ÅS TORP

ÅSTORP

Kommunfullmäktige

Kallelse/Kungörelse

2018-1 0-09

Komrnuofullm~ktigc sammantr;!der pä Kulturhuset Björnen mändug den 22 oktober 2018 klockun 18:30 för heh<tndling av följande ärenden:

I. Kommunfullmäktiges öppnande 2. Godkännande av kallelse

3. Upprop av ledamöter inklusive tjänstgörande c~ättarc.

4. Godkännande uv förcdrnguingslista

5. Val av tvii ledamöter att justera protokollet samt beslut om tidpunkt och plots för protokollets justering

6. V<tl av Kommunfullmäktiges presidium 7. Val av Kommunfullmliktiges valberedning 8. Vnl av llcvisioncn fi-ån och med I januari 2019

9. Val av Kommunstyrelse och ersättare för tiden I november 2018 till och med 3 I oktober 2022

10. Val av ombud och erSättarc till Kommunförbundet Skånes förbundsmllte Rlr tiden 20 I 'J-2022

11. Val av ersäUare Kommunalförbundet Medelpunkten

12. Turordning vid insiittande av ers!!ttar1: i nämnder och styrelse 13. Eventuella av~ägelser/val

14. r.ventuella nyinkomnu frågor

15. Eventuella nyinkonma interpellationer

I 6. Förslag till samverkansavtal kommungemensamt e-Arkiv. fidigarc- Avsiktsfilrklaring-konununalf'tirbundct SkånEarkiv

17. Borgensfbrbin,lelse, regressavt<11 och avtal u111111edlemmamas ansvur fOr Kommuninvcsts ruo1pru1,;expone1ingar avseende derivat

18. Mo1ion (-)- Även politiken behöver effektiviseras

19. Motion (SO) -om att stärka svenska spnikcts sllillning i Åstorp 20. Motion (SD}- lntmducering av liink p<i Astorps hemsida gällande

infonnation och tillgänglighet angående äte1vandring 21. Eventuellt nyinkomna motioner

22. Anmälningar/delgivnillgar K"ino l 'crs.~on

Aldersp1·esitlcnt Mcrih Ö~halci Kommunsekrctemrc

Handlingarna till samniAntriidct finns p<i Medborgarkontoret, Storgatan 7, Astorp och på komm1111ens webbsida.

Kommunfollmiiktiges ~ammantriidcn lir offentliga.

För intcrpellalioner och frågor avs!itls i fOrsta hand en timme. Om Ocr

interpellationer eller fnigor i1tcrstå att behandla efter dcnnu tid tas dessa upp som sista punkt p{t dagordningen.

fifter val av valberedning kan mötet ajourneras för alt elen nyvalda valberedningen ska träffas och bereda /Ivriga val.

Postadress: 265 BO Astorp I Garuadress: Storgotan 7 [ E.post: kommun@astorp.se I Telefon: 042-640 00 f ^Fax 042· 506 23 Org nr 212000~936 J 8g 510~29511 Pg 11 01 50-0 I www.astorp.se

rör gruppmöten ha1· mm reserverats i Kulturhuset Björnen friin·klockan 17:30 enlig(

följande:

• För Socialdemokraterna caföterian

• För Sverigedemokraterna grupprummet i k!illaren

• f-ör Moderaterna stora konferensrummet pi1 andra v<iningen

• Två mindre grupprum är tillgängliga pil andrn våningen lll'cdvid rlet stora konferensrummet. på and1·a vän ingen

För detaljer kring grupprum eller ·Om det behövs tlcr grupprum, kontakta kommuukanslicl 042-640 13.

Tillhörande bilagor:

Inga extrn bilagor

Orn ni inte har tlitt nägon av ovanstående bilagor ber vi er kontakta administraliva enheten pmgående via lelefon 042 - 640 13. J\ltcrnalivl kan ni skicka e-post till kommunstyrelseforv.altningen@m.turp.sc

Postadress: 265 80Astorp I Gatt1adress: Storgatan 71 E.post kommun@astorp.se I Telefon: 042-640 00 I Fax: 042-506 23 Org. nr. 212000·0931> I Bg 5103-2951 I Pg 11 01 50-0 I www.astorp.se

2(2)

ÅS TORP

KOMMUNFlJLLMÄI<TIGE SAMMANTRÄD.ESPROTOKOTJ,

Sammanträdcsdalum 2018-10-22

Plats och tid Kuhurhu•cl Rjllmcn 18:30 Ajournering

Beslutande Se bilugu övriga delrugare Mcrih (},hulci,

utlmini,truiiv chef/

kommun.o,;ckn:terare Utses att justera

Plats och tid

Sekreterare Merih Özbalci §§ 168 -

Ålderspresident Keino f'ersson (SJ

Ordför.mde

.fust~rantfe

ANSLAG/ BEVIS

Protokollet är jusler.il

Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Lena MW-tcmt<on Stenudd.

Kommunchcr

Resl.utnnde orgAo Kommunfullm~ktigc

Samm1mtrndesdAtum 2018-10-22 Datum tör aoslngets uppsftl1Andc 2018-lO-

O~tum för nnslagcls ncdh1t1ai1tle 2018-11-

Förvnringspla!s filr µ1·01ok<>llet Ko111munslyrclseförvalt11ingen

Underskrlrt

1(23)

ÅS TORP

Juslå:randes sign<1tur

Kommunfullmäktige

²⁽²³⁾

Purltgrnf Kr§ 168 Kf § 169 Kf§ 170 Kf § 171 Kf§ 172 Kf § 173

Kf § 174 Kf § 175 Kf § 176 Kf§l77 KJ§ 178 KJ § 179 Kr§ 180

Kf§ 181

Kf§ 182 Kf§ 18J Kf§ 184

Kf § 185 Kf§ 186

Ärentle

Godkännande av kallelse

Godkännande av föredragnings! is ta

Sammanträdesprotokoll

Sanuuauträdesdatum 4018-10-22

Val av Kommunfullmäktiges presidium Val av Kommunfullmäktiges valberedning Val av Revisionen från och med I januari 2019 Val av Kommunstyrelse och ersättare för tiden I november 2018 till och med 31 oktober 2022 Val av ombud o~h ersättare lill Kommunllirbundet Skånes förbundsmöte för tiden 2019-2022

Val av ersättare Kommunalförbundet Medelpunkten Turordning vid insättandc av ersättare i nämnder och styrelse

Eventuella avsägelser/v<il Eventuella nyinkumna frägor

Eventuella nyinkomna interpellationer

För~lag till samverkansavlal kommungemensamt e- Arkiv. Tidigat'I:- AvsiktsJörklaring -

kommunalförbtmdet SkånEark:iv

Borgcnsl'örbindclsc, rcgrcssavtal och avtal om medlemmarnas ansvar J(ir Komrnuninvests motpcutsexpoueringar avseende derivat

Motion (·)-Även politiken behöver effektiviseras Motion (SD) - om att stiirka svenska språkets ställning i Astorp

Motion (SO) - lntroduccring av länk pä Åstorps he111sida gällande inl<1rnmlion och tillgiinglighel angående återvandi'ing

Eventuellt nyiukonma motioner Anmäl.ningar/delgivuingar

ÅSTORP

Justerandes signatur

Kommunfullmäktige

³⁽²³⁾

Sammanlriidesprotokoll

Sammanträdcsdatum 2018-10-22

NÄRVAROLISTA

kommunrullmäklige le<lamiiler och ersältare samt on1röstningsbilaga

Wiveca Andreåsson (M) Lai:;-Erik Petersson (C) Asa Holmen (L)

Hans Stmdström (I<D) Ronny Sandberg (S) Johan Dergqvist (V) Maria Gottschalk (SD) Pontus Pålsson (M) Murat Özbalci (C) Mattias Jonsiiter (L) Bitten Martensson (S) Peter. Lindberg (~0

Martin Sjöslr~m_Qy!) _ _ _ _ _ _ _,___,,___,___,

l§~ell!~ Dzan.ko (S)

Richard Mallson ~SD) _ _ _ _ _ _ +-_,__ , Jane! Norbäck (M)

Per-Arne Håkansson S)

Joakim Sandber (M) Tina Christensen (S) Nikki Arvidsson (SD) Ro er Nielsen (M) Lennart Fredriksson (S) Rolf Lundqvist (SD) Otlunan Al Tawalbeh (S)

~arcus Möller (SD) Gun friberg (S)

Anna-Lena Olsso!1 (SD'--. ' - - -- -- -1--1

Reino Persson (.S-'-'---- -- - ---+--1--1-- -1--1-- -1---1--1

~111011 Holmber' (SD) I .uc Glinka (S)

Utdragsbestyrkande

Kommunfullmäktige

ÅS TORP

Moa Sjöström Jan Karlsson Patrik Selemba

Menaid Nocic

Joana Cimpocru

Bengt Olle Andersson Uafina Lugici

Mikael Mårtensson

Marika I .indberg .Ian Hennicks

<

ilchn Edman

Tony Wiklandcr Harri Rosqvist

Justerandes signatur

4(23)

Sammanträdesr>rotokoll

Sammanträdcsdatum 2018-10-22

- - - ·1- - 1 ---1

Utdragsbestyrkande

ÅS TORP

Justerandes signatur

Kommunfullmäktig'\ ÅRENDE .. N8:~2. .

