Plats och tid Kommunhuset, Vara kl. 08.30 – 12.35
Beslutande Carl-Uno Olsson (S), ordf.
Irene Karlsson (C) Per Gunnarsson (M)
Övriga deltagande Maria Westh, jurist § 3, 10
Mija Gustafsson, projektledare § 4 Pia Bäckdal, ekonom § 5, 13 Linda Carlson, utredare § 13
G Thorstensson, biblioteks/kulturchef Yvonne Carlson, barnomsorgshandl.
Nina Schmidt, bildningschef Inger Gustafsson, sekreterare
§ 8-10, 13
§ 13
Justerare Irene Karlsson
Justeringens plats och tid Bildningsförvaltningen 2012-01-23 kl. 17.00
Under-
skrifter Sekreterare Paragrafer 1-14
Inger Gustafsson
Ordförande
Carl-Uno Olsson
Justerare
Irene Karlsson
ANSLAG/BEVIS
Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag
Organ Vara kommun, Bildningsnämndens arbetsutskott
Sammanträdesdatum 2012-01-17
Datum för anslagets upp-
sättande 2012-01-24 Datum för anslagets
nedtagande 2012-02-15
Förvaringsplats för proto-
kollet Bildningsförvaltningen
Underskrift
Innehållsförteckning
Svar på Skolinspektionens riktade tillsyn av svenska för invandrare ... 1
Information Komvux/yrkesvux ... 2
Ansökan om tilläggsbelopp, Solgårdens förskola ... 3
Framtid för Nationellt centrum för måltiden ... 5
Beslut om bidragsbelopp till fristående gymnasieskolor ... 6
Handlingsplan extra ordinära händelser ... 8
Bildningsnämndens uppföljning 2012 ... 9
Uppsägning av avtal angående snöskoter, Ryda Skidklubb ... 11
Avstämning bidragsutredning ... 12
Information Kultur Vara ... 13
Kurser och konferenser ... 14
Anmälan ... 15
Information ... 16
Svar på revisionsrapport – utlämnande av handlingar ... 17
AU § 1 Dnr 31/2011 616
Svar på Skolinspektionens riktade tillsyn av svenska för invandrare
Förslag till beslut
Bildningsnämnden avger följande redovisning:
Vara kommun kommer i fortsättningen att erbjuda undervisning kontinuerligt under året med uppehåll endast för fyra veckors semester.
Kontakter har tagits med den utbildningsanordnare som genomför svenskun- dervisning för dem som omfattas av etableringslagen och samarbete har inletts för att lösa den påtalade bristen.
_________
Bakgrund
Skolinspektionen har gjort en riktad tillsyn inom området svenskundervisning för invandrare i Vara kommun. Den riktade tillsynen syftade till att säkerställa invandrares rätt till utbildning i sfi. Skolinspektionen ska bedöma hur kommu- nen uppfyller författningarnas krav avseende och invandrares möjlighet att snabbt få tillgång till undervisning i sfi.
Skolinspektionen har i tillsynen identifierat en brist som måste åtgärdas. Sfi måste bedrivas kontinuerligt under året med endast uppehåll för semester. (§8 förordningen om svenskundervisning för invandrare)
Kommunen ska lämna redovisning till Skolinspektionen över åtgärder av bris- ten.
Beredning
Rektor Birgitta Vallin har berett ärendet.
_____
AU § 2
Information Komvux/yrkesvux
Beslut
Rektor Birgitta Vallin lämnar mer information på nämndens sammanträde.
_________
Bakgrund
Förutsättningarna för Vara Lärcentrum förändras inför 2012. Satsningen på
”yrkesvux” kommer att förlängas och gälla även 2012. Däremot kommer stats- bidraget för vuxenutbildning att minska. Högskolorna har aviserat att de inte kommer att erbjuda några lärcentrumbaserade kurser inför läsåret 2012/13. De fyra program på distans som finns idag kommer att slutföras.
_________
AU § 3 Dnr 2/2012 711
Ansökan om tilläggsbelopp, Solgårdens för- skola
Beslut
Ansökan från Solgårdens förskola beviljas delvis.
Tilläggsbelopp för barnet E.L. medges för vårterminen 2012 motsvarande en 25 % resurstjänst. Ett belopp om 52 500 kr betalas ut.
Beloppet betalas ut månadsvis, fördelat på 6 månader, med 8 750 kr per må- nad.
__________
Bakgrund
Ansökan om tilläggsbelopp för ett barn, E.L. på Solgården förskola har läm- nats in. Ansökan avser vårterminen 2012 och erforderliga handlingar som visar på stödbehovet har bifogats.
