Förstärkt månadsrapport april 2017
Miljö- och byggnadsnämnden
Innehållsförteckning
1 Ekonomisk uppföljning ... 3
1.1 Prognos MBN ... 3
1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget ... 4
1.3 Investeringsprognos ... 5
2 Viktiga förändringar ... 6
3 Nya data och resultat ... 7
4 Återsökning av statsbidrag ... 8
5 Åtaganden ... 9
5.1 Ansvarsfull ekonomi ... 9
5.2 Näringsliv och arbetsmarknad ... 9
5.3 Förebyggande insatser och omsorg ... 9
5.4 Miljö och samhällsutveckling ... 10
5.5 Kommunikation ... 10
6 Uppdrag ... 12
7 Riskhantering - internkontroll ... 13
7.1 Administration ... 13
7.2 Ekonomi... 13
7.3 Generell ... 14
7.4 Ekonomi... 14
7.5 Personal ... 15
7.6 Handläggningsprocess ... 15
1 Ekonomisk uppföljning
1.1 Prognos MBN Prognosrapport MBN
Budget 2017
Period- utfall
Prognos
apr Utfall % Budget- avvikelse
Prognos mar
MILJÖ- OCH BYGGNADSNÄMND
Intäkter -17 125 -5 507 -20 504 32 3 379 -18 054
Kostnader 38 862 13 008 40 339 33 -1 477 39 791
Netto (tkr) 21 737 7 502 19 835 35 1 902 21 737
Resultat (tkr) per rapporteringsområde
Nämnd
Intäkter 0 0 0 0 0 0
Kostnader 726 233 726 32 1 713
Netto (tkr) 726 233 726 32 1 713
Stab och Kansli
Intäkter -345 -208 -624 60 279 -624
Kostnader 1 861 924 2 270 50 -408 2 252
Netto (tkr) 1 516 716 1 646 47 -129 1 628
Bygglovsenheten
Intäkter -9 100 -3 642 -12 100 40 3 000 -9 750
Kostnader 18 373 5 999 18 938 33 -565 18 539
Netto (tkr) 9 273 2 357 6 838 25 2 435 8 789
Mät- och kartenheten
Intäkter -3 580 -1 549 -3 680 43 100 -3 580
Kostnader 5 951 2 161 5 825 36 126 5 964
Netto (tkr) 2 371 612 2 145 26 226 2 384
Miljö- och
hälsoskyddsenhet
Intäkter -4 100 -108 -4 100 3 0 -4 100
Kostnader 11 950 3 691 12 580 31 -630 12 323
Netto (tkr) 7 850 3 582 8 480 46 -630 8 223
Prel. kostnader-interna 0 0 0 0 0 0
Budget 2017
Period- utfall
Prognos
apr Utfall % Budget- avvikelse
Prognos mar
Diff/felkonteringar 0 0 0 0 0 0
1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget Helårsprognos jämfört med budget och föregående prognos
Miljö- och byggnadsnämnden prognostiserar för år 2017 ett positivt resultat om
ca 2 000 tkr jämfört med budget. De skillnader som uppkommit sedan tidigare prognos är ökade intäkter för bygglovsenheten och ökade kostnader för verksamheten miljö och hälsa.
Utfallet jämfört med riktvärde och prognos
Riktvärdet gällande perioden för kolumnen Utfall är 33,3%.
Den stora differensen i riktvärdet för stab och kansli beror på den ökade intäkten som inkommit från Energimyndigheten till energirådgivningen. Den har gett större möjlighet att utöka verksamhetens informationsinsatser vilket även avspeglas i dess kostnader, därför avviker riktvärdet från perioden.
Differensen i riktvärdet för bygglovsenhetens intäkter beror främst på det ökade inflödet av bygglovsansökningar för stora byggnationer.
Mät- och kartverksamheten visar en differens i riktvärdet för intäkter vilket beror på att intäktsgenererande arbetsuppgifter tenderar att infalla under vår och höst. Generellt sett är sommarmånaderna relativt lugna.
