5.3 Attraktiv och effektiv organisation

Nämndmål:

5.3.1 Medarbetare upplever organisationen som effektiv och attraktiv

2016

Utfall 2017

Utfall T1 2018

Målvärde 2018

Nöjd medarbetarindex 71,3 77,6

Kommentar

Resultatet har i mätningen hösten 2017 förbättrats jämfört med den föregående undersökningen, och svarsfrekvensen var 100%.

Inget resultat finns att redovisa för 2018.

(11)

6 Uppdrag

Lägesrapport kring eventuella uppdrag från KS/KF. Avsnittet kan innehålla uppdrag som är rapporterade till nämnd (dvs. avslutade) men fortfarande under beredning av KLK för återredovisning till KS/KF.

Uppdrag

Datum (beslutat) för återredovi sning till uppdrags givare

Status Kommentar

Utvärdering av hyressystem för skolor och förskolor

Senast 2016-12 Följduppdrag inventering MEX

2: KLK får i uppdrag att i samverkan med TFK ta fram en uthyrningsmodell för resterande fastigheter, såväl för bostäder som för verksamhetsfastigheter.

I samband med översynen av vilka fastigheter som kan försäljas/omvandlas ska även inkluderas

verksamhetsfastigheter som idag hyrs ut för bostadsändamål samt udda fastigheter med kommunal eller annan verksamhet.

Ej angivet.

KLK och TFK bör besluta om

tidsplan gemensam

t

Följduppdrag inventering MEX 3: KLK får i uppdrag att i samverkan med TFK göra en översyn av hyresnivåerna. I samband med översynen av vilka fastigheter som kan försäljas/omvandlas ska även inkluderas

verksamhetsfastigheter som idag hyrs ut för bostadsändamål samt udda fastigheter med kommunal eller annan verksamhet.

Ej angivet.

KLK och TFK bör besluta om

tidsplan gemensam

t.

Synålen:

Kommunledningskontoret får i uppdrag att tillsammans med trafik- och fastighetskontoret utreda hur en pendlarparkering på fastigheterna Sykorgen 5 och del av Häggvik 2:3 kan

finansieras, anläggas och förvaltas.

Ej angivet TFK har deltagit i arbetet tillsammans med Stadsbyggnadsavdelningen med att utreda pendlarparkering i Häggvik.

Kommunstyrelsen ger kommunledningskontoret i uppdrag att i samverkan med trafik- och fastighetskontoret lämna ett förslag till revidering av parkeringsplanen i syfte att komplettera planen med bestämmelser om parkering vid nyproduktion i Sollentuna kommun.

2018-09- 30

Arbetet pågår och löper enligt plan.

(12)

Uppdrag

Datum (beslutat) för återredovi sning till uppdrags givare

Status Kommentar

Uppdrag att utreda de

ekonomiska konsekvenserna av Grön IT inom fastighetsområdet och att återredovisa dessa i tertialsrapport 2 (delårsrapport) 2018

2018-10- 01 (KS-

möte)

Arbetet har påbörjats, initialt med att identifiera vad Grön IT kan vara inom fastighetsområdet.

Uppdrag att redovisa hur klottersaneringsarbetet

organiserats och kvalitetssäkrats till kommunstyrelsen senast 1 oktober 2018

KS 2018- 10-01

Arbetet med att rigga en organisation och ta fram rutiner för ett effektivt

antiklotterarbete har påbörjats, löper enligt plan.

(13)

7 Riskhantering - internkontroll

7.1 Att ogiltiga lokala trafikföreskrifter förekommer (LTF)

Orsak

Kontroller har påvisat att det finns ogiltiga lokala trafikföreskrifter.

Status Åtgärder

Pågående Kontrollera att endast lokala trafikföreskrifter förekommer.

Arbetet med att se över samtliga LTF:er inom kommunen är prioriterat under året. Utöver rekrytering av en trafikingenjör så har organisationen förstärkts med en konsult på 100% som enbart kommer arbeta med att systematiskt gå igenom område för område för att gällande LTF:er ska stämma med rådande skyltning.

7.2 Att skriftlig beställning saknas till leverantörsfaktura

Orsak

Stickprover har påvisat att skriftliga beställning saknas till leverantörsfaktura

Ingen avvikelse Kontrollera att skriftliga beställningar finns som underlag till leverantörsfaktura.

Genomförd stickprovskontroll visar inga avvikelser

7.3 Att beställning/inköp inte görs enligt gällande ramavtal

Orsak

Stickprover har påvisat att beställning/inköp inte görs enligt gällande ramavtal.

Ingen avvikelse Kontrollera att beställning/inköp görs enligt gällande ramavtal Kommentar Tertial 1 2018

Inköp sker enligt gällande ramavtal.

7.4 Att nämnden saknar löpande information om vad som har löpande beslutats kring investeringsprojekt.

Orsak

Att nämnden saknar löpande information om vad som löpande har beslutats kring investeringsprojekt.

Pågående Kontrollera och säkerställa att nämnden får korrekt information

(14)

Granskningen av tjänstemannautlåtanden och underlag till beslut görs av berörda chefer, controller och nämndsekreteraren för att säkrerställa kvalitén. Löpande under året kommer projektstatus och

projektinformation att ges till nämnden. Skriftliga projektrapporter som inkluderar ekonomi och projektstatus kommer att presenteras för nämnden vid tre tillfällen: T1, delårs och årsbokslut. Första skriftliga rapporteringen sker i samband med T1 på maj nämnden.