Plats och tid Kommunhuset kl. 15.00–17.10
Beslutande Fredrik Nelander (S), ordförande Carl-Uno Olsson (S)
Alexandra Gustafsson (S) Yvonne Breman (S) Heidi Hansen (S) Elof Jonsson (C) Ingemar Gruvaeus (C) Gabriela Bosnjakovic (M) Thore Svenson (M)
Herman Bynke(M) Marie Pehrsson (M) Camilla Börjesson (FP) Johan Olsson (C)
Övriga deltagande Sten Sundvall (MP), ej. tjg. ers.
Gert Norell, kommundirektör Anela Lennartsson, utredningssekr.
Camilla Verngren, ekonomichef § 24
Johanna Forslund Kullander, näringslivschef § 29 Linnea Hedin, planarkitekt §
Justerare Carl-Uno Olsson
Justeringens plats och tid Kommunstyrelsens kansli fredag den 12 april 2013 klockan 16.00
Under-
skrifter Sekreterare Paragrafer 24-36
Anela Lennartsson
Ordförande
Fredrik Nelander
Justerare
Carl-Uno Olsson
ANSLAG/BEVIS
Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag
Organ Kommunstyrelsen, Vara kommun
Sammanträdesdatum 2013-04-03
Datum för anslagets upp-
sättande 2013-04-12 Datum för anslagets
nedtagande 2013-05-03
Förvaringsplats för proto-
kollet Kommunstyrelsens arkiv
Underskrift
Innehållsförteckning
2012 års bokslut (årsredovisning) ... 2
Köpeavtal fastigheten Vara Tråvad 1:5 ... 5
Köpeavtal fastigheten Vara Tråvad 1:5 ... 6
Revisionsrapport – vikarieanskaffning ... 7
Revisionsrapport – anställningar och avslut i lönesystemet ... 9
Information om Västra Götaland 2020 – Strategi för tillväxt och utveckling i Västra Götaland 2014-2020 ... 11
Information om infrastrukturplanering ... 13
Revisionsrapport – debiteringsrutiner för barnomsorgsavgifter ... 15
Revisionsrapport – kommunstyrelsens övergripande ansvar för styrning, ledning och tillsyn av nämnderna ... 17
Val till Ägarråd Skaraborg efter Linda Esseholt (M) ... 19
Delegeringsbeslut ... 20
Anmälningsärenden ... 21
Övriga frågor ... 22
KS § 24
AU § 47 Dnr 27/2013 Dpl 042
2012 års bokslut (årsredovisning)
Beslut
Kommunstyrelsen godkänner internkontrollen för år 2012.
Separat bilaga: Internkontroll 2012
Kommunstyrelsens förslag till beslut
1. Vara kommun redovisar pensionskostnaderna enligt fullfonderingsmo- dellen, där förändringen av hela pensionsåtagandet redovisas över resultat- räkningen och avsätts i balansräkningen.
2. Kommunfullmäktige fastställer 2012 års bokslut för Vara kommun enligt presenterat förslag med ett överskott på 30,3 miljoner kronor enligt full- fonderingsmodellen och med 33,1miljoner kronor enligt den blandade mo- dellen.
3. Kommunfullmäktige godkänner att styrelsens och nämndernas överskott respektive underskott i driftsredovisningen efter korrigering överförs till 2013 och balanseras i ny räkning enligt följande:
Nämnd
Ingående ackumulerat överskott 2012
Årets resultat 2012
Bokslutsjustering
2012 Utgående ackumulerat överskott 2012 (Belopp i mkr)
Vara kommuns
revisorer 336 44 0 380
Räddningsnämnden
Västra Skaraborg 82 -37 0 45
Kommunstyrelsen 43 674 10 080 0 53 754
Miljö- och bygg-
nadsnämnden 1 952 1 126 0 3 078
Bildningsnämnden 19 469 -3 399 2 529 18 599
Socialnämnden 3 442 2 301 -2 687 3 056
Summa 68 955 10 115 -158 78 912
4. Kommunfullmäktige fastställer korrigerad ombudgetering i investerings- budgeten 2012 enligt följande:
Nämnd Budget 2012 inkl.
ombud
Redovis.
