Högskolan i Halmstad Hälsa och samhälle
Arbetsvetenskapligt program
”Erfarenhet är det namn alla ger sina misstag”
- Oscar Wilde
En undersökning om hur Försäkringskassans kompetensförsörjnings- strategier bidrar till medarbetarnas lärande i arbetet.
Arbetsvetenskap 61-90 hp
Vårterminen 2009
Författare: Belinda Englund och Sofie Klaesson
Handledare: Jan Karlsson
”Erfarenhet är det namn alla ger sina misstag”
– Oscar WildeEn studie om hur Försäkringskassans kompetensförsörjningsstrategier bidrar till medarbetarnas lärande i arbetet.
Författare: Belinda Englund och Sofie Klaesson.
Högskolan i Halmstad.
Vårterminen 2009.
SAMMANFATTNING
Denna uppsats tar upp vikten av att organisationer måste arbeta strategiskt med kompetensförsörjning, detta är särskilt angeläget då det just nu sker en generationsväxling på arbetsmarknaden. Försäkringskassan är en organisation som står inför denna problematik. De har även genomfört ett omfattande förnyelsearbete som innebär att många medarbetare är nya inom sitt sakområde, vilket gör det ytterst betydelsefullt att se till att strategin för kompetensförsörjning fungerar.
Syftet med uppsatsen är att beskriva hur Försäkringskassans kompetensförsörjningsstrategi, utifrån ett medarbetarperspektiv, upplevs bidra till ett lärande i arbetet. Uppsatsens frågeställning är:
Hur upplever medarbetarna att strategierna för kompetensförsörjning bidrar till lärande i arbetet?
Utifrån uppsatsens syfte och frågeställning valdes en kvalitativ forskningsmetod för att samla in det empiriska materialet. Det genomfördes fyra stycken intervjuer i form av fokusgrupper. I dessa medverkade 17 medarbetare från ett nationellt försäkringscentra inom Försäkringskassan i Sverige.
Det empiriska resultatet visade att medarbetarna upplevde att kompetensförsörjningsstrategierna bidrar till lärande i arbetet då det ges utrymme för reflektion, erfarenhetsutbyte, praktisk tillämpning och motivation. Att lärande sker på detta sätt styrks genom tidigare forskning och teorier om lärande. I analysen framkommer det att det är betydelsefullt för organisationen att skapa gynnsamma förutsättningar för reflektion, erfarenhetsutbyte, praktisk tillämpning och motivation för att kompetensförsörjningsstrategierna ska bli lyckosamma, det vill säga bidra till ökad kompetens och lärande.
Nyckelord: Kompetens, kompetensförsörjningsstrategier, kunskapsöverföring, lärande,
Försäkringskassan
“Experience is the name everyone gives to their mistakes”
– Oscar WildeA paper concerning the Social Insurance Office and how their strategies for provision of skills contribute to employees' learning at work.
Author: Belinda Englund och Sofie Klaesson.
Halmstad University.
Spring 2009.
ABSTRACT
This paper addresses the importance of that organizations must work strategically with the
provision of skills, this is particularly urgent since at the moment it is extensive retirements in the labor market. The Social Insurance Office is an organization that’s facing this problem. They just implemented a major reorganization which means that many employees are new recruits or have new tasks, making it extremely important to ensure that their strategies for provision of skills works.
The purpose of the paper is to describe how the Social Insurance Office strategies for provision of skills, based on an employee perspective, are perceived to contribute to learning at work. The essay question is:
How do the employees feel that the strategies for provision of skills contribute to learning at work?
Based on the purpose of the paper, a qualitative research method was chosen to collect the empirical material. It was carried out four interviews in the form of focus groups. These involved 17 employees from one office of the Social Insurance Office in Sweden.
The empirical results showed that employees felt that the strategies for provision of skills contribute to learning at work if it allows reflection, exchange of experience, practical application and motivation. That learning occurs in this way is evidenced by previous research and theories about learning. The analysis reveals that it is important for the organization to create appropriate conditions for reflection, exchange of experience, practical application and motivation for the strategies to be successful, that is, contribute to the improvement of skills and learning.
Keywords: Skills, strategies for provision of skills, knowledge transfer, learning, the Social
Insurance Office
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
1. INLEDNING/PROBLEMFORMULERING _______________________________________________________ 1 1.1SYFTE ______________________________________________________________________________ 2 2. BAKGRUND ____________________________________________________________________________ 3 2.1FÖRSÄKRINGSKASSAN ____________________________________________________________________ 3 2.1.1 Försäkringskassan förenklar och moderniserar _________________________________________ 4 2.2FÖRSÄKRINGSKASSANS SYN PÅ LÄRANDE ________________________________________________________ 4 2.3FÖRSÄKRINGSKASSANS KOMPETENSFÖRSÖRJNINGSSTRATEGI __________________________________________ 5 2.3.1 Att utveckla medarbetare __________________________________________________________ 5 2.3.2 Att behålla medarbetare __________________________________________________________ 6 3. TIDIGARE FORSKNING ___________________________________________________________________ 8 4. TEORI _________________________________________________________________________________ 9 4.1KOMPETENS__________________________________________________________________________ 9 4.1.1 Motivation _____________________________________________________________________ 9 4.1.2 Kunskaper ______________________________________________________________________ 9 4.1.3 Erfarenhetsbaserat lärande ________________________________________________________ 9 4.2KOMPETENSFÖRSÖRJNING ________________________________________________________________ 11 4.3LÄRANDE ___________________________________________________________________________ 11 4.3.1 Att lära tillsammans _____________________________________________________________ 12 4.3.2 Att organisera för lärande ________________________________________________________ 12 5. METOD ______________________________________________________________________________ 14 5.1VETENSKAPLIG ANSATS __________________________________________________________________ 14 5.1.1 Den kvalitativa forskningsprocessen ________________________________________________ 14 5.2FOKUSGRUPPEN ______________________________________________________________________ 15 5.3URVAL _____________________________________________________________________________ 15 5.4TILLVÄGAGÅNGSSÄTT OCH METODDISKUSSION __________________________________________________ 16 5.5ANALYSMETOD _______________________________________________________________________ 17 6. RESULTAT ____________________________________________________________________________ 19 6.1UTBILDNING _________________________________________________________________________ 19 6.2HANDLEDARE/KOLLEGOR ________________________________________________________________ 20 6.3MÖTEN ____________________________________________________________________________ 22 6.4MEDARBETARSAMTAL OCH INDIVIDUELL UTVECKLINGSPLAN __________________________________________ 23 6.5ÖPPET KONTORSLANDSKAP, MOTIVATION OCH ARBETSKRAV __________________________________________ 23 7. ANALYS ______________________________________________________________________________ 25 7.1BETYDELSEN AV UTRYMME FÖR REFLEKTION ____________________________________________________ 25 7.2BETYDELSEN AV UTRYMME FÖR ERFARENHETSUTBYTE ______________________________________________ 27 7.3BETYDELSEN AV UTRYMME FÖR PRAKTISK TILLÄMPNING_____________________________________________ 28 7.4BETYDELSEN AV UTRYMME FÖR MOTIVATION ___________________________________________________ 30 7.4SAMMANFATTANDE SLUTSATSER____________________________________________________________ 31 8. DISKUSSION __________________________________________________________________________ 34 8.1FORTSATT FORSKNING __________________________________________________________________ 35 9. REFERENSER __________________________________________________________________________ 36 BILAGA 1: INTERVJUGUIDE__________________________________________________________________ 0
1. INLEDNING/PROBLEMFORMULERING
1 1. INLEDNING/PROBLEMFORMULERING
En förutsättning för en väl fungerande arbetsmarknad med full sysselsättning och god ekonomisk tillväxt är en effektiv och lyckosam kompetensförsörjning. Det som är av stor betydelse för kompetensförsörjningen på arbetsmarknaden är arbetsgivarnas förmåga att identifiera, ta till vara och utveckla individernas kompetens. (Ds 2002:47, s 23f) Betydelsen av en lyckosam kompetensförsörjning förtydligas här med ett citat:
”Att arbeta strategiskt med kompetensförsörjning innebär att fortlöpande säkerställa att rätt kompetens finns för att nå verksamhetens mål på ett effektivt sätt och tillgodose dess behov på kort och lång sikt. För myndigheterna har kompetensförsörjningen en stor betydelse för verksamhetens resultat. Förmågan att attrahera, rekrytera, utveckla och behålla kompetenta medarbetare påverkar möjligheterna att fullgöra det uppdrag som riksdag och regering har angivit.