Tilläggsbelopp är enligt proposition 2008/09:171 avsett att ge möjlighet till särskild ersättning för enskilda elever som har omfattande behov av särskilt stöd. Det ska avse extraordinära stödåtgärder, som inte har koppling till den vanliga undervisningen, t.ex. tekniska hjälpmedel, assistenthjälp och anpassning av en skollokal. Det kan också vara fråga om stödåtgärder åt elever med stora inlärningssvårigheter som beror på språkliga eller sociala faktorer. En fri- stående skola skall dock, på samma sätt som en kommunal skola, kunna an- passa sin organisation och sin undervisning så att hänsyn tas till elevens behov och förutsättningar. Kostnader för stöd i form av extra undervisning eller undervisning i en särskild grupp som syftar till att hjälpa elever med svårigheter omfattas ej av tilläggsbeloppet.
Beredning
Ansökan har beretts på bildningsförvaltningen av chefen för elevhälsan och förvaltningens jurist.
Förvaltningens
Utifrån de inlämnade handlingarna görs bedömningen att barnet har ett behov av extraordinära stödinsatser som inte är kopplade till den vanliga undervis- ningen. Solgården har ansökt om stöd motsvarande 24 timmar per vecka uti- från intyg och journalkopia från psykolog och läkare. Det saknas dock en be- skrivning av hur förskolan avser arbeta för att tillse stödinsatser för barnet. Det
enda som sägs är att barnet behöver ett ”hjälp-jag”. I den definition av ”hjälp- jag” som skolor och förskolor i allmänhet använder, och som Solgården har använt begreppet i tidigare ansökningar, ingår såväl konkreta extraordinära insatser (så som t.ex. stöd för att kompensera för barnets synnedsättning) som rent pedagogiskt särskilt stöd (så som t.ex. individuella instruktioner och extra hjälp av vuxen).
Vi gör därför bedömningen att en viss del av det Solgården sökt för ingår i det särskilda stöd som förskolan själva ska tillse utifrån tilldelat grundbelopp. Att primärvårdens läkare och psykolog bedömer att barnet behöver extra stöd i förskolan innebär inte, enligt vår bedömning, att det stödet automatiskt ska anses som extraordinärt. I kommunens budget, och det utifrån den utdelade grundbeloppet, ingår resurser för att verksamheterna ska tillse särskilt stöd till enskilda elever. Vår bedömning är därför att Solgården, för barnet E.L., är be- rättigat till tilläggsbelopp för extraordinära stödinsatser motsvarande 10 timmar per vecka, främst för att tillse behovet av kompensatoriskt stöd för sin synned- sättning och visst stöd i övriga aktiviteter.
Vår rekommendation är att tilläggsbelopp beviljas för vårterminen 2012 mot- svarande 10 timmar/vecka, vilket motsvarar en 25 % resurstjänst och ett be- lopp om 52 500 kr beräknat på en genomsnittslön för resurstjänster i Vara kommun (för läsåret 2011/2012 är genomsnittslönen 23 759 kr/mån + PO) med påslag för 6 % mervärdesskatt och avrundat till närmsta hundratal.
Totalt rekommenderat tilläggsbelopp blir således 52 500 kr, vilket betalas ut månadsvis för hela vårterminen (6 månader) och således motsvarar 8 750 kr per månad.
_________
AU § 4
Framtid för Nationellt centrum för måltiden
Förslag till beslut
Bildningsnämnden är positiv till en uppbyggnad av ett nationellt centrum för måltiden i Vara och idéerna kring utveckling av konceptet.
Denna utökade verksamhet ryms inte inom nämndens budgetram.
_________
Bakgrund
Projektledare Mija Gustafsson, Nationellt centrum för måltiden informerar om uppdraget att utreda på hur ett måltidscentrum ska kunna placeras i Vara. Pre- senterar idéer om lokaler och hur arbetet kan bedrivas. Detta är ett utveckl- ingsprojekt och inte bara utbildning.
Till projektet är utomstående intressenter kopplade.
_________
AU § 5
Beslut om bidragsbelopp till fristående gym- nasieskolor
Förslag till beslut
Bildningsnämnden fastställer följande bidragsbelopp till fristående gymnasie- skolor för 2012/termin.
