KFN protokoll 2020-09-28 til hemsidan

(1)

Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum

2020-09-28

Plats och tid: Trosa stadshotell kl. 18.00-21.00

Beslutande ledamöter: Lena Isoz (M) ordförande Ann-Sofie Nyström (M)

Lennart Tällö (S), 2:e vice ordförande Zeth Nyström (M)

Helene Carlind (C) Mehie Lala (S)

Isabel Gustafsson (SD) Ej tjänstgörande ersättare:

Övriga närvarande:

Carl Löfgren (M)

Stina vin der Esch (KD)

Kerstin Tibbling, produktionschef

Sara Fältskog Eldros, kultur- och fritidschef Johan Wolpher §1-2

Övriga som följde mötet på

distans: Ulf Struwe (M), Anneli Bradley, fritidsgårdschef § 1-3 Malin Lundin, bibliotekschef § 1-4 Josefin Sandborg, ekonom.

Plats och tid för justering: Kommunhuset 2020-09-30

Underskrifter: Paragrafer

§ 36-52 Nadja Furuberget Skog, sekreterare

Lena Isoz (M) ordförande

Lennart Tällö (S), justerande

Anslag/bevis

Organ: Kultur- och fritidsnämnden § 36-52

Datum: Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för nedtagande

2020-09-28 2020-10-01 2020-10-23

Förvaringsplats för

protokollet: Trosa kommunhus

Underskrift:

Nadja Furuberget Skog

(2)

TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 2(20)

Kultur- och fritidsnämnden 2020-09-28

Innehållsförteckning

§ 36 Godkännande av dagordningen

§ 37 Information från Apelago, Kråmö

§ 38 Information från fritidsgårdarna

§ 39 Biblioteksplan för Trosa kommun KFN 2020/74

§ 40 Information om remissyttrande aktivitetsplan 2021 kulturplan Sörmland

§ 41 Information om ny överenskommelse, sammanträdesordning

§ 42 Information om ny styrmodell

§ 43 Delårsbokslut med helårsprognos 2020 för kultur-

och fritidsnämnden KFN 2020/52

§ 44 Handlingsplan för offentlig konst KFN 2020/80

§ 45 Sammanträdesplan 2021 KFN 2020/72

§ 46 Kultur- och idrottspriset 2020 KFN 2020/73

§ 47 Uppföljning tjänstekoncession Kråmö 2019 KFN 2020/75

§ 48 Uppföljning tjänstekoncession Trosa Gästhamn 2019 KFN 2020/76

§ 49 Uppföljning tjänstekoncession Trosa havsbad och

camping 2019 KFN 2020/77

§ 50 Uppföljning tjänstekoncession Safiren 2019 KFN 2020/78

§ 51 Delegationsbeslut KFN 2020/1

§ 52 Övriga anmälningsärenden KFN 2020/2

(3)

§ 36

Godkännande av dagordningen

Beslut

1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner dagordningen.

2. Sammanträdet är stängt i enlighet med Överenskommelse om sammanträdes- ordning för att minimera risker och spridning av coronaviruset covid-19.

___________

(4)

§ 37

Information Apelago, Kråmö

___________

Johan Wolpher (Apelago Group) informerar nämnden om övertagande, renovering och driften av Kråmö Skärgårdsby.

• Under våren 2020 blev det klart att Apelago Group tecknat ett treårigt hyreskontrakt med Trosa kommun om att driva Kråmö Skärgårdsby.

• Flertalet stugor, bastu och bryggor har renoverats och ett intensivt röjningsarbete har ägt rum på ön.

• El har dragits fram till många av byggnaderna samt att sjövatten dragits upp till två punkter på ön.

• Det har varit bra beläggning över sommaren.

• Under högsäsong endast veckouthyrning, övrig tid även halva veckor/weekend.

• Bemannat under sommaren mellan klockan 10-17

(5)

§ 38

Information från fritidsgårdarna

___________

Fritidsgårdschef Anneli Bradley informerar om fritidsgårdarnas arbete under sommaren 2020.

