Tertialrapport April
Kultur- och fritidsnämnden
Innehållsförteckning
1 Ekonomisk uppföljning ... 4
1.1 Driftredovisning KFN ... 4
1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget ... 5
1.3 Investeringsprognos ... 6
1.4 Riktade budgetmedel ... 7
1.5 Återsökning av statsbidrag ... 7
2 Viktiga förändringar ... 8
3 Nya data och resultat ... 9
4 Styrdokument för särskild uppföljning ... 11
4.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin ... 11
4.2 Integrationspolicy/integrationsplan ... 11
4.3 Näringslivsstrategi ... 12
4.4 Personalpolicy ... 12
5 Mål ... 13
5.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 13
5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt ... 15
5.3 Attraktiv och effektiv organisation ... 16
6 Uppdrag ... 17
7 Riskhantering - internkontroll ... 18
7.1 Avtalshantering - uppföljning av ingångna avtal sker inte i tid och på rätt sätt ... 18
7.2 Risk att medarbetare som avslutat sin anställning eller bytt arbetsplats inom kommunen ligger kvar som användare i olika system eller behåller sina behörigheter ... 18
7.3 Risk att nyanställda inte får tillräcklig introduktion under sin första tid ... 19
7.4 Microplast från konstgräsplaner (granualt) förorenar dagvatten på grund av felaktig skötsel och underhåll ... 19
7.5 Inköp gjorda hos icke upphandlad leverantör eller inköp utanför ramavtal ... 19
7.6 Föreningsbidrag - Handläggningsprocessen följer ej regelverk ... 20
7.7 Felaktig användning av konto/moms/attest och anteckning vid kontering av fakturor ... 20
7.8 Måluppfyllelse generellt ... 20
7.9 Uppdrag från nämnd återrapporteras inte i tid ... 21
7.10 Risk att arkivering och gallring inte sker enligt fastställd
Anvisning
Se anvisning för rapportering under respektive rubrik i rapporten. Anvisningarna, liksom tidplan, finns i sin helhet på Solsidan, enligt länk:
https://solsidan.sollentuna.se/kommunen/ekonomi-och-verksamhetsstyrning/tidplaner-och-
anvisningar/
1 Ekonomisk uppföljning
1.1 Driftredovisning KFN Anvisning
Resultatrapport hämtas från BoP.
OBS! Säkerställ att kolumnerna ”Budget 2018”, ”Period-utfall”, ”Utfall %”, ”Prognos april”,
”Budgetavvikelse” samt ”Prognos mars” finns i resultatrapporten och i uppräknad ordning.
Prognosrapport 2018 KFN
Budget
2018 Period-
utfall Utfall % Prognos
apr Budget-
avvikelse Prognos mar KULTUR- OCH
FRITIDSNÄMND
Intäkter -30 546 -7 648 25 -29 674 -872 -29 025
Kostnader 175 690 56 939 32 174 818 872 174 169
Netto (tkr) 145 144 49 291 34 145 144 0 145 144
PER VERKSAMHETSNIVÅ Nämnd
Intäkter 0 0 0 0 0 0
Kostnader 645 137 21 645 0 645
Netto (tkr) 645 137 21 645 0 645
Kultur- och fritidskontor
Intäkter -1 721 -241 14 -849 -872 -200
Kostnader 9 270 2 131 23 8 398 872 7 749
Netto (tkr) 7 549 1 890 25 7 549 0 7 549
Idrotts- och friluftsverksamhet
Intäkter -17 705 -2 923 17 -17 705 0 -17 705
Kostnader 85 655 27 417 32 85 655 0 85 655
Netto (tkr) 67 950 24 494 36 67 950 0 67 950
Kultur-, bibliotek- och ungd.verksamhet
Intäkter -11 120 -4 485 40 -11 120 0 -11 120
Kostnader 80 120 27 255 34 80 120 0 80 120
Netto (tkr) 69 000 22 770 33 69 000 0 69 000
Prel. kostnader-interna 0 0 0 0 0 0
Diff/felkonteringar 0 0 0 0 0 0
1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget Anvisning
OBS! Samtliga underrubriker i textfältet nedan ska kommenteras enligt:
Helårsprognos jämfört med budget och föregående prognos
Kommentera nämndens helårsprognos med kommentar till eventuell avvikelse mot budget och föregående prognos.
Utfallet jämfört med riktvärde och prognos
Kommentera utfallet jämfört med riktvärdet och helårsprognos med kommentar till eventuella avvikelser. Utfallet ska vara rättvisande för perioden.
Prognosbedömning
Gör en kortfattad prognosbedömning, dvs. beskriv vilka risker/osäkerheter som tagits med/inte tagits med i den framräknade prognosen.
Helårsprognos jämfört med budget och föregående prognos
Kultur- och fritidskontoret har sökt och beviljats medel från Socialstyrelsen vilket innebär en ökad omslutning om 0,87 miljoner kronor jämfört med budget och föregående prognos. För de övriga verksamheterna prognosticeras inga avvikelser jämfört med budget och det är heller ingen skillnad mot föregående månads prognos.
Enligt beslut av KF har budget för klottersanering reducerats med 50 tkr.
Utfallet jämfört med riktvärde och prognos
Kultur- och fritidsnämnden redovisar ett nettoutfall för perioden med 49,3 miljoner kronor.
Ackumulerat har 34 procent av årets tilldelade nettobudgetram förbrukats, vilket ligger i linje med prognos samt riktvärdet för perioden som är 33 procent.
Vissa verksamheter är säsongsbetonade varvid en jämförelse med en säsongsperiodiserad budget för perioden hade varit att föredra. Exempel på säsongsvariationer inom verksamheterna är energiförbrukning, personalkostnader och skolavgifter.