Differensen i riktvärde rörande miljö- och hälsoskyddsenheten beror på att intäkterna är planerade att faktureras under maj månad och kommer därmed ge en mindre differens kommande perioder.
Prognosbedömning
I prognosen antas att intäkter om 12 100 tkr bör inkomma till bygglovsenheten.
Intäkterna kan främst komma att öka eftersom enheten upplever ett högt
ansökningstryck och några av de lovansökningar som inkommit har mycket stora volymer, vilket ger stora intäkter. Det är dock svårt att bedöma verksamhetens intäkter eftersom de är relaterade till när lovsökande inkommer med kompletta handlingar och då går att fakturera. Därför prognostiserar bygglovsenheten ökade intäkter om 3000- 4000 tkr under år 2017. Av försiktighetsskäl redovisas i denna prognos 3000 tkr i ytterligare intäkter.
Kommentarer till prognos per rapporteringsområde
I rapporteringsområde stab och kansli redovisas intäkter och kostnader utöver budget
vilket beror på att de tidigare aviserade ytterligare intäkterna till verksamheten
energirådgivning nu redovisas till totalt 624 tkr. Intäkterna har inkommit i form av
förhöjt bidrag om 279 tkr från energimyndigheten vilka är avsatta till att förmedla
kunskap och driva på utvecklingen mot ett hållbart samhälle inom energi och klimat. Av
den anledningen ökar också kostnaderna i samma omfattning som de tillkommande
intäkterna.
Bygglovsenheten redovisar ett avsevärt bättre resultat i jämförelse med budget. I analysen över väntade lovsansökningar har en jämförelse gjorts mellan tidigare år vilken ger ett antagande om ett större flöde av lovansökningar under året, därför prognostiserar bygglovsenheten ökade intäkter om 3000-4000 tkr under år 2017. Av försiktighetsskäl redovisas i denna prognos 3000 tkr i ytterligare intäkter.
Miljö- hälsoskyddsenheten redovisar något ökade konsultkostnader. Även personalkostnaderna ökar något eftersom kontoret anställer en person för en
projekttjänst eftersom det inte ska uppkomma en skuld i form av kontrolltid till företag med risk för krav på återbetalningsskyldighet.
Eventuell omdisponering av budget Omdisponering inte aktuell.
Planerade åtgärder vid eventuella underskott Inga åtgärder planerade.
1.3 Investeringsprognos
Inga investeringar planeras under året.
Investeringar Årsbudget Årsprognos Avvikelse
2000 0 2000
2 Viktiga förändringar
Inget att rapportera.
3 Nya data och resultat
Inga nya data eller resultat att rapportera.
4 Återsökning av statsbidrag
Inte aktuellt för miljö- och byggnadsnämnden.
5 Åtaganden
Fokusområden:
5.1 Ansvarsfull ekonomi
Nämndens åtaganden
Miljö- och byggnadsnämndens taxor och avgifter ska vara aktuella och anpassade så att de står i relation till de åtgärder som ska utföras.
Kommentar
En översyn pågår för en eventuell revision av taxorna.
Fokusområden:
5.2 Näringsliv och arbetsmarknad Kommunövergripande mål:
5.2.1 Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet
Nämndens åtaganden
Bidra i arbetet med att förbättra bemötande och service gentemot kommunens företag Kommentar
Utbildningsinsatser genomförs för tillfället för att öka förståelsen och servicenivån gentemot kommunens företag.
Senast 2019 ha länets bästa myndighetsservice inom områdena bygglov, miljö- och hälsoskydd samt livsmedel.
Kommentar
Arbete pågår i flera avseenden för förbättrad myndighetsservice. Genom Information, förbättrade hemsidor, särskilda kontaktpersoner för företag m.m. Förändringar i e-tjänsten har påbörjats och är avhängig tillgång till konsult och genomförandet av eventuella förändringar i tjänsten kommer fortsätta under år 2017.
