04.1. Bilaga 1. Tertialrapport April (kultur- och fritidsnämnden)

(1)

Tertialrapport April

Kultur- och fritidsnämnden

(2)

Innehållsförteckning

1 Ekonomisk uppföljning ... 4

1.1 Driftredovisning Kultur- och fritidsnämnden ... 4

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget ... 4

1.3 Investeringsredovisning ... 6

2 Viktiga förändringar ... 7

3 Nya data och resultat ... 8

4 Återsökning av statsbidrag ... 9

5 Riktade budgetmedel ... 10

6 Kvalitetsstyrning ... 11

6.1 Trygga invånare, studerande, arbetande och besökare ... 11

6.2 Delaktighet i samhället ... 11

6.3 Attraktivt utbud ... 12

6.4 Produktiv verksamhet ... 13

6.5 Sveriges bästa företagsklimat ... 13

6.6 God fysisk och social arbetsmiljö ... 14

6.7 Ansvarsfull ekonomi ... 14

7 Målstyrning ... 16

7.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 16

7.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt ... 19

7.3 Attraktiv och effektiv organisation ... 19

8 Uppdrag ... 21

9 Riskhantering - internkontroll ... 22

9.1 Avtalshantering - uppföljning av ingångna avtal sker inte i tid och på rätt sätt ... 22

9.2 Risk att medarbetare som avslutat sin anställning eller bytt arbetsplats inom kommunen ligger kvar som användare i olika system eller behåller sina behörigheter ... 22

9.3 Verksamhetsutveckling med stöd av IT brister på grund av kompetensbrist inom kontoret ... 22

9.4 Microplast från konstgräsplaner (granulat) förorenar dagvatten på grund av felaktig skötsel och underhåll ... 23

9.5 Inköp gjorda hos icke upphandlad leverantör eller inköp utanför ramavtal ... 23

9.6 Föreningsbidrag betalas ut utan att villkor för bidrag uppfyllt ... 23

9.7 Brist i anmälan av jäv i samband med ärendeberedning eller nämndbeslut ... 24

(3)

9.9 Felaktig användning av konto/moms/attest och anteckning vid kontering av

fakturor ... 24 9.10 Personuppgifter hanteras inte i enlighet med GDPR (Dataskyddsförordningen) ... 25

Bilagor

Bilaga 1: Medley AB Delårsrapport Jan - April 2019

Bilaga 2: Kvartalsrapport Edsviken Konsthall AB 2019-01-01 2019-03-31

Bilaga 3: Väsjöbacken säsongen 2018

(4)

1 Ekonomisk uppföljning

1.1 Driftredovisning Kultur- och fritidsnämnden

Stratsys - KFN nämndrapport 2019

Period-

budget

Period- utfall

Årsbudg et 2019

Prognos Apr

Avvikelse , årsbasis

Prognos Mar Total

KULTUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN

Intäkter -10 098 -15 466 -30 288 -31 411 1 123 -30 707

Kostnader 65 016 63 949 188 192 189 915 -1 723 189 137

Netto (tkr) 54 918 48 483 157 904 158 504 -600 158 430

PER

VERKSAMHETSOMRÅDE Politisk verksamhet

Intäkter 0 0 0 0 0 0

Kostnader 248 201 745 745 0 745

Netto (tkr) 248 201 745 745 0 745

Fritidskontor

Intäkter -10 -120 -30 -734 704 -30

Kostnader 2 368 2 136 7 071 7 775 -704 7 071

Netto (tkr) 2 358 2 016 7 041 7 041 0 7 041

Idrotts- och fritidsvht

Intäkter -6 647 -10 978 -19 938 -20 357 419 -20 357

Kostnader 37 853 37 694 109 532 110 551 -1 019 110 477

Netto (tkr) 31 205 26 715 89 594 90 194 -600 90 120

Kultur-, bibliotek-, och ungdomsvht

Intäkter -3 441 -4 368 -10 320 -10 320 0 -10 320

Kostnader 24 547 23 903 70 844 70 844 0 70 844

Netto (tkr) 21 106 19 535 60 524 60 524 0 60 524

Prel.kostnader (interna) 0 0 0 0 0 0

Differenser / felkonteringar 0 16 0 0 0 0

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget Helårsprognos jämfört med årsbudget och föregående prognos

Helårsprognosen kommer med stor sannolikhet att avvika från budget för verksamhetsområdet

fritidsgårdar. Kultur- och fritidsnämnden har tidigare annonserat att övertagen budget från

utbildningsnämnden (tidigare barn- och utbildningsnämnden) är underfinansierad och utfall

visar redan nu på ökade personal- och merkostnader. Fritidsgård Northside stängdes i slutet av

mars och en extern utredning kring miljön på gården startades. Personalen är arbetsbefriad med

lön under utredningstiden och gården har varit stängd under hela april.

(5)

Dessa ökar endast omslutningen då bidragen ska täcka kostnader och ej påverka utfall.

Utfallet jämfört med periodbudget

Kultur- och fritidsnämnden redovisar ett nettoutfall med 48 480 tkr mot budgeterade 54 918 tkr.

Avvikelsen med 6 440 tkr beror på till viss del på interna intäkter för 2018 som inte kunde bokas upp till årsbokslutet, men till stor del håller verksamheterna igen med kostnaderna inför större kommande kostnader.

Prognosbedömning

Prognosen mot helårsbudget är inte säker då nämnden fått nya uppdrag och tillkommande kostnader men där finansiering saknas eller är otillräcklig.

 Prognostiserat underskott för övertagen fritidsgårdsverksamhet uppskattas till 1 000 tkr.

 Hyra för Oxstallet, Edsvik, 444 tkr. Hyran täcktes tillfälligt genom omdisponering av medel under 2017. Nämnden äskade medel till budget 2018 vilka uteblev. Nämnden har inget behov av lokalen, hyreskontrakt är ej påskrivet men hyra debiteras nämnden ändå.

 Konsult för utredning kring utveckling av Edsviksområdet har fått förlängt uppdrag året ut för arbete med förberedelser inför upphandling av konsthall, 410 tkr.