Prognosbedömning
Det finns i dagsläget inget som talar för att 2018 års resultat inte kommer att följa budget.
Kommentarer till prognos per rapporteringsområde Anvisning
Under denna rubrik kan nämnden detaljera sin prognosrapportering per rapporteringsområde avseende avvikelser gentemot budget.
Stabens omslutning har ökats med ca 0,87 miljoner kronor då bidrag har sökts och beviljats från Socialstyrelsen.
Medlen ska gå till sommarlovsaktiviteter med 0,64 miljoner kronor samt övriga lovaktiviteter med 0,87 miljoner kronor. Lovaktiviteter ska vara kostnadsfria för barn och unga i åldrarna 6 - 15 år och ska ge barn och unga stimulans och personlig utveckling, stimulera både flickors och pojkars deltagande, främja integration och skapa nya kontaktytor mellan barn med olika sociala bakgrunder. Utifrån detta kommer kultur- och fritidskontoret genomföra lovprogram
tillsammans med föreningslivet och fritidsgårdar.
Dessa bidrag kommer inte att påverka nettoutfallet och kostnader kommer att täckas med
bidragsmedel vartefter de uppstår.
Kultur- och fritidskontors riktvärde för förbrukade medel uppgår till 25% då controller slutade i februari och ny ekonom tillträder i juni på heltid.
Idrott- och friluftsverksamhetens riktvärde ligger på 36% varav intäkterna uppgår till 17% av budget beroende på att fakturering sker 2ggr/år för lokalbokningar samt att aktivitetsbidrag har betalats ut i februari-mars jämfört med budget som inte är säsongsperiodiserad.
Kultur-, bibliotek- och ungdomsverksamhet ligger helt i linje med ett riktvärde om 33%. Av dessa uppgår allmänkulturen till 31%, kulturskolan uppgår till 36%, biblioteksverksamhetens uppgår till 31% och ungdomsverksamhetens riktvärde uppgår till 34%.
Eventuell omdisponering av budget Anvisning
Omdisponering av budget pga. ändrade budgetbeslut efter det att verksamhetsplanen är fastställd ska kommenteras i månadsrapporten.
Omprioriteringar mellan rapporteringsområden under löpande verksamhetsår ska beslutas av nämnd och kommuniceras med kommunstyrelsen. Ökade kostnadsåtaganden ska finansieras med besparingar eller ökade intäkter.
KF beslutade att Trafik- och Fastighet ska ta all klottersanering varav budget för klottersanering reducerats med 50 tkr.
Inga andra omdisponeringar av budget är aktuella.
Planerade åtgärder vid eventuella underskott Anvisning
Redogör för planerade åtgärder vid eventuella underskott. Se ekonomi- och verksamhetsstyrningsreglerna, enligt länk:
https://www.sollentuna.se/sv/kommun--politik/sa-styrs-
sollentuna/forfattningssamling/Ekonomi--och-verksamhetsstyrning/
Inga underskott prognosticeras i dagsläget.
1.3 Investeringsprognos Anvisning
Fyll i värden i tabell. Investeringsprognosen med eventuell avvikelse mot budget ska kommenteras.
Investeringar Årsbudget Prognos Avvikelse
1 700 1 700 0
1.4 Riktade budgetmedel Anvisning
I beslutad fullmäktigebudget finns en lista med förändringar jämfört med föregående budgetår, som ligger till grund för nämndens budgetram 2018. Medel för nivåpåverkande förändringar och tillfälliga satsningar ska följas upp separat med en prognos och kommentar om eventuella avvikelser mot budget.
Nivåpåverkande
förändringar Budget
2018 (tkr) Prognos Avvikelse Kommentar
Sporthall Edsberg hyra -1 300 -1 300 0
Sporthall Tegelhagen
hyra 0 0 0
Fritidsfältare -1 300 -1 300 0
Simhallen 2 000 2 000 0
1.5 Återsökning av statsbidrag Anvisning
Fyll i tabellen för de statsbidrag som nämnden har sökt t.o.m. april 2018. Ange hur mycket av de sökta medel som har inkommit. Ange hos vilken myndighet nämnden har sökt sina
statsbidrag. Tabellen gäller även investeringar.
Myndighet Medel t.o.m. april 2018 Medel - utfall
Socialstyrelsen 648 765 648 765
Socialstyrelsen 872 461 784 036
Kulturrådet 650 000 312 518
2 Viktiga förändringar
Anvisning
Beskriv större avvikelser eller andra förändringar som påverkat eller kan komma att påverka nämndens löpande verksamhet eller planerat utvecklingsarbete. Det kan till exempel vara en hastigt försämrad personalsituation eller förändring i omvärlden som påverkar verksamheten.
Beskriv också eventuella åtgärder för att hantera förändringen.
(Om händelsen kommenteras under annan rubrik i rapporten, eller i tidigare månadsrapportering, behöver det inte upprepas här.)
Inga stora eller viktiga förändringar finns att rapportera för T1.
3 Nya data och resultat
Anvisning
Redogör kort för viktiga nya data och resultat rörande verksamhetens kvalitet och effektivitet, och lämna om möjligt en översiktlig analys. Det kan till exempel handla om följande:
Viktiga nyckeltal för verksamheten
Nyckeltalssammanställningar, t.ex. SKL:s ”Öppna jämförelser”, nöjdkundindex eller rankingar
Kvalitativa undersökningar, t.ex. expertgranskningar, observationer, brukardialoger/undersökningar eller andra större genomlysningar
Revisionsrapporter (ange område som granskats, eventuella rekommendationer från revisorerna och om möjligt information om hur rekommendationerna omhändertas).