Fokusområden:
5.3 Förebyggande insatser och omsorg Kommunövergripande mål:
5.3.1 Genom förebyggande arbete ge förutsättningar att leva ett tryggt och självständigt liv
Nämndens åtaganden
Tillsyn av enkelt avhjälpta hinder.
Kommentar
Arbetet beräknas bli uppfyllt under hösten år 2017.
Fokusområden:
5.4 Miljö och samhällsutveckling Kommunövergripande mål:
5.4.1 Arbeta för en god bebyggd miljö
Nämndens åtaganden
Minska avfallet enligt gällande avfallsplan Kommentar
Kontoret deltar med aktiviteter i arbetet med avfallsplanen Öka kännedom om kommunens miljöarbete Kommentar
Kontoret arbetar genom Energirådgivningen arbetar aktivt med rådgivning, informationsmaterial och seminarier till kommunens invånare och organisationer. Arbete sker även genom nämndens informationsplan.
Öka miljökompetens i kommunens verksamheter Kommentar
Samtliga medarbetare ska genomgå kommunens internutbildning.
Minska luftföroreningarna i kommunen Kommentar
Buller- och partikelmätningar genomförs regelbundet för att följa upp Trafikverkets åtgärder E4.
Åtgärderna består i anläggning av bullerreducerande asfalt, hastighetssänkning mm.
Kommunövergripande mål:
5.4.2 Minska utsläppen av växthusgaser
Nämndens åtaganden
Öka informationsinsatser och rådgivningsinsatser inom energirådgivningen.
Kommentar
Energirådgivningen fick år 2017 ökat bidrag från Energimyndigheten. Energirådgivningen kan därför utöka sitt arbete med att bedriva rådgivning, informationsmaterial och hålla seminarier till kommunens invånare och organisationer.
Fokusområden:
5.5 Kommunikation Kommunövergripande mål:
5.5.1 Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling
Nämndens åtaganden
Senast 2019 ha bästa hemsidan inom myndighetsområdena bygglov, miljö- och hälsoskydd och livsmedel.
Kommentar
Konkreta åtgärder i form av införande av ett interaktivt verktyg för bygglovsenheten pågår. Dessutom genomförs en textförbättring av informationstexterna.
Utveckla kommunikationen så att den i större utsträckning sker utifrån vad, när och hur invånarna vill ha kontakt med kommunen.
Nämndens åtaganden Kommentar
Komunledningskontorets analys gällande invånarnas kommunkationsönskemål vägleder kontorets fortsatta externa kommunikationsarbete.
6 Uppdrag
Lägesrapport kring eventuella uppdrag från KS/KF. Avsnittet kan innehålla uppdrag som är rapporterade till nämnd (dvs. avslutade) men fortfarande under beredning av KLK för återredovisning till KS/KF.
Uppdrag
Datum (beslutat) för återredovi sning till uppdrags givare
Status Kommentar
Kommunledningskontoret får i uppdrag att, i samverkan med miljö- och byggnadskontoret och trafik- och fastighetskontoret, ta fram förslag på kompletterande styrdokument gällande
tillskapande av parkeringar vid nyproduktion. Uppdraget ska återrapporteras till
kommunstyrelsen under 2017 för att det kompletterande styrdokumentet därefter ska kunna fastställas av kommunfullmäktige.
December 2017
Påbörjas i slutet av maj
7 Riskhantering - internkontroll
Nedan följer en lägesrapport kring internkontrollarbetet 2017. Färgsymbol avseende brister/avvikelser används endast för kontroller med färdiga resultat eller delresultat. En sammanfattande analys av hela internkontrollarbetet 2017 lämnas i nämndens
Verksamhetsberättelse 2017.
7.1 Administration
7.1.1 Att det vid representation/kurs/konferensfakturor, inte finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna.
Kontroller
Deltagare, syfte och program Ingen avvikelse Hur?
Stickprovskontroll När?
2 gånger under året.
Kommentar
Under år 2016 infördes en ny rutin och med den har kvalitén förbättrats. Av de stickprovskontroller som hittills gjorts i år hittades inga brister.