Program Kod Ersättning 2012/elev
inkl 6% moms Bygg- och anläggningsprogrammet BA/BP 48 110
Barn- o fritidsprogrammet BF/BF 37 015 El- och energiprogrammet EE/EC 44 175 Ekonomiprogrammet EK 59 686 Fordon- och transportprogrammet FT/FPTR 53 942
Fordonsprogrammet FP 42 157 Industritekniska programmet IN/IP 64 378 Naturvetenskapsprogrammet NA/NV 46 513 Samhällsvetenskapsprogrammet SA/SP 40 280
Teknikprogrammet TE 54 051
Estetiskt program ES 64 005
Handels- och adm.programmet HP 54 101 Hotell- och restaurangprogrammet HR 76 196
I programprisersättningen finns kostnader för skollunch inräknat. Vissa fri- stående gymnasieskolor erbjuder inte kostnadsfria skolluncher. På grund av detta innehåller prislistan som skickas ut till de fristående gymnasieskolorna även uppgift om hur stor ersättningen är för skolmåltider. Om en fristående skola ändå inte erbjuder kostnadsfri skollunch, vilket är möjligt enligt skollagen, får kommunen göra avdrag på ersättningen till den fristående gymnasieskolan med 4 351 kronor per elev och år, vilket motsvarar Vara kommuns gymnasi- ums genomsnittliga kostnad.
_________
Lagbestämmelse
Kommunens skyldighet att lämna bidrag till fristående gymnasieskolor och gymnasiesärskolor regleras i skollagen 2010:800, 15 kap. 33-34 §, 16 kap. 52-55
§, 17 kap. 28-34 § samt 19 kap 23-29 §.
Beslutsmotivering
Grundbelopp
Bildningsnämnden fastställer budgeten för Vara kommuns gymnasium, inter- kommunal ersättning per elev och ersättning per i elev i fristående gymnasie- skola. De fastställda beloppen för interkommunal ersättning följer budgeten för Vara gymnasium. Bidragsbeloppen per elev i fristående gymnasieskola in- nehåller därtill en momskompensation som uppgår till 6 %.
Beloppet per elev ska täcka samtliga kostnadsposter som avser verksamheten för gymnasieelever. Beloppen omfattar undervisning, skolans insatser för ele- ver i behov av särskilt stöd, specialpedagoger, elevvård inkl psykolog, kurator, studie- och yrkesvägledning, APU, läromedel, IT, förbrukningsmaterial, inven- tarier, utrustning/-renovering av innermiljö och utemiljö, avskrivningskostna- der, lokalhyror, städning, vaktmästeri, skötsel och underhåll, skolvärdar, arbets- lagsledning, skolledning, skolexpedition, administration inom gymnasieskolan, alla måltider, administration, kompetensutveckling, personal-/friskvård och rehabiliteringsåtgärder.
Tilläggsbelopp
Utöver grundbeloppet kan det i ett fåtal fall bli aktuellt med ett tilläggsbelopp.
Detta gäller främst gymnasiesärskola. Bildningsförvaltningen utbetalar tilläggs- belopp för dessa elever utifrån Elevhälsans bedömning av behovet.
Bildningsnämndens budget utöver skolpengen
Förutom gymnasieskola finns inom bildningsnämnden verksamheterna för- skola 1-5, fritidshem, förskoleklass och grundskola, lärcentrum, kulturskola, bad, kultur och fritid bidrag, fritidsgårdar, bibliotek, särskola, pedagogisk om- sorg, politisk organisation, central administration, skolskjuts och elevhälsans IRMA. Dessa verksamheter ingår inte i bidraget till fristående gymnasieskolor.
_________
AU § 6
Handlingsplan extra ordinära händelser
Beslut
Arbetsutskottet konstaterar att det inte behövs några ändringar i gällande plan.
_________
Bakgrund
Bildningsnämnden antog 2007-09-25 § 77 en handlingsplan för extra ordinära händelser. Denna utarbetades utifrån av kommunfullmäktige antagen hand- lingsplan.
Varje mandatperiod skall det tas ställning till handlingsplanerna aktualitet.
_________
AU § 7
Bildningsnämndens uppföljning 2012
Förslag till beslut
Bildningsnämnden fastställer uppföljningsplan för 2012.
_________
Bakgrund
Följande förslag till uppföljning av verksamheter för 2012 föreligger:
Nämnd Uppföljning/anmälan
tis. 31 jan. Tertial-bo, Arbetsmiljö Kvalitetsredovisning
tis. 6 mars Bokslut
tis. 10 april Tillsynsrapportering friförskolor Projektredovisning
- måltidsprojektet, indienprojekt m.m.