Kultur- och fritidskontoret genomför nu för femte gången en kultur- och
fritidsvaneundersökning för att få in synpunkter på verksamheten. Fram till 2014 skickades den ut till ett representativt urval av befolkningen i åldrarna 13 - 69 år. Nytt för i år är man genomför två separata undersökningar, en som är riktad i frågor och tilltal mot ungdomar och en riktad mot vuxna, över 21 år. Följande grupper kommer att omfattas av undersökningen:
Alla elever i skolår 4 och 7. En digital enkät fylls i under skoltid.
Alla elever i åk 1 på Rudbeck. Även här fylls enkäten i under skoldagen.
2000 slumpvis utvalda vuxna i ålder från 21 år och uppåt. En pappersenkät skickas ut, med möjlighet att logga in för att besvara frågorna via webben.
På så sätt hoppas man få svar på vilka fritidsaktiviteter kommunens unga utövar, hur
ungdomarnas fritid ser ut, vart man befinner sig på sin fritid och om något saknas eller om det finns saker som hindrar unga från att ha en aktiv fritid.
Undersökningen bland vuxna syftar till att identifiera uppfattningen kring möjligheten till eget utövande av fritidsintressen, identifiera vilka fritidsintressen som kommunens invånare har samt inom vilka områden kommunens invånare anser att kommunen bör satsa.
Den senaste kultur- och fritidsvaneundersökningen som genomfördes 2014 visade att
Sollentunas medborgare är aktiva besökare på många av kommunens idrottsanläggningar och i hög utsträckning nöjda med det utbud som finns i kommunen. Enkäten visar också att många är engagerade i kommunens idrottsföreningar.
Undersökningen påbörjas vecka 15 och redovisas efter sommaren.
Kvalitetsrapport
Ungdomsverksamheten som helhet presenterade sin kvalitetsredovisning för verksamhetsåret 2017 inför kultur- och fritidsnämnden i maj 2018. Förra året var det endast Arena Satelliten som gjorde en kvalitetsredovisning. I år presenterades hela ungdomsverksamheten vilket även inkluderar fritidsgården Northside, de mobila fritidsledarna samt den dagliga verksamheten för funktionsnedsatta; Teater Satelliten.
Arena Satelliten och Northside genomför en riktad brukarenkät i verksamheterna under hösten 2017, vilket Teater Satelliten och de mobila fritidsledarna inte gör.
Kvalitetssäkringssystemet för Arena Satelliten och Northside utgår från ett så kallat Good Enough-mål. Detta är mål och nyckeltal som medlemmarna i nätverket KEKS, som finns på 140 mötesplatser, fritidsgårdar och ungdomshus i 42 olika förvaltningar runt om i Sverige, arbetar efter. Resultaten från till exempel Arena Satelliten visar måluppfyllelse i fyra av sju indikatorer.
De indikatorer där Arena Satelliten inte riktigt når upp gäller avvikelse från jämn
könsfördelning, inflytande, delaktighet och ansvarstagande i verksamheten samt lärande i
gruppverksamhet. Avvikelsen från jämn könsfördelning är en utmaning många
ungdomsverksamheter brottas med. Angående indikatorn för inflytande med mera kan det bero på att Arena Satelliten presenterade ett färdigt program för gruppverksamheten, utan delaktighet från målgruppen denna gång. Den sista indikatorns utfall måste undersökas närmare.
Northside har också en avvikelse från jämn könsfördelning men har under 2017 jobbat intensivt med att locka fler tjejer till verksamheten vilket gett resultat. De låg till och med över i det mått som mäts nationellt (KEKS-nätverkets snitt).
Biblioteken i Sollentuna presenterar sin kvalitetsredovisning för 2017 för kultur- och
fritidsnämnden under maj månad.
4 Styrdoku ment för särskild uppföljning
Anvisning
Uppföljning av arbetet med styrdokumentet görs nämndövergripande med en
sammanfattande kommentar. Kommentaren ska innehålla en sammanfattning av vad som gjorts inom styrdokumentets område samt resultat/effekter som uppnåtts.
Om det finns prioriterade nyckeltal/indikatorer kopplade till styrdokumentet som är
synliggjorda på nämndnivå ska utfall läggas in och kommenteras som del av uppföljningen.
Styrdokument:
4.1 Trygghets - och säkerhetsstrategin
Kultur - och fritidsnämnden ansvarar för att kommunens invånare ska kunna ha en meningsfull och utvecklande fri tid. Ett speciellt fokus ska läggas på att de grupper som behöver extra stöd ska kunna få vara en del av det civila samhället utifrån sina förutsättningar.
En meningsfull fritid är viktigt ur ett socialt hållbarhetsperspektiv och det är också främst inom det området kultur - och fritidsverksamheternas främjande arbete kan ge en effekt på samhället i stort.
Under de första månaderna fortsatte trygghetsarbetet i de publika verksamheterna utifrån de insatser som påbörjades under 2016 och pågick under 2017. Lovverksamheterna, som KFN sökt och fått medel för från Socialstyrelsen, kan i viss utsträckning ha en trygghetsskapande effekt.
Lovverksamheten erbjuder mening sfulla aktiviteter vilket i sin tur kan ha en främjande effekt.
Aktiviteterna kan motverka att unga i ett område har något att göra istället för att bara "hänga runt".
KFK deltar även i kommunövergripande grupper med trygghet i fokus till exempel BRÅ (loka la brottsförebyggande rådet) och projektet EST (effektiv samordning för trygghet) med fokus på trygghetskapande arbete i Tureberg och Edsberg.