• Satsat på extra öppethållande

• Första veckan började personalen med att vara i hamnen, ungdomarna ville ha fritidsgårdarna öppna igen. Efter första veckan var personalen framförallt på fritidsgårdarna.

• Många ungdomar i verksamheten, i snitt 51 stycken ungdomar i Trosa, 28 stycken i Vagnhärad.

• Mer ungdomsinflytande, snabbare beslut om aktiviteter.

• Öppet 44 kvällar.

• Antalet besökare per kväll har ökat i både Vagnhärad och Trosa under 2020, även antalet öppna kvällar.

• Aktiviteter som äventyrsgolf, go cart, bakat, grillat, filmkvällar mm.

• Viktigt att fritidsgårdarna är öppna då det utgör en trygg arena att samlas och vara på för kommunens ungdomar.

• Sommaren har varit relativt lugn.

(6)

§ 39 KFN 2020/74

Biblioteksplan för Trosa kommun 2020-2022

Beslut

Kultur- och fritidsnämndens förslag till kommunfullmäktige:

Kommunfullmäktige antar Biblioteksplan för Trosa kommun 2020-2022.

___________

Ärendet

Enligt beslut i Kultur- och fritidsnämnden 2019-05-02 § 36, har kontoret fått i uppdrag att i samverkan med humanistiska nämnden ta fram en biblioteksplan för Trosa kommun 2020-2022.

Enligt bibliotekslagen 17 § ska kommuner anta planer för sin verksamhet på biblioteksområdet. Denna biblioteksplan anger riktningen för biblioteken i Trosa kommun under perioden 2020-2022. Den ska vara ett redskap för personal och beslutsfattare i utvecklingen av verksamheten men även synliggöra bibliotekens utbud och service samt gynna medborgarnas möjlighet att påverka. Planen

omfattar de två folkbiblioteken i Trosa kommun, Trosa stadsbibliotek och biblioteket Navet i Vagnhärad, samt skolbiblioteken på kommunens sex grundskolor.

Förslag till beslut på sammanträdet:

Isabel Gustafsson (SD): Enligt kontorets förslag med följande strykning (sid 4 under rubriken Folkbiblioteken):

• Personer med annat modersmål än svenska

Lena Isoz (M): Enligt kontorets förslag

Beslutsgång

Ordförande ställer förslagen mot varandra och finner att kultur- och fritidsnämnden beslutar enligt kontorets förslag.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från bibliotekschef Malin Lundin, 2020-09-17.

– Förslag till biblioteksplan för Trosa kommun 2020-2022

Kopia till

Kommunstyrelsen Humanistiska nämnden

(7)

§ 40

Information om remissyttrande aktivitetsplan 2021 kulturplan Sörmland

___________

Kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros informerar nämnden om att Samkultur sörmland har skapat en aktivitetsplan för 2021. Planen har lämnats på remiss med möjlighet för Trosa kommun genom kultur- och fritidsnämnden att lämna ett svar. Ordförande Lena Isoz (M) och Sara Fältskog Eldros har deltagit vid ett digitalt möte gällande aktivitetsplanen och framfört synpunkter.

(8)

§ 41

Information om ny överenskommelse, sammanträdesordning

___________

Nämndsekreterare Nadja Furuberget Skog informerar nämnden om den nya överenskommelsen gällande sammanträdesordning.

• Gäller från och med 1 november 2020 (tillsvidare)

• Ledamöter och ersättare kan delta på distans via Ineras tjänst Digitalt möte

• Inera – Digital möte uppfyller kommunallagens krav

• Ordförande och sekreterare ska alltid vara på plats

• Ordförande avgör om fler ska delta på plats

• Sammanträden stängda för allmänheten

• Inloggning till digitalt möte kräver bank-id

(9)

§ 42

Information om ny styrmodell

___________

Kerstin Tibbling informerar nämnden om Trosa kommuns styrmodell.

• Jobba om från ekonomistyrmodell till styrmodell

• Utgår från fastlagd kurs

• I budget ska mål och riktlinjer som är väsentliga för god ekonomisk hushållning anges.

• Beslut om mål bör fattas i början av varje ny mandatperiod. Det bör vara få och mätbara mål.

