Plats och tid Vara bostäders kontor, kl. 8.00-9.05
Beslutande Heidi Hansen, ordförande Björn Lundmark
Lars Gezelius Carl-Axel Olsson Jörgen Kjellqvist
Övriga deltagande Jan-Erik Wallin, verkställande direktör Emelia Larsson, kanslichef
Justerare Björn Lundmark
Justeringens plats och tid I direkt anslutning till mötet
Under-
skrifter Sekreterare Paragrafer 4-14
Emelia Larsson
Ordförande
Heidi Hansen
Justerare
Björn Lundmark
§ 4
Utseende av justerare
Styrelsen utser Björn Lundmark att justera dagens protokoll.
§ 5
Godkännande av dagordningen Styrelsen godkänner föreslagen dagordning.
§ 6
Föregående mötesprotokoll
Styrelsen tar del av föregående mötesprotokoll och lägger dem till handlingar- na.
§ 7
Årsredovisning 2018
En årsredovisning för räkenskapsåret 2018-01-01 – 2018-12-31 har upprättats.
Bolagets revisorer kommer att gå igenom årsredovisningen ytterligare en gång vilket kan medföra mindre korrigeringar inför årsstämman.
Förslag till resultatdisposition
Till årsstämman förfogande står följande medel:
Balanserad vinst 4 811 969 Årets vinst 1 434 954 Styrelsen föreslår att i
ny räkning överföres 6 246 923
§ 8
Rökförbud inomhus från och med 2019-03-01
Beslut
Styrelsen beslutar att:
1. Införa rökförbud i alla lägenheter i Vara Bostäders bestånd som hyrs ut från och med 2019-03-01. Rökning på balkong och uteplats är dock
2. I nyproducerade hus med inflyttning efter 2019-03-01 råder rökförbud även på balkong och uteplats samt intill entréer.
3. Inom samtliga gemensamma utrymmen, förråd och garage är rökning fortsatt förbjuden
Sammanfattning
All fler miljöer i omgivningen blir rökfria vilket gör att många hyresgäster vän- der sig till bolaget för att de besväras av rök, eller den röklukt som finns kvar i lägenheten efter tidigare hyresgäst. Besökare till lägenhet där det röks kan också drabbas av olägenhet då röklukt som sitter kvar i kläderna kan vålla be- kymmer i nästa miljö personen besöker.
Förutom olägenheterna för hyresgäster och besökare drabbas bolaget dessu- tom av stora kostnader för att åtgärda lägenheter med allvarliga skador på grund av den rökning som skett i lägenheten.
§ 9
Förtida uppsägning hyresavtal
Beslut
Styrelsen godkänner upprättat avtal innebärande att kommunen lämnar (del av) kv.Bonden 9, Vara 2019-03-31.
Sammanfattning
Vara kommun, genom tekniska förvaltningen har tidigare ingått hyresavtal av- seende HVB-hem till och med 2025-12-31 med Vara Bostäder AB gällande del av kv. Bonden 9, Vara. Denna verksamhet har nu upphört, dock finns några få boenden kvar i del av objektet. Samtidigt råder det stor efterfrågan på boende i mindre lägenheter vilket är möjligt att åstadkomma fler av i detta objekt.
Verkställande direktör har tillsamman med kommunens tekniska förvaltnings- chef undertecknat avtal där kommunen mot en viss ersättning lämnar lokalerna 2019-03-31. Förutsättning för att avtalet ska komma att gälla är att det god- känns av tekniska nämnden respektive bolagets styrelse.
Tekniska nämnden har beslutat att för sin del godkänna avtalet.
§ 10
Bostadsgaranti för studenter
Beslut
Styrelsen godkänner upprättat förslag gällande bostadsgaranti för studenter i enlighet med bilaga.
Sammanfattning
I och med etableringen av en gymnasieskola med riksintag samt Lagmansgym- nasiets profilering på att även ha utbildningar dit elever från kommuner utan pendlingsmöjligheter till Vara söker sig har efterfrågan på boenden för studen- ter ökat kraftigt de senare åren. Ett stort dilemma för såväl elever som utbild- ningsanordnare är bostadsfrågan vilken är avgörande för om eleven ska kunna söka den utbildning eleven önskar, samtidigt som denna ovisshet kan leda till att utbildningsanordnaren tappar välmotiverade studenter.
Ett förslag till bostadsgaranti har upprättats, där kriterier och villkor framgår för att garantin ska kunna gälla.
§ 11
Ombyggnad del av Bonden 9
Beslut
Styrelsen beslutar att:
1. genomföra ombyggnation av del av Bonden 9 till mindre lägenheter.
2. ge verkställande direktör i uppdrag att genomföra upphandling av ent- reprenör och under förutsättning att anbudsumman inryms inom håll- bar ekonomi i enlighet med bolagets redovisningsmodell, ansvara för att ombyggnationen blir genomförd.
Sammanfattning
Kommunen har i stort sett lämnat det HVB-hem som skapades på Bonden under 2015/2016. För att tillskapa mindre lägenheter lämpade för bland annat studenter krävs underhållsåtgärder och viss ombyggnation. VD har tagit ini- tiativ till projektering och framtagande av underlag för upphandling av entre- prenad för tillskapande av ytterligare 23 lägenheter i den del som tidigare an- vändes som HVB-hem. Detta utöver de 7 som tillskapades inför höstterminen 2018.
Ambitionen är att ombyggnationen ska vara klar i augusti innevarande år.
Möjlighet finns att i nedre botten tillskapa 6 studentrum med gemensamma toaletter och ett gemensamt kök. Om efterfrågan finns på denna typ av boen- den genomförs även denna ombyggnation.
§ 12
Brinkeskogen
Verkställande direktör informerar styrelsen om pågående arbete med
Brinkeskogen. Kommunstyrelsen kommer att bereda ärendet om projektet ska fortlöpa enligt plan inför att kommunfullmäktige ska ta ställning i frågan.
§ 13
Kallelse till bolagsstämma
Styrelsen beslutar att kalla till bolagsstämma, vilken är planerad den 16 april 2019. Verkställande direktör får i uppdrag att utfärda kallelse.
§ 14
Information från VD
Beslut
Styrelsen tar del av informationen och lägger densamma till handlingarna.
Sammanfattning
Verkställande direktör informerar styrelsen om:
- Inkommet föreläggande från kommunen att bolaget, senast sista maj 2019, redovisa resultat av radonmätningar i bolagets fastigheter.
- Pågående arbete och framtagande av rutiner för systematiskt brand- skyddsarbete
- Arbetet med besiktningar i samband med hyresgästbyten samt årliga underhållsbesiktningar.
- Hyresförhandlingar är klara, med ett snitt på 2,2% med differentierad hyreshöjning.
- Projektet Lärkträdet följer tidplan, hyresförhandling genomförd.
___________