2012 Kvarva- rande me- del
Överföring till 2013
Kommunstyrelsen 163 826 55 851 107 975 101 816
Miljö- och byggnadsnämnden 392 7 385 202
Bildningsnämnden 6 345 2 661 3 685 3 684
Socialnämnden 3 409 1 294 2 115 2 114
SUMMA 173 972 59 813 114 160 107 816
5. Kommunfullmäktige reserverar 5 miljoner kronor ur 2012 års överskott för tidigare och förebyggande insatser inom förskoleverksamheten. Kommun- styrelsen får i uppdrag att fastställa en policy för användandet av medlen utifrån den socioekonomiska rapporten.
Reservation
Den moderata gruppen reservarar sig mot punkt 5, enligt bilaga.
Bilaga: Reservation __________
Beredning
Ärendet har beretts av ekonomiavdelningen där ekonomichef Camilla Vern- gren haft ansvaret. Ett utkast till komplett årsredovisning presenteras i form av redovisningsräkning, finansieringsanalys, balansräkning med noter, nämnder- nas resultat samt sammanställd redovisning, förvaltningsberättelse, ekonomisk analys m.m.
Arbetsutskottets behandling
Ekonomichef Camilla Verngren medverkar och presenterar årsredovisningen för år 2012.
Fredrik Nelander (S) och Elof Jonsson (C) föreslår att man avsätter 5 miljoner kronor ur 2012 års överskott för tidigare och förebyggande insatser inom för- skoleverksamheten samt att man ger kommunstyrelsen i uppdrag att fastställa en policy för användandet av medlen. Gabriela Bosnjakovic (M) ställer sig inte bakom detta.
___________
Kommunstyrelsens behandling
Ekonomichef Camilla Verngren redovisar en sammanfattning av kommens års- redovisning.
Fredrik Nelander (S) föreslår att det läggs skrivs till ett tillägg i punkt 5 i ar- betsutskottets förslag till beslut och att förslaget lyder istället:
Kommunfullmäktige reserverar 5 miljoner kronor ur 2012 års
verksamheten. Kommunstyrelsen får i uppdrag att fastställa en policy för användandet av medlen utifrån socioekonomiska rap- porten.
Kommunstyrelsen ställer sig bakom arbetsutskottets förslag till beslut och Fredrik Nelanders förslag till tillägg i punkt 5.
Den moderata gruppen reserverar sig mot punkt 5 i kommunstyrelsens förslag till beslut, men ställer sig bakom punkterna 1-4.
__________
KS § 25
AU § 46 Dnr 50/2013
Köpeavtal fastigheten Vara Tråvad 1:5
Beslut
Kommunstyrelsen godkänner upprättat köpeavtal för fastigheten Vara Tråvad 1:5.
Bilaga: Köpeavtal ___________
Beskrivning
Ett köpeavtal för fastigheten Vara Tråvad 1:5 har upprättats mellan Vara kommun och säljaren Stig Rydevald. Området ska fastighetsregleras till kom- munens fastighet Vara Tråvad 1:65.
Pris: Köpeskillingen är bestämd till 6 690 kronor, vilket motsvarar 1 kr per kvadratmeter.
Tillträde: 1 maj 2013 ___________
KS § 26
AU § 46 Dnr 57/2013
Köpeavtal fastigheten för del av fastigheter- na Vara Vara 25:1 och Sprinten 1
Beslut
Kommunstyrelsen godkänner upprättat köpeavtal för del av fastigheterna Vara Vara 25:1 och Sprinten 1.
Bilaga: Köpeavtal ___________
Beskrivning
Ett köpeavtal för del av fastigheterna Vara Vara 25:1 och Sprinten 1har upprät- tats mellan Vara kommun och köparen Landvetter Airport Hotell AB.
Pris: Köpeskilling ska utgå med den av kommunfullmäktige varje år fastställda taxan för industrimark, för närvarande 31 220 kronor plus 32 kronor per kvadratmeter.
Area: cirka 4000 kvadratmeter Tillträde: Så snart bygglov beviljats Kommunstyrelsens behandling
Herman Bynke (M) ifrågasätter varför det inte kommit tidigare information avseende detta projekt till politikerna. Synpunkten besvaras av Fredrik Nelan- der (S) som informerar att kommunstyrelsens arbetsutskott har fått informat- ion men för att undvika rykten så har informationsflödet varit tyst.
___________
KS § 27 Dnr 33/2013 Dpl 007
Revisionsrapport – vikarieanskaffning
Beslut
Kommunstyrelsen ställer sig bakom HR-chefens kommentarer och översänder desamma som svar till kommunens revisorer.