Nedanstående uppdrag har ännu inte tagits upp i prognos då det är oklart hur eller om medel finns för att täcka dessa kostnader.

 Kostnadspåverkan av stängning av fritidsgård Northside och mobila fritidsledare på grund av utredning. Kostnader består av att personalen är arbetsbefriad med lön samt att det sker en förstärkning av aktiviteter i området med stöd från lokala föreningar.

 Prestationscentrum för mångkamp, 175 tkr. En treårig samverkan med Svenska

friidrottsförbundet för ett samordnande prestationscentrum för mångkamp inom friidrott som startar i juni och där kommunen sponsrar med 350 tkr/ år.

 Nattvandring, 173 tkr. I samband med remiss om övertagande av uppdrag från säkerhetsavdelningen svarade kultur- och fritidsnämnden att intresse fanns under förutsättning att medel med 235 tkr tillskjuts för ny halvtidsresurs. Uppdraget

överfördes, men medel uteblev. Uppdraget därför ej uppstartat i den utsträckning som planerat.

 Malmparken, ca 750 tkr. Stadsparken invigs i juni i år och kultur- och fritidsnämnden ska ansvara för drift av idrottsytor samt konst. Nämndens har äskat medel till budget 2020 med 1 500 tkr för drift och underhåll för helår. Driftskostnad för 2019 samt inköp av ny ismaskin inför vintern ska tas inom befintlig ram, dock är det osäkert om

utrymme finns.

Kommentarer till prognos per verksamhetsområde Politisk verksamhet - inga avvikelser.

Fritidskontor - inga avvikelser.

Idrotts- och fritidsverksamhet - Idrottens intäkter ökar under T1 då interna intäkter för 2018 ej kunde bokas upp i årsbokslutet. Verksamheten har även ökade personalkostnader men är väldigt sparsamma inför kommande större utgifter.

Fritidsgårdsverksamheten är underfinansierad då nämnden tog över en budget från barn- och ungdomsnämnden 2018 där ledningskostnaderej räknats med men för att driva verksamheten har kultur- och fritidsnämnden behövt tillsätta en ledningsfunktion samt administrativ resurs.

Dessutom har vissa tidigare synergieffekter som fanns då verksamheten låg inom skolans organisation försvunnit. Ny städupphandling samt höjda hyror ger dessutom en direkt påverkan på budgeten.

Kultur-, bibliotek-, och ungdomsverksamhet - Genom en tillfällig omfördelning av medel har

(6)

Kulturskolan tillskjutits medel i år med 2 100 tkr för att täcka lönekostnader samt driftskostnader då lönerna ökat och intäkterna minskat. Inga avvikelser att rapportera.

Eventuell omdisponering av budget Inga omdisponeringar av budget är aktuella.

Planerade åtgärder vid eventuella underskott

Kultur- och fritidskontoret tittar på olika åtgärder för att försöka få en ekonomi i balans.

Exempelvis ser kontoret över en möjlig avgiftshöjning för kulturskolans kurser till hösttermin och en höjning av halltaxor till föreningslivet. Kontoret tittar även på om det finns projekt eller uppdrag som kan skjutas upp.

1.3 Investeringsredovisning

Investeringar, tkr Budget 2019 Prognos Avvikelse

0 1 700 1 700 0

(7)

2 Viktiga förändringar

Stängningen av Northside

Den 28 mars fattades beslutet att stänga fritidsgården Northside med omedelbar verkan. Det hade framkommit uppgifter till kultur- och fritidskontoret att miljön på fritidsgården inte var acceptabel. Under april har kommunen genomfört en utredning av miljön på fritidsgården.

Utredningen visar att det finns en kultur på fritidsgården som inte är acceptabel i en kommunal verksamhet. Utredningen riktar även kritik mot ledning och uppföljning av verksamheten på fritidsgården. I samband med att utredningen presenterades informerades även om att fritidsgården inte kommer att öppna igen i samma form som tidigare.

Kultur - och fritidskontoret har ett omfattande arbete att göra med att se över vilken personal som arbetar på fritidsgården samt hur verksamheten ska bedrivas framöver. Dessutom lämnar utredningen en rad slutsatser med föreslagna åtgärder som kontoret kommer att utvärdera och ta fram handlingsplaner för att genomföra.

Kultur- och fritidsnämndens mål för fritidsgårdsverksamheten inom ramen för nämndens verksamhetsplan för 2019 kan komma att påverkas av att en av kommunens största

fritidsgårdar, lokaliserad i kommunens socio-ekonomiskt mest utsatta område, är stängd under en längre period. Personalen har under perioden gården hållit stängt varit arbetsbefriad med lön.

I och med att utredningen blev klar står det klart att enhetschef samt ett antal av medarbetarna inte kommer att återgå till sina tjänster. Detta innebär att både ny chef och medarbetare behöver rekryteras. Fritidsgårdsenheten leds tillfälligt av avdelningschef för idrott- och fritid där

fritidsgårdsenheten ingår.

Kultur- och fritidsnämndens uppdrag kopplat till mobila fritidsledare blir även påverkat då de mobila fritidsledarna är starkt kopplade till Northsides organisation har därför även de varit tagna ur tjänst under pågående utredning.

Statliga bidrag för sommarlovsaktiviteter

Beslutet i samband med vårändringsbudgeten att kommunerna även under 2019 kan söka bidrag

för sommarlovsaktiviteter för barn och ungdomar i åldern 6 - 15 år möjliggör en fortsatt hög

ambitionsnivå även på övriga lov. Den tidigare planeringen där de tillgängliga medlen för

lovaktiviteter skulle distribueras över alla lov kan då revideras eftersom sommarlovet kan

finansieras med statliga medel även i år.

(8)

3 Nya data och resultat

Genomförda besöksenkäter

Under perioden januari - april 2019 har två besöksenkäter genomförts inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde.