^5(2'.l)

Kf§168

Godkännande av kallelse

Sam man trät.les [I rotokoll

Sammanträdesdatum 2018-10-22

Kungörelse om s;1111nmnlrätlet har anslagits på kommunens anslagstavla den 9 oktober2018 och sänts till kommunl'ullmäktige~ ledamöter och ersätlarc samma dag va~jämtc tillkännagivm1de om 8am1uantrii.det varit infon i Helsingborgs Dagblad och Nordvästra Skånes Tidningar den 12 oktober 2018.

Kommunl'ullmllktiges beslut

Utdragsbeslyr1<ande

ÅS TORP

Justeran<tes signatur

Kommunfullmäktige ·· RENDE NR· 't •

⁶⁽²³⁾

Kf § 169

Sammnn lrlide.~p rolol<oll

Sammanlräclcsdalum 2018-10-22

Godkännande av föredragningslistan

Kommunfullmäktiges hcslut

Uldragsbestyrllande

ÅS TORP

Juslon1ndes signatur

Kommunfullmäktige RE~DE ^NR: 6.

⁷⁽²³⁾

Sammanträdesprotolrnll

Sammantriidesdatum 2018-10-22

Kf § 170

Val av Kommunfullmäktiges J>l'e~idium

Dm KSFD 20 I R/301 Sammanfattning

Ny mandatperiod för Kommunfullmiiktige har påbörjat::; från den 15 oktober 2018 och dänncd behiiver ell 11y11 presidium väljas för den nya

mandatperioden.

Kommunfullmäktiges hcslut

Rxpcdicras:

Aklen

Valda ledamöter llRSC

Utdragsbeslyrkande

ÅS TORP

Jus.torandes signatur

Kommunfullmäktige '° ÄRENDE NR:" l,

⁸⁽²³⁾

Kf§ l71

Vul 11v Kommuofullmlil<tiges vnll>ereduiug Dnr KSFD 2018i30 I

Sammanfathliug

Sammanlt'lidesprotokoU Sammanträdcsdatum 2018-10-22

Ny mandatperiod ror Kommunlullmäklige har påbörjats från den 15 oktoher 2018 och därmed behöver en ny valberedning utses.

Kommunfullmäktiges beslut

Expedieras:

Akltm

Valda ledamöter HRSC

Uldragsbesly1kande

ÅS TORP

Justerandes signatur

Kommunfullmäktige ÄRENDE NR:' S.

⁹⁽²³⁾

Kf § 172

Val av Rcvisivnen från och med 1jilnuari2019 Dnr KSFD 2018/30 I

Snmmanfältning

Sammauträdcsprvtokoll

Sammanlrädesdalum 2018-10-22

Ny mandatperiod för Kommunfullmäktige har påbö1:jats från den IS oktober 2018. Innan de nya nlimndcrna och styrelsen utses behöver val av

revisorerna hanteras

m r

^~Il undvika enjävssituaLion. Den nya revisionens mandatperiod bö1jar från den 1 janua1i 2019 och sl{.iicker sig till <les·s all årsredovisning för fu· 2022 har behandlats.

Kommunfullmäktiges beslut

Expedieras:

Akten

Valda ledamöter HRSC

KPM<i

Uldragsbesty.rl<aode

ÅS TORP

Justarande.s signatur

Kommunfullmäktige · RENDE NR· 9 •

¹⁰⁽²³⁾

Sammanlr!ldesprotokoll

Sammanträdcsdatum 2018-10-22

Kf§ 173

Val av Kommunstyrelse och ersättare för tiden I november 2018 tiU och med 31 oktober 2022

Onr KSFD 2018/30 I S11mman fa Ilning

Kommunstyrelsens mandatperiod sträcker sig frum lill 31 oktober 2018 och därför behöver ny Kommunstyrelse utses från och mc.d I november 2019 till och me<l 31 1>ktoher 2022.

Kommunf'ullmllktiges beslut

Expedieras:

Akten

Valda ledamöter TIRSC

Utdfagsbestyrkande

ÅS TORP

Jusrefandes stgnatur

Kommunfullmäktige ÅRENDE _ NR: . 10.

^11(2J)

Kf § 174

Sammanträdesprotokoll

Sammanträdesdatum 20 I R-10-22

Val av ombud och ersättare till Kommunförbundet Skånes förhundsmöte för tiden 2019-2022

Dnr KSFD 2018/301

Sammanfattning

Bnligt Kommunforbundel Skånes stadgar skall ombud och ersiillurc: till förbundsmötet utses för mandatperioden 2019 2022. V arjc

medlt:mskommun i Skåne äger ull ut:;t: t:ll ombud och en ersättare per påbörjat 7 000-tal invånare vid ingången av del år då v-.il till

Kommunfullmäktige senast ägt rum. Astorps kommun har därmed all utse 3 ombud och ersättare.

Komunmfullmäktigcs beslut

Expedieras:

Akten

Valda ledamöter HRSC

Kommunförbundet Skåne

Uldragsbeslyrkande

ÅS TORP

Justerandes signaluf

Kommunfullmäktige

Kl*

¹⁷⁵

RENDE NR: 11.

¹²

^<

^23>

Samrnnntr·ädcsprotokoll

Sammanlrät.lesdalum 2018-10-22

V11l ^11v crsättal'e Ko1111uunaJförbumlct Mcdel1iunktco

L)nr KSFD 2016/1

Sammanfattning

När senaste valet som fllrrältades som ersättare i Kommunalltlrbundct Medelpunkten valdes en person som inte var valbar till Knmmunalförbundel Mlldelpunktcn då förbundets förbundsurdning kräver all de som väljs till ltlrbundct också sitter i den kommumm~ Kommunli.Jlhuäktigc. Med anledning av detta behöver cu nytt fytlnadsval flirrättas.

Kommunfullmäktiges beslut

F:xpcdicras:

Akten

Valda ledamöter llR.SC

Kommunförbundet Skåne

ÅS TORP

Juslerandes s;gnatur

Kommunfullmäktige

Kf§ 176

. RENDE NR : 11.

¹³

^<

^23}

Sammanträdesprotokoll

Sammanträdesdatum 2018-10-22

Turordning vid insättan.de av ersättare i nämnder och styrelse KSFD 2018/301

Sammanfattning

Kommunl'ullmäktige har att besluta om ny htrnrdning vid ins!i!lande av ersättare i nlimniler och styrelse l(ir den nya mandatperioden. Denna turordning giiller från och med atl de nya styrelserna och niimndema påbö1:jar sin mandatperiod.

Kommunfullmäktiges beslut F.ipedierns:

Akten

Samtliga forvaltningar

l(ommunfu Il mäktige

ÅSTORP

Kf§ 177

Rvcntuclla avsiigclscr/val Kommunfullmäktiges beslut

Justerandes sigoatur

I')_ ^7.

^14{23)

Sammanträdesprotokoll

Sammanträdesdatum 2018-1 0-22

Utdragsbestyrkande

ÅS TORP

Justerandes si91lalur

l{ommunfullmäktige · _ REN DE NR : Il.\.

^is(23J

Kf§178

Eventuella uyinkomna frago1· Kommunfullmäktiges beslut

Sammanträdcsprotokoll

Sam1m111tr1idesdaLUm 2018-1 0-22

UldragsllGslyrkande

ASTORP

•

Justerandes signatur

Kommunfullmäk.tige,ÄRENDE NR: I~.

^16(2JJ

Kf § 179

Samm.:mträdc~protokoll

Sammanlräuesdalum 2018-10-22.