_________
Bakgrund
Kommunens revisorer har, med biträde av PwC (Karin Norrman Elgh), i feb- ruari 2013 genomfört en granskning avseende vikarieanskaffning inom social- nämnden och bildningsnämnden.
Revisorerna har behandlat revisionsrapporten på sammanträde den 14 februari 2013 och därvid beslutat överlämna rapporten till kommunstyrelsen, bild- ningsnämnden och socialnämnden för yttrande.
Beredning
HR-chefen har gått igenom revisionsrapporten och lämnar nedan komentarer på rapporten till behandling i kommunstyrelsen 3 april 2013.
Revisionsfråga och rekommendationer PwC hade följande revisionsfråga som utgångspunkt:
Bedrivs en uppföljning och ett arbete med den interna kontrollen kring hur vikarier arbetar inom bildningsnämnden och socialnämnden?
Svaret på revisionsfrågan blev att PwC bedömer att det i stort sett sker en upp- följning och ett arbete med intern kontroll avseende de vikarier som arbetar inom bildningsnämndens och socialnämndens verksamhetsområden.
PwC gör vidare följande rekommendationer för att ytterligare stärka den inter- na kontrollen:
Vi rekommenderar att det arbetas fram rutiner för vakansförmedlingens interna arbete. Vi rekommenderar även att en kommungemensam rutin ar- betas fram för behov av vikarier när vakansförmedlingen är stängd.
Det framkom i intervjuerna att vakansförmedlingen inte har anpassats efter utökningen av verksamheter. Det bör därmed övervägas om det behövs fler vakansförmedlare för att hinna med och intervjua alla nya vikarier.
Uppföljningen av lösta luckor bör utvidgas till att jämföras med det totala antalet luckor som inkommer till vakansförmedlingen för att enklare planera behovet av nya vikarier.
Rutinen för uppföljning av vikarier bör utvidgas till att gälla även vikarier inom bildningsförvaltningen.
HR-chefens kommentarer till PwCs rekommendationer En ny organisation för personalavdelningen har trätt i kraft från årsskiftet 2012/2013, då avdelningen delats upp i en HR-stab samt en Personalförsörj- ningsenhet. Personalförsörjningschefen tillträdde 18 februari 2013.
Syftet med den nya organisationen är att fokusera på kommunens framtida personalförsörjning och bemanning, och den nye chefen har ett tydligt uppdrag att utarbeta rutiner för rekrytering och introduktion, samt för vakansför-
medlingens arbete, och dimensionera avdelningen därefter.
Av detta kommer som en naturlig följd även särskilda rutiner för uppföljning för samtliga verksamheter.
Jag bedömer att arbetssättet i den nya organisationen väl motsvarar de rekom- mendationer som PwC lämnar i sin rapport.
Ovanstående åtgärder, i kombination med det positiva svar som PwC lämnat på revisionsfrågan i sin helhet, gör att frågan torde kunna avrapporteras i kommunstyrelsen som besvarad.
__________
KS § 28 Dnr 31/2013 Dnr 007
Revisionsrapport – anställningar och avslut i lönesystemet
Beslut
Kommunstyrelsen ställer sig bakom HR-chefens kommentarer och översänder desamma som svar till kommunens revisorer.
__________
Bakgrund
Kommunens revisorer har, med biträde av PwC (Karin Norrman Elgh), gjort en översiktlig granskning av rutiner och kontroller i samband med anställningar och avslut i lönesystemet. Rapporten färdigställdes i januari 2013.
Revisorerna har behandlat revisionsrapporten på sammanträde 11 december 2012 och därvid beslutat överlämna den till kommunstyrelsen och nämnderna för yttrande.
Beredning
HR-chefen har gått igenom revisionsrapporten och lämnar nedanstående kommentarer till behandling i kommunstyrelsen den 3 april 2013.
Revisionsfråga och rekommendationer PwC hade följande revisionsfråga som utgångspunkt:
Har kommunstyrelsen tillräcklig intern kontroll avseende registrering av anställningar och avslut i personal- och lönesystemet, samt att socialnämn- den och bildningsnämnden har tillräcklig intern kontroll över tilldelningar av behörigheter till dokumentationssystem?