Besöksenkät Edsvik konsthall

Inför den kommande upphandlingen av utförare till Edsvik konsthall har en besöksenkät genomförts under sex veckor under vårvintern (januari - mars) 2019. 562 enkätsvar ingår i underlaget. Utifrån svaren kan följande slutsatser dras:

 Medelåldern bland besökarna är 68 år (63 % av de som svarat på enkäten är över 65 år)

 Majoriteten av besökarna är kvinnor (73 % av de som svarat har angett att de är kvinnor)

 En majoritet av de som besöker konsthallen tycker priset är rimligt (dock finns rabatter för personer över 65 år)

 Majoriteten av de som svarat på enkäten besöker konsthallen ofta

 De flesta som besöker konsthallen har kommit dit med bil (enkäten genomfördes dock under en period då det fortfarande låg snö på marken vilket kan ha påverkat val av färdmedel)

 De flesta tycker att kaféet är trevligt och en viktig del av besöket

 506 av 562 svarande skulle rekommendera en vän att besöka konsthallen.

Ett problem med enkätsvaren är att resultaten speglar en återkommande besökares intryck av konsthallen. Det är svårt att utifrån dessa svar bilda sig en uppfattning om hur en person som inte är en van besökare eller ingår i den homogena grupp av besökare som ofta besöker verksamheten uppfattar konsthallen.

Det är tydligt att många av de som valt att ge ett fritextsvar har ett starkt engagemang för, och en personlig relation till, konsthallen i dess nuvarande form.

Besöksundersökning Biblioteken i Sollentuna

Under april/maj kommer en besöksundersökning att genomföras på samtliga folkbibliotek i kommunen, huvudbiblioteket på Aniaraplatsen, Arena Edsberg samt Arena Rotebro.

Undersökningen pågår under perioden denna rapport skrivs varför fullständiga resultat inte finns tillgängliga. Preliminära resultat från huvudbiblioteket visar att besökarna känner sig trygga när de besöker huvudbiblioteket.

Medarbetarundersökningen 2019

Under april har kommunen genomfört den årliga medarbetarundersökningen. Resultaten för kultur- och fritidskontoret presenterades 2019-05-08 och visar preliminärt att kultur- och fritidskontoret har goda resultat inom ramen för medarbetarundersökningen. Jämfört med resultaten från föregående undersökning 2017 har resultaten förbättrats inom alla områden.

Resultaten på respektive enhetsnivå kommer att analyseras vidare under maj månad.

Uppföljning av privata utförare

I samband med tertialrapport per april rapporterar följande upphandlade privata utförare till kultur- och fritidsnämnden:

 Medley AB, drift av Sim- och sporthallen

 Edsvik Konsthall AB, drift av Edsvik konsthall

 Hajstar Fritid AB, drift av Väsjöbacken

Rapporterna i sin helhet finns som bilagor till tertialrapporten.

(9)

4 Återsökning av statsbidrag

Myndighet Ansökta medel april 2019 Medel - utfall

Socialstyrelsen 704 379 704 379

Kulturrådet 2 707 000 0

Besked om bidrag från Kulturrådet kommer i juni.

(10)

5 Riktade budgetmedel

Nivåpåverkande förändringar, tkr

Budget

2019 Prognos Avvikelse Kommentar

Verksamhetslokaler -5 200 -5 200 0

Minskade lokalkostnader 2 000 2 000 0

Nämnd -100 -100 0

(11)

6 Kvalitetsstyrning

Kvalitetsfaktorer:

6.1 Trygga invånare, studerande, arbetande och besökare

Besöksundersökningar som innefattar frågor kring trygghet ska genomföras i alla verksamheter under 2019. Dessa undersökningar ser olika ut beroende på verksamhet och kommer att ske vid olika tillfällen under året. I nuläget finns inga tillgängliga resultat för 2019.

Trygghetsundersökningen för biblioteken i Sollentuna pågår under april/maj 2019. Preliminära resultat visar att tryggheten är god bland huvudbibliotekets besökare. Besöksundersökningar kommer att genomföras på Arena-biblioteken och i Kulturskolan innan sommaren, samt kring

idrottsanläggningarna, fritidsgårdarna och Arena Satelliten Ungdomens hus under hösten.

Kvalitetsindikator Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall T1 2019

Målvärde 2019

Trygghetsindex Kultur - - 90 %

Kommentar

Det finns inga resultat för indikatorn för perioden januari - april 2019.

Trygghetsindex Idrott - - 90 %

Kommentar

Trygghetsindex Fritid 88 % 89 % 90 %

Kommentar

Kvalitetsfaktorer:

6.2 Delaktighet i samhället

Då de flesta indikatorer som används för att följa upp detta område inte finns tillgängliga för perioden januari - april 2019 är det svårt att göra en bedömning av arbetet. Dessutom har ingen verksamhet bedrivits av de mobila fritidsledarna samt fritidsgården Northside under april månad vilket kan komma att påverka resultaten över året.

2017

Utfall 2018

Utfall T1 2019

Målvärde 2019 Arena Satelliten: Index inflytande,

delaktighet och ansvarstagande 49 % 43 % 50 %

Kommentar

Denna kvalitetsindikator mäter ett prioriterat utvecklingsområde och följs upp i målstyrningen 2019.

Deltagartillfällen i idrottsföreningar,

antal/inv 7-20 år 41 41

Kommentar

Deltagartillfällen i stödberättigade föreningar, personer med funktionsnedsättning

3 290 3 800

Kommentar

(12)

Kvalitetsindikator Utfall 2017

Utfall 2018

Utfall T1 2019

Målvärde 2019 Fritidsgårdarna: Index inflytande,

delaktighet och ansvarstagande 70 % 78 % 50 %

Kommentar

Genomsnittligt antal unga som träffat

fritidsfältarna per månad - - Ingen

Kommentar

Då kultur- och fritidskontorets mobila fritidsledarna/fritidsfältarna är arbetsbefriade under perioden då utredningen av miljön på fritidsgården Northside finns inget att rapportera inom ramen för denna indikator perioden januari - april 2019. Under perioden januari - mars har fältarna haft kontakt med ca 20 ungdomar per kväll. Utfallet av denna indikator på helår kommer naturligtvis även påverkas av hur länge de mobila fritidsledarna är arbetsbefriade.