Styrdokument:
4.2 Integrationspolicy/integrationsplan
Under ett antal år har integration av målgruppen nyanlända e ller nya i Sverige stått i fokus för kultur - och fritidsnämnden. Nyanlända eller nya i Sverige täcker dock inte riktigt in spännvidden hos en målgrupp som även kan innefatta individer som bott ett par eller flera år i Sverige och Sollentuna men ändå inte u pplever samhörighet. Integrationen får därför ske på olika nivåer. För de som bott lite längre i Sverige finns till exempel bibliotekets litteratur på andra språk. På biblioteket finns dessutom Rådrum, som erbjuder samhällsvägledning. Det är ett samarbete med den ideella organisationen I M (Individuell människohjälp).
Kultur - och fritidskontoret har även en rad aktiviteter till målgruppen nyanlända i sina verksamheter.
Uppdraget med #meetsollentuna upphörde vid årsskiftet men biblioteket erbjuder fortfarande plats i sina lokaler för civila samhället att bedriva läxhjälp och språkcaféer. Idrotten har till exempel drive - in fotboll, där du kan komma oanmäld för att spela fotboll. Idrottskonsulenterna har också hjälpt en grupp nyanlända att bilda en ny fotbollsfö rening.
Däremot kan kultur - och fritidskontoret arbeta mer för att få in fler nyanlända på praktik - eller instegsjobb under året, även om prognosen ser god ut.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018 Antal praktik - eller subventionerade
arbetsplatser för nyanlända - - 2 3
Indikatorer Utfall 2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018 Kommentar Tertial 1 2018
Kultur - och fritidskontoret har för närvarande två personer i instegsjobb. En arbetar på biblioteket och en på fritidsgården Northside. Frågan om ytterligare en person är dock aktuell och pågående.
Styrdokument:
4.3 Näringslivsstrategi
Kultur - och fritidsnämnden har för närvarande inga aktiviteter kopplade till Näringslivsstrategin, då det i dagsläget inte finns några tydliga samband mellan åra verksamheter och den privata sektorn. Det är ett utvecklingsområde som vi behandlar i arbetet med det strategiska programmet för kultur,
ungdomsverksamhet och idrott. Det är dock viktigt att kommunen behåller sin självständighet gentemot näringslivet då of fentliga verksamheter styrs av upphandlingsregler och andra lagar.
Styrdokument:
4.4 Personalpolicy
Kultur - och fritidskontoret har traditionellt sett ingen stor personalomsättning i sin organisation och skillnaderna mellan åren är marginella. Generellt bli r de anställda "kvar" i organisationen under många år, vilket välvilligt kan tolkas som att medarbetarna trivs på sin arbetsplats. Det är heller inga större pensionsavgångar i sikte inom de närmaste åren. Det är viktigt att påpeka att kultur - och fritidsko ntoret har en förhållandevis liten personalgrupp i förhållande till andra kontor. Det innebär att ett fåtal individer kan ge ett stort statistiskt utfall gällande personal. Det visar inte minst den senaste statistiken kring sjukfrånvaro.
Kultur - och fritid skontorets H M E (Hållbart medarbetar engagemang) ligger strax under Sollentuna kommun som helhet men visar ändå på en positiv uppgång och en förbättring från tidigare resultat.
Den nya chefsorganisationen, med två verksamhetschefer en för kultur och en för idrott, var en konsekvens av de tidigare resultaten i medarbetarenkäten, i syfte att skapa en tydligare närhet till ett chefsled för kultur - och fritidsnämndens verksamheter.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018
Sjukfrånvaro i % 4,92 % 3,44 % 7,06 % 5 %
Kommentar Tertial 1 2018
Sjukfrånvaron inom kultur - och fritidskontoret är högre än för föregående period och ligger något över referensvärdet för kommunen som helhet. Nyckeltalet är dock analyserat och åtgärder är vidtagna i verksamheten. Under våren var det en influensaperiod som påverkade flera anställda. I tillägg hade några verksamheter ett par längre sjukskrivningar, vilket annars inte hör till vanligheten.
Personalomsättning, extern (%) 11,24 % 4,35 % 5,4 % 5 %
Kommentar Tertial 1 2018
Den externa personalomsättningen har minskat marginellt med samma period föregående år, då den externa rörligheten låg på 5,7. Kultur - och fritidskontoret har generellt en låg personalomsättning.
H ME (hållbart medarbetarengagemang) - 77,2 - -
Kommentar Tertial 1 2018
Inget målvärde sätts för 2018 då nästa medarbetarenkät genomförs först 2019. Kultur - och
fritidskontoret som helhet har ökat sitt resultat sedan förra mätningen. Efter mätningen 2015 arbetade kontoret vidare med sitt resultat. Den största åtgärden blev den nya chefsorganisation som införts på
5 Mål
Anvisning
Vid tertialuppföljningar gör nämnden en prognos för årets måluppfyllelse utifrån arbetet med målet på underliggande nivåer och eventuella utfall på indikatorerna.
Övergripande mål:
5.1 Trygghet och välfärd genom livet Nämndmål:
5.1.1 Sollentunas barn och ungdomar ska ha möjlighet till en aktiv fritid
Utmaningen för kultur - och fritidsnämndens verksamheter är att nå ut till en bredd i barn - och ungdomsgruppen med sina insatser samt säkerställa att utbudet motsvarar förväntningarna i g rupperna.
Ett led i arbetet med att kvalitetssäkra de insatser kultur - och fritidskontoret gör är att genomföra en kultur - och fritidsundersökning. Den senaste kultur - och fritidsvaneundersökningen som genomfördes 2014 visade att Sollentunas medborgare är aktiva besökare på många av kommunens
idrottsanläggningar och i hög utsträckning nöjda med det utbud som finns i kommunen.