F:vcntuclla nyinl•omna intcrpclh1tiooc1• Kommunfullmäktiges beslut

Utdragsbeslyr1<an<le

ÅSTORP

Justerandes signatur

Kommunfullmäktige RENDE NR ~ 16.

¹¹

^<

²³⁾

Kf § 180

Sammanträdesprotokoll

Sammanträdcsdatum 2018-10··22

llörslag till samverkansavtal kommungemensamt c-Arkiv. Tidigare- Avsiklsföl'klaring- kommnualförbnudet SkåuEarldv

Um KSFU 2017/351

Sammanfattning

Komrnunslyrelsen beslutade 2017-1 1-22, § 228 all Åslorps kommun ansluter sig till avsiktsförk.laring om all instil\a kommunalförbundet 8kånEarkiv. Sedan dess har sty1:gmppen för projekt ScanArkiv utrett alternativa samverkansforrncr och nu kommit till slutsatsen att samverkan genom elt så kallat &imverkansavlal är cu bättre alternativ i nuläget. Detta illllebäJ e1unindre omfattande, lösare form av sm1werl<an. Det är foi·tfärande

m~jligt att i framtiden fördjupa samarbetet i form av exempelvis en

!ivergäng till ell kommunalförbund.

Beslutsunde1•lag

Protokoll från Kommunstyrelsen, 2018-09-05, § 176

Protokoll från Kommunstyrelsens arbctsut~kott, 2018-08-08, § 160 Tjänsteskrivelse friln Merih Özbalci, administrativ chef; 2018-08-16 Minnesanteckningar från möte med styrgrnppen för fo1tsätt11.ingsprojekt 8canArkiv 2018-06-18

Skrivelse från I ,unds knmmun·angåcndc förslag Lill sanwerkansavtal kollllllungemensmnt e-arkiv, 2018-06-20

Samvcrkansavtal kommungemensamt e-Arkiv Fördjupad fOrsludicrapport, 2017-09-29 Kommunl'ulhniiktiges beslut

li:xpcdicrns:

Akten

Konm1unst.yrelseförval ln ingen

Utd1agsbestyi11ande

ÅS TORP

Jus.lerondos -signalut

Kommunstyrelsen

³⁴⁽⁵⁵⁾

Sam 11111nIrii1lcsp ro toko 11

SnmmanlriidcS1fatu1112018-09-05

J(s § 176

Försl11g till M1111w1·knns:wtal lwmmungcmcns~mt c-Arkh•. l'idil(lll"C- A\'siklsnlrlllnring- kommunalförb11ndet SkanEarkiv

n11r KSFD 2017/351

Sam man fa I tnini;

Kommunstyrelsen beslutade 2017-11-22. § 228 ntl Astorps kommun ansluter sig till nvsiktsförklaring 0111 ull insti Ila ko1111nunalförhundc1 SkänEurki\'. Seclan tkss har styrgruppen IOr pruj~~l ScanArki\ utrett alternmi\•a smm•crkansfonncr och nu kommit till slutsatsen all smm crknn genom dl ~:i knllnt sanl\'crkansa\'tal är cu bHllrc ahcrnalh i nult\gcl. O.:na

inneb.'ir en mindre mnfnnandc. lösare fom1 a\' samverkan. Del iir fortfomndc möjligt all i framlidc11 !0rtljupa sanrnrhc1c1 i fornt av exempdvis cll

övcrgilng till ~Il kommunalrörbuntl.

13eslulsu ndcrlni:

Protokoll frhn l<omntunslyrelsens arbc1s1Uskou. 2() 18-08-08. § l (\() 'ljänstc;kriH:lsc från Mcrih Ölbalci. udministrmi1 chcJ: 20 I l!·0~-16

Minnesanteckningar Iran möte med st) rgruppen ior fonsiinningsprojt!~I

Scani\rki ¹ 2018-06-18

Skrivelse från 1.und' kommun angncmlc lllrslag till samvcrkansa1 Ini ko1111111111ge111cnsa1111 c-arkiv. 2018-06-20

Samvcrkmtsuvial k11111111ungeme11sm111 c-J\rk il Förtljupud lbrstuclicrapp<m. ^2017-09-29

V rlrnndc

Ordlbrnmlc) rkur bi fäll till arbetsutskollcls llirslag att:

• Sa1mcr~u11sa1·tal om ell ko111111ungc111e11s<n111 c-arki' mt:tl 1.nnds kommun godkänns

• Godkilnna Kommunens kostnad lllr det gemensamma<:· aitil cl kan IOr!inclrns med upp till I 0 % av kn111111unc1L~ kostnad rnligl

s;1111 vcrkans'1\'la I els li ncmsicri ngsmotle 11

Proposition

Ortllornndc ~liillcr eget yrkande unck1 pmposi1iu11 ucl1 linncr all detl<I bi folies.

l Jlrft 1t95bestytkit nde

ÅS

TORP

l(om1nunstyrelsen

¹⁵⁽⁵⁵⁾

Su m mun trädcsprolokoll Smnmantrfidcsdalum 2018-09-05

l<s § 176, forts

f(nmm1111styrclscns fö1·slag lill kommunfullmiikligc bcslul

• Samverkansavml Olll <:Il kommungemensmnl e-<1rki1 med Lunds ko1111111111 godkiinus

• Godkiinnn K.omn111ncns kostnad Wr del gemensamma e-arkivet krn1 J'iirfinclrns med upp till I 0% av lmmmuncns kostnnd enligt

sam verk ansa vtnlets li 11i111sicringsmodd I Expcdicrns:

/\klen

Ko1nm11n fu 11 mäktige

Utdragsb..:styt<:andc

ÅS TORP

Juste<811des signatur

Kommunstyrelsens Arbetsutskott

16(19)

Sammanh'ildcsprotokoll

Sanunanträdesdatum 2018-08-22

KsAu § 160

Föl'lllag till samverkansavtal kommungemensamt c-Arkiv. Tidigare- AvsiktsförkJaring- kommunalfö1·bundct SkånEarkiv

Dnr KSFD 2017/351 Sammanfattning

Kommunstyrelsen beslutade 2017-11-22, § 228 att Åstorps kommun ansluter sig till avsiktsilirklaring om att instifta kommunalförbundet SkånEarkiv. Sedan des.~ har styrgruppen filr projekt ScanArkiv utrett allemativa samverkansfonner och nu kommit till slutsatsen att samverkan genom ett så kallat samverkansavtal lir ell häUre alternativ i nuläget. Detta innebär en mindre omfattande, lösare fo1m uv samverkan. Del är l01tfärande möjligt att i framtiden fördjupa samarbetet i form av exempelvis en

övergång till ett kommunalförbund.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse från Merih (}/.balci, administrativ chef, 2018-08-16 Minnesanteckningar från möte med styrgruppen fllr fortsättningsprojekt SeanArkiv 2018-06-18

Skrivelse fi1ln Lunds kommun angående flirslag till samverkan sa vtal kommungemensamt e-arkiv, 2018-06-20

s·mnverkansavtal kommungemensamt c-Arkiv Fördjupad R\rstudierapport, 2017-09-29 Yrkande

Ordförande yrkar att:

• Samverkansavtal om ett kommungemcns~mt e-arkiv meJ Lunds kommun godkänns

" Godkänna Kommunens ko~tnud

ftir

det gemensamma e-arkivel kan förändras med upp till 10% av kommunen~ kostnad enligt

lX!mverkm1savtalets finansieringsmoclell Proposition

Ordförande ställer eget yrkande under proposition och finner all detta bifalles.

A1·bctsutskottets förslag tiU kommunstyrelse kommunfullmäktige beslut

• Sam verkansavtal om ett kommungemensamt e-arkiv med Lunds kommun godkäruis

(J(L

ÅSTORP

Justerandes signatur

Kommunstyrelsens Arbetsutskott

17(19)

Sammanlrädespmlokoll Sammanträdesdatum 2018-08-22

I<sAu § 160, forts

• Godkänna Kommunens kostnad för det gemensamma e- arkivet kan förändras med upp till 10% av kommunens kostnad enligt

samvcrkansavtalet.i; finansieringsmodeU Rxpcdicras:

Akten

Kommunstyrelsen Administrativa enheten Lunds kommun

utdragsbesl)1kande

ÅSTORP

Kommunstyrelseförvaltningen

Administrativa enheten

Merih Özbalci Administrativ chef 042. 64013

merih.ozbalci@astorp.se

Kommunsty1·clscn

Tjänsteskrivelse Datum 20 I R-08-16 Version I

Fiirslag till samverkllllsavtal kommungemensamt e-Arkiv. Tidigare·

Avsiktsfllrldaring- kommunalförbundet SkånEarkiv Dnr KSFD 2017/351

Sammanfattnini:

Kommunstyrelsen beslutade 2017-11-22, § 228 alt Åstorps kommun ansluter sig till avsikti;förklaring om all instifta kommunal förbundet Skåri.Earkiv. Sedan dess har styrgmppen för projekt ScanArkiv utrett alternativa samverkansfoaner och nu kommit till slutsatsen att samverkan genom en så kallat samvcrkansavtal är ett bättre alternativ i nuläget. Delta innebär en mindre omfattande, lösare fonn av samverkan. Det är fortfar.inde möjligt all i framtiden fördjupa samarbetet i form av exempelvis en

övergång till ell kommunalförbund.