Arbetet med att trygga ett gott ledarskap, en ändamålsenlig kunskapshantering, ett öppet arbetsklimat och hälsosamma arbetsmiljöer har också betydelse för verksamhetens effektivitet och kvalitet. Sammantaget är en ändamålsenlig kompetensförsörjning en nyckelfråga för statsförvaltningen. I förlängningen bidrar den till att säkerställa ett högt förtroende för statsförvaltningen samt synen på staten som en föredömlig och attraktiv arbetsgivare.” (FI 2004:355, sid. 1)
En viktig fråga för många företag och myndigheter just nu är hur de ska klara av kompetensbortfall då den stora 40-talistgenerationen har börjat gå i pension. Om offentlig sektor ska klara av kompetens- och personalförsörjningen så krävs det förnyelse och goda arbetsplatsförhållanden som tilltalar den yngre generationen som under den närmaste tiden kommer att inträda på arbetsmarknaden. (SOU 2004:65) Inom de närmaste åren kommer många erfarna och kvalificerade medarbetare inom stadsförvaltningen att gå i pension och därmed kommer det att uppstå brister på kvalificerad och rätt utbildad arbetskraft. Den erfarenhet och kompetens som den äldre generationen besitter måste tas tillvara så att den kommer myndigheterna tillgodo. Det innebär att myndigheter måste ta till sig nya arbetsformer där man medvetet och systematiskt arbetar över generationsgränserna.
Arbetsformer som till exempel grupparbete och utnyttjande av fadder- och mentorskap måste bli vanligare. Det ställer också höga krav på ledarskapet inom myndigheterna att arbeta långsiktigt med strategisk kompetensförsörjning för att möjliggöra en lyckad kompetensväxling. (Ibid.)
En lyckad kompetensförsörjning är särskilt viktig för en myndighet som Försäkringskassan, eftersom deras årsredovisning 2008 visar att medelåldern på medarbetarna inom organisationen är hög [1]. I årsredovisningen tas det även upp att Försäkringskassan under året genomgått en omfattande organisationsförändring som inneburit nyrekryteringar och att tusentals medarbetare fått byta arbetsplats och/eller arbetsuppgifter. Som en konsekvens av den omfattande omorganisationen har Försäkringskassan genomfört en betydande satsning på kompetensutveckling. Det är extra angeläget för dem att ha en väl fungerande kompetensförsörjningsstrategi för att se till att ha rätt kompetens på rätt plats i rätt tid
Att arbeta strategiskt med kompetensförsörjning är alltså särskilt betydelsefullt just nu
eftersom det sker en generationsväxling och som ovan beskrivits står Försäkringskassan inför
denna problematik. Vi fann vårt intresse i att titta närmre på Försäkringskassans strategier för
kompetensförsörjning och hur de konkret arbetar med kompetensförsörjning. Eftersom vi
anser att lärandet hos medarbetarna är av betydelse för en lyckad kompetensförsörjning är vårt
främsta intresse att, utifrån ett medarbetarperspektiv, fokusera på upplevelser kring lärande
och hur lärandet sker i förhållande till Försäkringskassans kompetensförsörjningsstrategier.
1. INLEDNING/PROBLEMFORMULERING
2 1.1 Syfte
Syftet med uppsatsens undersökning är att beskriva hur Försäkringskassans kompetensförsörjningsstrategier, utifrån ett medarbetarperspektiv, upplevs bidra till ett lärande i arbetet. Frågeställningen blir således:
Hur upplever medarbetarna att strategierna för kompetensförsörjning bidrar till lärande i
arbetet?
2. BAKGRUND
3 2. BAKGRUND
I följande bakgrundavsnitt tas först en allmän bakgrundbeskrivning av Försäkringskassan upp.
Eftersom syftet med uppsatsen är att beskriva hur Försäkringskassans kompetensförsörjnings- strategier, utifrån ett medarbetarperspektiv, upplevs bidra till ett lärande i arbetet, presenteras även Försäkringskassans syn på lärande och Försäkringskassans kompetensförsörjnings- strategi.
2.1 Försäkringskassan
I propositionen 2003/04:69 gavs det som förslag att de allmänna försäkringskassorna och Riksförsäkringsverket skulle avvecklas den 31 december 2004. Den 1 januari 2005 skulle den nya statliga myndigheten som administrerar socialförsäkringen, kallad Försäkringskassan, inrättas. Så blev också fallet och Försäkringskassans genomförandeorganisation formulerade Försäkringskassans uppdrag i termer av snabb och rättssäker handläggning så att medborgare i rätt tid får det beslut och den ersättning de har rätt till, information till medborgare om skyldigheter och rättigheter, samordning av insatser för att underlätta återgång till arbete samt uppdrag att vara en utredande stabsmyndighet till regeringen. (SOU 2004:127)
Det är alltså Försäkringskassan som ansvarar för stora delar av de offentliga trygghets- systemen. Försäkringskassan har hand om försäkringar för bland annat barnfamiljer, sjuka med nedsatt arbetsförmåga och pensioner till äldre. Försäkringskassan beslutar om rätten till ersättning, betalar ut pengarna och samordnar resurserna för att stödja sjukskrivna att snabbt komma tillbaka till arbete. [2]
Nedan i figur 1 återfinns en organisationsplan för hela Försäkringskassan. Det är tre avdelningar som sköter själva ärendehandläggningen: lokala försäkringscenter/lokalkontor, nationella försäkringscenter och telefonkundtjänst/självbetjäning. Styrning och stöd sköts av staber och av avdelningarna Försäkringsprocesser, Försäkringsutveckling och IT. [3]
Figur 1. Försäkringskassans organisationsplan
[4]
2. BAKGRUND
4 I de lokala försäkringscentren handläggs komplexa ärenden som kräver ett personligt möte.
Totalt finns det ett sextiotal lokala försäkringscenter med tillhörande lokalkontor i hela landet.
I de nationella försäkringscentren handläggs ärendeslag av större volymer som inte kräver ett personligt möte.
1Genom att koncentrera handläggningen till större enheter garanteras lika behandling i hela landet, och en snabb och effektiv handläggning med hög kvalitet. Totalt finns ett tjugotal nationella försäkringscenter. Via ett nationellt telefonnummer kan privatkunder nå telefonkundtjänst eller kundcenter som det kallas. Genom ökade öppettider och fler medarbetare i kundcentret har mötet med Försäkringskassan underlättats för kunderna. [5]
Försäkringskassans målbild innebär att verksamheten ska:
ha medborgarnas fulla förtroende när det gäller service, bemötande och effektivitet.
aktivt bidra till färre sjukskrivna och fler i arbete
vara en av landets mest utvecklande arbetsplatser med stolta medarbetare och en mycket låg sjukfrånvaro
I samband med att Försäkringskassans bildades 2005 formulerades dessa tre övergripande mål, som återfinns i Försäkringskassans verksamhetsstrategi (Dr 4244-2008).
2.1.1 Försäkringskassan förenklar och moderniserar
Det har inom Försäkringskassan genomförts ett omfattande förnyelsearbete för att ovanstående mål ska kunna uppnås. I förändringen ligger fokus på nya arbetssätt och sätt att möta kunderna för att på bästa vis tillgodose de krav som medborgarna ställer. Ledorden för Försäkringskassan är att det ska vara enkelt, snabbt och rätt. Det vill säga att det ska vara enkelt och lätt att få de svar på de frågor man har till Försäkringskassan, det ska gå snabbt att få den ersättning man är berättigad till, samtidigt som de höga kraven på en rättssäker handläggning bevaras. [5]
När det gäller nya arbetssätt lyfts det i Försäkringskassans verksamhetsstrategi (Dr 4244- 2008) fram att det inom organisationen ska finnas en enhetlig verksamhetsstruktur, däribland ett enhetligt arbetssätt. Det enhetliga arbetssättet uppnås genom att varje ärendeslag har en enhetlig arbetsprocess (ENSA- processer).
