Bilaga - Förstärkt månadsrapport april 2017 TFN

(1)

Förstärkt månadsrapport april 2017

Trafik- och fastighetsnämnden

(2)

Innehållsförteckning

1 Ekonomisk uppföljning ... 3

1.1 Prognos TFN... 3

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget ... 4

1.3 Investeringsprognos ... 5

2 Viktiga förändringar ... 7

3 Nya data och resultat ... 8

4 Återsökning av statsbidrag ... 9

5 Åtaganden ... 10

5.1 Ansvarsfull ekonomi ... 10

5.2 Näringsliv och arbetsmarknad ... 10

5.3 Miljö och samhällsutveckling ... 10

5.4 Kommunikation ... 12

6 Uppdrag ... 13

7 Riskhantering - internkontroll ... 15

7.1 Administration ... 15

7.2 Ekonomi... 15

7.3 Generell ... 16

7.4 Myndighetsutövning lokala trafikföreskrifter ... 16

7.5 Beställning och inköp ... 17

7.6 Ekonomisk redovisning ... 17

(3)

1 Ekonomisk uppföljning

1.1 Prognos TFN Prognosrapport TFN

Budget 2017

Period-

utfall Utfall % Prognos apr

Budget

avvikelse Prognos_mar

TRAFIK- OCH FASTIGHETSNÄMND

Intäkter -339 792 -112 873 33 -341 162 1 370 -339 792

Kostnader 395 523 127 964 32 396 093 -570 395 523

Netto (tkr) 55 731 15 091 27 54 931 800 55 731

Resultat (tkr) till rapporteringsområde

Nämnd

Intäkter 0 0 0 0 0 0

Kostnader 1 050 395 38 1 050 0 1 050

Netto (tkr) 1 050 395 38 1 050 0 1 050

Trafik- och fastighets stab

Intäkter 0 0 0 0 0 0

Kostnader 9 283 2 798 30 9 283 0 9 283

Netto (tkr) 9 283 2 798 30 9 283 0 9 283

Gata drift och myndighet

Intäkter -22 320 -9 018 40 -24 620 2 300 -22 320

Kostnader 96 106 27 908 29 97 606 -1 500 96 106

Netto (tkr) 73 786 18 890 26 72 986 800 73 786

Park

Intäkter -1 750 -934 53 -2 205 455 -1 750

Kostnader 17 380 5 003 29 17 835 -455 17 380

Netto (tkr) 15 630 4 069 26 15 630 0 15 630

(4)

Budget 2017

Period-

utfall Utfall % Prognos apr

Budget

avvikelse Prognos_mar Trafik och

infrastrukturplanering

Intäkter -1 430 -426 30 -1 430 0 -1 430

Kostnader 7 410 2 085 28 7 410 0 7 410

Netto (tkr) 5 980 1 659 28 5 980 0 5 980

Naturvård

Intäkter -1 255 -132 10 -1 255 0 -1 255

Kostnader 8 684 2 832 33 8 684 0 8 684

Netto ( tkr) 7 429 2 700 36 7 429 0 7 429

Fastighet förvaltning

Intäkter -309 952 -101 962 33 -309 952 0 -309 952

Kostnader 249 835 84 966 34 249 835 0 249 835

Netto ( tkr) -60 117 -16 996 28 -60 117 0 -60 117

Fastighet projekt drift

Intäkter -3 085 -348 11 -1 700 -1 385 -3 085

Kostnader 5 775 1 421 25 4 390 1 385 5 775

Netto ( tkr) 2 690 1 073 40 2 690 0 2 690

Prel. kostnader-interna 0 -11 0 0 0 0

Diff/felkonteringar 0 515 0 0 0 0

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget Helårsprognos jämfört med budget och föregående prognos

Med anledning av att prognosen pekar på högre intäkter kopplade till Parkeringsplanen prognostiserar Trafik- och fastighetnämnden ett överkott om 0,8 miljoner kronor jämfört med budget. Föregående prognos var lägre på grund av att Trafik- och fastighethetsnämnden har påbörjat arbetet med verkställandet av Parkeringsplanen.