Beaktande 11v ball'nperspcktivet

[X] Barnperspektivet har beaktats och förslaget till beslut bedöms inte påverka barn

L J

13amperspektivct har beaktats och f1\rslage1 till beslut bedöms påverka barn

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse frun Merih Özhalci, administrativ chef; 2018-08- l

6

Minnesunceckningar från möte med styrgruppen för fortsättningsprojekt Scaru\rki v 2018-06-18

Skrivelse från J .unds kommun angående IClrslag lil I samverkansiivtul kommttngcmcnsaml e-arkiv, 20 I K-06-20

Samverkunsavtal kommungemensamt c-Arkiv Fördjupad förstudierapport, 2017-09-29

Ärendet

Den största skillnaden med samverkan genom cl! samvcrkansavtal jämfört med ull bilda ett kommunalförhtmd är ull kommunerna genom

samverk1msav1al fortsall är sin egen arkivmyndighet. Samarbetet handlar nu

Postadress: 265 80 ÅSlO<p I Gatuadn!ss· St0<ga!an 7 J E-post konvnun@asto•?.se I T elelon: 042~ 00 I FeJC'.' 042-506 2'3 0'1l nt. 212000-0936 ( Sg 5103-2951 J Pg 11 01 SO-OJ"""'·astorp.se

1(2)

primfui om att tillhandahålla ett gemensamt system för au uppfylla lagstiftningens k.rav på att tillgodose bevarandet av

allmänna handlingar för framtiden.

Det är inte Ulngre aktuellt med någon verksamhctsövergång från de

kommuner som idag har arkivarier till den gemensamma organisationen och inga arkivarier kommer heller att tillhandahållas för tjänstgöring ute i kommunerna. För Åstorps del var flsrslaget i den tidigare rorstudien au en arkivarie skulle tjänstgöra 40 % i kommunen. Detta är en fråga som kommunerna genom det senaste förslaget bar att b<mtera på egen hand. l Åstorp lir urkivhällningen i nuläget en arbetsuppgiA. som åligger

kontorsvaktmlistitren som alltså fortsätter med detta.

Genom samverkansavtalet renodlas samarbetet kring e.arkivel, men innebär indirekt en fbrstärkning av det strategiska arkivaibetet I.ex. kring

styrdokumenL, då den gemensamma flsrvaltnini;en kommer att arbeta med

dessa frågor. Den gemensamma förvaltningen kommer vidan: bistå kommunerna med stöd, råd och utbildningar kring infonnationshantering och förberedelser inför och under en leverans av information/system till e- arkivet. Genom att eventuell befintlig arkivpersonal involveras i detta arbete skapas ett sturkl nätverk mellan kommunernas arkiv ^som stärker dcrula

flinktion.

Sammantaget innebär det nya flsrslaget att kostnads bilden är en arumn. Den tidigare, i förstudien, framräknade kostnaden för Åstorps del uppgick till 473 264 kr/år (totalt 14 580 623 för alla kommwrer). Enligt

samverkansavtalet är kostanden för Åstorp iStället 275 942 kr/år (tlllalt 7 277 000 kr för alla kommuner). framför ullt är kostnadsminskningen hänförbar till de personella resurser som alltså uteblir.

Det notera.<; särskilt i samverkansavt.alet att kostnadsbilden är förknippad med en stor oSäkerbetsfaktor som är hänförbar till att kostnaden flSr själva systemet inte blir slutligt bestämd flSrrän upphandling är genomförd.

Jämfilrelser visar all det finns en stor spridning mellan olika leverantörer och systemlösningar.

Fönilag till beslut

• Clodkännu ~amverkansavt.al om ett kommungemensamt e-arkiv med Lunds kommun

• Godkl!m1a alt kommunens kostnad för det gemensammu e-arkivet kan förändras med upp till I 0% av kommunens

kostnad enligt samverkansavtalets finansieringsmodell.

f-;-'tt.i

Merih Özbalci

Expedierus till: Akten, Kommunstyrelsen, Lunds kommun

Postil<lress: 265 80 Åstorp I Gatuadress: Stocgatan 71 E-po$1: kcmmun@astor>.se I Telefon· 042·640 00 IF""' 042-506 23 Org. nr. 212000-0936 I Bg 5103-2951 I Pg 11 01 50-0 lv.wN.astorp.se

2(2)

LUNDS KOMMUN Kommunkontoret Stadsarkivet

2018-07-30 Dnr KS 2016/0619

Minnesanteckningar från möte med styrgruppen för fortsättningsprojekt ScanArkiv

[)atum:

Tid:

Plals:

Närvarande:

201 R-06-18 09 .00 - 11 .30

Arkivcentrum Syd, Lund

CcciLia Christensen, Klippans kommun Cornelia Englen, Ystads kommun I lelen Odeen, Sjöbo kommun Jesper Jacobsson, Lunds kommtrn Mats Carlssson, Simrishamns kommun Mats Ulfwinger, Ängelholms kommun Matthias I .indgren, Lunds kommun Merih Özbalci, Åstorps kommun Niklas Åkerström, Höganäs kommun Sus<m Elmlund, Bjuvs kommun

~i niirvarandc: Boel Kvist, Landskrona stad

Carita Gustavsson, Örkelljunga kommun

Charlotte Rosenlund-Sjövall, Trelleborgs kommun Frida Beijer, Perstorps kommun

Johan Linander, Tomelilla kommun Kristina Blomqvist, Hörby

Till sammanträdet hade samt.liga delegater från styrgrupP.CA kallats. På dagordningen stod i huvudsak det förslag till samverkansavtal som Lunds kommun tagit fram efter tidigare överenskommelse inom styrgruppen. Förslaget har titligar~ skickats ut till delegaterna för granskning.

Genomgång av förslag till samverkausavtal

J

Jesper Jacobsson bö~jade mötet med att fråga de närvarande om det fanns några reflektioner·

kring förslaget. Samtliga tycktes eniga om all det tiinkta iorslagct är en bra väg all börja samverka på samtidigt som det ska understrykas att vi inte sliinger dörren för ett eventuellt kommunalförbund i framtiden.

Det är väldigt svårt att få en riillvis uppskattning kring kostnader före-Arkiv. Uppgifter visar att leverantörernas anbud kan spänna från några hundratusen till ett par· miljoner kr. Det är också svårt att få en klar kostnadsbild i fäll avropet antingen giirs från värdkommumm eller om det ska tecknas separata avtal/kontrakt från varje kommun. Vi får helt enkelt vänta tills det blir dags för konkurrcnsutsattning. E-arkivet är budgeterat till I miljon kr/år och leveranskostnaden är budgeterad ti 11 500 000 kr/år. I dessa kpstnader tas höjd för de11 gemensamma pe1~~onal som ska bistå med leveranser till e-Arkivet. Skulle budgeten inte hålla så får vi istället titta på möjligheterna att skära ned den gemensamma personalstyrkan och lägga lcvenmskostnadema på kommunerna i stället.

T]änstcl' och organisation

Olika samverkansfo1mer har utrett.~ och nu går vi in i e11 iösare form av samverkan. Frägan lyftes kring hur vi ska hantera avtalet om fler vill ansluta. Som avtalet nu ar format så ska det tecknas med varje kommun. Alla var eniga om att de konununer som skulle vilja ansluta i ett senare skede blir föremål för hantering i samverkansrådct. Likaså bör samverkansrådet hantera eventuella ändringm· här det gäller !inansieringsfmm.

Den personalstyrka som anställs kommer att fungera som resurs för den strategiska processen för att tillgodose hela kedjan i info1mationshänleringen. Tanken är att befintliga arkivarier i kommunerna ska komplettera detta arbete på olika sätt, bl a g~nom tillsynsverksamhet.