2.2 Försäkringskassans syn på lärande
Inom Försäkringskassan finns ett internt styrdokument som heter Vår syn på lärande.
Dokumentet ligger till grund för väldigt mycket i verksamheten, exempelvis vid utformning av utbildningar och utbildning av utbildare är det dokumentet Vår syn på lärande som de utgår ifrån.
2Vår syn på lärande tar upp olika utgångspunkter och definitioner om lärande. I dokumentet sammanfattas synen på lärande:
1 Studien är avgränsad till att omfatta medarbetare på ett av de nationella försäkringscentren i landet.
2 Informationen är mottagen via telefonsamtal med en av upphovsmännen av Vår syn på lärande, HR- specialisten Anders Söderberg på huvudkontoret i Stockholm.
2. BAKGRUND
5
Lärandet sker bäst när det utgår från uttalade behov i verksamheten och medarbetarens förutsättningar.
Lärandet är en aktiv process som startar hos medarbetaren. Motivation är en förutsättning för lärande.
Lärandet ska vara varierat och flexibelt. På så sätt stärks medarbetaren i sin självbild och lärandet upplevs som positivt och utvecklande.
Lärandet pågår kontinuerligt, medvetet och omedvetet. Det sker i olika miljöer och i olika faser av yrkeslivet. Periodvis förstärks det av kompetensutvecklingsinsatser.
Människan har behov av att reflektera samt utbyta kunskap och erfarenhet tillsammans med andra. Detta ger en ökad förståelse för helhet och sammanhang, vilket ger goda förutsättningar för att överföra kunskapen till handling.
Dokumentet Vår syn på lärande utgår från en människosyn som innebär att det är viktigt att visa respekt och förståelse för varje medarbetare och dennes olika förutsättningar för lärande.
2.3 Försäkringskassans kompetensförsörjningsstrategi
Inom Försäkringskassan finns ett strategidokument som kallas Kompetensförsörjningsstrategi för Försäkringskassan (Dr 4244-2008). Målet med kompetensförsörjningsstrategin inom Försäkringskassan är att ha rätt kompetens på rätt plats och i rätt tid, detta är en förutsättning för att Försäkringskassan ska kunna fullgöra sitt uppdrag. För en verksamhet som Försäkringskassan, som genomgår ett omfattande förnyelsearbete, handlar kompetensförsörjning om att attrahera medarbetare med rätt kompetens, rekrytera genom modern och effektiv process, skapa möjligheter för utveckling på kort och lång sikt, att behålla medarbetare med rätt kompetens genom att vara en attraktiv och utvecklande arbetsplats samt att avsluta anställningen på ett professionellt sätt.
32.3.1 Att utveckla medarbetare
Den del i kompetensförsörjningsstrategin som handlar om att utveckla medarbetare innebär att genom kompetensinventering och medarbetarsamtal identifiera medarbetarnas kompetenser som kan leda till utveckling. Medarbetarsamtalet ska resultera i en individuell utvecklingsplan där individens behov och förutsättningar i förhållande till yrkesrollen identifieras och planeras. Chefer ska aktivt arbeta med återkoppling och uppföljning via medarbetarsamtal, arbetsplatsträffar och dialog om individuella mål för att öka möjligheten för Försäkringskassan att framgångsrikt få rätt kompetens på rätt plats i rätt tid. Vidare har varje medarbetare ett personligt ansvar för att vara engagerad i att främja utvecklingen av lärande i det dagliga arbetet. Kompetensutveckling i form av utbildning och handledning är också ett sätt att utveckla medarbetarna. Vad det gäller utbildning ska webbaserad utbildning med handledning vara den prioriterade formen.
3 Studien riktats in på de delar av kompetensförsörjningsstrategin som handlar om att utveckla och behålla medarbetare.
2. BAKGRUND
6 Det finns ett internt dokument inom Försäkringskassan, som är särskilt riktat till dem som ska vara handledare, som heter Att handleda – Försäkringskassans syn på handledarskapet.
Dokumentet tar upp att varje nyanställd och de som är nya inom sitt sakområde ska ges möjlighet att få en god introduktion och grundutbildning. Detta innebär bland annat att de ska få grundläggande kunskap och kännedom i Försäkringskassans olika datorbaserade verktyg och att få kunskaper inom sitt sakområde. I dokumentet presenteras en rad punkter som är grunden för en god handledning:
Varje nyanställd ska ha en handledare.
En medarbetare som byter sakområde ska ha rätt till en handledare.
Vem som är handledare ska klart och tydligt meddelas övriga på enheten.
Handledning är en relation mellan en handledare och en medarbetare. Även om handledaren kan handleda flera personer, enskilt eller i grupp, är varje handledningsrelation begränsad till två personer.
Handledning är av grundläggande betydelse för medarbetarens utveckling av kompetens för den framtida yrkesutövningen.
Handledarskapet är en mycket viktig faktor för hur väl introduktionen och grundutbildningen genomförs.
2.3.2 Att behålla medarbetare
Att behålla medarbetare med rätt kompetens är också en viktig del i att uppnå målet med kompetensförsörjningsstrategin. För att behålla medarbetare ska Försäkringskassan vara en attraktiv och utvecklande arbetsplats där ledning, chefer och medarbetare tillsammans ska vara med och skapa förutsättningar för dialog, uppmärksamhet, kraft och arbetsglädje. Det öppna kontorslandskapet är ett exempel på att skapa förutsättningar för detta. DUKA
4är ett internt dokument som används som stöd och praktisk vägledning i arbetet med att uppnå målet med en utvecklande arbetsplats. Dialog innebär att delta och visa engagemang i sin arbetsplats i exempelvis arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal. Avsnittet tar även upp vikten av kommunikation kollegor emellan genom samtal, reflektion och erfarenhetsutbyte om arbetet. Uppmärksamhet innefattar att kollegor ger återkoppling och bekräftelse till varandra, så att de ska känna sig uppskattade. Kraft handlar bland annat om att alla medarbetare ska bidra till en god arbetsmiljö genom att vara goda arbetskamrater och genom att vara delaktiga och ta ansvar. Med arbetsglädje menas trivseln och gemenskapen med arbetskamrater. Arbetsglädje innebär också att det är individen själv som ansvarar för att uppnå sina individuella mål samt att ha tillräcklig och rätt kompetens. Det ska finnas en balans där arbetet är motiverande och utmanande medan målen är realistiska och arbetskraven inte är för höga. Syftet med dokumentet är att förmedla en gemensam bild av vad en utvecklande arbetsplats inom Försäkringskassan innebär, närmare presentera de fyra kriterier som när de uppfylls ska bidra till att Försäkringskassan upplevs som en utvecklande arbetsplats samt att introducera ett verktyg och ett stöd för Försäkringskassans chefer och medarbetare i arbetet med att skapa en utvecklande arbetsplats. [6] Dokumentet visar på områden som Försäkringskassan behöver fokusera på för att skapa en utvecklande arbetsplats, dessa områden beskrivs här med en bild:
4 DUKA är en förkortning på dialog, uppmärksamhet, kraft och arbetsglädje.
2. BAKGRUND
7
Figur 2. Modell för utvecklande arbetsplats
[6]
Det huvudsakliga uppdraget utgörs av att skapa resultat och förbättra, förutsättningen att göra det innebär att en satsning på att utveckla medarbetarnas kompetens och hälsa måste realiseras. [6]
Försäkringskassan har genomfört omfattande förnyelsearbete och förändringar där fokus lagts på nya arbetssätt som ska tillgodose att verksamhetsmålet uppnås. Målet med verksamhetens kompetensförsörjningsstrategi är att ha rätt kompetens på rätt plats i rätt tid, en förutsättning för att uppnå verksamhetsmålet. För att ha rätt kompetens på rätt plats i rätt tid ska kompetensförsörjningsstrategin bland annat bidra till att utveckla och behålla medarbetare.