Undersökningen påbörjas vecka 15 och redovisas efter sommaren. I år genomförs en särskild satsning på målgruppen, vilket kultur - och fritidskontoret hoppas ger ett bra underlag för nämndens utvecklingsarbete de närmaste åren.
De medel som kultur - och fritidskontoret sökt och fått beviljat för lovverksamhet är en tydlig insats i syfte att ge så många som möjligt aktiviteter under årets ledigheter. Lovverksamheten ger även de unga vars föräldrar kanske inte har råd att åka på semester eller andra lovaktiviteter, en möjlighet till att vara aktiva under loven.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018 Andel barn och unga som tycker det
finns tillräckligt för unga att göra i Sollentuna
- - -
Kommentar
Kultur - och fritidskontoret genomför nu för femte gången en kultur - och fritidsvaneundersökning för att få in synpunkter på verksamheten. Fram till 2014 skickades den ut till ett representativt urval av
befolkningen i åldrarna 13 - 69 år. Nytt för i år är man genomför två separata undersökningar, en som är riktad i frågor och tilltal mot ungdomar och en riktad mot vuxna, över 21 år. Följande grupper kommer att omfattas av undersökningen:
Alla elever i skolår 4 och 7. En digital enkät fylls i under skoltid.
Alla elever i åk 1 på Rudbeck. Även här fylls enkäten i under skoldagen.
2000 slumpvis utvalda vuxna i ålder från 21 år och uppåt. En pappersenkät skicka s ut, med möjlighet att logga in för att besvara frågorna via webben.
På så sätt hoppas man få svar på vilka fritidsaktiviteter kommunens unga utövar, hur ungdomarnas fritid ser ut, vart man befinner sig på sin fritid och om något saknas eller om det finns saker som hindrar unga från att ha en aktiv fritid. Resultatet presenteras efter sommaren.
Andel nämndärenden som innehåller
en barnchecklista 0 % 100 %
Indikatorer Utfall 2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018 Kommentar
KFK håller på att utforma en rutin för barnchecklistor och har ännu inte haft med några barnchecklistor med ärenden upp till nämnd.
Placering Årets breddidrottskommun - - -
Kommentar
Utmärkelsen Årets breddidrottskommun utses av tidningen Sport och Affärer först under augusti/september. Bedömningen av en kommuns arbete görs utifrån ett tjugotal kriterier. Tio kommuner nomineras till utmärkelsen och tre kommuner utses till breddidrottskommuner. Sollentuna kommun har inte nominerats tidigare.
Nämndmål:
5.1.2 Föreningsstödet ska främja lika rättigheter och möjligheter för kommunens invånare att ha en aktiv fritid oberoende av kön, förutsättningar eller bakgrund
Kultur - och fritidskontoret har under ett par år arbetat aktivt med öka tillgången till kultur - och
fritidsnämndens verksamheter. Arbetet går ut på att nå ut till gruppers om av ol ika anledningar inte tar del av nämndens verksamheter. Arbetet med att tillgängliggöra nämndens verksamheter har dels skett dels på strategisk nivå och dels på praktisk nivå.
Några exempel:
Praktiska insatser
Sommarlovsaktiviteter för unga i åldrarna 6 - 1 5 år. Kultur - och fritidskontoret har sedan 2016 sökt medel från först MUCF (Myndigheten för ungdoms - och civilsamhällesfrågor). Från och med i år söks stöden från Socialstyrelsen och gäller årets samtliga lov.
Gympa för funktionsnedsatta. I samarbetet med föreningen Korpen har samordnaren för
funktionsnedsatta på kultur - och fritidskontort initierat ett gympapass för funktionsnedsatta en gång i veckan.
Språkfika och läxhjälp för nyanlända hålls varje vecka på Sollentuna bibliotek. Dessutom har föreningen I M (individuell människohjälp) Rådrum, personlig samhällsvägledning för nyanlända, en gång i veckan på biblioteket.
Fritidsgården Northside har påbörjat ett arbete med att få fler tjejer i sin verksamhet, med hjälp av riktade aktiviteter.
Strategiska insats er
Vision för kultur - och fritidsnämnden. Under 2017 antog kultur - och fritidsnämnden en vision för sina verksamheter. Den lyder: I Sollentuna är det lätt att ha en aktiv fritid. Visionen har ett inkluderande perspektiv som signalerar en ambition om att underlätta fritidsaktiviter för alla sollentunabor.
Strategiskt program för idrott, kultur och ungdomsverksamhet. Kultur - och fritidskontoret håller på att ta fram ett strategiskt program för idrott, kultur och ungdomsverksamhet. I programmet, som är under utveckling, läggs en stor vikt på grupper som inte är aktiva idag och hur de ska få möjlighet att delta.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018 Ökat antal föreningar som erbjuder
verksamhet för personer med
funktionsvariation i Sollentuna och som beviljats bidrag i enlighet med
nämndens ”Bidragsregler för verksamhet för personer med funktionsvariationer”
3 3 0
Kommentar
Kultur - och fritidskontoret har inte mottagit några ansökningar inom ramen för ”Bidragsregler för verksamhet för personer med funktionsvariationer" under våren 2018. Förra året var det tre nya
Övergripande mål:
5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt Nämndmål:
5.2.1 Sollentunas mötesplatser för kreativitet och aktivitet ska vara tillgängliga och hållbara
Kultur - och fritidsnämnden fortsätter sitt arbete med tillgänglighets - och hållbarhetsarbetet på sina mötesplatser. För närvarande arbetar samordnaren för funktionshindersfrågor, som sitter på kultur - och fritidskontoret med att besöka kultur - och fritidsnämndens verksamheter för att initiera en kartläggning av mötesplatserna ur ett tillgänglighetsperspektiv. Förhoppningsvis ska underlaget resultera i en rad åtgärder för att underlätta för målgrupper med funktionsnedsättning att besöka våra mötesplatser.