Styrgruppen sköter den operativa delen och har en löpande verksambetskoppling genom att arbeta aktivt med de befintliga arkivarierna i kommunerna. Kommunerna behöver vidare enas kring vissa riktlinjer utt följa, det handlar tex om anpassnin,gar i arbetssätt, metoder mm. Ett förslag i den strategiska processen är att göra anpassningar i kommunernas arkivreglementen.

Samverkansrådet har sill säte hos värdkommunen och fyller funktion som ledningsgrupp med representanter från de olika kommunerna. l{ådet är tänkt att fatta övergripande beslut som underliiltar kommunernas samarbete. Frågan lyftes kring hur man ska hantera frågor där rådet inte har verkställighetsmöjligheter. tex beslut om finansieringsmouell. Alla mötesdeltagare var eniga om alt vissa frågor kan behöva ett politiskt beslut i respektive kommun.

Lunds kommuns ansva!"

Frågan lyftes angående Lunds kommuns värdskap och avtalsp'art vill upphandling. Kan Lunds kommun vara avlalsparl? Enligt LOU och ramavtalet ska del gå·att teckna ett och samma avtal.

Lund bör i egenskap av värdkommun varn ansvarig för att hantera sjäJva upphandlingen. Den kommunalrättsliga aspekcen är dock en fråga som behöver utredas vidare. Ett förtydligande görs att Lunds kommun ska samordna eventuell upphandling.

Det bör finnas med ett stycke som beskriver rättigheter gentemot avtalspartcn. Ett förtydligande görs att kommuner som ingår i avtalssamverkan ska ges tillgång till underlag (fakturor el. avtal) som berör det gemensamma e-Arkivel.

Konununen.s w1sv<1r

2

Ordet "resursgrupp" ska bytas ut mot "samverkansräd".

Fi11an.1·ierinf{

Fn\gan lyftes om det ska vara lika fördelning även om en kommun inte har samma system?

Svarel är all det kommer vara lika fOrdelning. I avtalet kommer läggas till "oaktat om kommunen har det systemet 11ller inte"

När det gäller årlig uppräkning av kostnader i rorm av ersättning till värdkommunen för bl a löner så föreslogs följa konsumentprisindex, 2.5 %, om inl11 annat bestäms av samverkansrädet

Sekretess och behandling av parsom1ppg{fler

Det betonades alt kommunerna fortsatt är informutionsägarc. Personuppgiftshibiidesavtal kommer att behöva tecknas enligt GDPR.

I lur ska handlingar som alstras i samverkansråd och styrgrupphameras då dessa funktioner inte har någon myndighetsutövning i juridisk mening? Alla mötesdeltagarc var eniga om att handlingarna som upprättas i samverkansr1\d och styrgrupp får hanteras/arkiverus i respektive kommun.

Tvist

Frågan lyftes angående hantering av oenigheter som skulle kunna uppstå inom de olika punkterna i avtalet Samtliga mötesdcltagare var eniga om atl alla former av tvister hanteras under punkt 9.

(Ji/tighetstid och uppsiigning

Diskussion !Ordes kring uppsägningstidens längd. Samtliga mötesdeltagul't: enuc.Jcs om att en tidslängd på 3 år var rimligt. Pör Lunds del, i egenskap av värdkommun, så bör även samma tidslängd gälla.

Frågan ställdes om samverkansrådet kan tillåta en tidigare exit, tcK vid leverantörsbyte? Alla mötesdeltagare var eniga om all samarbetet inte kan bygga på svängdömprincipcn men att det mäste finnas vissa undantag. Lleslutades om ett Rlrtydligande kring uppsägningstiden sa att en kommun kan begära tidigare ullrädc i samverkansnic.Ji:t "vid synnerliga skäl".

Uppliisninglavveckling

Hur ska fördelning av kostnader regleras vid händelse av upplösning/avveckling av samarbetet?

Ska politiken kopplas in? Det framgår inte i furslagel till sam\erkunsavtal hur detta ska regleras och med vilken tidsaspekt detta sker. Beslutades .ut förtydliga att beslut om upplösning/avveckling och tid~plan IOr denna fanas i samvetkansrådet.

Övriga.Ji·ågor kring samverkansavtalet

I lamburgundan1agc1: Undantag för samarbetsavtal som innebär att upphandlanu~ myndigheter kan träffa samarbetsavtal med varandra utan alt genomföra upphandlingar enligt l.O!J.

3

Hamburgundantagct talar om all "vi gör något tillsammans". Jesper Jacobsson ställde frågan om vi uppnått detta tydligt i avtalet? Samtliga mötesdeltagarc var eniga om att besluten som

fattas i samverkansråd och styrgrupp visar detta pi ett tydligt säll.

Finansieriugsmodell

Fördelningsnyckel

Frågan lyflcs om siffroma ska räknas upp med någon form av periodicitet? Förslag om atl räkna upp siffrorna vi<l va~je mandatperiod (vart tjärdc år) godtogs av samtliga möte-~deltagare och ska läggas ti Il i finansieringsmodellen. Uppräkningen gäl ler da året efter clt valår, med undantag av2019.

Uppskallade kostnader

Kostnaderna har ändrats något från de berälmingar som togs fram i underlaget (Ut;·edning kring teknisk samverkan c-Arkiv). Lokalkostnaderna beräknas utifr~m vad vi har för kostnader på Arkivcentrum Syd. Je-~per Jacobsson sUillde frågan om det räcker med 7 personer för den gemensamma bemanningen'! Denna grnpp består i grunden av en arbetsledare/samordnare samt l'l'·arkivarier och tillsynsarkivarier. Samtliga mötcsdcltagare l'ar överens om att det är bättre all bö~ja i mindre omfattning och sedan skala upp. Att börja anstiilla halllen av bemanningen vore förnuftigt med tanke på all vi inte vet vad det blir för slags system. Det är också viktigt all trycka på den arkivkompetens som redan finns ute i kommunerna och som blir drivande i det fortsatta arbeteL

Budgeten är fördelad utifrån full drift, dvs för en samverkan med totalt 15 kommuner. Oe uppskattade kostnaderna i finansieringsmodellen kommer emellertid fördelas utifrån faktiska kostnader.

Finns ett "varnin,gssystem" i fall inte budgeten håller? Samtliga mötesdeliagare var ense om all berörda kommuner måste träffas i samverkansrådel för att diskutera de anbud som inkommer.

Det är kanske så alt vi behöver göra om en upphandling innan budgeten överskrids. De kostnader som framförallt ligger i riskzonen giiller personal och lokaler, andra kostnader är mer hanterbara.

Finansiering tertialvis

Faklurering sker lre gånger per ål' (var fjiirde iii~ii&d) fVr &ii kvsi11adti1na ska kOiliHi& in i kommunernas delårsrapporter. Det är de faktiska kostnaderna som ska fakturera~.

Tidplan

F'rågan sliilldes om när kommunerna knn la upp förslaget till beslut i politiken? Samtliga mötcsdcltagare såg slutet av augusti som närmast möjligt.

Det är viktigt att frågan kommer med i budgetprocessen och att politiken

är

enig.

Beslur.sproccsscn skiljer sig ocksli mellan kommunerna. Pör vissa kommuner kan själva avtalet kanske beslutas i l<S medan kostnadsfråg~n blir föremål för beslut i KF.

4

Anslutning, avtal och tjänsteskrivelse

Man bör ha i åtanke att SllJTlverkansavtalct kan riskera att åtenx:mitteras från politiken i fall det r;!dcr oenighet kring avtalet. Detta kan i sin tur lbrsvåra och dra ut på anslutningsprocessen. Det är därfcir viktigt att förankr.1 samarbetet i respektive kommun så gott det går.

Om samarbetet skulle få långt Oirre deltagande kommuner än beräknat så måste även finansieringsmodellen räknas om. Lund behöver därför få in intrcsscAnmälningar och återkoppla till de kommuner som ej hört av sig 1111gåend~ förslaget till sunwerkansavtal (T rcllcborg och Perstorp).

I .und arbetar

fram

ett fllrdigt avtal utifrån de synpunkter som inkommit. Avtalets giltighet gäller Iran den I januari 2019.

1.und tar även fram Rirslag till en tjänsteskrivelse där innehållet bl a trycker på GDPR.

/\vtal och tjänsteskrivelse skickas ut till berörda kommuner innan midsommar.