Detta görs genom medarbetarsamtal som ska resultera i en individuell utvecklingsplan där individens behov och förutsättningar identifieras. Återkoppling och uppföljning anses viktigt och ska ske via medarbetarsamtal och möten. Kompetensutveckling ska ske i form av utbildning och handledning. För att behålla medarbetare ska Försäkringskassan vara en utvecklande arbetsplats där ledning, chefer och medarbetare tillsammans ska vara med och skapa förutsättningar för dialog, uppmärksamhet, kraft och arbetsglädje.
55 Uppsatsen teman tar upp de delar av kompetensförsörjningsstrategin som berör utbildning, möten, handledarskapet, medarbetarsamtal, individuell utvecklingsplan samt öppet kontorslandskap, motivation och arbetskrav och hur medarbetarna upplever att de bidrar till lärande i arbetet.
4. TEORI
8 3. TIDIGARE FORSKNING
Det finns mycket teorier och forskning om lärande. Vi har här valt att lyfta fram forskningsrapporten Forskning och reflektion kring kompetens och lärande – med utgångspunkt från nio doktorsavhandlingar av Gunilla E Magnusson (2007). Rapporten bygger på en litteraturstudie av nio olika doktorsavhandlingar om kompetens och lärande. Då litteraturstudien omfattar doktorsavhandlingar inom tidsramen 1996-2007 är det relativt ny forskning inom området som tas upp. Syftet med rapporten är att:
Få fram teoretiskt underlag kring begrepp som handlar om lärande och utveckling samt bidra till reflektion och utveckling inom ett synnerligen aktuellt forskningsområde
.
(Ibid:48)Rapporten fokuserar även på att belysa olika forskares och författares syn på lärande och hur lärprocesser i organisationer kan skapas och vidareutvecklas. Magnusson (2007) redogör även i rapporten för vad författarna kommit fram till när det gäller förutsättningar och hinder för lärande i organisationer samt reflektioner och diskussion om lärande, kompetensutveckling och på vilket sätt ett organisatoriskt lärande kan ske. Detta ligger nära vårt forskningsområde då vi vill titta närmre på hur lärandet sker. Nedan kommer vi att sammanfatta vissa delar av det Magnusson tar upp. För att koppla denna tidigare forskning till denna uppsats syfte har relevanta delar plockats ut, som inte tas upp i uppsatsens teoriavsnitt.
Ett område som tas upp i rapporten är hinder för lärande. Lärandet kan påverkas negativt av mentala hinder, tidsbrist, ett allt högre tempo med ökad prestation samt bristen på motivation.
Vidare diskuteras att de mer erfarna medarbetarna använder sig av den erfarenhet som de utvecklat under lång tid. Denna implicita kunskap är svår att överföras till andra, vilket är ett hinder för lärande. (Ibid:20f)
Magnusson (Ibid:45f) tar upp att det i rapporten tydligt framkommit vikten av att avsätta tid för att prioritera reflektion som bidrar till utveckling, det vill säga att det finns tid för att analysera över arbetsuppgifter, möten, utbildning och så vidare. Lärande och utveckling måste ses som en investering, inte en kostnad i tid. För att få en stimulerande arbetsmiljö måste ledningen skapa utrymme för dialog och reflektion kring arbetsuppgifterna. Ska en förändring och utveckling ske, nås oftast bäst resultat genom att involvera samtliga berörda. Trygghet och ett utvecklingsfrämjande klimat i organisationen är också någonting som framkommit som viktigt för lärandet. Otrygga människor är mindre benägna att dela med sig av sin kunskap.
Avslutningsvis förs även en diskussion om att pensionsavgångarna kommer att utgöra ett
problem på arbetsmarknaden. För att ha en god lärandemiljö behövs ett klimat som stimulerar
utveckling och långsiktigt tänkande. Därför är kompetensförsörjning en strategiskt viktig
fråga för att organisationer ska kunna rekrytera och behålla medarbetare. (Ibid:30f) Det är just
det denna uppsats vill komma åt. Det finns mycket forskning som tar upp vikten av
kompetensförsörjning, dock tycks mycket av denna forskning utgå ifrån ledningens
perspektiv. Genom att se hur lärandet uppfattas i förhållande till
kompetensförsörjningsstrategier utifrån medarbetarens perspektiv anses denna uppsats kunna
bidra till att belysa området ur en ny synvinkel.
4. TEORI
9 4. TEORI
Nedan kommer teorier, begrepp och definitioner om kompetens, kompetensförsörjning och lärande att presenteras.
4. 1 Kompetens
Det finns många definitioner på kompetens, till exempel kan det beskrivas som ”en individs potentiella handlingsförmåga i relation till en viss uppgift, situation eller kontext” (Ellström, 1994:21). De flesta beskrivningar om kompetens tar upp att den består av olika komponenter.
Granbergs (1996:57) förklaring är att den individuella kompetensen består av kunskaper, färdigheter, vilja och tillfälle. Även Hansson (1997:69) beskriver kompetens som medvetna eller omedvetna uppnådda kunskaper och färdigheter. Även han lyfter fram förutsättningar för lärande i form av vilja och tillfälle. Genom att använda de kunskaper, färdigheter, erfarenheter, värderingar, attityder och kontaktnät som behövs kan medarbetaren lösa de uppgifter han eller hon ställs inför (Ibid:70). I denna studie kommer kompetensdefinitionen att begränsas till att omfatta vilja (motivation), kunskaper samt lärande baserat på erfarenheter.
4.1.1 Motivation
Ellström (1996:40f) presenterar Hackman och Oldhams (1980) motivationsteori som beskriver att individens inre motivation för arbete och lärande är beroende av arbetsuppgiftens karaktär. Avgörande faktorer för motivationen är till exempel arbetets mångsidighet att kunna utnyttja olika kompetenser, arbetets autonomi och återkoppling av resultat. Individuella egenskaper och attityder spelar mindre roll för individens motivation till lärande. Slutsatsen är att motivationen för lärande istället ligger i kulturen på arbetsplatsen och hur arbetet är utformat, i ett samspel med individuella förutsättningar. Även Axelsson (1997:39f) menar att motivation är en viktig del i kompetensutveckling och lärande. Den som är motiverad har också lättare för att lära och omvänt, när vi lär oss blir vi motiverade. Han betonar att arbetsglädje har betydelse för motivationen. Arbetsglädje skapas av såväl arbetsuppgiften som arbetsmiljön och arbetskamraterna.
4.1.2 Kunskaper
Sahlqvist och Jernhall (1996:14) beskriver kunskap som en ”grundläggande insikt i hur saker och ting fungerar och varför”. Ellström (1994:23f) redogör för skillnaden mellan explicit och implicit kunskap. Den explicita kunskapen kan vi med ord kommunicera till andra och kan handla om till exempel olika procedurer som består av regler och normer. Implicit kunskap, eller tyst kunskap, är kunskap som vi av logiska skäl inte kan förklara med ord. En typ av tyst kunskap är så kallad erfarenhetskunskap som handlar om ”att känna igen något”, ”att bedöma något” eller ”att se mönster”.
4.1.3 Erfarenhetsbaserat lärande
Granberg och Ohlsson (2000:34f) beskriver Kolbs (1984) teori om det erfarenhetsbaserade
lärandet där Kolbs modell (se figur 3) visar att lärandet sker i en cirkel som inbegriper konkret
erfarenhet, reflektion, abstrakt begreppsliggörande samt utformandet av ny handling vars
4. TEORI
10 konsekvenser ger nya erfarenheter. Det innebär att individen behandlar sin nyvunna erfarenhet genom att reflektera för att finna en förståelse, som resulterar i nytt vetande.
Individens erfarenhetsbaserade lärande och utveckling sker alltså genom konkreta erfarenheter. Lärcykeln utmynnar i fyra olika lärstilar; ackommodativ, divergent, assimilativ och konvergent. Varje individ lägger tyngdpunkt vid någon av dessa lärstilar beroende på till exempel tidigare erfarenhet och miljöpåverkan. Ackommodativ lärstil innebär att tyngdpunkten läggs på konkret erfarenhet och aktiv experimentering. Den divergenta lärstilen betonar konkret erfarenhet och reflekterande observation, medan den assimilativa betonar reflekterande observation och abstrakt begreppsbildning. Till sist lägger den konvergenta lärstilen tyngden på abstrakt begreppsbildning och aktiv experimentering. Om dessa lärstilar kombineras kan en högre form av lärande uppnås. (Ibid.)