Utfallet jämfört med riktvärde och prognos

Nettoutfallet är 6 % lägre jämfört med riktvärdet med anledning av att Trafik- och fastighetsnämnden har säsongsbetonade kostnader som inte följer de periodiserade intäkterna.

Prognosbedömning

Det råder en osäkerhet kring prognosen kopplad till budgeterade framtida intäkter

avseende kulturfastigheter som Trafik- och fastighetsnämnden saknar avtal på.

(5)

Kommentarer till prognos per rapporteringsområde

Trafik- och fastighetsnämnden samt trafik- och fastighetsstaben prognostiserar enligt budget.

Gata, drift och myndighet prognostisera ett överkott om 0,8 miljoner kronor kopplade till implementeringen av Parkeringsplanen. Verksamheten saknar kostnader i form av förnyelse och lagning av vägbeläggningar, underhåll av grusvägar och belysning samt underhåll av grönytor vid vägkanter, vilket leder till lägre utfall för perioden.

Park prognostiserar både högre kostnader och intäkter kopplade till personalrekryteringen, med anledning av övergången till utgiftsföring av projektledarnas tid på investeringsprojekt kopplade till lekplatser och parker.

Verksamheten saknar även kostnader i form av röjning av vegetation, underhåll och skötsel av parkträd och parkmark samt nyplantering, vilket leder till lägre utfall för perioden.

Trafik- och infrastrukturplanering prognostiserar enligt budget. Både intäkterna och kostnaderna är procentuellt lägre jämfört med budget, då verksamheten påbörjar arbetet med anläggningsinvesteringar och driftprojekt såsom Trygg i trafiken och Säkra

skolvägar under sommarhalvåret.

Naturvård prognostisera enligt budget. Verksamheten saknar intäkter som kommer från röjning av skog som sker under sommarhalvåret samt från Trafikverket i form av kompetensstöd, vilket resulterar i ett lågt procentuellt utfall jämfört med budgeten.

Fastighetförvaltning prognostiserar enligt budget. Verksamheten saknar intäkter kopplade till kulturfastigheter. Kostnader prognostiseras enligt budget i dagsläget. Kalla månader och ökade mediakostnader för tex. värme kan påverka prognosen under senare delen av året. Åtgärder kopplade till myndighetsbesiktningar kan komma att påverka prognosen.I dagsläget är det svårt att bedöma hur prognosen kan bli påverkad av detta.

Fastighet, projekt och drift prognostiserar både lägre intäkter och kostnader med anledning av att personal knutna till verksamheten är svåra att rekrytera.

Eventuell omdisponering av budget

Planerade åtgärder vid eventuella underskott

1.3 Investeringsprognos

Budget

2017 Prognos

Barn och utbildningsnämnden 382,3 270,1

Utbildning och arbetsmarknadsnämnden 20 20

Vård och omsorgsnämnden 28 28

Socialnämnden 59 59

Kultur och fritidsnämnden 138,8 65,5

Fastighetsägarinitierade 146 100

(6)

Budget

2017 Prognos

Investeringar gata/park/trafik 72,0 62,0

Totalt 846,0 604,6

Trafik och fastighetsnämnden prognostiserar lägre investeringsutgifter om 241,5 miljoner kronor jämfört med budget. Prognosen är osäker med anledning av att Trafik- och fastighetsnämnden saknar beställningar från andra nämnder om 180 miljoner kronor, men som nämnden bedömer kommer att ske under 2017.

En del projekt så som Evakuering i Fågelsångsparken, Sporthallar i Tegelhagen och Töjnanskolan samt inom Väsjööområdet är försenade med anledning av

detaljplaneärenden och överklaganden.

Fastighetsägarinitierade investeringar prognostiseras till 46 miljoner kronor lägre investeringsutgifter jämfört med budget. Åtgärder är planerade utifrån budget, men för närvarande bedömer Trafik- och fastighetsnämnden att de blir svåra att hinna med under året.

Investeringar i gata/park/trafik prognostiseras till 62 miljoner kronor med anledning av förseningar i projekten kopplade till gång och cykelinvesteringar i bland annat

Märstastråket.