Revisionsfrågan besvarades som följer:
Vi bedömer att kommunstyrelsen har tillräcklig intern kontroll avseende regi- strering i personal- och lönesystemet. Vi bedömer även att socialnämnden och bildningsnämnden i stort har tillräcklig intern kontroll avseende tilldelningar av behörigheter till dokumentationssystem.
I granskningen lyftes ett antal rekommendationer fram:
Uppdatering av när löneavdelningen registrerar anställningar i HR Plus samt Besched bör göras i processkartan för rekrytering – anställning.
För att ytterligare säkerställa att anställningen registreras på ett korrekt sätt bör anställningsbeslutet skrivas ut från HR Plus och därefter skri- vas på av chef och anställd.
För att säkerställs att rätt befattning används vid anställningar rekom- menderar vi att en lathund eller mall för vilka befattningar som ska an- vändas, samt när de ska användas arbetas fram.
Inom individ- och familjeomsorg rekommenderar vi att en blankett för förändringar av behörigheter i ProCapita arbetas fram.
Det bör övervägas ifall liknande kontrollmoment som finnas inom hälso- och sjukvård, äldreomsorg och funktionsnedsättning, avseende kontroll av behörigheter i Procapita, bör tillämpas inom individ- och familjeomsorgen. Även bildningsförvaltningen bör överväga ifall kon- troller av behörigheter ska utvecklas.
Vi rekommenderar att gemensamma rutiner och riktlinjer arbetas fram för dokumentation som görs i bildningsförvaltningens katalog samver- kan.
HR-chefens kommentarer till PwCs rekommendationer Uppdatering av processkartan för lön kommer att göras i samband med att en kartläggning görs av processen rekryteringsadministrationen.
HR Plus har ingen funktion för utskrift av anställningsbesluten. Nuvarande rutin fungerar tillfredsställande, men i en framtid kommer detta ytterligare ses över när det blir aktuellt med införskaffande av nytt personalsystem.
Lathund för vilka befattningar som används inom kommunen kommer att tas fram.
Socialförvaltningen har beslutat att, i enighet med rekommendationerna i rap- porten, införa rutiner inom individ- och familjeomsorgen liknande de som redan finns inom den kommunala hälso- och sjukvården, omsorgen kring per- soner med funktionsnedsättningar och äldreomsorgen, avseende tilldelning av behörigheter samt rutiner för kontrollmoment (loggkontroller) i verksamhets- systemet ProCapita.
På bildningsförvaltningen är det inte aktuellt med kontroller av behörigheter, då endast en person arbetar i ProCapita.
Tillgång till mappen ”samverkan” regleras automatiskt med anställningsförhål- landet.
Jag bedömer att det sätt vi avser komplettera våra rutiner enligt ovan väl upp- fyller de rekommendationer som PwC lämnar.
Ovanstående åtgärder, i kombination med det positiva svar som PwC lämnat på revisionsfrågan i sin helhet gör att frågan torde kunna avrapporteras i kom- munstyrelsen som besvarad.
__________
KS § 29
AU § 36 Dnr 26/2013
Information om Västra Götaland 2020 – Strategi för tillväxt och utveckling i Västra Götaland 2014-2020
Näringslivschef Johanna Forslund Kullander medverkar på detta ärende och informerar kommunstyrelsens ledamöter om Västra Götaland 2020 – strategi för tillväxt och utveckling i Västra Götaland 2014-2020.
Bakgrund i ärendet
Västra Götalandsregionen har inkommit med ett förslag på strategi för tillväxt och utveckling i Västra Götaland 2014-2020. Beredningen för hållbar utveckl- ing (BHU) antog under våren 2012 en plattform avseende inriktning, arbets- form och tidsplan för strategin. Därefter har ett förslag på strategi arbetats fram.
Kommunalförbunden och kommunerna i Västra Götaland bereds nu tillfälle att inkomma med synpunkter i ett samlat svar per förbund senast den 2 maj 2013.
Skaraborgs kommunalförbund har skrivit ett förslag på remissvar som Vara kommun hade möjlighet att yttra sig över senast den 4 april 2013. Vara kom- muns yttrande förberedes av näringslivschef Johanna Forslund Kullander och ärendet togs upp kommunstyrelsens arbetsutskott den 20 mars 2013, § 36.
Arbetsutskottet önskade på ovanstående sammanträde att information ges till kommunstyrelsen om strategin varför ärendet tas upp på dagens sammanträde.