Lärandet ses som en process där kunskaper skapas genom omvandling av erfarenhet, där omvandlingen sker genom reflektion (Granberg, 1996:72f). Kolb (1984:38) definierar lärande på följande vis:
Learning is the process whereby knowledge is created trough the transformation of experience.
Figur 3. Kolbs lärcykel (1984), ur Larsson (2004:36)
Även Ellström (1996:154) gör ett försök att förklara det erfarenhetsbaserade lärandet genom en handlings- och lärandecykel. Genom att experimentera och praktiskt pröva sig fram mellan olika handlingsalternativ kan ett kvalificerat lärande underlättas. Individen kan, utifrån den kunskap han eller hon besitter och genom reflektion, välja handlingsalternativ och därefter tolka konsekvenserna av sitt handlande. Erfarenhet är att lära av sina misstag och framgångar, men det är först när man reflekterar över erfarenheten som man drar nytta av den, menar även Sahlqvist och Jernhall (1997:15).
En annan som beskriver det erfarenhetsbaserade lärandet utifrån Kolbs teori är Döös (2004:
81). Hon menar att erfarenhetsbaserat lärandet sker då vi är upptagna med andra saker än att
just lära. Vi kan utföra till exempel arbetsuppgifter, samtala, lösa problem och därmed sker
lärandet inuti själva uppgiften. Hon lyfter även fram att den allt mer ökande effektiviteten
inom dagens arbeten kräver att det dras ner på onödiga initiativ och samtal, vilka har mycket
4. TEORI
11 god lärpotential. Att utföra arbetet snabbt ger kort effektivitet med mycket som blir gjort, men lite som blir lärt. Denna strävan efter effektivitet påverkar arbetsglädje och hälsa negativt. Det påverkar även att värdefullt lärande och kompetens, som är till stor nytta för att organisationen ska kunna utföra sin verksamhetsuppgift, går förlorad.
4.2 Kompetensförsörjning
Nedanstående definition om kompetensförsörjning är det som åsyftas i uppsatsen när begreppet används. Vidare belyses även vad strategisk kompetensförsörjning innebär.
Uppsatsen har utgått från Anttilas (1997:18) definition av kompetensförsörjning:
Medarbetarnas förmåga att lösa de uppgifter de ställs inför är den enskilt viktigaste faktorn för varje företags framgång och överlevnad.
Kompetensförsörjning är ett samlingsbegrepp för hur företaget utvecklar och säkerställer denna förmåga hos medarbetarna. Med andra ord: hur företaget säkerställer de kompetensmässiga förutsättningarna, för att fungera i enlighet med verksamhetsplanen.
Kompetensförsörjning handlar således om att skaffa, utveckla och behålla personal (Axelsson, 1997). Betydelsen av att arbeta strategiskt med kompetensförsörjning förtydligas här med ett citat som är skrivet i Om betydelsen av strategisk kompetensförsörjning:
Eftersom kompetens tar tid att bygga måste vi redan idag fundera över vilken kompetens vi behöver i morgon. Strategier för kompetensförsörjning är avgörande för att vara en framgångsrik myndighet och nå verksamhetens mål. De måste utvecklas parallellt med övriga strategier och ingå som en naturlig del i verksamhetsplaneringen. /.../ En strategi kan definieras som ett långsiktigt övergripande tillvägagångssätt.(Verket för förvaltningsutveckling, 2007:8)
Att arbeta strategiskt innebär därmed att i god tid planera inför framtiden.
4.3 Lärande
Då uppsatsen innefattar hur individer lär lyfts Ellströms (1994:67) definition av lärande fram:
Med lärande avses /…/ relativt varaktiga förändringar hos en individ som ett resultat av individens samspel med sin omgivning.
Innebörden av definitionen beskriver Ellström (Ibid:67) i två punkter varav den första handlar om vad som förändras hos individen, det vill säga vad som lärs. Den andra punkten handlar om hur lärandet sker. När det gäller hur lärandet sker har det tagits fasta på Ellströms (1996:150) beskrivning av teorin om ”kontextuellt” eller ”situerat” perspektiv på lärande.
Utifrån detta perspektiv ses lärandet:
Som en social process, varigenom man förvärvar eller vidareutvecklar sin yrkeskompetens som en integrerad del av utvecklingen av en yrkesroll och en yrkesmässig identitet.
I detta perspektiv betonas även vikten av ett informellt, erfarenhetsbaserat lärande genom lärlingsskap och ett aktivt deltagande i en arbetsgemenskap.
Ellström (1996:147f) menar att den största delen av det informella lärandet sker som en
sidoeffekt av andra aktiviteter och att individen inte är medveten om att han/hon lär. Dessa
aktiviteter skulle kunna vara själva görandet som Döös, Wilhelmsson och Backlund
(2001:46f) belyser som betydelsefullt för det kollektiva lärandet. Författarna sammanfattar
4. TEORI
12 kollektivt lärande där förutsättningen är att det finns en gemensam arbetsuppgift, omfattande interaktion, diskussion och dialog. Detta kan förtydligas med ett citat:
Lärande som en kollektiv process innebär att människor lär genom någon form av interaktivt och kommunikativt handlande – en lärprocess som skapar synergins mervärde, varigenom det lärda blir kvalitativt annorlunda än vad någon av de inblandade kunnat åstadkomma ensam (Döös et al., 2001:46).
Döös et al. (2001:43ff) lyfter fram värdet av att lära tillsammans, till exempel är fråga-svar- aktiviteten, där man utgör varandras nödvändiga förutsättningar, en viktig del i det kollektiva lärandet. Detta leder in på nästa avsnitt som handlar om vikten av kollektiv interaktion för lärandet.
4.3.1 Att lära tillsammans
Det finns ett flertal författare som menar att reflektion och interaktion med andra är betydelsefullt för lärandet. Nedan kommer några av dessa teorier att presenteras.
För att vi ska kunna lära baserat på våra erfarenheter förutsätts det att vi har tillräcklig kunskap för att kunna identifiera och tolka den information som erfarenheten gett oss.
Erfarenhetslärandet måste därmed stödjas med lärande genom exempelvis planerade utbildningar eller skapa möjligheter för erfarenhetsutbyte och reflektion i det dagliga arbetet.
Reflektionen innebär att granska sina handingars mål och konsekvenser. (Ellström, 1996:75) Vuxenpedagogiken understryker inte sällan betydelsen av reflektion för lärandet.
Kombinationen av reflektion och dialog, menar Granberg (1996:199), är kärnan i det kollektiva lärandet. I författarens doktorsavhandling Lärande i organisationer förklarar han att det är:
När individen reflekterar över sitt handlande och de konsekvenser som detta medför, som lärande och kunskapsutveckling sker (Granberg, 1996:74).
Han tillägger även att lärandet sker mellan människor och menar att:
Lärandet sker som en del i ett socialt sammanhang genom att andras kunskaper och erfarenheter medverkar till individens egen utveckling (Granberg 1996:81).
Lärandet kan alltså ses ske på bästa sätt när individen reflekterar över sitt handlande och tillsammans med andra utbyter kunskaper och erfarenheter. Även Döös (2005:79) lyfter fram att människor lär tillsammans och av varandra. Döös et al. (2001:48) menar att då människor ser varandra i aktion och ser konsekvenser av vad andra gör kan bidra till ett kollektivt lärande i team och arbetslag. Döös (2005:74) förklarar vidare att gemensamt kunnande skapas genom att en skicklig individ ger och får bra svar, det blir ett kollektivt lärande som byggs på en enskild skicklighet. För att lärande ska ske bör alltså görandet och reflektion tillsammans med andra sammankopplas. Reflektion och samtal har stor betydelse för lärande och utveckling men om handling läggs till samtalet skapas möjlighet att få en djupare förståelse och lärande.