Investeringar Årsbudget Årsprognos Avvikelse

846 604,6 241,5

(7)

2 Viktiga förändringar

(8)

3 Nya data och resultat

(9)

4 Återsökning av statsbidrag

Naturvårdsverkets LONA-bidrag (Den lokala naturvårdssatsningen) har beviljats med 176 000 kr, för utveckling av skötselmetoder för lokal grön infrastruktur.

Bidrag från Trafikverket med 17 miljoner kr för utbyggnad av Märsta-stråkets gång-

och cykelväg. Återrapportering sker i december 2017.

(10)

5 Åtaganden

Fokusområden:

5.1 Ansvarsfull ekonomi

Nämndens åtaganden

Öka prognossäkerheten för investeringsprojekten Kommentar

Arbetet med att öka prognossäkerheten pågår. Impementeringen av systemstödet för

investeringsprojekten är påbörjat. Månatlig uppföljning och avstämning av projekten genomförs.

Analyser görs i samband med beslut om kostnadsförändringar, i syfte att dels tillhandahålla bra beslutsunderlag, dels att dokumentera erfarenheter som är viktiga att ta tillvara på i kommande projekt.

Förstärka kontrollen och skapa överblick över kommunens trafik- och infrastrukturanläggningar

Kommentar

Utredningen som ska vara ett underlag till systemet som ska förstärka kontrollen och skapa överblick över kommunens trafik- och infrastrukturanläggningar är inte påbörjad.

Fokusområden:

5.2 Näringsliv och arbetsmarknad Kommunövergripande mål:

5.2.1 Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet

Bidra i arbetet med att förbättra bemötande och service gentemot kommunens företag Kommentar

Arbetet går enligt plan.

Fokusområden:

5.3 Miljö och samhällsutveckling Kommunövergripande mål:

5.3.1 Arbeta för en god bebyggd miljö

Nämndens åtaganden Minska kemikaliepåverkan Kommentar

Vi följer kemikalieplanen i projekten oavsett om det är ny eller ombyggnadsprojekt. Det är en del av det löpande arbetet i projekten.

Alla nya byggnader uppförda i kommunal regi ska lägst klara Miljöbyggnad Silver Kommentar

Vi följer upp att alla nybyggnadsprojekt klarar kraven enligt Miljöbyggnad Silver. Det är en del av det löpande arbetet i projekten.

Vid ny- och ombyggnad se över installation av sol-paneler och växtlighet på tak

(11)

Kommentar

I de fall det är möjligt så gör vi en utredning om det är ekonomisk försvarbart att installera solpaneler och plantera växtlighet på tak.

Öka miljökompetens i kommunens verksamheter Kommentar

Nya medarbetare utbildas fortlöpande. Ingen utbildning har genomförts då inga nya merarbetare börjat under perioden.

Bibehålla biologisk mångfald Kommentar

Som underlag för arbetet med att förvalta och utveckla kommunens naturreservat och naturmark har Trafik och fastighetsnämnden antagit ett dokument 2016-04-28 ”Underlag för utveckling av skötseln av Sollentunas parker och naturområden”. Här anges hur skötseln ska utvecklas både för biologisk mångfald och för att öka tillgängligheten till naturområden. En politiskt fastställd åtgärdskatalog beskriver konkreta åtgärder. Förvaltningen genomför och följer upp de åtgärderna som finns angivna i ovannämnda dokumentet med skötsleplanerna.

Minska luftföroreningarna i kommunen Kommentar

Sedan 170123 tas en p-avgift ut på infartsparkeringarna vid pendeltågssationerna i Häggvik, Rotebro och Helenelund, samt vid busshållplatserna vid Silverdalskapell. Förvaltningen har sett ett förändrat mönster i hur infartsparkeringarna utnyttjas.Planen är att ta fram en rutin för hur renhållning och underhåll av infartsparkeringarna ska ske i framtiden.

Nämnden beslutade 170223 att anta en principreglering för kommunens zonindelning. Förberedelserna inför genomförandet av de nya parkeringszonerna pågår.