Beredning av ärendet
Näringslivschefen har på uppdrag av kommundirektören informerat lednings- gruppen om föreliggande strategi samt givit ledningsgruppens representanter möjlighet att inkomma med synpunkter. Endast kommunjurist och HR-chef har lämnat synpunkter och dessa har näringslivschefen tagit hänsyn till.
Näringslivschefens ståndpunkt
”Västra Götaland 2020 – Strategi för tillväxt och utveckling i Västra Götaland 2014-2020” kan sammanfattas i 4 delar, 10 prioriterade områden och 33 priori- terade frågor. Strategin fångar i alla delar upp väsentliga områden och frågor men kan i sin helhet uppfattas som väldigt omfattande. Undertecknad anser dock att alla delar kan finnas kvar och att det sedermera är upp till respektive kommunalförbund och kommun att prioritera bland regionens utvalda priori- teringsområden och anpassa visionen till de lokala förutsättningarna och ut- vecklingsmöjligheterna.
Vidare anser näringslivschefen att den avgörande faktorn för att infria strate- gins fyra delar är, utöver en utbyggnad av E20 och fibernät, en kraftigt förbätt- rad kollektivtrafik som möjliggör för arbetspendling i hela regionen. En förut- sättning för regional utveckling är möjligheterna för respektive kommuner att kunna ta del av varandras utbud. Varje liten (landsbygds)kommun kan inte tillhandahålla allt. Med bättre kommunikationer ökar attraktiviteten även på de mindre orterna som egentligen inte ses som naturliga ”pendlingsorter”. En förebild i detta hänseende är exempelvis Region Skåne som lyckats bygga upp en kollektivtrafik med täta avgångar och snabba tåg i hela regionen. På så sätt möjliggör man för individer att välja boende inom hela regionen utifrån andra premisser än huruvida det finns jobb. En företeelse som kommer att bli allt vänligare när de stora ungdomskullarna ska göra sina framtidsval. Innebörden kan även vara en större spridning på ”högutbildade” skattebetalare som inte nödvändigtvis vill bo i storstaden även om man gärna jobbar där samt en be- tydligt större tillgänglighet på hela regionens utbud för samtliga regionens medborgare. Detta skapar och möjligheter för besöksnäringen och för till- gången på studentboenden för studenter i exempelvis Göteborg som skulle kunna bo på längre avstånd från universitetet eller i större utsträckning kunna bo kvar hemma om man bor inom regionen.
En omfattande satsning på kollektivtrafiken ligger även i linje med ungas allt- mer ovilliga inställning till bil. Den ökade efterfrågan på kollektivtrafik är något som inte kan bortses ifrån varför den tillsammans med utbyggnad av E20 (ur godssynpunkt) och utbyggnad av fibernät bör lyftas fram som ett avgörande medel för att infria strategins fyra delar.
__________
KS § 30
AU § 41 och 43 Dnr 69/2012 och 61/2013
Information om infrastrukturplanering
Planarkitekt Linnea Hedin medverkar på detta ärende och informerar kom- munstyrelsens ledamöter om infrastrukturplanering och arbetet med denna.
Linnea Hedin är Vara kommuns representant i en tjänstemannagrupp som leds av Skaraborgs kommunalförbund där varje kommun i Skaraborg finns med.
Tjänstemannagruppens uppdrag är att bereda ärenden som går vidare till Ska- raborgs Kollektivtrafikrådet för beslut. Linnea Hedin sitter också med som representant för Vara kommun i Trafikverkets åtgärdsvalstudie för Kinnekul- lebanan. I denna grupp finns representanter från alla kommuner längs banan samt från Skaraborgs kommunalförbund och Västra Götalandsregionen med.
Åtgärdsvalstudiens syfte är att utreda hur banan ska användas i ramtiden och vilka åtgärder som krävs för detta.
Infrastrukturarbetet
I infrastrukturarbetet är det främst två områden som man arbetar mycket med just nu:
- Förslag till inriktning för Västtrafiks uppdrag 2014-2025 - Målbild tåg
Förslag till inriktning för Västtrafiks uppdrag 2014-2025
Västra Götalandsregionen har i september 2012 fastställt ett trafikförsörjnings- program som ska stämmas av och följas upp årligen. Västtrafik har i samband med detta kommit fram till att det finns fyra områden, delmål, som man kom- mer att arbeta mer med eller fortsätta arbeta med:
1. Resandet med kollektivtrafiken 2025 ska fördubblas i förhållande till 2006 2. Minst 85-90 procent av resenärerna ska vara nöjda med kollektivtrafiken
2025
3. Kollektivtrafiken ska beakta alla resenärsgruppers behov. Det ska finnas ett utpekat nät som är tillgänglighetsanpassat för att möjliggöra hela resan.