Angående möjligheten utt r.\ med audra intresscrudc kommuner i samarbctc:t

Samtliga mötesdeltagarc var överens om att först förankra samarbetet med de nu ingående kommunerna. Vi avvaktur ul.'>kick ti.llsvidare och alt ta in nya kommuner är än så länge bara intressant i fall det skulle ske avhopp i samvcrkansprojel<tet och det behiivs crslillarc. Frågan lylls på nästa styrgruppsmöte den 17 september.

Övrigt

Alla mötesdeltagare vflr överens om att fiirslagct till samverkansavtal är den fortsatta vägen frumal i nuläget. Detta betyder samtidigt att döm:n inte lir stängd för att diskutera andra samverkansfonner ltingrc fram i samarbete!.

Kommande möten

17 sept kl 09 .00-12.00 Arkivcentrum Syd, Lund

Vid minnesanteckningarna

Matthias Lindgren

5

IUNn

Kommunkontoret

Administrativa avdelningen

I (10)

Diarienummer

2018-05-03 KS 2016/0619

KS 2016/0619

T.,.,...v.a:icet

,u.

^&post

()16-lS $0 00 046-1 HZ Ol bxnmunltx""'<lftluod se

Dlariant.mmet

2018-05-03 KS 2016/061 9

Samverkansavtal om kommungemensamt e- Arkiv mellan Lunds kommun (värdkommun) och xxx kommun i Skåne län

1. Avtalsparter

Följande avtal har tecknats mellan Lunds kommun (värdkommuncn), org nr 212000-1 132, och )()(X kommun, org 111· xxx.

Likalydande avtal tecknas mellan I .unds kommun och övriga kommuner som ing11r i samarbetet kring ett gemensamt e-arkiv.

2. Bakgrund

Kommunema har genom e-Arkivpn~jektet ScanArkiv utrett olika former för samverkan kring en organisation för ett gemensamt c-arkiv.

Kommunerna har nu kommit överens om au skapa en gemensam

förvaltningsorganisnlion för dri

n.,

underhåll och utveckling av ett c-arkiv.

I ,w1ds kommun har fätt i uppdrag att vara vtlrdkommun för det

gemensamma c-Arldvet.

/\ vtalet beskriver vad som gäller avseende det gemensamma e-arkivet;

vilka tjänster som ingår, värdkommunens ansvar, kommunernas ansvar, ersättning och tvist

I avtalet hänvisa.~ till följande bilagor som l'ördjupar innehållet i avtalet:

O//aga J, l'lnansieringsmodell

Parterna Qr överens om att denna bilaga kan komma an ändras utifrån vad som följer av avtalet nedan och all sådan ändring inte påverkar parl~

bundenhet av avtalet i övrigt.

3. Tjiinster som ingår i det gemensammu t.~arl<ivet

Det gemensamma e-Arkiv ska hu följande tjlin~ter/J'unktioner:

• E-arkivsystemet (licenser, installation). funktionalitet definieras senare utifrån val av e-urkivsystem och preciseras i

lllrfrågningsunderlag.

• Drift av systemet (servrar, lagring, hackup etc).

• l~örvaltning uv systemet (uppdateringar, strategier för långtidslngring etc).

• Resurser för att hantera tillgång till sysicmct (behörigheter etc).

• Resurser för att la emot in leveranser a1

syslem/infonnationspukcl.

2 (10)

Dlarienu'Mlet

2018-05-03 KS 2016/0619

• Resurser för att hjälpa kommunerna att lorbereda inför leveranser av system/informationspaket.

o Resurser för att tillsammans med kommunernas arkivarier utbilda kommunerna i frågor rörande digital informationshantering, e·

arkiv och långsiktigt digitalt bevarande.

• Resurser rur att tillsammans med kommunernas arkivarier utöva tillsyn/stöd över kommunemas digitala informationshanlering, digitala arkiv och IT-system.

• Resurser för att i samråd med kommunernas arkivarier ta frnm gemensamma styrdokument, riktlinjer m.m.

4.

o ..

gunisation

Rcspekt.ive kommun är arkivmyndighet och infmmationsägare av sin information.

Befintliga arkivarier är kvar i sina respektive kommuner men involveras på olika sätt i den gemensamma mganisationen. De arbctsgru pper som tidigare bildats inom ramen ilir projekt S1;anArldv- teknikgrupp,

utrcdningsgrupp, depågrupp, leveransgrupp, utbildningsgrupp och tillsynsgrupp- fortsätter arbetet och utformar grupperna efter de behov som organisationen kräver.

a. Styrgrupp

t::n parlsgemcnsam styrgrupp ska tillsiluas för att hantera förvaltningen.

Styrgruppen har rollen som systemägare före-Arkivet. Styrgruppen utser eventuell systemförvaltare. Styrgruppe11 har sitl säte hos värdkommuncn.

I styrgruppen sitter de kompetenser som värdkommunen ansl!illcr, dvs IT-arkivarier, tillsynsarkivaricr, m.n., samt btilintlig arkivpersonal från samverkanskommuncma. dvs arkivarier/kommunarkivarier.

Styrgruppen utser de kompetenser som ska sitlll i respektive urbctsgrupp, dvs teknikgrupp, utredningsgnipp, depågrupp, leveransgrupp,

uthildningsgrnpp uch tillsynsgrupp.

Styrgruppen utarbetar styrdokument, riktli1~er. a1,.bet~metodcr och andra viktiga strntcgiska verktyg för info11nutionshan1cringcn.

h. Samverkansråd

Ett .tamverkansråd ska inrättas och ha sitt säte hos värdkommuncn.

Lunds kommun blir sammankallande.

Samverkansriidct beslutar om prioritering av system/informationspaket för levernns till e-Arkivct. Samverkunsrådet ska främja samverkun me!la11 kommunema och ska hantera frågor som kan få kommunerna att närma sig varandra i synen på informationshant.ering, exempelvis genom att kommunernas ru·kivrcglementen (eller delar i dessa) anpassas Lill varandra. Samverkansrådet ansvarar ilir uppföljning av della avtal.

3 (10)

~

2018-05-03 KS 201610619

Vid oenighet kring en kommuns kostnadsansvar eller andra frågor som rör förhåll andel mellan del gcmensaimna e-arkivct och kommunerna eller mellan kommuner, fattas he.~lul i samverkansrådeL

Samverkansrådel ska vidare hantera de frågor som uppstår om fler kommuner vid senare tillfällen vill ansluta sig till samarbetet kring ett gemensamt e-arkiv. Samverkansrådet beslutar då om bl.a. tidpunkt för anslutning och ekonomiska frågor.

Samverkansrädet beslutar även nm förändringar av /<'inamieringsmodelkn, bilaga I.

Va~je kommun tttser en representant till samverlcansrådet. Representanter i rådet hllr ha beslutsmandat för arkivfrågor i sin kommun. Vid behov ska represcntantema tillse all frågor väcks för politiska beslut i respektive kommun.

Beslut i samverkansrådet fattas med enk11I majoritet. Varje kommun har en röst. Vid lika röstetal har värdkommunen utslagsröst.

5. Lunds kommuns ansvar

Lunds kommun ör vllrdkommun fbr det gcmeruamma e·Arkivet Värdkommunen anställer de kompetenser som behövs fur rorvaltning av det gemensamma e-Arkivel. Kostnaden fördelas mellan de samverkande kommunema enligt punkten "Finansiering" nedan. Kommunerna betalar ersättning till vär<lkommunen fbr administration (HR, lön. ekonomi

m.m.).

Vär<lkommuncn har det övergripande ansvaret före-arkivtjänstens funktion och leverans.

lJJnds kommun ska samordna evenluell upphandling av en e- arkivlösning.

Viirdkommunen skn innan hes lut om val av e-arkivlösning samråda med samverkanskommunema. Beslut om val av e-arkivlösning fattas I samvcrkansrådet.

Om ytterligurn kommuner vid senare ti1111illcn vill ansluu1 lill

samverkunsavtalet kring ell gemensamt e-arkiv ska vilr<lkommunen innan sådana avtal tecknas samråda m~ samverkanskommunema. Beslut om huruvida avtal med ny kommun ska tecknas eller ej fattas i

samverknnsrådet.

Värdkommunen ska för samverkansråd cx:h styrgrupp redovisa hur behörighctsstruktur, ansvarsfördelning och roller kring systemet lir

4 (I 0)

Olarielunmet

2018-05·03 KS 2016/0619

organiseral och dokumenterat utifrån kruv i gällande lagstillning. Detta ska llipnnrle foljns upp av styrgruppen.