Antal praktik- eller subventionerade

arbetsplatser för nyanlända 0 2 2 2

Kommentar

Kultur- och fritidskontoret har under 2019 två personer anställda med subventionerad anställningsform.

Kvalitetsfaktorer:

6.3 Attraktivt utbud

De kvalitetsindikatorer som går att följa upp per sista april visar på goda resultat när det gäller brukandet av kultur- och fritidsnämndens verksamhetsutbud. Inom biblioteken visar nyckeltalen kopplade till e-boklån att låneformen fortsätter vara populär. Detta innebär dock en stor kostnad för biblioteken och om utlånen blir för många måste begränsningar införas för att budgeten ska hållas.

2017

Utfall 2018

Utfall T1 2019

Målvärde 2019 Bibliotekets öppethållande (inklusive

meröppet) utöver 08-17 på vardagar, timmar/vecka

55 55 55 55

Kommentar

Biblioteket har bibehållit sina öppettider under perioden 1 januari - 30 april 2019.

Lån av E-böcker i kommunala bibliotek,

antal/inv. 0,27 0,26 0,32 0,27

Kommentar

Utfallet för första kvartalet 2019 visar på en ökning av antalet utlån och fortsätter utlånen på samma nivå blir årets resultat 0,32 utlån/invånare.

Elever som deltar i musik- eller kulturskola

som andel av invånare 7-15 år, (%) 18 % 19 %

Kommentar

Denna kvalitetsindikator mäter ett prioriterat utvecklingsområde och är kopplad till en indikator kring antal elever i kulturskolans verksamhet och som följs upp i målstyrningen 2019.

Arena Satelliten: Antal besökare per

månad - - Ingen

Kommentar

(13)

Utfall 2018

Utfall T1 2019

Målvärde 2019 NMI (Nöjd-Medborgar-Index) Idrotts- och

motionsanläggningar - 67 - -

Kommentar

Avvikelse från jämn könsfördelning bland

besökarna på kommunens fritidsgårdar 22 % 14 % 13 % 10 %

Kommentar

Antal deltagartillfällen i

fritidsgårdsverksamhet (ej unika individer) - 16 315 8 310 Ingen Kommentar

Under perioden 1 januari 2019 - 24 april 2019 har 8310 besök gjorts på kommunens fritidsgårdar.

Avvikelse från jämn könsfördelning bland deltagarna i kommunalt finansierade lovaktiviteter

- 9 % 0 %

Kommentar

Andel barn och unga som tycker det finns

tillräckligt för unga att göra i Sollentuna - 85 % - -

Kommentar

Det finns inga resultat för indikatorn för 2019.

Kvalitetsfaktorer:

6.4 Produktiv verksamhet

Under de första månaderna av 2019 har ett stort antal aktiviteter för barn och unga genomförts i verksamheterna. Tack vare att kultur- och fritidsnämnden fått medel för att anordna lovaktiviteter från dels socialnämnden samt från socialstyrelsen har antalet aktiviteter fortsatt vara högt.

2017

Utfall 2018

Utfall T1 2019

Målvärde 2019 Aktiviteter kommunala bibliotek för barn

och unga, antal/1000 inv 0-20 år 9,1 9,9 30

Kommentar

Antal kulturföreställningar för barn och ungdomar som arrangerats av kultur- och fritidskontoret

50 44 50

Kommentar

Kvalitetsfaktorer:

6.5 Sveriges bästa företagsklimat

Det finns inget utfall för indikatorn för perioden januari - april 2019. Däremot pågår flera olika

diskussioner med näringslivet kopplat till olika samarbeten. I samband med delårsrapport per augusti bör en uppdatering om samarbeten kunna ske.

(14)

Utfall 2018

Utfall T1 2019

Målvärde 2019

Antal samarbeten med näringslivet - 0 1

Kommentar

Kvalitetsfaktorer:

6.6 God fysisk och social arbetsmiljö

De indikatorer som är möjliga att följa upp per sista april visar på goda resultat inom kultur- och fritidskontorets verksamheter. Sjukfrånvaron är låg över perioden. Resultaten från medarbetarenkäten presenteras i början av maj och även här visar kultur- och fritidskontoret goda och förbättrade resultat jämfört med föregående mätning.

Trots dessa goda resultat kommer kultur- och fritidskontoret att genomföra en särskild satsning på det systematiska arbetsmiljöarbetet inom förvaltningen. En anledning till detta är stängningen av

fritidsgården Northside under april som skedde på grund av rapporter om att det fanns tecken på att miljön på gården var olämplig för besökare och personal.

2017

Utfall 2018

Utfall T1 2019

Målvärde 2019

Sjukfrånvaro i % 3,44 % 5,62 % 5,11 % 5 %

Kommentar

Under första tertialen 2019 har sjukfrånvaron på kultur- och fritidskontoret uppgått till 5,11 % vilket är en mindre avvikelse från målvärdet på 5 %.

Personalomsättning, extern (%) 4,35 % 9,38 % 10,6 % 15 %

Kommentar

Under tertial 1 har personalomsättningen uppgått till 10,6 %.

HME (hållbart medarbetarengagemang) 77,2 - 79,5 78

Kommentar

Resultaten av medarbetarenkäten visar en markant förbättring inom de flesta områden och på de flesta enheterna. HME (hållbart medarbetarengagemang) för kultur- och fritidskontoret som helhet visar att kontoret når målvärdet. Resultatet för kultur- och fritidskontoret landar på 79,5 vilket är en förbättring från föregående mätning 2017. Snittresultatet för HME 2018 för kultur- och fritidsförvaltningar i kommunerna inom Stockholms län låg på 79 (från Kolada - kommundatabasen www.kolada.se).

I de fall det finns förbättringsområden på avdelnings- eller enhetsnivå kommer dessa att hanteras genom handlingsplaner på respektive nivå i enlighet med instruktioner kopplade till uppföljning av medarbetarenkäten. Dessutom kan de komma att tas upp mer utförligt i samband med respektive enhets kvalitetsrapport.