Samarbeta med forskningsvärlden inom miljö- och klimatområdet Kommentar

Förvaltningen följer det som sker inom området i facklitteratur, fackpress, seminarier, konferenser och samhällsdebatt.

Sveriges bästa cykelkommun Kommentar

Arbetet löper enligt gällande plan och inom ekonomiska ramar. Det gäller såväl utbyggnad och

förbättring av cykelvägnät och cykelparkeringar, som andra typer av insatser för att utveckla cyklandet i Sollentuna.

Förbättra utemiljöerna i våra verksamhetsfastigheter Kommentar

Åtgärder pågår enligt plan. Investeringar och planerat underhåll har genomförs. Planerat underhåll av grönytor och utrustning pågår för 2017. Årets största åtgärd avser Kärrdalsskolan där planering och utformning görs tillsammans med skolans elevråd.

Utveckla kommunens parker och naturområden Kommentar

Arbetet med skötsel av kommunens parker och naturområden löper enligt den framtagna planen beslutad i TFN 2016-04-28 (Utveckling av skötseln av park och natur Dnr 2015/1041 TFN).

Medverkan och utvecklingen av samverkan med grannkommuner inom Gröna kilar i Stockholmsregionen är en del av det dagliga arbetet och löper enligt plan.

Förbättra belysning på allmän plats för ökad trygghet Kommentar

Arbetet med att ta fram belysningsprogrammet har fortsatt under 2017 och kommer planenligt att färdigställas under året.

Kontoret deltar aktivt i kommunens trygghetsarbete. Under året har arbetet med att ta fram underlag för en skötselinventering i Tureberg och Edsberg påbörjats. Samverkansträffar har genomförts i dessa områden för att förbättra kontaktvägar och tydliggöra ansvar.

Handlingsplaner för Barnens natur

(12)

Kommentar

Åtgärder enligt det tidigare beslutade handlingsplanen för Barnens natur kommer under 2017 att arbetas in i åtgärdskatalogen för utveckling av Sollentunas parker och naturområden.

Kommunövergripande mål:

5.3.2 Minska utsläppen av växthusgaser

Minska energianvändningen i kommunens verksamheter med 10 % mellan 2017 och 2020 Kommentar

Arbetet löper enligt plan och förvaltningen bedömmer att målet kommer att uppnås till utgången av 2020.

Ställa miljökrav i upphandling och vid inköp enligt ”Regler för miljökrav vid upphandling och inköp i Sollentuna kommun”

Kommentar

Vid upphandling av drift av verksamhetsfastigheter och drift av verksamheternas utemiljöer så kravställer kontoret via AFF 2015 som reglerar alla gällande miljökrav i utförandet. Kommunens miljöpolicy tillämpas där den går att tillämpa i kravställningen.

Minska klimatpåverkan från byggprocessen Kommentar

Som underlag för arbete med åtagandet har TFK, på uppdrag av KLK, tagit fram en livscykelanalys (LCA- kalkyl) avseende byggprocessen för Rotebrohallen.

Minska utsläppen från kommunens egna transporter med 50 % Kommentar

Samtliga bilar leasas av SEOM. De nya leasingbilarna är miljöklassade hybridbilar. Vilket innebär att vartefter leasingkontrakten löper ut kommer fler tjänstebilar att vara miljöklassade hybridbilar.

Trehjuliga elcyklar med lastkapacitet har köpts in för att användas i verksamheten.

Nettoinlagringen av kol ska inte minska Kommentar

För att nettolagringen av kol inte ska minska genomförs kompentsationsåtgärder. Med det menar kontoret åtgärder som kompenserar för eventuell påverkan som ingrepppet kan ha på naturen.Detta är uppdragssstyrt, men de aktuella naturvärden som platsen har avgör hur kompensationen utförs. Vilket innebär att vi tar fram åtgärder utifrån projektens påverkan.