Biblioteket och Kulturskolan är med i Sveriges kommuner - och landsting (SKL), Kulturskolerådet samt Svensk biblioteksförenings projekt Mer för fler. Syftet med projektet är att via ett metodstöd som SKL tagit fram, nå ut till grupper kulturskolan och biblioteken inte når ut till idag. Projektet sätter därmed fokus på såväl en ökad tillgänglighet som social hållbarhet.
Den H BTQ - certifiering kultur - och fritidskontoret har påbörjat och fortsatt med under våren 2018 är också ett led i en ökad tillgänglighet.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018 Antal enheter som genomfört H BT -
certifiering eller utbildning 1 3 4 4
Kommentar
Under våren har Arena Satelliten och Northside blivit klara med sin H BTQ - certifiering, som påbörjades under 2017. Personalen för ungdomsverksamheten har genomgått en utbildning i regi av RFSL. Totalt har nu fyra av kultur - och fritidskontorets enheter genomgått en utbildning i H BTQ - frågor eller gjort e n H BTQ - certifiering. De är biblioteket, Arena Satelliten, fritidsgården Northside samt kontoret för kultur - och fritid. Förhoppningen är att samtliga enheter på kultur - och fritidskontoret ska ta del av kunskapen inom de kommande åren.
Bibliotekets öppethållande utöver 08 - 17 på vardagar, timmar/vecka, inklusive meröppna bibliotek
54 55 - 55
Kommentar
Biblioteket bibehåller sina siffror för öppettider. Sollentuna kommun ligger fortfarande högt i jämförelse med andra kommuner.
Nöjd Region - Index - Fritidsaktiviteter 68 68 - 68
Kommentar
Kultur - och fritidskontoret har inga aktuella siffror att presentera. SCB:s medborgarundersökning genomförs vartannat år och är planerad till hösten 2018.
Öppettider i sim - och sporthall, antal timmar utöver 8 - 17 på vardagar, timmar/vecka
41 42 - 42
Kommentar
Kultur - och fritidskontoret har inga aktuella siffror att presentera sedan den senaste mätningen 2017.
Övergripande mål:
5.3 Attraktiv och effektiv organisation Nämndmål:
5.3.1 Attraktiv och effektiv organisation
Kultur - och fritidsnämnden vill via kultur - och fritidskontoret vara en attraktiv arbetsgivare som lockar medarbetare med olika kompetenser och bakgrund. Det är viktigt för en offentlig aktör att eftersträva en bred mångfald vad gäller kompetenser i org anisationen. Detta är viktigt både ur ett
utvecklingsperspektiv och för att kunna locka morgondagens medarbetare som i många fall sätter högt värde på att den arbetsplats man väljer att arbeta på också har värderingar man kan känna igen sig i.
HBTQ - certifi eringen, som pågår i nämndens verksamheter, är ett sätt att öka medvetenheten kring normkritik och mångfald vilket i sig även kan locka framtida medarbetare.
Kultur - och fritidsnämnden är en mycket effektiv förvaltning sett till kostnader och utfall.
Verks amheterna har under de senaste åren genomfört en mängd mindre effektiviseringar för att hantera pris - och lönekostnader samt ett ökat krav på kvalitet från medborgarna.
Sollentuna redovisar relativt låga kostnader för samtliga verksamheter inom till exempe l kulturområdet. Musik - och kulturskolan är till stor del avgiftsfinansierad. Knappt en fjärdedel av kostnaden finansieras genom avgifter.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018 Andelen som svarar positivt på frågan
om effektivitet i
medarbetarundersökningen (%)
- 71 % -
Kommentar
Inget målvärde sätts för 2018 då nästa medarbetarenkät genomförs först 2019. Kultur - och
fritidskontoret har förbättrat sitt resultat på flera områden sedan senaste undersökning 2015. Kultur - och fritidskontoret har bland annat arbetat aktivt med målarbetet, sedan mätning 2015 (mått 45) vilket visar på ett bättre resultat 2017 (mått 51). De förbättrade resultaten kan också vara en konsekvens av en tydligare ledning och tillgänglighet i och med en ny chefsorganisation.
Ledarskapsindex -
Medarbetarengagemang (HME) - 80 - -
Kommentar
Inget målvärde sätts för 2018 då nästa medarbetarenkät genomförs först 2019. Resultatet från Medarbetarenkäten visar på en påtaglig ökning i resultatet för Ledarskapsindex. En förklaring är troligtvis den nya chefsorganisationen som kom på plats under 2016. Det möjliggjorde en tätare kontakt med ledningen för enheterna, än tidigare.
Motivationsindex -
Medarbetarengagemang (HME) - 77,5 - -
Kommentar
Ny mätning kommer tidigast ske under hösten 2018.
6 Uppdrag
Anvisning
Status - /färgmarkering och kort kommentar om arbetets fortskridande lämnas för samtliga uppdrag. Vid eventuell försening ska ny tidpunkt för färdigställande anges liksom orsak till förseningen.
Vissa nämnder har fått uppdrag som ska avrapporteras löpande vid tertialen. För dessa rapporteringar finns särskilda fritextfält i rapporten, i anslu tning till uppdragshanteringen.
Lägesrapport kring eventuella uppdrag från KS/KF. Avsnittet kan innehålla uppdrag som är rapporterade till nämnd (dvs. avslutade) men fortfarande under beredning av KLK för återredovisning till KS/KF.
Uppdrag
Datum (besluta t) för återredovi sning till uppdrags givare
Status Kommentar
Budgetuppdrag om det framtida Edsvik
KF 2016 - 12 - 01 (Årsskiftet -
17)
Uppdraget om framtidens Edsvik lämnandes till KS i samband med Verksamhetsberättelsen 2017.