Kommuner som ingår i avtalssamverkan ska pil begäran ges tillgång till dokumentation och andra underlag, t.ex. fakturor eller avtal, som berör det gemensamma e-arkivet.

Del ansvar som beskrivs i punkt 6 gäller även värdkommunen.

6. Kommunens unsvnr

Kommunen är arkivmyndighet för sina arkivha11dlingar och informationsägare för sin information, enligt gällande lagstiftning.

Kommunen ansvarar för sin egen arldvhantering vilket bland annat avser arkivrcdovisning och gallringsutredningar.

Kommunen ska bistå och underlätta !lir det gemensamma e-arkivet vid leveranser till c-arkivet. för det fäll att det system/infonnationspaket som kommunen vill leverera till e-arkivet kräver ett mer kostnadskrävand~

arbete ön vad som är normalt, ska kommunen svara för denna merkostnad. Vid oenighet fattas beslut i samverkansrådet om kommunens kostnadsansvar.

Kommunen förbinder sig au tillämpa de styrdokument, riktlinjer, arbetsmetoder och liknande som styrgruppen tar fram för 1illllmpning av detta avtal.

Kommunerna ska tillse att styrgrupp och sanivt(kansråd bemannas med representanter från kommunen.

Vid behov ska kommunerna bistå det gemensamma c-arkivet med personal-eller andra resurser som krävs för ulr~dningar kring t.cx.

juridik-, ekonomi- eller IT-frågor.

7. Finansiering

Kostnaden fördelas mellan de samverkande koinnn111erna enligL nedan och bilaga I, !'inansieringsmodell.

Kommunerna är medvetna om att de beräknade kostnaderna är

preliminära och att definitiva kostnader fOr det gemensamma e-arkivet fastställs 11.irst efter upphandling/val av e·arkivln5ning.

De gemensamma kostnaderna t"llr flirvaltning av e-arkivet fördela:.

proportionellt efter kommunernas storlek.

Leveranskostnader som uppstår i samband med kommunernas leveranser av system/informalionspaket till e-arkivct flirdclas lika mellan

kommunerna, oaktat om kommunen har det aktuella syst.emet. Fiir det

5 (10)

Oiarienummet

2018-05-03 KS 2016/0619

fall att det system/informationspaket som kommunen vill leverera till e- arkivet kräver ett mer kostnadskrävande arbete än vad som är nonnalt, ska kommunen svara lbr denna merkostnad. Vid oenighet fattas beslut i samvcrkansrådet 0111 kommunens kostnadsansvar.

Kommunerna betalar årlig ersättning till vllrdkommunen flir administration (1 IR, lön, ekonomi m.m.).

Kostnaderna som fördelas ut på kommunerna kom1111::r att uppräknas ådigen till följd av löneökningar, ökade lokalkostnader, ökade

systemkostnader m.m. Uppräkning sker årligen med 2,5% om inte annat bestiims av Samverkansrådct.

FörUndringar av finunsicringsmncJ.,11en he-•luta.• av Samverkansrådel.

8. Sekretess och behandling av personuppgifter

Kommunerna är fortsatt egnu urkivmyndigheter och informationsägarc för sin information i e-arkivct.

E-arkivet ska säkra att endast infonnationsägande kommun har tillgång till sin information.

Värdkommunens eventuella tillgång till annan kommuns infom1alion ska endast var.i i den omfattning som behövs som ett led i teknisk

hearbctning eller teknisk lagring i samband med förvaltning (tex. drili, underhåll och utveckling) av det gemensamma e-arkiveL.

Personuppgiftsbitriidesavtal sku tecknas mellan Lunds kommun och den personuppgift.'«tnsvariga arkivmyndigheten (kommunen).

9. Tvist

Tvist vid tolkning och tillämpning av detta avtal ska avgöras av samverkansrådet.

10. Giltighetstid och uppsägning

Detta avtal gäller f nln och med den I januuri 20 I 9 och tills vidare.

Om part önskar frånträda avtuleL ska uppstigning ske skriflligen till 1.unds kommun (värdkommunen).

Om Lunds kommun önskar lranträda avtalet sim uppsä&ning ske skrillligen till samtliga samvcl'kande kommuner.

Vid uppsägning av avtalet gäller en uppsägningstid pä tre (3) år fdin det all Lunds kommun/samtliga samverkan kommuner mottagit

6 (10)

Owi<!•u•.-

2018-05·03 KS 2016/0619

uppsägningen. Part är under uppsägningstiden till rullobunden av de åtaganden och förpliktelser som följer uv avtalet.

Om det IOrel igger synnerliga skäl kan uppsägningstiden som anges ovan kortas. Beslut om synnerliga skäl föreligger och vad uppsägningstiden ska vara tas av samverkansr<ldet. Sådant beslut kräver att samtliga representanter är eniga.

11. Upplösning/avveckling

Samvcrkansavtalet ska avvecklas om kvarvarande samarbetskommuner inte kan enas om fördelning av kostnaderna llir det gemensamma e- arkivct.

Avveckling ska också ske om samtliga kvarvarJnde samarhet~kommuner

är iiverens om att samverkan ska upphöra.

Beslut om uvvcclding och tidplan för denna fattus i samvcrkansrådet.

Vid sådan avveckling ska resterande värden i det gemensamma c-arkivet lllrdclas mellan de kvarvarande sumarbctskommunema. Pördelning sker enligt aktuell fördelningsnyckcl i finansicringsmodellcn.

Oetta avlul har upprättats i två exemplar vurav parterna tagit var sitt.

Lund 2018· ^XXX 2018·

.. . .. ... . ... ...

^'

Namn l::ftcrnamn Nmnn l!.fiernamn

Bilagor

Bilaga /, Finamieringsmodel/

7 (10)

Oiatlentrnmet

2018-05-03 KS 2016/0619

Finansie ringsmod ell

Nedan beskrivs överenskommen finansieringsmodell i tre steg:

I. l'ördelningsnyckel som utifrån kommunens storlek (invånarantal) bestämmer kommunernas proportionella andelstal av kostnaderna ror dt:t gemensamma e-nrkivet.

2. Uppskattade kostnader för det gemensamma c-arkivet, fördelat på olika kostnadsposter.

3. Kommunernas kostnad för det gemensamma e-arkivet bertiknal pä I -2 ovan.

Fördelningsnyckel

Andelstal per kommun

Kommun Invånare Jämförelsetal

Bjuv 15429 0,03

Höganäs 26193 0,06

Hörby 15 552 0,04

Klippan 17462 0,04

Landskrona 45 286 0,10

lund 121274 0,27

Perstorp 7 335 0,02

Simrishamn 19 379 0,04

Sjöbo 19071 0,04

Tomelllla ^{13416 0,03}

Trelleborg 44595 0,10

Ystad ²⁹⁴⁸⁴ 0,07

Åstorp 15828 0,04

Ängelholm 41786 0,09

Örkelljunga 10047 0.02

Fördclningsnyckcls invånaramal ska uppdatera; per den 31 december de år då alhnänna val hålls i landet (vart ljärde år}. Nya fördelningstal gäller från och med den I januari året eller att allmänna val hållits i landet.

Uppdatering ska inte ske filr 201812019.

8 (10)

~

2018-05-03 KS 2016106 l 9

Uppskattade kostnader

Kostnaderna som anges nedan är uppskaltadc. Detta bör särskilt noteras vad avser kostnaden för c-arkivet (Systemkostnad) då denna in1e blir slutlig! bestämd fOrrän efter upphandling/inköp av sys1em. De jämförelser och undersökningar som gjorts visar på en väldig1 stor

spridning i prisbilden ror olika systemlösningar. vartor uppskattningen nedan har en väldigt stor osäkt:rhcrsl'aktor.

Förvaltningsgemensamma kostnader

Personalkostnader (beräknat på 7 anställda) lokalhyra Inkl städning

Hyra IT-hårdvara Telefoni/data

IT·utrustning/material (ej datorer) IT·licenser

Kontors·/förbrukningsmaterial Böcker. litteratur, tidningar Hyra/leasing bilar

Transporter (Tåg, flyg. buss, taxi) Hotell/logi

Kursavgifter Medlemsavgifter

Systemkostnad inkl drift och utveckling•

Administrativ kostnad till värdkommun TOTllL:

leveranskostnader

IT-konsulter

TOTAL:

TOTALKOSTNAD:

4 900000 kr 420000 kr 55 000 kr 8

ooo

^kr

70 000 kr 10000 kr 30000 kr 10000 kr 10000 kr 50000 kr JO

ooo

^kr

70

ooo

^kr

14

ooo

^kr

1000000 kr 100000 kr 6177000 kr

500000 kr

500000kr

7 277 000 kr

*Systemkostnad inkl drift och utveckling -stor osäkerhet kring denna kostnad, Kan definieras först efter upphandling/inköp.