Uppföljning ungdomar upp till 20 år Kulturskolan
tis. 29 maj Tertial-bo,
Barn/ungdomar m utom-nordisk bak- grund
Ev. 26 juni
tis. 4 sept. Skolskjuts
Skolmåltider
Intagning gymnasiet
Interkommunala priser gymnasiet tis. 2 okt. Tertial-bo, Budget,
Särskolan, Barn i behov av stöd, Uppfölj-
ning frånvaro-plan, Tilläggsbelopp tis. 6 nov. Likabehandlingsplan, Våld/hotplan
Nationella prov, betyg o öppna jämförel- ser
tis. 11 dec. Klagomålsanalys/statistik Brandövningar,
SFI
SKOOP/AKU analyser när redovisningar gjorts _________
AU § 8 Dnr 2012/4 823
Uppsägning av avtal angående snöskoter, Ryda Skidklubb
Förslag till beslut
Avtalet med Ryda Skidklubb angående snöskoter sägs upp.
_________
Bakgrund
Fritidsnämnden och Ryda Skidklubb tecknade 1986 ett avtal angående en snö- skoter. Kommunen köpte in skotern och är ägare till den. Snöskotern placera- des vid fritidsanläggningarna i Ryda och Ryda Skidklubb åtog sig huvudansva- ret för skötsel. Skidklubben svarar för allt arbete med underhåll och ev. repa- rationer av skotern, kommunen åtog sig stå för ev. reservdelar. Skotern skulle finnas tillgänglig för andra i kommunen förekommande skidspår.
Beredning
Kultur Vara föreslår nu att avtalet sägs upp. Kommunen är ägare till skotern och förslag till vad som ska göras med den lämnas på nämndens möte.
_________
AU § 9
Avstämning bidragsutredning
Beslut
Arbetsutskottet och berörda tjänstemän diskuterar utredningen den 1 februari.
_________
Bakgrund
Kulturchef Gunlög Thorstensson redovisar pågående arbete med underlag till utredningsuppdraget. Förhoppningsvis kan utredningen vara klar för beslut i kommunfullmäktige i november.
_________
AU § 10
Information Kultur Vara
Filmprojektet Jag måste berätta
Två av de tänkta sponsorerna av projektet har avslagit ansökan om medel.
Projektet har arbetats om utifrån vad som finns kvar. Ärendet tas upp nästa arbetsutskott.
Varaortens ryttarförening
Gunlög Thorstensson och Maria Westh informerar om handläggning av ären- det med ny anläggning för Varaortens ryttarförening.
Checklistan tas fram utifrån vad som behöver gälla om föreningar skall kunna få bidrag från kommunen.
Träff med ridsportorganisation samt riksidrottsorganisation arrangeras för att höra deras stöd.
_________
AU § 11
Kurser och konferenser
Beslut
Carl-Uno Olsson och Irene Karlsson deltar i kurs 1.
_________
Följande kurs- och konferensinbjudningar har inkommit:
1. ATT MÖTA NYANLÄNDA FLYKTINGBARN I VARA KOMMUN Tid: 2012-02-09
Plats: Vara
Arrangör: Vara kommuns integrationsenhet
2. FRÅN TRANSAKTION TILL RELATION –framtid för folkbibliotek Tid: 2012-04-18—20
Plats: Halmstad
Arrangör: Region Halland _________
AU § 12
Anmälan
Anmäls och läggs till handlingarna
- Skolverkets beslut om uppföljning av bidrag för at utveckla förskolans och förskoleklassens pedagogiska arbete med matematik
- Skolverkets beslut om fastställt bidragsbelopp för 2012, maxtaxa inom för- skolan och fritidshemmen
- Kommunstyrelsens beslut ang. avstämning central resursfördelning 2011.
Bildningsnämnden tillförs 5 200 000 kronor. Övrig reglering gentemot bild- ningsnämnden om 6 803 000 kronor görs i bokslut 2011.
- Kommunfullmäktiges beslut om antagande av verksamhetsplan.
_________
AU § 13
Information
Skolinspektionens beslut i anmält ärende angående särskilt stöd till elev Jurist Maria Westh informerar om Skolinspektionens beslut i anmält ärende.
Redovisning av åtgärder ska göras.
Ekonomiskt resultat 2011
Ekonom Pia Bäckdal informerar om det mycket preliminära ekonomiska resul- tatet för 2011 som gäller idag.
Organisationsutredning
Utredare Linda Carlson informerar om arbetet med fördjupad utredning av alt.
E. Utreder de stora frågetecknen, slöjdsalar, trafiksituationen, matsituationen, fritidsverksamhet, m.m.
Information lämnas till nämnden.
Barnomsorg
Barnomsorgshandläggare Yvonne Carlson redovisar antalet inskrivna barn per enhet och önskemål om placeringar i barnomsorgen under våren.