Ny tidspunkt för redovisning av
Edsviksuppdraget sattes till 31 december 2017. Uppdraget om framtidens Edsvik lämnades till KS i samband med Verksamhetsberättelse 2017.
Kommunfullmäktige ger kultur - och fritidsnämnden i uppdrag att från och med 2018
återrapportera arbetet avseende Sollentuna Ungdomsråd löpande vid rapportering per tertial 2 (delårsrapport) och helår (verksamhetsberättelsen).
Tertialrapp ort 2 2018 -
10 - 01 Verksam hetsberätte lse 2019 -
?? - ??
Arbetet med Sollentuna ungdomsråd fortskrider och en rapport lämnas i
s amband med T2. En tjänsteman från KFK är ett stöd vid mötena som Sollentuna ungdomsråd håller en gång i veckan.
7 Riskhantering - internkontroll
Anvisning
Samtliga åtgärder för riskhantering ska följas upp och kommenteras tertialvis. För respektive åtgärd ska status eller resultat framgå genom färgsymbol. Om åtgärden av någon anledning inte påbörjats/genomförts alls, väljs "Inte åtgärdat" och orsaken förklaras tydligt.
Är åtgärden påbörjad men inte helt klar markeras den som "Pågående" och en kort
lägesrapp ort lämnas. "Ingen/Mindre/Större avvikelse" används för genomförda åtgärder där det finns ett resultat eller delresultat att redovisa, och hur eventuella brister och avvikelser hanterats. Om ett resultat redovisades även vid föregående tertialrapport lämna s en uppdaterad samlad bild av åtgärden som helhet.
Kultur - och fritidskontoret har identifierat tio risker inom ramen för internkontroll som berör kontorets verksamheter som helhet. De flesta av aktiviteterna inom interkontrollen är påbörjade.
Dock stod kontoret utan en ekonomicontroller under större delen av våren vilket såklart
påverkat de aktiviteter som berör ekonomin. En ny förvaltningsekonom började den 10 april och ska under året följa upp de aktiviteter som rör ekonomin.
7.1 Avtalshantering - uppföljn ing av ingångna avtal sker inte i tid och på rätt sätt
Orsak
Det finns idag ingen bra process för att följa upp förvaltningens avtal. Avtalen hanteras lokalt hos verksamheter och enheter. Det är osäkert om alla avtal registrerats som de ska i P360 och även de som är registrerade där har inget systemstöd för uppföljning utan detta sker manuellt.
Status Åtgärder
Pågående Kontroll av hur ingångna avtal följs upp Kommentar Tertial 1 2018
Arbetet är ännu inte påbörjat. KFK stod utan ekonomicontroller/förvaltningsekonom under stora delar av T1. En ny förvaltningsekonom började den 10 april.
7.2 Risk att medarbetare som avslutat sin anställning eller bytt arbetsplats inom kommunen ligger kvar som användare i olika system eller behåller sin a behörigheter
Orsak
Det har observerats att medarbetare ligger kvar som användare i olika IT - system långt efter att anställningen avslutats. Då ingen samordning av IT - system och personalsystem finns centralt i kommunen måste kontoret säkerställa att rutin er för avslut av personal i IT - system finns och följs.
Status Åtgärder
Pågående Identifiera om det finns rutiner för avslut av medarbetare i olika system och om dessa följs
Kommentar Tertial 1 2018
I TK - personer på respektive enhet ska identifiera vilka system som de gör beställningar till och säkerställa att det finns rutiner för avslut av medarbetare och att dessa följs. Administrativ chef säkerställer att det finns rutiner för avslut av medarbetare där även avslut av I T - system ingår. Arbetet har påbörjats.
7.3 Risk att nyanställda inte får tillräcklig introduktion under sin första tid Orsak
Rutiner för introduktion av nyanställda finns. Dock finns tecken på att dessa inte följs på alla enheter och att dessa eventuellt behöver uppdateras.
Status Åtgärder
Pågående Kontrollera om rutiner för introduktion av nyanställda följs Kommentar Tertial 1 2018
Cheferna inom kontoret ombeds kontrollera att rutiner för introduktion av nyanställda finns och att dessa följs. Under våren har checklistorna använts och följts. Administrativ chef ansvarar för att checklistor för vad som bör ingå vid introduktionen finns tillgängliga för cheferna. Checklistor för introduktion finns numera tillgängliga på Solsidan.
7.4 Microplast från konstgräsplaner (granualt) för orenar dagvatten på grund av felaktig skötsel och underhåll
Orsak
Miljöriskerna kopplade till granulat i konstgräsplanerna har uppmärksammats under 2017.
Skötseln och underhåll av konstgräsplanerna ska säkerställa att granulat inte kan förorena dagvatten.
Status Åtgärder
Pågående Kontroll av att skötsel och underhåll sker på korrekt sätt Kommentar Tertial 1 2018
Allmänt har KFK skaffat sig mycket kunskap genom miljökonsulter, konferenser och temadagar kring konstgräsplaner samt anlitat miljökonsulter för att ta fram åtgärdsalternativ, se nedan.
Konslutrapport framtagen: Sollentuna kommun tillhandahåller ett stort antal idrottsanläggningar till sina kommuninvånare. Sollentuna kommun ser behov av ett strategiskt miljöarbete för att säkra sina konstgräspl aner. Det finns idag ett förslag från Sollentuna kommun på åtgärder för att minimera spridningen av mikroplast från de konstgräsplaner som nu ska bytas. För att Sollentuna kommun ska kunna välja kostnadseffektiva åtgärder behöver dock miljönyttan av föresl agna åtgärder bedömas samt olika miljöaspekter bör vägas in. Sollentuna kommun har under våren 2018 låtit Ecoloop göra en översiktlig analys av åtgärdsalternativ för att minska spridningen av granulat från konstgräsplaner.