Kvalitetsfaktorer:

6.7 Ansvarsfull ekonomi

De åtgärder som gjorts för att återvinna granulat på konstgräsplanerna har varit framgångsrikt under vintern. Det återstår att se om det får att se någon påverkan på kostnaden för nyinköp av granulat framöver.

Verksamheterna söker i hög utsträckning extern finansiering i form av bidrag redan idag. Dock kan samordningen kring detta förbättras och riktlinjer för ekonomisk samverkan utöver bidragsansökningar behöver tas fram centralt på kultur- och fritidskontoret. Detta är planerat att ske under hösten 2019.

Kvalitetsindikator Utfall Utfall Utfall T1 Målvärde

(15)

Utfall 2018

Utfall T1 2019

Målvärde 2019

Kommentar

Antal sökta statliga/regionala bidrag för

verksamhet - 5 7

Kommentar

(16)

7 Målstyrning

Övergripande mål:

7.1 Trygghet och välfärd genom livet Nämndmål:

7.1.1 Ökad upplevelse av delaktighet och inflytande bland Sollentunas ungdomar

Kultur- och fritidsnämnden tillhandahåller tjänstemannastöd till Sollentunas ungdomsråd. Med stöd av kultur- och fritidskontoret arbetar ungdomsrådet för att öka rådets synlighet hos målgruppen

ungdomar 13-23 år. Rådet har ökat antalet medlemmar under våren 2019 genom att låta ungdomar blir stödmedlemmar, vilket innebär att ungdomar som inte har möjlighet att aktivt delta i rådets arbete kan bli medlemmar ändå. Kultur- och fritidskontoret bedömer att rådet har blivit mer synligt för ungdomar under perioden men att det finns fortsatt utvecklingspotential, särskilt vad gäller antalet aktiva medlemmar.

Inflytande, delaktighet och ansvarstagande är viktiga delar i Arena Satellitens verksamhetsidé. Stora delar av ungdomsverksamheten bygger på ungas egna initiativ och genomförande, som en metod att arbeta med inflytande, delaktighet och ansvarstagande. Arena Satelliten mäter arbetet med

ungdomarnas upplevelse av delaktighet och inflytande i samband med mötesplatsenkäten som genomförs under hösten.

Även kommunens fritidsgårdar har börjat arbeta enligt samma metod som Arena Satelliten med start 2019 vilket kommer göra det möjligt att även utvärdera ungdomarnas upplevelse av delaktighet och inflytande i fritidsgårdsverksamheten. Detta är ett nytt arbetssätt för fritidsgårdarna som kommer kräva viss tid för implementering men fritidsgårdarna har redan börjat involvera ungdomar som besöker verksamheten aktivt i olika delar av verksamheten.

Bedömningen är att de satsningar som görs genom stöd till Sollentuna ungdomsråd, Arena Satellitens och fritidsgårdsenhetens metod kring delaktighet och inflytande kommer att förbättra resultaten på de indikatorer som är kopplade till nämndens mål. Dock finns inga resultat att visa i samband med tertialrapport per april.

Indikatorer Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall T1 2019

Målvärde 2019 Index inflytande, delaktighet och

ansvarstagande i Arena Satellitens ungdomsverksamhet

49 % 43 % 50 %

Kommentar

Antal besökare på Ungdomens dag - 124 150

Kommentar

Det finns inga resultat för indikatorn för perioden januari - april 2019. Ungdomens dag hålls på hösten varje år.

Index inflytande, delaktighet och ansvarstagande i den kommunala fritidsgårdsverksamheten

70 78 50

Kommentar

Det finns inga resultat för indikatorn för perioden januari - april. Mötesplatsenkäten genomförs i all öppen ungdomsverksamhet under oktober månad.

(17)

Nämndmål:

7.1.2 En mer attraktiv och tillgänglig verksamhet för fler barn och unga

Kulturskolan har gjort satsningar för att öka elevunderlaget och bredda verksamheten bland annat genom att lärare besökt skolor och ett öppet hus med prova-på som anordnats i kulturskolans lokaler på Rudbecks väg. Detta tycks ha gett effekt i antalet elever som deltar i kulturskolans verksamhet under vårterminen 2019. En nyhet är att det finns möjlighet att delta i gratis "drop-in" verksamhet vilket har lockat ca 120 nya elever till kulturskolan.

Kultur- och fritidskontorets arbete med att ta fram ett informationspaket till föreningslivet kring hur man arbetar aktivt med trygghet och säkerhet i föreningslivet pågår. En mall för trygghetsdialoger

fastställdes av kultur- och fritidsnämnden i april och kommer användas för dialoger med föreningslivet framöver.

Det finns i nuläget inga uppgifter om könsfördelningen på de lovaktiviteter som arrangerats med stöd av kultur- och fritidsnämnden under sport- och påsklov. Dock har samtliga verksamheter ökat variationen av lovaktiviteter riktade till barn och unga. Vad gäller könsfördelningen i

fritidsgårdsverksamheten finns underlag baserat på de uppgifter som rapporterats in av

fritidsgårdarna inom ramen för kvalitetssäkringssystemet KEKS. De uppgifter som finns i nuläget visar att fritidsgårdarna inte når upp till målet om maximalt 10 % avvikelse från jämn könsfördelning i fritidsgårdsverksamheten. Det är särskilt värt att notera att om man bortser från de fritidsgårdar som drivs av föreningar med stöd från Sollentuna kommun ökar ojämlikheten avsevärt, från 13 % avvikelse till 25 %. Detta beror i hög utsträckning på att Överby hästsportförenings fritidsgård främst lockar tjejer vilket ökar andelen tjejer i verksamheten på kommunövergripande nivå.

Den sammantagna bedömningen i nuläget är att det fortfarande finns utvecklingspotential om kultur- och fritidsnämndens verksamheter ska bli tillgänglig och attraktiv för fler av kommunens barn och unga.