7.1.2 Delegationsbeslut hanteras inte i enlighet med nämndernas
delegationsordning samt reglerna i kommunallagen (Beslut KS 2016-09- 05)
Kontroller
Kontroll att delegationsbeslut avseende anställningar anmäls korrekt till nämnd (Beslut KS 2016-09-05)
Ingen avvikelse
Hur?
Säkerställa att anställningsuppgifter från personalavdelningen anmäls till nämnd.
När?
Löpande under 2017. Tertialvis rapportering till KS.
Kommentar
En tydlig rutin finns för ansvariga personer.
7.2 Ekonomi
7.2.1 Kommunen går miste om intäkter i form av ersättningar avseende flyktingverksamhet (Beslut KS 2016-09-05)
Kontroller
Säkerställa eftersökning av statsbidrag och andra ersättningar avseende
flyktingverksamhet (Beslut KS 2016-09-05)
Ingen avvikelse
Hur?
Säkerställande av interna rutiner och andra aktiviteter inom ramen för risken/kontrollen.
Kontroller När?
2017. Tertialvis rapportering till KS.
Kommentar
Inte är aktuellt för miljö- och byggnadsnämnden.
7.3 Generell
7.3.1 Del av organisationen eller viss tjänsteutövning utsätts för oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)
Kontroller
Identifiera del av organisationen eller typ av tjänsteutövning som kan vara särskilt utsatt för risk för korruption och oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)
Ingen avvikelse
Hur?
Analys och diskussion inom respektive förvaltning. Förvaltningen väljer tillvägagångssätt.
När?
Januari - augusti 2017. Tertialvis rapportering till KS.
Kommentar
Identifiering klar. Samtliga av miljö- och byggnadskontorets verksamheter kan vara särskilt utsatt för risk för korruption och jäv.
Rutiner för beslut och utdelning av ärenden, exempelvis gällande bygglov, sker öppet på veckomöten och APT. Dessa möten behandlar bland annat även frågor kring jäv, påverkan av beslut och korruption.
Utbildning för att stävja eventuell påverkan av beslut och kontrollprocess utförs med jämna mellanrum till alla berörda för att hindra korruption och jäv. Ytterligare kontroll kommer göras inför delårsrapporten.
7.4 Ekonomi
7.4.1 Underlag/rutin för kundfakturering.
Kontroller
Processen kundfakturering Ingen avvikelse Hur?
Stickprovskontroller och jämförande av underlag från MBN och faktureringsenheten När?
2 gånger under året.
Kommentar
Ytterligare kontroll kommer göras inför delårsrapporten.
7.4.2 Fakturering av fattade avgiftsbeslut.
Kontroller
Kundfakturering Ingen avvikelse
Hur?
Stickprovskontroll När?
2 gånger under året Kommentar
Ytterligare kontroll kommer göras inför delårsrapporten.
7.4.3 Fakturering av fattade bygglovsbeslut.
Kontroller
Kundfakturering Ingen avvikelse
Hur?
Stickprovskontroll När?
2 gånger under året Kommentar
Ytterligare kontroll kommer göras inför delårsrapporten.
7.5 Personal 7.5.1 Bisyssla
Kontroller
Bisysslor Ingen avvikelse
Hur?
Intervju vid nyanställning samt vid utvecklingssamtal.
När?
1 gång under året Kommentar
Enligt rutinerna har frågan om bisyssla ställts i samband med rekrytering och vid årliga medarbetarsamtal. Anställda har underrättats i kommunens regelverk gällande bisysslor.
7.6 Handläggningsprocess 7.6.1 Rubbad opartiskhet
Kontroller
Säkerställa att rutiner finns så att besluts-
och kontrollprocessen inte påverkas. Ingen avvikelse Hur?
Information om lagar, tillvägagångssätt och bemötande samt hålla en öppen dialog internt om situationer som uppkommit eller kan uppkomma.
När?
Löpande under året.
Kommentar
Se kontroll: "Identifiera del av organisationen eller typ av tjänsteutövning som kan vara särskilt utsatt för risk för korruption och oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)"