4.3.2 Att organisera för lärande
Att organisera för lärande i vardagen och skapa goda förutsättningar för det kontinuerliga
arbetsflödet är enligt Döös (2005:78ff) en av de viktigaste uppgifterna för en verksamhet. Det
är ledningen och chefernas uppgift att skapa dessa förutsättningar för kompetensen i
organisationen. Olika sätt att organisera för lärande är att arrangera lärtillfällen genom
4. TEORI
13 exempelvis kurser. Det finns dock en risk att medarbetarna kommer bort från arbetets meningssammanhang och det blir en avsaknad av erfarenhetslärande. Ett annat sätt att organisera lärande är genom avsiktligt arrangerade träffar. I mötena har deltagarna, till skillnad från kurser, en nära anslutning till arbetets meningssammanhang. (Ibid.) Enligt Larsson och Löwstedt (2002) har denna typ av lärande visat sig ha stor betydelse för lärande och erfarenhetsutbyte i verksamheter.
Ett annat sätt att organisera för lärande är att se till så att arbetsuppgifterna är utformade på ett sätt som gynnar lärandet. Ellström (1996:70f) menar att då är graden av komplexitet och i vilken utsträckning medarbetaren har kontroll över sitt arbete av betydelse. Den viktigaste egenskapen hos arbetsuppgiften är att det inte ställs alltför höga krav på medarbetarens förmåga att klara av uppgiften, samtidigt som den måste innebära något av en utmaning.
Uppgiften kan upplevas som alltför enformig om den inte är tillräckligt komplex, är det
däremot en alltför hög grad av komplexitet kan det leda till försämrad prestation och stress.
5. METOD
14 5. METOD
I detta metodavsnitt kommer vetenskaplig ansats, den kvalitativa forskningsprocessen, fokusgruppen, urval, tillvägagångssätt och metoddiskussion samt analysmetod att presenteras.
5.1 Vetenskaplig ansats
För att få reda på hur medarbetarna upplever att strategierna för kompetensförsörjning bidrar till lärande i arbetet, måste val av metod övervägas. Vid val av forskningsmetod är det viktigt för forskaren att se till vilken metod som är bäst lämpad för uppgiften (Denscombe 2000:101). Med tanke på uppsatsens syfte och frågeställning är det kvalitativ datainsamling som vi anser är det mest lämpade valet för att samla in det empiriska materialet. Denna ansats präglas av att man går in på djupet istället för bredden och beskriver helheten av det sammanhang som detta inryms i, vilket är det uppsatsen vill åstadkomma (Holme & Solvang 1991:95). Ansatsen innebär även att få en gemensam förståelse över hur respondenterna upplever fenomenet som undersöks, att fånga enskilda deltagare och dess speciella livssituation (Kvale 1997:49f). Om man ska förstå den situation som individer, grupper eller organisationer befinner sig i så måste man försöka se deras enskilda perspektiv, vilket även innebär att resultatet inte kommer att vara generaliserbart över det nationella försäkringscentret, utan det är endast respondenternas upplevelser som ligger till grund för uppsatsens slutsatser (Holme & Solvang 1991:90ff).
5.1.1 Den kvalitativa forskningsprocessen
Forskarens uppgift är att se tillvaron från deltagarnas perspektiv. Sedan växla detta inre och yttre perspektiv för att förstå och förklara. Resultatet kommer fram genom ständig växelverkan mellan teori och empiri och mellan forskare och medverkande respondenter (Holme, Solvang 1991:100ff). Enligt Trost (1997) är det insamlade materialet intressant först när det tolkas mot ett teoretiskt perspektiv, vilket görs i analysavsnittet. Den kvalitativa forskningsprocessen förklaras av Holme och Solvang (1991:103) med en modell av två hermeneutiska cirklar, vilken den ena utgör den förförståelse och den andra cirkeln de fördomar som forskaren tar med sig in i undersökningen. Dessa utgörs bland annat av forskarens erfarenheter, utbildning, arbete och de grundande subjektiva uppfattningar kring det fenomen som ska undersökas, vilka är omöjliga att frigöra sig ifrån. De är uttryck för det växelspel som finns mellan forskare och undersökta enheter. Nedan kommer de två cirklarna att beskrivas och hur förförståelsen och fördomarna konkret har bemötts i denna uppsats tas sedan upp i avsnittet tillvägagångssätt.
Den kognitiva cirkeln
Den kognitiva cirkeln har sin utgångspunkt i förförståelsen, där arbetet tar sin början, där idéer uppkommer och där syftet med uppsatsen arbetas fram. Det kan även kännetecknas av sökande, där möte med undersökningsenhet skapar fler intressanta och grundläggande element vilket ger bättre grund till uppsatsen frågeställning. Efter syftet är klart ska det strävas efter att få så fullständig bild som möjligt om hur de undersökta upplever sin situation.
Informationen man får är oftast ostrukturerad och oorganiserad. I oarbetad form är det man
ser oftast inte översiktligt. Genom strukturering av insamlad data tolkas de undersöktas
utsagor för att sedan prövas mot teori. Forskarens tolkning ställs hela tiden i relation till de
undersöktas upplevelser. (Holme & Solvang 1991:103f)
5. METOD
15 Den normativa cirkeln
Den normativa cirkeln har sin utgångspunkt i socialt grundade fördomar av olika slag. De präglas av de värderingar man själv har och de som finns i den miljö man lever i. I forskningsprocessen möts forskarens uppfattningar med de undersöktas. Om det ska bli ett lyckat möte måste man vara kritisk mot sina egna värderingar och var öppen och inte leta efter sådant som bekräftar ens egna fördomar. Det är viktigt att vara försiktig med fördomar då de kan få tydliga konsekvenser i resultatet. Växelspelet mellan forskare och undersökningsenhet återkommer här. (Holme & Solvang 1991: 106)
Dessa cirklar fungerar som styrande faktorer på de tolkningar som blir slutresultatet av hela processen. De utgör två olika kvalitativa delar av processen men påverkar varandra ömsesidigt hel tiden. Det sker ständig växelverkan mellan kognitivt och normativt element och forskare och undersökningsenhet där målet är bättre kunskap. Det hela mynnar ut i en slutprodukt av denna sociala process och forskarens tolkning av den. (Ibid.)
5.2 Fokusgruppen
För att fånga den enskildes perspektiv finns flera kvalitativa metoder att välja mellan. Det är viktigt att ta fasta på undersökningens syfte och graden av standardisering, strukturering och dialog när det gäller frågor och svar (Esaiasson, Gilljam, Oscarsson & Wängnerud 2002:253).
Eftersom uppsatsens syfte är att undersöka medarbetarnas upplevelser har fokusgrupper som metod valts. Detta för att nå en så fullständig bild som möjligt om hur de undersökta upplever sin situation, som Holme och Solvang (1991:103f) lyfter fram i den kognitiva cirkeln.
Morgans (1996) definition i svensk översättning enligt Wibeck (2000:23) lyder:
Fokusgrupper är en forskningsteknik där data samlas in genom gruppinteraktion runt ett ämne som bestäms av forskaren.
Fokusgruppmetoden ger det djup och den kontext som forskaren behöver för att fördjupa sig i sin förståelse av vad som ligger bakom människors tankar och erfarenheter. Den ger även upphov till tolkning och därigenom till förståelse av varför saker är som de är, och hur det kom att bli så. Dessutom har fokusgrupper en speciell styrka genom att deltagarna uppmuntras att dela med sig sina tankar och erfarenheter och jämföra dessa sinsemellan.
Fokusgruppsdiskussion kan därför sägas ge mer än summan av separata intervjuer. (Wibeck, 2000:127) Data man får fram vid en fokusgrupp visar hur deltagarna tillsammans tänker kring ett visst fenomen. Fokusgrupper ger inte möjlighet att generalisera resultatet utan handlar om att kartlägga förekomsten av olika tankekategorier och öka förståelsen för olika resonemang.
Fokusgrupper är även mycket användbara för att generera idéer. (Esaiasson et al., 2000:346f) Då uppsatsen syftar till att få en ökad förståelse kring respondenternas upplevelser anses fokusgrupper vara en bra metod för att komma åt detta.