2017

Utfall 2018

Utfall T1 2019

Målvärde 2019 Avvikelse från jämn könsfördelning bland

besökarna på kommunens fritidsgårdar 22 % 14 % 13 % 10 %

Kommentar

Under perioden januari - april 2019 har avvikelsen från jämn könsfördelning i fritidsgårdsverksamheten uppgått till 13 %. 63 % av besökarna har varit killar, 37 % tjejer. Värt att notera är att snittet

kompenseras av Överby fritidsgård som drivs av Överby hästsportförening. Om man räknar bort de gårdar som drivs av föreningar, Överby och V-café ligger avvikelsen på 25 %, 75 % av besökarna på de kommunalt drivna fritidsgårdarna har varit killar. Resultatet kan ha påverkats av att fritidsgården Northside som har satsat på tjejkvällar har varit stängd under hela april.

Avvikelse från jämn könsfördelning bland deltagarna i kommunalt finansierade lovaktiviteter

- 9 % 0 %

Kommentar

Antal genomförda dialoger med

föreningslivet kring uppdraget "Trygghet i föreningslivet"

- - 0 10

Kommentar

Då mallen för trygghetsdialogerna fastställdes av kultur- och fritidsnämnden i april har inga dialoger genomförts inom ramen för trygghetssatsningen under perioden januari - april. Däremot har dialoger genomförts med föreingslivet inom både kultur- och idrottsavdelningarna.

Antal elever som deltar i kulturskolan under

året 3 343 3 311 1 802 3 476

Kommentar

Under vårterminen har 1682 betalade elever deltagit i kulturskolans verksamhet. Till dessa tillkommer 120 elever som deltar i kulturskolans avgiftsfria drop-in verksamhet som är en satsning för att nå fler av kommunens barn och unga. Om man klarar att hålla samma nivå året ut skulle detta innebära att man når och överträffar målet om 3476 elever med ca 130 elever.

(18)

Nämndmål:

7.1.3 Ökat kulturutbud för barn och ungdomar

Kulturutbudet för barn och ungdomar i kommunen har ökat under årets första månader. Både biblioteken, kulturskolan och Arena Satelliten har satsat på att nå ut med sin verksamhet till fler av kommunens barn och ungdomar. Framförallt har man samverkat med skolor och förskolor för att nå målgruppen. Exempelvis biblioteket gör särskilda läsfrämjande insatser mot förskolor i de socio- ekonomiskt svagare delarna av kommunen och kulturskolan har erbjudit skolbio. Inom fritidsgårdarna finns svårigheter att följa upp aktiviteterna för de första månaderna då enheten saknar enhetschef i och med stängningen av fritidsgården Northside och utredningen kopplat till den.

Bedömningen är att det kommer ske en ökning av kulturutbudet för kommunens barn och unga under året om man ser till hela kultur- och fritidsnämndens verksamhet.

2017

Utfall 2018

Utfall T1 2019

Målvärde 2019 Aktiviteter kommunala bibliotek för barn

och unga, antal/1000 inv 0-20 år 9,1 9,9 30

Kommentar

Antal kulturföreställningar för barn och ungdomar arrangerade av kultur- och fritidskontoret

50 44 34 50

Kommentar

Preliminära siffror från kulturverksamheterna visar att målet om 50 publika kulturföreställningar arrangerade av kultur- och fritidsnämndens verksamheter kommer att uppfyllas.

Nämndmål:

7.1.4 Personer med funktionsnedsättning har förbättrade möjligheter till deltagande i föreningslivet

Kultur- och fritidskontorets arbete med att skapa förbättrade förutsättningar för personer med funktionsnedsättning till deltagande i föreningslivet pågår. Bland annat deltar Sollentuna tillsammans med Botkyrka och Vallentuna i en arbetsgrupp för att utreda möjligheten att införa "Kompiskort" i Stockholmsregionen. Detta arbete samordnas inom ramen för FSKF (Föreningen Storstockholms kultur- och fritidschefer) där även dialog på chefsnivå kommer att ske.

Kultur- och fritidskontoret arrangerar även information och fortbildningstillfällen för aktörer intresserade av FAR (Fysisk aktivitet på recept) i kommunen tillsammans med föreningslivet.

Dessutom pågår arbetet med att tillgänglighetsinventera anläggningar.

Bedömningen är att arbetet med att skapa bättre möjligheter för personer med funktionsnedsättning att delta i föreningslivet på sikt kommer att kunna göra en skillnad i kommunen även om inga resultat kan rapporteras per april.

2017

Utfall 2018

Utfall T1 2019

Målvärde 2019 Deltagartillfällen i stödberättigade

föreningar, personer med funktionsnedsättning

3 290 3 800

Kommentar

Det finns inga resultat för indikatorn för perioden januari - april 2019 Antal idrottsanläggningar som

tillgänglighetsinventerats - 2 27

Kommentar

(19)

Övergripande mål:

7.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt Nämndmål:

7.2.1 Anläggningsbeståndet utvecklas med en förbättrad social, ekonomisk och miljömässigt hållbarhet

De åtgärder som gjorts under vintern för att säkerställa att granulat som tas upp tillsammans med snön då planerna snöröjs inte hamnar utanför invallningen har varit framgångsrika. En

framgångsfaktor var att snöröjningen nu hanteras av kultur- och fritidskontorets drift- och

anläggningsenhet vilket möjliggjorde ökad kontroll i samband med snöröjningen. Granulatet som kom fram när snön smält kunde lätt läggas tillbaka på planen. Det finns även tydliga instruktioner till spelare och ledare om hur man skall borsta av sig och tömma granulatet efter spel på planerna.

Mängden nytt granulat som sprids på planerna minskar i och med att uppsamlat granulat återanvänds vilket ger både ekonomiska och miljömässiga vinster för verksamheten.

Nya spontanaktivitetsytor byggs på ställen i kommunen där det idag finns ett behov av rekreationsmöjligheter i närområdet, exempelvis i Sjöberg och Rösjöbadet.

Kultur- och fritidskontoret har en pågående dialog med lokalstrateg samt med SKAB kopplat till de kulturlokaler och fastigheter som kultur- och fritidsnämnden hyr. En stor del av den dialogen gäller fastighetsbeståndet i Edsvik och hanteras inom ramen för utredningen kopplad till upphandlingen av konsthallens verksamhet på Stallbacken.