Utifrån en omvärldsbevakning ser det ut som Sollentuna i dagsläget är en de kommuner i Sverige som tagit frågan om mikroplaster från konstgräsplaner på största allvar och också skaffat oss mkt kunskap och erfarenhet för att hitta bästa möjliga alternativ både ur ett funktions - och miljöpe rspektiv
7.5 Inköp gjorda hos icke upphandlad leverantör eller inköp utanför ramavtal
Orsak
Avsteg görs från avropade leverantörer.
Status Åtgärder
Pågående Kontroll av avikelser från anvisade leverantörer
Kommentar Tertial 1 2018
Arbetet är ännu inte påbörjat. KFK stod utan ekonomicontroller/förvaltningsekonom under stora delar av T1. En ny förvaltningsekonom började den 10 april och kommer att inleda ett arbete med att följa upp denna risk.
7.6 Föreningsbidrag - Handläggningsprocessen följer ej regelverk Orsak
I samband med att regelverken för föreningsbidragen kvalitetssäkras och revideras bör även handläggningen av föreningsbidragen kvalitetssäkras och revideras. Risken för att vara utsatt för försök till oegentligheter är hög för de som handlägger före ningsbidrag, därför bör den
processen säkras.
Status Åtgärder
Pågående Kvalitetssäkring handläggning av aktivitetsstöd och andra bidrag till föreningar med ungdomsverksamhet
Kommentar Tertial 1 2018
Arbetet med att göra om bidragsreglerna är påbörjat. Det finns även långtgående planer på att utveckla uppföljningen av det stöd vi ger till föreningslivet med att göra stickprov och genomföra utvecklande samtal med ett antal föreningar. I de samtalen ska dialogen stå i fokus men det blir samtidigt en uppfö ljning av stödet och andra frågor av policykaraktär, som vi anser viktiga att föreningslivet beaktar.
Det kan till exempel beröra trygghetsfrågan eller alkohol - och drogpolicys.
Pågående Kvalitetssäkring handläggning av bidrag till kultur - och ungdomsföreningar
Kommentar Tertial 1 2018
Arbetet med att göra om bidragsreglerna är påbörjat. Det finns även långtgående planer på att utveckla uppföljningen av det stöd vi ger till föreningslivet med att göra stickprov och genomföra utvecklande samtal med ett antal föreningar. I de samtalen ska dialogen stå i fokus men det blir samtidigt en uppföljning av stödet och andra frågor av policykaraktär, som vi anser viktiga att föreningslivet beaktar.
Det kan till exempel beröra trygghetsfrågan eller alkohol - och drogpolicys.
7.7 Felaktig användning av konto/moms/attest och anteckning vid kontering av fakturor
Orsak
Kunskapen om vad som krävs när man handlägger representation - /kurs - och konferensfakturor saknas bland chefer och medarbetare.
Status Åtgärder
Pågående Stickprov 2 ggr under perioden jan - jun Kommentar Tertial 1 2018
Arbetet är ännu inte påbörjat. KFK stod utan ekonomicontroller/förvaltningsekonom under stora delar av T1. En ny förvaltningsekonom började den 10 april och kommer att inleda ett a rbete med att följa upp denna risk.
7.8 Måluppfyllelse generellt Orsak
Risken finns att verksamheterna tappar fokus på de mål som angivits av nämnden då kultur - och
fritidsområdet är ett område utsatt för snabba förändringar och högt tryck från kommuninvånare
Pågående Kontinuerlig uppföljning av aktiviteter kopplade till målen.
Kommentar Tertial 1 2018
I samband med tertialrapporterna följs aktiviteter upp som blir ett underlag för dialog ute i verksamheterna. Underlaget från redovisningen i tertialrapporterna, kvalitetsrapporterna som
verksamheterna gör samt tidigare års verksamhetsberättelse blir ett underlag för di skussionerna kring målarbetet 2019.
7.9 Uppdrag från nämnd återrapporteras inte i tid Orsak
Kontoret får ofta uppdrag från nämnden. Det finns en risk att dessa uppdrag inte förs in i uppdragsregistret i Stratsys och att återrapporteringen av dessa glöms bort eller blir försenad.
Status Åtgärder
Pågående Säkerställa process för uppföljning av uppdrag från nämnd till KFK Kommentar Tertial 1 2018
Arbetet med att följa upp uppdrag har påbörjats under våren. Kansliet har uppfört ett särskilt register för pågående uppdrag.
7.10 Risk att arkivering och gallring inte sker enligt fastställd dokumenthanteringsplan
Orsak
Dokumenthanteringsplanen uppdateras under hösten 2017 inför övergång till e - arkiv 2018. I samband med detta behöver processen för arkivering och gallring ses över och implementeras.
Processen ska även implementeras på enheterna.
Status Åtgärder
Pågående Säkerställa rutiner för arkivering och gallring i hela förvaltningen Kommentar Tertial 1 2018
I och med införandet av en ny dataskyddsförordning införs den 25 maj, uppdaterar samtliga nämnder sina dokumenthanteringsplaner (informationshanteringsplaner). I det arbetet ingår att ta fram nya riktlinjer för gallring och arkivering. Nämndsekreteraren har påbörjat detta arbete och sk a dessutom vara ett stöd för verksamheterna i detta tillsammans med administrativ chef. Nämndsekreteraren går också en utbildning och dokument - /informationshantering där en del av utbildningen är att uppdatera informationshanteringsplanen.