• Kvalitetsnyckeltal finns i Kommunens kvalitet i korthet (KKIK)

• Alla nämnder gör årligen risk- och väsentlighetsbedömningar för att

fastställa en ny interkontrollplan för året. Internkontrollplanen följs därefter upp i samband med årsbokslut.

• Några punkter i internkontrollen är gemensamma för alla nämnder och bolag, till exempel delegering, bisysslor och arbetsmiljö.

• Utgår från gemensamma planeringsförutsättningar (GPF) som ger

befolkningsprognos, ekonomiska förutsättningar, lokalförsörjningsplan, och resursfördelning.

• Uppföljning sker efter mars, vid delåret efter augusti och vid årsbokslut.

• Nämnderna är ansvariga för att hålla verksamheterna inom beslutad ram, driva verksamheten enligt de mål/uppdrag fullmäktige fastställt och följa upp och utvärdera nämndens verksamhet.

• Uppräkning av taxor och avgifter ska ske på ett sådant sätt att

avgiften/taxan följer kostnadsutvecklingen inom verksamheten. Nivån på taxan ska ses över årligen. Beslut om reviderade taxor bör tas i samband med kommunfullmäktiges hantering av budget eller reviderad budget för kommande år.

• Utgångspunkten för verksamheterna (inklusive personal och ekonomi) är decentralisering. Verksamhets-, resultatansvarig chef följer verksamhet och ekonomi, fattar beslut om, genomför och vid behov förändrar verksamhet i enlighet med nämndens delegationsordning.

• Kommunens ledare är kulturbärare av Trosaandan som sätter Trosa kommuns medborgare i främsta rummet.

• Trosaandan: Vi har ett personligt och gott bemötande med positiv

människosyn, vi är engagerade ledare som växer genom att få andra att växa, vi vågar och vill pröva nya vägar, vi lär av varandra och delar med oss.

• Kommunen genomför årliga introduktionsdagar för all nyanställd personal i Trosa kommun.

• Styrmodellen ska förankras bland politiker och anställda och utvecklas succesivt. Den bör revideras i början av varje mandatperiod. För att skapa enighet och samsyn ska information ges på politikerutbildningar, nämnder, chefsträffar, introduktionsdagar och APT.

(10)

§ 43 KFN 2020/52

Delårsbokslut med helårsprognos 2020 för Kultur- och fritidsnämnden

Beslut

1. Kultur- och fritidsnämnden överlämnar nämndens delårsbokslut 2020 till kommunstyrelsen.

2. Kultur- och fritidsnämnden godkänner nämndens helårsprognos för 2020.

___________

Ärendet

Verksamheterna redovisar per sista augusti ett positivt resultat om 919 tkr.

Prognos för 2020 är att verksamheterna redovisar enligt budget.

Våren och sommaren har präglats av covid-19 -pandemin och det har inneburit att verksamheterna varit påverkade på olika sätt som påverkat det ekonomiska utfallet.

Intäkterna för hyror har minskat pga. åtgärder för att underlätta för föreningar, staten har ersatt alla sjuklönekostnader för perioden april-juli, många aktiviteter har inte kunnat genomföras som planerat. Trots detta så har alla verksamheter varit igång och det har varit ett fokus på att upprätthålla god samhällsservice och att fortsätta utveckla enligt de planer som finns. Detta beskrivs i delårsbokslutet.

Nämndens mål har följts upp för första gången sedan de antogs och ett par av dem kommer att redovisas vid helårsbokslutet.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Kerstin Tibbling, 2020-09-22 – Delårsrapport per sista augusti med helårsprognos 2020, 2020-09-22 – Uppdaterad underlag, verksamhetsmått, 2020-09-28

Kopia till

Kommunstyrelsen

(11)

§ 44 KFN 2020/80

Handlingsplan för offentlig konst

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner kontorets förslag på handlingsplan för offentlig konst.

___________

Ärendet

Enligt beslut i Kultur- och fritidsnämnden 2020-06-11, KFN 2020/66 har kultur- och föreningschefen fått i uppdrag att ta fram en handlingsplan för offentlig konst, som ska komplettera Trosa kommuns policy och riktlinjer för offentlig konst (KS

2020/79). Under arbetet har nämndens presidium utgjort referensgrupp.