Den samlade bedömningen är att kultur- och fritidskontoret har påbörjat ett antal viktiga åtgärder för att säkerställa att anläggningsbeståndet utvecklas på ett hållbart sätt, både kopplat till ekonomi, miljö och social hållbarhet.

2017

Utfall 2018

Utfall T1 2019

Målvärde 2019 Kostnad för inköp av ny granulat till

konstgräsplaner - - Ingen

Kommentar

Det finns inga resultat för indikatorn för perioden januari - april 2019 Antal nya kommunala spontanytor i

kommunen - - 2

Kommentar

Övergripande mål:

7.3 Attraktiv och effektiv organisation Nämndmål:

7.3.1 Förbättrade processer för att söka extern finansiering

Kulturverksamheterna har sökt ett antal olika statliga stöd. Särskilt biblioteken i Sollentuna söker aktivt statligt stöd via Kulturrådet. I alla pågående anläggningsprojekt där möjlighet finns att söka extern finansiering görs detta. Det är även ett krav vid nya anläggningsprojekt. Dessutom söker kultur- och fritidskontoret statligt stöd till sommarlovsaktiviteter från Socialstyrelsen.

Arbetet med att ta fram stödstrukturer och riktlinjer kopplat till förbättrade processer för ekonomisk samverkan med både offentliga och privata aktörer har startats på kultur- och fritidskontorets kansli i form av viss omvärldsbevakning och dialog med kommunledningskontoret. Arbetet med att formulera riktlinjer är planerat till hösten.

2017

Utfall 2018

Utfall T1 2019

Målvärde 2019

Antal samarbeten med näringslivet - 0 1

Kommentar

Det finns inget utfall för indikatorn för perioden januari - april 2019.

(20)

Indikatorer Utfall 2017

Utfall 2018

Utfall T1 2019

Målvärde 2019 Antal sökta statliga/regionala bidrag för

verksamhet - 5 7

Kommentar

Under perioden januari - april 2019 har kultur- och fritidskontoret ansökt om fem olika statsbidrag, från Socialstyrelsen samt från Kulturrådet.

(21)

8 Uppdrag

Lägesrapport kring eventuella uppdrag från KS/KF. Avsnittet kan innehålla uppdrag som är rapporterade till nämnd (dvs. avslutade) men fortfarande under beredning av KLK för återredovisning till KS/KF.

Uppdrag

Datum (beslutat) för återredovi sning till uppdrags givare

Status Kommentar

Uppdrag gällande långsiktig plan för Edsvik

Hösten 2019

Arbetet med att ta fram en långsiktig plan för Edsvik är pågående. Som stöd i arbetet har kultur- och fritidskontoret anställt en konsult med erfarenhet av platsutveckling.

Under perioden januari - april 2019 har kultur- och fritidskontoret inlett ett samarbete med det kommunala fastighetsbolaget SKAB, som förvaltar fastigheterna på Edsvik. Kultur- och fritidskontoret och SKAB har gjort ett studiebesök i Hågelbyparken i Botkyrka för att se hur andra kommuner hanterat liknande miljöer. SKAB och kultur- och fritidskontoret har också haft en gemensam workshop för att ta fram underlag till inriktning. En liknande workshop har även genomförts med kultur- och

fritidsnämnden.

(22)

9 Riskhantering - internkontroll

9.1 Avtalshantering - uppföljning av ingångna avtal sker inte i tid och på rätt sätt

Orsak

Det finns idag ingen bra process för att följa upp förvaltningens avtal. Avtalen hanteras lokalt hos verksamheter och enheter. Det är osäkert om alla avtal registrerats som de ska i P360 och även de som är registrerade där har inget systemstöd för uppföljning utan detta sker manuellt.

Status Kontroll/åtgärd

Pågående Kontroll av hur ingångna avtal följs upp Kommentar Tertial 1 2019

Kultur- och fritidsnämnden

Arbetet är påbörjat. Kontoret håller på att kartlägga vilka avtal som finns i organisationen och hur de hanteras. För att säkerställa uppföljning så har förfrågan gjorts till inköp/upphandlingsenheten på KLK för att se om de har ett fungerande system som KFK också skulle kunna dra fördel av men det stödjer endast processer de varit involverade i. Finns inte heller någon påminnelsefunktion för hyresavtal. Avtal fortsätter tillsvidare att läggas in i Public 360 även om detta inte kan hantera avtal såsom önskat.

9.2 Risk att medarbetare som avslutat sin anställning eller bytt arbetsplats inom kommunen ligger kvar som användare i olika system eller behåller sina behörigheter

Orsak

Det har observerats att medarbetare ligger kvar som användare i olika IT-system långt efter att anställningen avslutats. Då ingen samordning av IT-system och personalsystem finns centralt i kommunen måste kontoret säkerställa att rutiner för avslut av personal i IT-system finns och följs.

Mindre avvikelse Identifiera om det finns rutiner för avslut av medarbetare i olika system och om dessa följs

Kommentar Tertial 1 2019

ITK-personer på respektive enhet har identifierat vilka system som de gör beställningar till och säkerställt att det finns rutiner för avslut av medarbetare och att dessa följs. Rutinerna är fortfarande mycket resurskrävande och allt genomförs manuellt. Därför behöver rutinerna kontinuerligt följas upp då det är lätt att missar sker. En avstämning bör ske inför sommaren.

9.3 Verksamhetsutveckling med stöd av IT brister på grund av kompetensbrist inom kontoret

Orsak

På grund av att kontoret saknar resurs med IT-kompetens på central nivå riskerar

verksamhetsutvecklingen ur ett IT-perspektiv att bli onödigt kostsam och i värsta fall helt utebli.

Inte åtgärdat Kartläggning av brister inom IT-området Kommentar Tertial 1 2019

Denna kartläggning har fått stå tillbaka under våren till förmån för andra utredningsuppdrag.