5.3 Urval
Studien är avgränsad till att omfatta medarbetare på ett av de nationella försäkringscentren i Sverige. Urvalet av respondenter är medarbetare från fyra olika avdelningar på försäkringscentrat. Utifrån undersökningens hermeneutiska ansats gjordes ett bekvämlighetsurval med frivilliga deltagare som ville delta i fokusgrupperna (Trost, 2001:30).
Med hjälp av en enhetschef presenterades vi för medarbetarna och han frågade runt vilka som
ville ställa upp och vara med i en fokusgrupp. Vi fick ihop 17 frivilliga deltagare till
fokusgrupperna, som genomfördes vid fyra olika tillfällen. Det är betydelsefullt att som
5. METOD
16 forskare tänka på att gruppen inte får inte vara för liten men heller inte för stor då det kan bildas subgrupper. Enligt Esaiasson et al.
(2000:348) är det en tumregel att vara fyra till sex personer, vilket denna undersökning höll sig till då det vid varje fokusgrupptillfälle var fyra till fem respondenter som deltog.
5.4 Tillvägagångssätt och metoddiskussion
I det här avsnittet kommer uppsatsens tillvägagångssätt framföras men även hur de etiska aspekterna och hur frågor kring validitet och reliabilitet har bemötts.
För att få en god förförståelse som är utgångspunkten i den kognitiva cirkeln är inledningen av uppsatsens arbete viktigt (Holme & Solvang, 1992:103f). Arbetet inleddes med en litteraturöversikt för få en djupare och bredare förståelse över ämnet och försöka fastställa existerande kunskap inom forskningsområdet (Denscombe 2006:187). Vi ville få en ökad förståelse och kunskap om Försäkringskassan, därför söktes information via organisationens hemsida, årsredovisning samt i statens offentliga utredningar. För att få en inblick över ledningens arbete med strategisk kompetensförsörjning utfördes inledande möte med en enhetschef på Försäkringskassan och telefonsamtal med HR personal på huvudkontoret i Stockholm. Det gavs även tillgång till interna styrdokument för att få en bättre bild över deras strategiska kompetensförsörjningsarbete. (Holme & Solvang, 1991:103f) Denscombe (2006:187) menar att skriftliga källor även kan få en central roll i undersökningen, vilket ett antal interna dokument från organisationen kom att få. För att få en ökad förförståelse för kompetensförsörjningsstrategierna som uppsatsens syfte grundar sig i var det en nödvändighet att ta del av interna dokument. Dessa har även valts att ligga till grund för bakgrundbeskrivningen av Försäkringskassan och deras strategier för kompetensförsörjning, samt att uppsatsens intervjuguide har baserats på dokumenten. Studien har fokuserats på de delar av strategin som handlar om att utveckla och behålla medarbetare.
Med fokusgrupp avser Wibeck (2000:26) en gruppdiskussion som är arrangerad av forskaren och är mer eller mindre strukturerad. I denna studie är den semistrukturerade gruppdiskussionen vald. Med semistrukturerad menas att vilken information som i undersökningen blir viktig är beroende av informationskällan. Insamlingen av informationen är anpassad efter deltagarens egen situation under former som ska vara så nära det vardagliga samtalet som möjligt. För att få en hög validitet och reliabilitet menar Esaiasson et al.
(2000:348) att genomförandet av samtalen bör utföras på en plats välbekant för deltagarna och genom att ha så likartade förhållande som möjlig för alla grupper. Ett lagom stort mötesrum som alla var bekanta med valdes för att alla skulle känna sig bekväma och avslappnade. Det bjöds även på fika för att skapa en så trivsam och avslappnad miljö som möjligt. Esaiasson et al. (2000:348) menar även att samtalsledare bör undvika en ordförandeplats vilket kan hämma gruppens spontana samtal, valet blev därför att inta en neutral plats mellan deltagarna runt bordet.
Den semistrukturerade intervjun ger även möjlighet att avvika från mallen när följdfrågor
uppkommer och den ger utrymme för medverkande att utveckla och reflektera kring sina
tankar (Denscombe 2006:135). Moderatorns roll är att vara tillbakadragen och ge utrymme åt
deltagarna att samtala med varandra snarare än med moderatorn, men att moderatorn har
möjlighet att ställa frågor och hålla samtalet inom fenomenets ramar. Fenomenet i denna
studie är hur medarbetarna upplever att strategier för kompetensförsörjning bidrar till lärande
i arbetet, vilket innebär att intervjufrågor som förberetts i en intervjuguide har fokuserat kring
detta fenomen. Intervjuguiden är även ett hjälpmedel för reliabiliteten, att undersökningen ska
bli stabil och få en hög tillförlitlighet genom att i alla fyra fokusgrupperna tas samma frågor
5. METOD
17 upp och ställs på samma sätt. (Kvale, 1997:215) Intervjuguiden delades upp i teman efter de delar av Försäkringskassans kompetensförsörjningsstrategier som valts, vilka är utbildningar, möten, medarbetarsamtal, individuell utvecklingsplan, handledare samt öppet kontorslandskap, motivation och arbetskrav (se bilaga 1). Vid semistrukturerade intervjuer är det möjligt att avvika från mallen, vilket bidrar till att situationen inte blir exakt likadan vid varje intervju. Dock skapar intervjuguiden förutsättningar för ökad tillförlitlighet, där öppna frågor ger utrymme för att komma närmre de undersöktas upplevelser som är syftet med undersökningen. Detta i sig ökar validiteten, som innebär i hur stor grad undersökningen mäter det som avser att mätas. (Kvale, 1997:215) Även om samtalen utvecklas åt olika håll inom ramen av det som undersöks är det ändå just respondenternas tankar och upplevelser som undersökningen vill komma åt.
För att ha möjlighet att få med allt som sades under fokusgruppmötena och underlätta dokumentationen valdes det att banda samtalen. Ljudinspelning kan göra medverkande nervösa och inte lika villiga att öppna upp. Det är viktigt att tänka på de etiska aspekterna i en undersökning som denna. Det förklarades att samtalen skedde konfidentiellt och inte skulle lyssnas på av någon annan än dem som var involverade i uppsatsens arbete och att det var ett centralt etiskt hjälpmedel för att få fram ett rättvist och tillförlitligt resultat vid textanalysen (Kvale, 1997:105). Det samtycke som Kvale (1997:107) anser är något av de etiska riktlinjer som bör följas gavs av alla medverkande respondenter. Intervjuerna hölls bakom stängda dörrar, vilket skyddade respondenternas åsikter under intervjutillfället. Vidare nämns inte respondenternas namn i uppsatsen, vilket stärker etiska aspekten om konfidentialitet. Vid genomförandet var det en av oss som agerade moderator och den andra observerade, antecknade och vid behov ställde frågor för att få klargörande vid vissa otydliga uttalanden.
Genom att ställa följdfrågor för att klargöra att uttalanden uppfattas rätt stärks validiteten ytterligare (Kvale, 1997:214). Viktigt som moderator och samtalsledare är att vara medveten om att man handskas med gruppdynamiska aspekter, det måste finnas en uppmärksamhet på negativt gruppbeteende exempelvis när någon dominerar eller att det utvecklas normer för vad som kan sägas och inte (Esaiasson et al. 2000:349). Detta tacklades genom lyhördhet och ibland riktades frågor till någon som inte uttalat sig lika mycket som andra.
Författarna av denna uppsats har olika utgångspunkter när det gäller fördomar och förförståelse, som tas upp i den hermeneutiska forskningsprocessen (Holme och Solvang, 1991:103f). Detta är någonting som ständigt har försökt beaktas genom hela uppsatsens genomförande. En av författarna har en mer ingående förförståelse för verksamheten genom sin anställning inom organisationen. För att denna förförståelse inte ska påverka resultatet har åtgärder vidtagits. Exempelvis har denne inte varit moderator vid fokusgrupperna. En medvetenhet finns om att det är vi som forskare som tolkar materialet och förförståelsen kommer aldrig att helt kunna undvikas. Dock har det under tolkningen av resultatet hela tiden tagits i beaktning att ingå en så objektiv roll som möjligt och inte låta förförståelsen styra allt för mycket.