4. Kollektivtrafiken ska utvecklas så att den både minskar transportsektorns miljöpåverkan och sin egen miljöpåverkan 2025.
Målbild Tåg 2035
Målbild Tåg 2035 är en målbild som framtagits av Västra Götalandsregionen för tågtrafiken i Västsverige för tiden fram till 2035. Detta innebär att målbil- den sträcker sig en generation framåt i tiden och ska belysa tågtrafikens ut- veckling i Västsverige samt hur resandepotentialen bäst kan tas till vara i fram- tiden.
Tåget är det snabbaste landstransportmedlet i Västra Götaland och har en nyckelroll för den framtida samhällsutvecklingen, speciellt för regionsförstoring och omställningen till ett miljöanpassat transportsystem.
Linnea Hedin informerar att när det kommer till tågresande är det för Vara kommuns del väldigt viktigt att arbeta med Kinnekullebanan samt att stärka Herrljunga som en knutpunkt.
Avseende Kinnekullebanan har Trafikverket initierat en åtgärdsvalsstudie och utreda hur tågtrafiken bäst kan utformas mellan i Skaraborg och vidare till Gö- teborg.
Kommunstyrelsens behandling
Kommunstyrelsen diskuterar infrastrukturplaneringen tillsammans med plan- arkitekten.
Fredrik Nelander (S) informerar att infrastrukturarbetet kommer vara en stå- ende punkt på arbetsutskottets kommande sammanträden. Det är viktigt att politikerna håller sig uppdaterade i dessa frågor.
__________
KS § 31 Dnr 30/2013 Dnr 007
Revisionsrapport – debiteringsrutiner för barnomsorgsavgifter
Beslut
Kommunstyrelsen ställer sig bakom förvaltningens yttrande och översänder desamma som svar till kommunens revisorer.
__________
Bakgrund
Kommunens revisorer har, med biträde av PwC (Charlotte Karlsson), i febru- ari 2013 genomfört en granskning av debiteringsrutiner för barnomsorgsavgif- ter. Granskningen är en uppföljande granskning av den revisionsrapport som presenterades i januari 2010 ”fakturering av barnomsorgsavgifter”.
Granskningen har sammanfattats i en rapport som revisorerna har behandlat på sammanträde 14 februari 2013.
Revisorerna har beslutat att lämna revisionsrapporten till bildningsnämnden och kommunstyrelsen för yttrande.
Beredning
Ekonomichefen och kommundirektören har gått igenom revisionsrapporten och lämnar ett yttrande till behandlingen i kommunstyrelsen på dagens sam- manträde.
Förvaltningens yttrande
Ekonomiavdelningen tycker att kontroll av inkomstuppgifter ska göras mot Skatteverket för att säkerställa att rätt avgift tas ut.
I internkontrollplanen för 2014 föreslås att rutinmässig kontroll görs av antalet inskrivna barn i förhållande till antalet utskrivna fakturor och särskild kontroll görs av inkomstuppgifter för dem som inte har uppnått maxtaxa.
Riktlinjer för finansförvaltningen uppdaterades per 31 januari 2013 med bland annat att kravhanteringen sköts av respektive förvaltning.
Ekonomichefen kommer att ge handläggande assistenter i uppdrag att ta fram en gemensam dokumentation som berör fakturering, kravhantering och in- kasso för att på så sätt säkerställa att kunder behandlas lika oavsett vem som handlägger ärendet. Däremot är det i dagläget svårt att se kunden som ”en kund” då handläggarna använder olika fakturatyper. Respektive handläggare tar ansvar för sina fakturatyper med påminnelser och inkasso. Detta oavsett om handläggarna skulle varit på samma förvaltning eller inte.
Att anstånd och avbetalningsplaner skriftligen ska godkännas av överordnad chef är en administrativ pålaga som inte står i proportion till vad som vinns.
är möjligt. Det skulle bara innebära mer administration att försöka få in dessa.
Det finns en inbyggd kontroll i förfarandet med avbetalningsplaner; sköts inte avbetalningsplanen så skickas kundens skuld till inkasso.