9(10)

Dlarle'1"""'10f

2018-05-03 KS 201610619

Utfall per kommun

Utfallet beräknas på en proportionell fllrdelning av f<lrvaltning.~kostnadcr (berliknat på andelstal enligt fördelningsnyckel ovan) och en jämn

fördelning (samma kostnad oavsett kommunens storlek) av leveranskostnader.

Kostnad per kommun Kommun

Bjuv Höganäs Hörby Klippan Landskrona Lund Perstorp Simrishamn Sjöbo Tomelilla Trelleborg Ystad Åstorp Ängelholm Örkelljunga TOTAL:

Total

Z69826kr 434 815 kr Z71 712 kr 300S88kr 127 469 kr 1892 200 kr 145 763 kr 330 371 kr 325 650 kr 238971 kr 716878kr 485 259kr 275 942 kr 673 822 kr 187 332 kr 7277000 kr

Samverilandc kommuners kostnad faktureras a~ värdkornmuncn i el\crhand. Fakturering sker tre gånger per år (tertial).

10 (10)

IUNO

Kommunkontoret

Administrativa avdelningen

2018-06-20

Kommunstyrelsen

Förslag till samverkansavtal kommungemensamt e-Arklv

Bakgrund

OlarieluTimer

KS 2016/0619

Sedan ~lutet av 2016 har 15 skånska kommuner genomfiht en gemensam förstudie med avsikt att skapa en organisation som kan tillhandahålla ett gemensamt e-Arkiv (Projekt ScanArkiv). Genom e-Arkivcl kan

kommunerna uppfylla lagstiftningens krav på att tillgodose bevarandet av allmänna handlingar för framtiden. Kommunerna skapar därtill en

riittssäker hantering av handlingar i hela informutionskedjan.

Projekt ScanArkiv har utrett olika samverkans former och rekommenderat bildandet av ett kommunal förbund. Då några kommuner varit tveksamma till den föreslagna samverkanslösningen har projektets styrgrupp försökt ltltta en mindre omfättandc samverkansform. En samverkan genom en så kallat samverkansuvtal lir nu det spår som styrgruppen ser som den möjliga vägen framät. Detta stänger dock inte dörren llir all det i framtiden kan bli aktuellt att för'djupa san111rbetet i andra former.

Utgångspunkter för samarbete - samverkansavtal Vid tre till11illen under våren 2018 har styrgrupren diskuterat iden om au samarbeta kring ett c-Arkiv genom an intressetade kommuner ICCknar samverkansavtal. F1h'slaget (se bilaga) bygger pi1 an kommunema samverkar och delar på kostnaderna kring ett gemensamt upphandlat c- Arkiv med tilihörande organisation. Lunds kommun får, som siörsta kommun, funktionen som vllrdkommun och amtlll ler de kompetenser som behövs l'ör de11 gemensamma Rlrvaltningen, d.v.s.

informaiionsutredningar och in leveranser till det gemensamma e-Arkivet.

Organisationen arbetar strategiskt med hjälp av en styrgrupp och ett samverkansråd med representanter Iran di: ingående kommunerna.

[)en föreslagna samarbetsformen är framsprungen ur de behov sum intrcssentkommunerna gett utryck Rlr i en gemensam målbild. P.n samverkan med ett kommungemensamt e-Arkiv wm uppfyller lagstiftningens krav och har en hållbar finunsicringsmodell. Liknande

samv.:rkan~form.:r sker redan idag på fle;a andrd ställen i Sverige, bl.a. i

I (3)

- - - - --

Poll!.tdtH•

- - - -- - - --- -- - - - --- - - - - - - - -

ParfyC't'"il.~ 20 22~ 78 Lund

Telefon Vlxd F~x f·J!Ott

046-}5 SO~ !M< ... 1 S 22 0} \ummtmkon1ocet@tu"d.se

I

Dia'*""""'"'

2018-06-20 KS 201610619

Jönköpings län som har en liknande gemensam organisation kr'ing cu e- ark!v.

Samverkansavtalet innebär att kommunen forlslll är arkivmyndighet och ägare av sin information och behåller evenlueU befintlig arkivpersonal.

Samverkan renodlas till att vara kring e-arkivet. men iMebär indirekt en förstärkning av det strategiska arkivarbetet t.ex. kring styrdokumenl, då den gemensamma förvaltningen kommer au arbeta med dessa l'rägor.

Den gemensamma förvaltningen kommer vidare bistå kommunerna med stöd, råd och utbildningar kring informationshantering och förberedelser infllr och under en leverans av information/system till e-arkivct. Genom att eventuell befintlig arkivpersonal involveras i detta arbete skapas ett starkt nätverk mellan kommunernas arkiv som stärker denna funktion.

Finansieringsmodell

Den beriilrnadc budgeten (se bilaga sid 8) är l'ramräknad till en årlig kostnad på drygt 7,3 mkr och avser del gemensamma e-Arklvct i full drift och samtliga 15 kommuner inräknade. Det ska understrykas att budgeten innehåller en stor osäkerhctsfaktnr med avseende på kostnaden fllr själva systemet. Dt:t är först vidden faktiska upphandlingen av e-Arkivet och de anbud som inkommer som det går att få mer konkreta silli'or. Lunds kommun föreslår därför att kommunstyrelsen i respektive aktuel I kommun godkänner att kostnaden enligt finansieringsmodellen kan förändn1s med +/- l 0 %.

Det bör siirskilt understrykas att en senare anslutning kommer ull medföra en högre kostnad/tillilggskostnad.

Lagstiftningen och GDPR

Myndigheter har en skyldighet au arkivera sin infonnatlon, oberoende på vilket format de allmänna handlingarna är uppränade eller inkomnu.

TryekfrihetsfOrordningen (TF), arkivlagen och offentlighets-och

sekretesslagen (OSL) kan sägas utgöra hörnstenarna i det stora regelverk som omgärdar myndigheternas informationshimtering. Med ·~-Arkivet

kan kommunerna uppfylla lagstifiningens krav och säkerställa hanteringen i hela infonnationskedjan.

Genom cll:s nya dataskyddsfllrordning, vilken tradde i kraft den 25 1mtj i år, ställs striktare krav på hantering av personuppgifter, både i

strukturerad och ostrukturerad form. Kravet på att uppginer inte får finnas kvar langre än nödvändigt i vAra verksamhctssystem eller på andra lagrings ytor blir betydligt hårdare än tidigare. Överträdelser mol detta kan kom mu au leda till sanktionsavgifier. Behovet av ett c-Arkiv blir därför ännu mer angeläget, i synnerhet för att det möjliggör för de

kommunala myndlghetenia all följa dataskyddslagens och arkivlagens huvudsakliga syften. DeHa skapar i sin lur en god offentlighetsstn1k1ur bland myndigheternas handlingar vilket underläitar servicen till och skyldigheten gentemot våra medborgare.

2 (3)

-...

2018-06-20 KS 2016/0619

Förslag

till

beslut

Styrgruppen föreslår ull kommunstyrelserna i samverkanskommunerna beslutar

All Att

Bilagor:

godkänna samverkansavta/ om ett kon11nun1<emensamt e- arkiv med lunds kommun.

J<Odktinna all kommunens kostnad}/Jr del gemensamma e-

arkivet kan fartindra.< med upp till 10% av komm11ne11s kostnad enligt samverkansavtalets }i nansiering.nnodell.

Samver.lcans(lvtal ko11111111ngemensamt e-Arkiv

3 (3)

-

~,

~-

-

Projekt ScanArkiv

Förstudie kring kommungem ensam arkivorganisation med till hörande e-Arkiv

Bjuvs kom111u11 Höganäs kommun Hörby kommun I< I i (>(>ans kommun Landskrona stud Lunds kommun Perstorps kommun Simrishamns kommun Sjöbo kommun Tomeli I la ko111111 un

Trelleborgs kommun Ystads kommun Åstorps kommun Ängelholms kommun Örkcl ljunga l:ommun

-

Fördjupad

förstudierapport

2017-09-29

~

- -

~ '

- , -

J

i''

"