Syftet med handlingsplanen är att skapa förutsättningar för att arbeta systematiskt och konsekvent med den offentliga konsten i Trosa kommun. Handlingsplanen ska ge underlag för beslutshanteringen av nya offentliga konstverk.

Policyn och riktlinjerna för offentlig konst bör även kompletteras av underhålls- och bevarandeplan, fortsatt uppföljning av genomförd konstinventering samt plan för tillgängliggörande av offentlig konst.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från kultur- och föreningschef Sara Fältskog, 2020-09-01 – Förslag till handlingsplan för offentlig konst

(12)

§ 45 KFN 2020/72

Sammanträdesplan 2021 för kultur- och fritidsnämnden

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden fastställer nämndens sammanträdestider 2021.

___________

Ärendet

För år 2021 ska sammanträdestiderna fastställas för kultur- och fritidsnämnden.

Förslaget är anpassat efter sammanträdestiderna för kommunstyrelsens arbetsutskott, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige.

2021

Kultur- och fritidsnämnden Kl. 18.00

Januari 21

Februari

Mars 11bokslut, internkontroll

April 29 kvartal +budget Maj

Juni 10

Juli Augusti September

Oktober 14 delår November

December 2 internbudget

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från nämndsekreterare Nadja Furuberget Skog, 2020-09-14

(13)

§ 46 KFN 2020/73

Kultur- och idrottspriset 2020

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner kontorets förslag om att nominering pågår under perioden 1–31 oktober.

___________

Ärendet

Kultur- och Idrottspriset har delats ut i Trosa kommun sedan 2008. Kulturpriset tilldelas den person som bedöms ha utfört den största/viktigaste kulturgärningen i kommunen under året eller över tid. Idrottspriset tilldelas den eller de personer, upp till 20 år som bedöms ha utförs den största/viktigaste idrottsprestationen.

Från och med i år finns även en ny priskategori: Årets lag/ledare. Till denna kategori kan personer eller lag nomineras som har profilerat sig på ett särskilt förtjänstfullt sätt inom sin sport. Prestationen behöver inte vara idrottslig, utan kan lika gärna handla om att ha varit en god kamrat, ha överkommit en särskild

svårighet eller ha varit en resurs inom föreningen/laget.

För 2020 föreslås nominering pågå under perioden 1–31 oktober. Beslut om pristagare fattas i KFN 2020-12-03.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros, 2020-09-01 – Riktlinjer för Trosa kommuns kultur- och idrottspris

(14)

§ 47 KFN 2020/75

Uppföljning tjänstekoncession Kråmö 2019

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden följer inte upp tjänstekoncession Kråmö enligt plan för år 2019 då tjänstekoncessionen avslutats.

___________

Ärendet

Samtliga tjänstekoncessioner under Kultur- och fritidsnämnden lämnar en årlig återrapportering till Kultur- och fritidsnämnden under första kvartalet. I

återrapporteringen redogörs för verksamheternas bokslut, resultat- och

balansrapport, öppethållande under året, besöksfrekvens/beläggning, avgifter, kvalitetssäkring och miljöledning, utveckling och drift, uppföljning av investeringar, resultat från kundundersökningar samt synpunkter från besökare.

Tjänstekoncessionen Kråmö avslutades på entreprenörens begäran under hösten 2019 och verksamheten drivs sedan mars 2020 i form av hyresavtal. Kontoret har inte begärt in underlag från den tidigare tjänstekoncessionsinnehavaren rörande verksamheten 2019 då tjänstekoncessionen har avslutats.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros, 2020-09-14

(15)

§ 48 KFN 2020/76

Uppföljning tjänstekoncession Trosa gästhamn 2019

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner återrapportering från tjänstekoncessionen Trosa gästhamn.