Att hela kedjan sköts av en person är sårbart med tyvärr en verklighet i många små kommuner.
___________
KS § 32 Dnr 32/2013 Dnr 007
Revisionsrapport – kommunstyrelsens över- gripande ansvar för styrning, ledning och till- syn av nämnderna
Beslut
Kommunstyrelsen ställer sig bakom förvaltningens ståndpunkt och översänder desamma som svar till kommunens revisorer.
__________
Bakgrund
Kommunens revisorer har, med biträde av PwC gjort en granskning av kom- munstyrelsens övergripande ansvar för styrning, ledning och tillsyn av övriga nämnder.
Granskningen har sammanfattats i en rapport som revisorerna har behandlar på sammanträde 14 februari 2013.
Rapporten överlämnas till kommunstyrelsen för yttrande.
Beredning
Ärendet har beretts av kommundirektören, förvaltning för ledning och admi- nistration.
Sammanfattning av rapporten
Revisorerna har valt att granska kommunstyrelsens uppsiktsplikt enligt kom- munallagen 6 kap. 1 §.
Revisionens bedömning är att kommunstyrelsens interna arbete fungerar på ett tillsfredsställande sätt. Samarbetet med den egna förvaltningen fungerar bra eller mycket bra. Samarbetet med nämnderna uppfattar kommunstyrelsens ledamöter fungerar på ett tillfredsställande sätt. Dock har revisonen inte på ett tydligt sätt kunnat se att kommunstyrelsen aktivt arbetar med styrning och led- ning av strategisk karaktär. Man saknar spårbarhet men konstaterar samtidigt att det sker både ett formellt och ett informellt informationsutbyte. Trots detta gör man följande bedömning:
- att det finns anledning för styrelsen interna diskutera hur uppdraget med betoning av strategisk ledning, i praktiken skall genomföras - att styrelsen bör upprätta en form av ”internkontrollplan” som beskri-
ver de rutiner som styrelsen följer för att genomföra uppdraget i över- ensstämmelse med av kommunfullmäktige fastställt reglemente - att det finns anledning att överväga om formerna för information från
nämnderna till styrelsen är ändamålsenliga
- att spårbarheten vad avser presidieöverläggningar och ordförandeträf- far bör öka
Förvaltningens ståndpunkt
Vad revisonen anser är att det informella informationsutbytet skall formali- seras. Kommunstyrelsens bedömning är att kommunstyrelsen har god kontroll och insyn i såväl nämndernas som företagens verksamhet. På politisk nivå sker ett mycket omfattade informationsflöde bland annat genom regelbundna ord- förandeträffar.
Vid avvikelser beträffande måluppfyllnad eller budget sker alltid särskilda akti- viteter. Ett exempel är situationen beträffande Lagmansgymnasiet.
Kommunstyrelsens arbetsutskott och presidierna i respektive nämnd träffas 2- 3 gånger per år. Fortsättningsvis kommer minnesanteckningar vid dessa möten att skrivas.
En ytterligare formalisering skulle innebära fler möten och en ökad byråkrati med åtföljande kostnader.
___________
KS § 33 Dnr 22/2007 Dpl 106
Val till Ägarråd Skaraborg efter Linda Esse- holt (M)
Beslut
Kommunstyrelsen utser Gabriela Bosnjakovic (M), Torggatan 4, 534 31 VARA som ersättare i delregionala Ägarrådet Skaraborg.
_________
Bakgrund
De gemensamma frågorna för kommunernas kollektivtrafik hanteras idag av Ägarrådet Skaraborg. Varje kommun har en representant och en ersättare i rådet.
Fredrik Nelander (S) är vald till representant i delregionala Äggarrådet Skara- borg och Linda Esseholt (M) som ersättare.
Linda Esseholt har genom en skrivelse den 11 januari 2013 begärt att få bli entledigad från sina uppdrag, varför ny ersättare behöver väljas.
Kommunstyrelsens behandling
Yrkande
Thore Svensson föreslår Gabriela Bosnjakovic (M), Torggatan 4, 534 31 VARA som ersättare i delregionala Ägarrådet Skaraborg.
_________
KS § 34
Delegeringsbeslut
Beslut
Kommunstyrelsen godkänner redovisningen av nedan förtecknade delegerings- beslut.