Fokusområden:

5.4 Kommunikation Kommunövergripande mål:

5.4.1 Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling

Utveckla kommunikationen så att den i större utsträckning sker utifrån vad, när och hur invånarna vill ha kontakt med kommunen

Kommentar

Arbete med utvecklingen av kommunikationen sker med begränsad insats från trafik- och fastighetskontoret. Ny kommunikationsorganisation är på plats.

Den kommunikationen som kontoret initierar själv löper enligt plan.

(13)

6 Uppdrag

Lägesrapport kring eventuella uppdrag från KS/KF. Avsnittet kan innehålla uppdrag som är rapporterade till nämnd (dvs. avslutade) men fortfarande under beredning av KLK för återredovisning till KS/KF.

Uppdrag

Datum (beslutat) för återredovi sning till uppdrags givare

Status Kommentar

Utredning av ombyggnation av befintligt kommunalhus (Turebergshuset)

2016-09- 05

Kontoret medverkar i arbetet med att ta fram underlag för upphandling av behovsanalys och förstudie.

Utvärdering av hyressystem för skolor och förskolor

Senast 2016-12 Följduppdrag inventering MEX

2: KLK får i uppdrag att i samverkan med TFK ta fram en uthyrningsmodell för resterande fastigheter, såväl för bostäder som för verksamhetsfastigheter.

I samband med översynen av vilka fastigheter som kan försäljas/omvandlas ska även inkluderas

verksamhetsfastigheter som idag hyrs ut för bostadsändamål samt udda fastigheter med kommunal eller annan verksamhet.

Ej angivet.

KLK och TFK bör besluta om

tidsplan gemensam

t

Pågående arbete, rapporteras fortlöpande i KLK:s styrgrupp för finansierings- och fastighetsuppdraget.

Följduppdrag inventering MEX 3: KLK får i uppdrag att i samverkan med TFK göra en översyn av hyresnivåerna.I samband med översynen av vilka fastigheter som kan försäljas/omvandlas ska även inkluderas

verksamhetsfastigheter som idag hyrs ut för bostadsändamål samt udda fastigheter med kommunal eller annan verksamhet.

Ej angivet.

KLK och TFK bör besluta om

tidsplan gemensam

t.

Pågående arbete, rapporteras fortlöpande i KLK:s styrgrupp för finansierings- och fastighetsuppdraget.

Trafik- och fastighetsnämnden får i uppdrag at återkomma till kommunstyrelsen med en förnyad redovisning av införandet av Grön IT senast i december 2017.

Kommunledningskontoret får i uppdra att återkomma till miljöutskottet med en rapport om effekterna av arbetet med Grön IT.

December 2017.

Delrapportering april 2017:

Uppkoppling av objekt till styr- och övervakningssystem pågår sedan tidigare.

Objekt som färdigställts nyligen är Smultronställets förskola, Friidrottshallen, Runbackaskolan, Basunvägens LSS- boende.

Utbyte av äldre styr- och reglerutrustning planeras/pågår i två skolor respekive fyra idrottsanläggningar.

Upphandling av ny styrintegratör kommer att starta efter sommaren 2017.

Styrintegratör är den levererantör som utför arbetet med uppkoppling mot styr- och övervakningssystemet.

(14)

Uppdrag

Datum (beslutat) för återredovi sning till uppdrags givare

Status Kommentar

Kommunledningskontoret får i uppdrag att, i samverkan med miljö- och byggnadskontoret och trafik- och fastighetskontoret, ta fram förslag på kompletterande styrdokument gällande tillskapande av parkeringar vid nyproduktion. Uppdraget ska återrapporteras till

kommunstyrelsen under 2017 för att det kompletterande styrdokumentet därefter ska kunna fastställas av kommunfullmäktige.

December 2017

Förvaltningen deltar i arbetet.

Synålen:

Kommunledningskontoret får i uppdrag att tillsammans med trafik- och fastighetskontoret utreda hur en pendlarparkering på fastigheterna Sykorgen 5 och del av Häggvik 2:3 kan

finansieras, anläggas och förvaltas.

Ej angivet Förvaltningen deltar i arbetet.