___________

Ärendet

Tjänstekoncessionen Trosa gästhamn har inkommit med samtliga efterfrågade handlingar.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros, 2020-09-14 – Uppföljning av tjänstekoncession 2019

– Årsredovisning 2019

– Enkätundersökning och synpunkter

Kopia till

Entreprenören för Trosa Gästhamn

(16)

§ 49 KFN 2020/77

Uppföljning tjänstekoncession Trosa havsbad och camping 2019

Beslut

1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner inte återrapporteringen för Trosa havsbad och camping på grund av att entreprenören inte uppfyller avtalet.

2. Kultur- och fritidsnämnden ger kontoret i uppdrag att inhämta ytterligare underlag från entreprenören. Kompletteringen ska bestå av ett delårsbokslut för 2020 samt en presentation av entreprenörens planering för 2021

avseende avtal, ekonomi och verksamhet. Alternativt ska entreprenören lämna in en plan för försäljning av bolaget.

3. Kompletteringarna ska presenteras för Kultur och fritidsnämnden vid extra insatt nämnd 2020-10-22.

___________

Ärendet

Tjänstekoncessionen Trosa havsbad & camping har inkommit med samtliga efterfrågade handlingar.

Förslag till beslut på sammanträdet:

Lena Isoz (M):

1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner inte återrapporteringen för Trosa havsbad och camping på grund av att entreprenören inte uppfyller avtalet.

2. Kultur- och fritidsnämnden ger kontoret i uppdrag att inhämta ytterligare underlag från entreprenören. Kompletteringen ska bestå av ett delårsbokslut för 2020 samt en presentation av entreprenörens planering för 2021

avseende avtal, ekonomi och verksamhet. Alternativt ska entreprenören lämna in en plan för försäljning av bolaget.

3. Kompletteringarna ska presenteras för Kultur- och fritidsnämnden vid extra insatt nämnd 2020-10-22.

Forts.

(17)

forts. § 49

Beslutsgång

Ordföranden frågar om nämnden kan fatta beslut enligt Lena Isoz (M) förslag till beslut.

Ordförande finner att kultur- och fritidsnämnden beslutar enligt Lena Isoz (M) förslag.

Ärendets beredning

– Årsredovisning 2019 – Enkätundersökning

Kopia till

Entreprenören för Trosa havsbad och camping

(18)

§ 50 KFN 2020/78

Uppföljning tjänstekoncession Safiren 2019

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner återrapportering från tjänstekoncessionen Safiren

___________

Ärendet

Tjänstekoncessionen Safiren har inkommit med samtliga efterfrågade handlingar.

Ärendets beredning

– Bokslut 2018-2019 – Enkätundersökning

Kopia till

Entreprenören för Trosa havsbad och camping

(19)

§ 51 KFN 2020/1

Anmälan av delegationsbeslut

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av följande rapportering av delegationsbeslut:

___________

Ärendet

Löpnr/

Dnr

Punkt i del.

ordning

Ärende och beslut Datum för beslut

Delegat, titel

1.20 Anmälan

personuppgiftsincident

2020-08-13 Ulf Hagstedt

1.1 Ordförande beslut avseende hyresbefrielse

2020-09-01 Lena Isoz (M)

4.3 Beslut om

ledarutbildningsbidrag till Trosa-Edanö

Innnebandyklubb, 6 450 kr

2020-09-18 Sara Fältskog Eldros, kultur- och

föreningschef 2.2 Beslut om anställning 1st

halvtidstjänst, 50%

2020-07-10 Anneli Bradley, Fritidsgårdschef 4.4 Beslut om tillfälligt

ändrade öppettider på biblioteken 2020-10-05.

2020-09-16 Malin Lundin, bibliotekschef

2.2 Anställning av ny piano och kompositionslärare på Kulturskolan. 40% tjänst.

2020-08-10 Klas Jättner, Enhetschef Kulturskolan.

(20)

§ 52 KFN 2020/2

Övriga anmälningsärenden

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av följande rapportering av anmälningsärenden.

___________

Ärendet

Kommunfullmäktige

– Beslut 2020-06-10, § 46. Budget 2021 med flerårsplan 2022-2023 för Trosa kommun.

– Beslut 2020-06-10, § 55. Informationssäkerhetspolicy för Trosa kommun.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från nämndsekreterare Nadja Furuberget Skog, 2020-09-18