___________
Beskrivning
Följande delegeringsbeslut redovisas vid dagens sammanträde:
Område Delegat
AU 2013-03-20 § 36, 38-42, 44, 46-47, 50 Kommunstyrelsens arbetsutskott TU 2013-03-19 § 14-15, 17, 20 Tekniska utskottet Beslut om löneplaceringar - övriga
nr 227-306/2013 (3.5.3) Gunnel Emanuelsson (vidaredele- gerat från personalchefen)
Beslut enkelt planförfarande (7.2) Fredrik Nelander Utseende av personer som ska ha rätt att
teckna kommunens bank- och plusgirokonto och dess stiftelser, rätt att underteckna momsdeklaration, momsansökan och ar- betsgivaravgift och motsvarande (2.6)
Gert Norell
Ställföreträdarskap vid fastighetsbildning, förrättning enligt fastighetsbildningslagen, anläggningslagen och ledningslagen innefat- tande rätt att (9.3.1):
- Ansöka om förrättning
Ing-Gun Odin
___________
KS § 35
Anmälningsärenden
Meddelas och läggs till handlingarna:
AU 2013-03-20 § 37 Läget vid företaget ASKO
AU § 43 Information om kollektivtrafikrådet Skaraborgs svar på remiss angående Målbild Tåg 2035
AU § 45 Medborgardialog 2013
AU § 48 Diskussion inför budgetdialog
AU § 49 Anmälningsärenden
AU § 51 Övrig fråga
TU 2013-03-20, § 16 Revidering av tekniska utskottets tjänstegarantier TU § 18 Diskussion inför budgetdialog
TU § 19 Slutredovisning ombyggnad caféscen och bar, Vara Konserthus 31057/31066
TU § 21 Anmälningsärenden
TU § 22 Kurser och konferenser
TU § 12 Övriga frågor
TU § 13 Informationsärenden
__________
KS § 36
Övriga frågor
E20 arbetet
Oppositionsråd Gabriela Bosnjakovic (M) informerar om det fortläppande arbetet med utbyggnation av E20. De flesta kommuner är positivt inställda till medfinansieringen.
För att skapa förutsättningar att bygga ut E20 till en fyrfältsväg måste alla kommunerna i Skaraborg, samt Vårgårda, vara överens om detta och även medfinansiering. Om någon kommun inte är med kan det resultera i att ut- byggnationen inte blir av.
Läsplattor/datorer till förtroendevalda
Kommunstyrelsen har tidigare fått läsplattor för att testa digitala utskick och läsning av handlingar. Efter provperioden skulle det bestämmas hur man ska gå vidare.
Alexandra Gustafsson (S) undrar hur det har gått med denna utredning.
Kommundirektör Gert Norell informerar att ärendet kommer att tas upp i kommunstyrelsens arbetsutskott i april och därefter i kommunstyrelsen i maj 2013.
Trygghetsboende i Vedum
Äldreboendet i Vedum byggs om till trygghetsboende. Camilla Börjesson (FP) frågar vilken uthyrningspolicy det finns när föreningar vill hyra in sig i lokaler- na?
Kommundirektör Gert Norell informerar att Vara Bostäder AB ansvarar för uthyrning av bostäderna och samhällsbyggandschef Lars Henström ansvarar för uthyrning av köket.
Utskick av handlingar
Herman Bynke (M) önskar att det vid utskick av handlingar till sammanträden även skickas en inbjudan till kalendern.
Ett annat synpunkt är att vissa handlingar är väldigt stora när de skickas digi- talt. Förslaget är att komprimera filer och därefter skicka iväg.
Sekreteraren tar till sig informationen.
___________
Moderaterna reserverar mot Kommunstyrelsens beslut i årsredovisningen på punkt 5 gällande avsätt- ning av 5 miljoner kronor till förebyggande insatser inom förskoleverksamheten.
Moderaterna är positiva till insatsen, vilket kräver tillskott av ekonomiska resurser, men ifrågasätter upplägget och vill undersöka vilka befintliga resurser som finns inom IRMA:s verksamhet och på vilket sätt dessa kan användas på bästa sätt.
Moderaterna anser att ett underlag till organisation skall tas fram ”där den nya satsningen” ingår i ordi- narie verksamhet så att resurserna används för barnens bästa och inte till en ny organisation.
För moderaterna i kommunstyrelsen Gabriela Bosnjakovic
Thore Svensson Marie Pehrsson Herman Bynke
