Göran Nilsson Ordförandens förslag Diarienummer Kommunstyrelsens ordförande Datum KS-2013/1267 2014-01-13
Kommunstyrelsen
Internkontrollplan för kvalitet för kommunstyrelsens verksamheter 2014
KS-2013/1267 Förslag till beslut
Kommunstyrelsen föreslås besluta
att anta internkontrollplan gällande kvalitet för kommunstyrelsens verksamheter 2014 Göran Nilsson (M)
Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer
Anna Landerholm Datum KS-2013/1267
2013-01-02
Kommunstyrelsen
Internkontrollplan för kvalitet för kommunstyrelsens verksamheter 2014
KS-2013/1267 Förslag till beslut
Kommunstyrelsen föreslås besluta
att anta internkontrollplan gällande kvalitet för kommunstyrelsens verksamheter 2014
Sammanfattning
De särskilda granskningar/utvärderingar som ska göras enligt 2014 års internkontrollplan är:
Kontroll av löneutbetalningar
Rutiner för internkontroll
Utbetalningar av ersättning för förlorad arbetsinkomst
Hantering av synpunkter och klagomål
Arbetsmiljön i nya kommunhuset
Rutin för erbjudande om avgångsintervju
Efterfrågan på och nyttan av kommunövergripande strateger (energi- och miljöstrateg)
Besiktning av lekplatser
Miljöstyrningsrådets krav vid upphandling
Dessutom ska uppföljning av ekonomi och måluppfyllnad ske i samband med hel- och delårsbokslut samt i verksamhetsberättelsen. Synpunkter och klagomål rapporteras årligen.
För kommunalteknik görs kvalitetsredovisning numera vartannat år och därmed görs ingen kvalitetsredovisning för 2013.
Bakgrund
Enligt kommunallagen och kommunens reglemente för internkontroll ska nämnden se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt.
2014 års internkontrollplan (se tabell nedan) visar vilka aktiviteter som kommer att utföras för att förebygga fel och att följa upp att verksamheten är ändamålsenlig, effektiv och följer lagar och regler.
Internkontrollplanen är baserad på en risk- och angelägenhetsbedömning utförd av Kommunstyrelsens presidium i samarbete med förvaltningen (se bilaga 1).
Internkontroll avseende ekonomiska transaktioner behandlas i en separat plan som antas av kommunstyrelsen.
Ekonomisk konsekvensanalys
Samtliga åtgärder kommer att utföras inom befintlig budgetram.
Birgitta Ljungberg Jansson Tyra Wikström
Administrativ chef Teknisk chef
Bilaga 1 Risk- och väsentlighetsanalys utförd av KS presidium 2013-12-16
Internkontrollplan gällande kvalitet för kommunstyrelsens verksamheter 2014 Vad
(område/styrdokument/rutin) Kontroll-/utvecklingsaktivitet Ansvarig Kommentar
Särskilda granskningar/uppföljningar Kontroll av löneutbetalningar Kontroll genom stickprov
Administrativ chef Rapportering till KS
Rutiner för internkontroll
Utredning av kommunkoncernens
rutiner för internkontroll Kommunchef och
administrativ chef Rapportering till KS
Utbetalningar av ersättning för förlorad arbetsinkomst
Kontroll av utbetalningar av ersättning för förlorad arbetsinkomst
Personalchef Kontroll genom stickprov Rapportering till KS
Synpunkter och klagomål
Uppföljning av att hanteringen av synpunkter och klagomål fungerar i enlighet med kommunens
gemensamma riktlinjer och verksamhetsspecifika rutiner
Teknisk chef och
administrativ chef Rapportering till KS
Arbetsmiljön i nya kommunhuset Utredning om upplevelsen av
arbetsmiljön i nya kommunhuset Administrativ chef Rapportering till administrativ chef
Rutin för erbjudande om avgångsintervju
Uppföljning av rutin för erbjudande om avgångsintervju vid avslut av
anställning Personalchef Rapportering till KS
Efterfrågan på och nyttan av kommunövergripande strateger (energi och miljö)
Utredning av efterfrågan på och nyttan av de kommunövergripande energi- och miljöstrategfunktionerna
Teknisk chef och
administrativ chef Rapportering till KS
Besiktning av lekplatser
Uppföljning av att besiktningen av lekplatser utförs i enlighet med vad som anges i kvalitetsdeklarationen för Parkskötsel
Teknisk chef Rapportering till KS
Miljöstyrningsrådets krav vid upphandling
Uppföljning av användandet av miljöstyrningsrådets krav vid upphandlingar
Teknisk chef Fortsättning och fördjupning av uppföljningen gjord utifrån 2013 års internkontrollplan
Rapportering till KS Årligen återkommande aktiviteter
Mål Uppföljning och analys av resultat
utifrån mål och budget
Administrativ chef/
Teknisk chef
Avrapportering enligt plan per april och augusti 2013 och i verksamhetsberättelsen i samband med årsbokslutet
Budget Uppföljning och analys av resultat
utifrån budget
Administrativ chef/Teknisk chef
Avrapportering sker löpande under året samt i delårs- och årsbokslut
Verksamhetsberättelse inklusive synpunkter och klagomål
Verksamhetsberättelse med sammanställning av inkomna synpunkter och ev. åtgärder
Administrativ chef/
Teknisk chef Redovisas i samband med årsbokslutet
Påverkan/väsentlighet
Vad (område/styrdokument/rutin) Sannolikhet Påverkan/
väsentlighet
1. Rutiner för internkontroll 8 9
2. Utbetalningar av ersättning för förlorad arbetsinkomst
4 8
3. Hantering av synpunkter och klagomål 6 6
4. Arbetsmiljön i nya kommunhuset 2 5
5. Rutin för erbjudande om avgångsintervju 2 4
6. Efterfrågan på och nyttan av kommun- övergripande strateger
6 8
7. Besiktning av lekplatser 5 8
8. Miljöstyrningsrådets krav vid upphandling 3 6
4
7
3 6
1
5
2 8
Uppskattad sannolikhet och påverkan för risker kopplade till identifierade områden, styrdokument och rutiner
Sannolikhet
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 BILAGA 1
Risk- och väsentlighetsanalys utförd av KS presidium 2013-12-16