(23)

9.4 Microplast från konstgräsplaner (granulat) förorenar dagvatten på grund av felaktig skötsel och underhåll

Orsak

Miljöriskerna kopplade till granulat i konstgräsplanerna har uppmärksammats under 2017.

Skötseln och underhåll av konstgräsplanerna ska säkerställa att granulat inte kan förorena dagvatten.

Ingen avvikelse Kontroll av att skötsel och underhåll sker på korrekt sätt Kommentar Tertial 1 2019

Bedömningen är att tillvaratagandet av granulat på konstgräsplanerna har förbättrats i och med att nya rutiner för snöröjning implementerats. I och med att skötseln av planerna från och med 2019 sköts av drift- och anläggningsenheten på kultur- och fritidskontoret har likvärdig hantering av alla planer kunnat säkerställas.

9.5 Inköp gjorda hos icke upphandlad leverantör eller inköp utanför ramavtal

Orsak

Avsteg görs från avropade leverantörer.

Pågående Kontroll av avvikelser från anvisade leverantörer Kommentar Tertial 1 2019

Kultur- och fritidsnämnden

Enligt rapport ligger nämndens avtalstrohet på 62%. Ej avtalat är 2,4 milj. kr av totalt spenderade 11 milj. kr. I rapporten finns dock direktupphandlad konsult, ersättning till föreningar som anordnat gratis lovaktiviteter genom statligt bidrag samt upphandlad kreditkortsleverantör, Entercard.

Lokalvård är under upphandling och är nämndens största, ej avtalade kostnad. När upphandling för lokalvård är färdig kommer avtalstroheten att öka. Under 2019 prioriteras inköp över 0,1 miljoner, återkommande kostnadsslag såsom abonnemang och att återkommande leverantörer

direktupphandlas.

Nämnden har inte haft några större kostnader som bryter mot ramavtal utan istället har verksamheterna haft så specifika krav och upphandlade leverantörer har varit tillfrågade men inte kunnat leverera så man har valt andra leverantörer.

9.6 Föreningsbidrag betalas ut utan att villkor för bidrag uppfyllt Orsak

Enligt regelverket fastställda villkor och krav på underlag för utbetalning av bidrag följs inte upp innan beslut om utbetalning sker.

Mindre avvikelse Kvalitetssäkring av handläggningen av aktivitetsstöd och andra bidrag till föreningar med ungdomsverksamhet

Arbetet med att göra om bidragsreglerna är påbörjat. Det här arbetet är en del av det pågående arbetet med att ta fram ett strategiskt program under 2019.

Mindre avvikelse Kvalitetssäkring handläggning av stöd till kulturföreningar Kommentar Tertial 1 2019

Arbetet med att göra om bidragsreglerna är påbörjat. Det här arbetet är en del av det pågående arbetet med att ta fram ett strategiskt program under 2019.

(24)

9.7 Brist i anmälan av jäv i samband med ärendeberedning eller nämndbeslut

Orsak

Kultur- och fritidsnämnden beslutar i ärenden som berör kommunens föreningsliv. Många ledamöter samt tjänstemän är engagerade i föreningslivet och därför finns en risk att personer deltar i beslut som berör föreningar där man har ett jävsförhållande. Särskilt problematiskt är detta i ärenden där personer kan ha sk. "delikatessjäv", dvs förhållandet till föreningen det berör är inte sådant att man formellt har en förtroendeposition där men en nära anhörig har det eller man har ett sådant engagemang att det kan bedömas utgöra en svårighet för personen att förhålla sig opartisk i samband med beslutet.

Mindre avvikelse Säkerställa att alla ledamöter har fått information om jävsreglerna Kommentar Tertial 1 2019

Under våren har samtliga ledamöter och ersättare i kultur- och fritidsnämnden med undantag av två (2) fått utbildning som omfattat jävsreglerna.

Inte åtgärdat Säkerställa att alla tjänstemän fått information om jävsreglerna Kommentar Tertial 1 2019

Utbildning för alla tjänstemän som arbetar centralt på kultur- och fritidskontoret är under framtagande.

Utbildningen kommer att ske stegvis under 2019 och bland annat innefatta information kring jäv.

Pågående Säkerställa att frågan om jäv ställs i samband med nämndsammanträden

Vid samtliga nämndsammanträden under januari - april har frågan om någon ledamot vill anmäla jäv inför sammanträdets början ställts av ordföranden.

9.8 Påtryckningar från kommuninvånare påverkar politikers samt tjänstemäns beslutsfattande

Orsak

Vissa kommuninvånare använder metoder för påtryckning mot politiker och tjänstemän som kan upplevas som hotfulla eller obehagliga. Kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde är som regel ej reglerat i lagstiftning varför utrymmet för undantag kan tyckas större än inom lagstiftad myndighetsutövning. Detta skapar en risk för att beslut inte fattas i linje med beslutade kommunala riktlinjer eller policies vilket i sin tur skapar otillförlitlighet i beslutsfattandet och urholkar uppfyllandet av kommunallagens krav om likabehandling.

Inte åtgärdat Kartläggning av vilka situationer som uppstår som kan riskera att regler/policies/riktlinjer frångås i beslutsfattandet.

Arbetet med detta har inte påbörjats än.

9.9 Felaktig användning av konto/moms/attest och anteckning vid kontering av fakturor

Orsak

Kunskapen om vad som krävs när man handlägger representation-/kurs- och konferensfakturor

saknas bland chefer och medarbetare.

(25)

Utbildning kommer att genomföras under året.

Tillsvidare går alla fakturor avseende representation via förvaltningsekonom för kontroll innan beslutsattest.

9.10 Personuppgifter hanteras inte i enlighet med GDPR (Dataskyddsförordningen)

Orsak

Personuppgifter hanteras inte i enlighet med GDPR (Dataskyddsförordningen).

Inte åtgärdat Uppföljning av GDPR med enheterna Kommentar Tertial 1 2019

Inför sommaren kommer en uppföljning att ske med enheterna för att kartlägga hur arbetet med att säkra informationen i enlighet med GDPR har gått under våren.