(15)

7 Riskhantering - internkontroll

Nedan följer en lägesrapport kring internkontrollarbetet 2017. Färgsymbol avseende brister/avvikelser används endast för kontroller med färdiga resultat eller delresultat. En sammanfattande analys av hela internkontrollarbetet 2017 lämnas i nämndens

Verksamhetsberättelse 2017.

7.1 Administration

7.1.1 Att trafik- och fastighetsnämnden dokumenthanteringsplan saknar riktlinjer för delar av nämndens verksamheter och att hantering av dokument inte sköts enligt plan

Kontroller

Dokumenthanteringsplan Inte kontrollerat Hur?

Genomlysning av dokumenthanteringsplanen och rutiner för registrering/arkivering.

När?

Maj och oktober Kommentar

Kontrollen kommer att utföras i maj och oktober enligt plan

7.1.2 Delegationsbeslut hanteras inte i enlighet med nämndernas

delegationsordning samt reglerna i kommunallagen (Beslut KS 2016-09- 05)

Kontroller

Kontroll att delegationsbeslut avseende anställningar anmäls korrekt till nämnd (Beslut KS 2016-09-05)

Ingen avvikelse

Hur?

Säkerställa att anställningsuppgifter från personalavdelningen anmäls till nämnd.

När?

Löpande under 2017. Tertialvis rapportering till KS.

Kommentar

Rapportering sker löpande till nämnden och anställda presenterar sig i nämnden i början av anställningen.

7.2 Ekonomi

7.2.1 Kommunen går miste om intäkter i form av ersättningar avseende flyktingverksamhet (Beslut KS 2016-09-05)

Kontroller

Säkerställa eftersökning av statsbidrag och andra ersättningar avseende

flyktingverksamhet (Beslut KS 2016-09-05)

Inte kontrollerat

Hur?

Säkerställande av interna rutiner och andra aktiviteter inom ramen för risken/kontrollen.

(16)

Kontroller

När?

2017. Tertialvis rapportering till KS.

Kommentar

Trafik och fastighetnämnden har inga ersättningar avseende flyktingverksamheter.

7.3 Generell

7.3.1 Del av organisationen eller viss tjänsteutövning utsätts för oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)

Kontroller

Identifiera del av organisationen eller typ av tjänsteutövning som kan vara särskilt utsatt för risk för korruption och oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)

Ingen avvikelse

Hur?

Analys och diskussion inom respektive förvaltning. Förvaltningen väljer tillvägagångssätt.

När?

Januari - augusti 2017. Tertialvis rapportering till KS.

Kommentar

Trafik- och fastighetsnämnden identifierade upphandlingsförfarande som en risk, vilket nämnden har skapat en egen internkontroll av.

Kontrollera att upphandlingarna genomförs

med hjälp av upphandlingsenheten Ingen avvikelse Hur?

Genom noggrann kontroll av upphandlande avtal När?

April och augusti Kommentar

Upphandlingar sker med hjälp av upphandlingsenheten.

7.4 Myndighetsutövning lokala trafikföreskrifter

7.4.1 Att ogiltiga lokala trafikföreskrifter förekommer (LTF)

Kontroller

Lokala trafikföreskrifter (LTF) Mindre avvikelse Hur?

Genomgång av lokala trafikföreskrifter.

När?

Löpande under året Kommentar

Kontrollen påvisade att bristen finns. Arbetet med att åtgärda bristerna har påbörjats och kommer att slutföras under 2017.

(17)

7.5 Beställning och inköp

7.5.1 Att skriftlig beställning saknas till leverantörsfaktura

Kontroller

Skriftliga beställningar

Hur?

Stickprovkontroll När?

7.5.2 Att beställning/inköp inte görs enligt gällande ramavtal

Kontroller

Ramavtal Inte kontrollerat

Hur?

Stickprovskontroll När?

7.6 Ekonomisk redovisning

7.6.1 Att nämnden saknar löpande information om vad som har löpande beslutats kring investeringsprojekt.

Kontroller

Nämndhandlingar Inte kontrollerat

Hur?

Genom noggrann genomgång av ärenden på tjänstemannaberedningen När?