5.5 Analysmetod
För att få fram ett resultat utifrån de fyra fokusgrupperna, transkriberades först intervjuerna
där information och citat som var relevanta för uppsatsens syfte skrevs ner från varje
fokusgrupp. Vidare skrevs detta ihop till en sammanhängande text med respondenternas
uttalande från alla fokusgrupper. Kvale (1997:174) kallar denna metod som användes att
sammanställa intervjumaterialet för meningskoncentrering. I tematiseringen valdes det att
följa intervjuguiden. För att få med alla delar av resultatet i analysarbetet analyserades
resultatet utifrån resultatets disposition. Vid denna analys användes en metod som kallas
5. METOD
18 meningstolkning för att få till en djupare tolkning av resultatet. Kvale (Ibid:175f) menar att genom meningstolkning så kan tolkningen rekontextualiseras av uttalandena med hjälp av en teori. De teorier om kompetens och lärande som valts ut användes för att sätta in resultatet i en kontext och det är först i kontexten som resultatet får en mening. Vidare för att få ytterligare en djupare mening av den sammanställda analysen gjordes kategoriseringar för att tydliggöra hur medarbetarna upplever att strategierna för kompetensförsörjning bidrar till lärande i arbetet. Kategoriseringen utfördes genom att skriva ut analysen på papper och fysiskt klippa ut de olika styckena ur analystexten för att urskilja betydelsen av innehållet.
Tillslut urskiljdes fyra stycken kategorier som svarade på uppsatsens frågeställning. Genom
att varva analysarbetet med olika tekniker för att nå en djupare tolkning av resultatet och
analysen har en analysmetod, som Kvale (Ibid:184) benämner är att skapa mening ad hoc,
använts.
6. RESULTAT
19 6. RESULTAT
Nedan kommer ett sammanställt resultat utifrån de fyra fokusgrupperna att presenteras.
Resultatet presenteras efter rubriker som utgår ifrån delar i Försäkringskassans kompetensförsörjningsstrategi. Uppdelningen är gjord efter rubrikerna utbildning, handledare/kollegor, möten, medarbetarsamtal/individuell utvecklingsplan samt öppet kontorslandskap, motivation och arbetskrav. Dessa rubriker återfinns även i vår intervjuguide (se bilaga 1).
6.1 Utbildning
Från cirka ett och ett halvt år tillbaka har det skett nyrekryteringar inom Försäkringskassan.
De nyanställda respondenterna har kommit in i organisationen vid olika tidpunkter under denna tid. En grupp av respondenterna har jobbat länge inom organisationen men har inom de senaste åren bytt sakområde. Ytterligare respondenter har arbetat med sitt sakområde och varit anställda inom organisationen en längre tid.
Alla respondenter har i olika skeden genomgått både webbaserade - och lärarledda utbildningar som kallas steg 1, 2 och 3. Dessa utbildningar är relativt nya i organisationen.
Steg 1 är en webbaserad introduktionsutbildning med information som de får via datorn med efterföljande frågor som de ska svara på. Steg 2 och 3 av utbildningarna är lärarledda.
Det var blandade åsikter kring den webbaserade utbildningen men de flesta respondenter uttryckte att de kände att den webbaserade utbildningen inte gav särskilt mycket, eftersom de gick igenom den för fort, den upplevdes forcerad. De som var nya och inte kände till begreppen klickade bara igenom utbildningen utan reflektion. En av respondenterna sa att det egentligen ska ta en vecka att gå igenom utbildningen, men de gjorde den på fyra timmar. En respondent tyckte att det var mycket man var tvungen att läsa vid sidan av den webbaserade utbildningen, det var mycket information som var svår att ta in. Dessutom upplevde respondenten att det inte fanns någon tid att läsa igenom dessa dokument.
Man gick igenom det så fort som möjligt, då hinner man inte riktigt reflektera över det som är värt att ta in.
Jag är inte heller förtjust i den webbaserade, alltså man känner hela tiden den här pressen att man måste forcera, att det ska gå snabbt det hinner inte sätta sig ordentligt.
De uppfattade att informationen i utbildningen var viktig, men de nya hade svårt att veta vad de skulle relatera den till. En respondent som varit anställd inom Försäkringskassan en längre tid tog till sig informationen i den webbaserade utbildningen bättre än de nya, eftersom hon förstod alla begrepp. Flera ansåg att det skulle ha varit bättre om man hade fått mer tid och haft tillgång till en handledare när den webbaserade utbildningen utfördes. En respondent menade att den webbaserade utbildningen inte gav någon information om hur man praktiskt skulle gå till väga i arbetet, vilket flera av respondenterna uttryckte att de eftersökte.
Lite för mycket teori och lite för lite hur man ska göra praktiskt.
Av de nyanställda och de som bytt inriktning var det en del som fick genomgå steg 2
utbildningen en månad efter steg 1, några andra efter cirka tre månader och ett fåtal efter fem
månader. Även de som har arbetat med sitt sakområde en längre tid har genomgått
utbildningarna. Det fanns alltså en tydlig skillnad i hur respondenterna fått genomgå den
6. RESULTAT
20 lärarledda steg 2 utbildningen inom sitt sakområde beroende på när de kommit in i organisationen. De flesta av respondenterna upplevde att de fick steg 2 utbildningen alldeles för tidigt eftersom de inte hunnit sätta sig in i arbetet.
Vi hade inte hunnit komma in i arbetet tillräckligt, vi hade behövt handlägga lite mer för att man skulle få hela bilden.
Det upplevdes att informationen var viktigt men av några av respondenterna kändes inte informationen relevant i det utvecklingsskede som de befann sig i just då. En annan respondent upplevde att det blev för lång tid mellan utbildningens all information som gavs tills det skede som kunskapen kom till användning i arbetet. Flera av respondenterna upplevde att det i de lärarledda utbildningarna var väldigt mycket information att ta till sig på en gång.
Respondenten ville hellre sprida ut utbildningen under en längre tid och lära sig ett moment i taget.
Det behöver inte vara en sådan bred bild, att man måste lära sig allt på en gång, hellre lite i taget.
Förstår man inte så kopplar man liksom av.
De respondenter som upplevde att de tog till sig steg 2 utbildningen på ett bättre sätt hade fått möjlighet att arbeta med handläggningen en längre tid. Men det fanns även någon respondent som upplevde att den fick vänta alldeles för länge till steg 2, vilket var fem månader.
Respondenten uttryckte sig då vara väl förberedd för utbildningen och den blev mer en bekräftelse på att arbetet utfördes korrekt än att det tillfördes något nytt. Ytterligare respondenter som arbetat med sitt sakområde en längre tid och fick steg 2 utbildningen i ett sent skede upplevde även de att utbildningen var en repetition av redan befintlig kunskap, vilket fungerade som en bekräftelse på att de lärt sig rätt.
Då hade jag ändå hunnit med att arbeta med det ett tag så man förstod ju på ett helt annat vis än om man hade kommit och varit rätt så grön. Den utbildningen blir ju liksom bortkastad om man inte har jobbat med det.
Många respondenter var överens om att det bästa sättet att lära är att efter att de fått väsentlig information praktiskt få arbeta och pröva själv, att själv sitta och tänka, känna, skriva och testa. Gruppen är överens om att det är bra att få den grundläggande informationen först, men att det är sedan när de får sitta själva och pröva sig fram som de tar till sig den nya informationen.
Det är bra att man varvar det tycker jag. Att man skaffar sig baskunskapen först.
När man sitter och jobbar med det själv, det är då man snappar upp det och gör misstagen och det är dem man lär sig av.
Jag har svårt för när någon står och pekar vad jag ska göra, men får jag knappa själv så kommer jag ihåg stegen hur jag ska göra. Det blir något fotografiskt minne.
Gör jag det x-antal gånger, sedan kommer jag ihåg det.
6.2 Handledare/kollegor
Resultatet visar tydligt att respondenterna saknar att ha en uttalad och tillgänglig handledare i närheten som de kan fråga. Många upplever att det är jobbigt att ständigt störa kollegor med frågor och att det hade känts tryggare att ha en uttalad handledare.
Frågar man många kan man känna att man är lite besvärlig.