_________
AU § 14 Dnr 65/2011 000
Svar på revisionsrapport – utlämnande av handlingar
Förslag till beslut
Bildningsnämnden avger följande yttrande:
På revisorernas fråga om hur in- och utgående e-post registreras är svaret att all e-post registreras i respektive handläggares e-post logg som inkommen resp.
skickad. Det är sedan upp till handläggaren att avgöra om informationen i e- posten är av sådant slag att det ska vidarebefordras till registrator för diariefö- ring eller ej.
På revisorernas fråga om hur nämnden/förvaltningen försäkrar sig om att e- post riktad direkt till eller från enskild handläggare fångas upp är svaret att det i dagsläget saknas ett sådant system där alla handläggares e-post granskas. Det bedöms inte heller finnas något behov av ett sådant system då handläggarna förutsätts ha kompetens att sköta sin e-post enligt gällande regler. Nytt för internkontrollen 2011 är dock att nämndssekreterarna i sin internkontroll kommer att göra stickprov i olika handläggares e-post logg för att se så att handlingar som bör diarieföras också har vidarebefordrats till berörd registra- tor.
Bildningsnämnden anser att rapporten visar på en förhållandevis god kunskap hos kommunens handläggare om lagstiftningen kring utlämnande av handling- ar. Vissa brister har dock konstaterats, till viss del hänförliga till handläggares hantering av inkommen e-post, och det är angeläget att dessa åtgärdas. Kansli- avdelningen har föreslagit en översyn av det interna regelverket för hanteringen av e-post, inklusive kommunövergripande riktlinjer för utlämnande av hand- lingar via e-post, samt en kommunövergripande utbildningsinsats för handläg- gare och chefer rörande hanteringen av e-post och lagstiftningen kring utläm- nande av handlingar. Dessa insatser bör vara tillräckliga för att åtgärda de bris- ter som framkommit i revisionsrapporten.
__________
Bakgrund
Kommunens revisorer har gjort en översiktlig kontroll av utlämnande av hand- lingar och noterat vissa brister när begäran riktas direkt till handläggare; bl.a.
avsaknad av svar och lång handläggningstid. Revisorerna har begärt synpunkter samt svar på två frågor från kommunstyrelsen och samtliga nämnder.
Beredning
Ärendet har beretts av kanslichefen tillsammans med sekreterargruppen. Resul- tatet av granskningen har studerats utifrån gällande lagstiftning kring utläm- nande av handlingar samt genom runtfrågningar bland handläggare. Viss upp-
följning har också gjorts med berörda handläggare utifrån revisorernas arbets- material.
Resultatet av rapporten får ändå bedömas som förhållandevis gott. Det faktum att ingen handläggare ifrågasatt vem som begärt handlingarna eller varför är ett gott betyg på kunskapen om regelverket kring utlämnande av handlingar. Att det lämnats olika besked rörande huruvida handlingar lämnas ut via e-post eller inte bedöms inte som en brist utifrån gällande regelverk. Nuvarande lagstift- ning ställer inga krav på att handlingar ska kunna lämnas ut via e-post. Det framstår också som naturligt att olika handläggare gör olika bedömningar av vilken servicenivå, utöver lagstadgad miniminivå, man har möjlighet att tillhan- dahålla vid tillfället. Handlingarnas natur kan också ha viss betydelse för be- dömningen av huruvida det är lämpligt att de lämnas ut via e-post eller ej.
Vissa brister konstateras dock ändå, och dessa behöver åtgärdas. Dessa brister handlar dels om okunskap kring lagstiftningen om utlämnande av handlingar och dels om bristande hantering av e-post. När det gäller regelverket kring utlämnande av handlingar tycks bristerna främst ligga i att handläggarna inte är medvetna om att handlingarna måste lämnas ut omgående. Angående hante- ringen av e-post finns interna regler från 2003, men det har konstaterats att dessa är dåligt förankrade i verksamheten och dessutom inte finns tillgängliga på intranätet.
I diskussion i sekreterargruppen, där även kanslichefen medverkade, var man eniga om att det finns ett behov av att uppdatera och förankra det interna re- gelverket kring hantering av e-post samt av att hålla en intern utbildning för handläggare och re-chefer rörande såväl lagstiftningen kring utlämnande av handlingar som det interna regelverket angående hanteringen av e-post. I arbe- tet med att uppdatera de interna reglerna om e-post bör det också sättas upp kommungemensamma riktlinjer för i vilka fall handlingar alltid bör lämnas ut via e-post och i vilka fall handlingar ej bör lämnas ut via e-post. Sådana riktlin- jer bör medföra att handläggarnas svar blir mer enhetliga. Kansliavdelningen föreslår att dessa insatser genomförs under 2012.
_________
