Dnr:
Förslag på arbetsmodell för lokalresursplanering och servicetjänster.
Framtaget av FM Konsulterna tillsammans med Fastighetschefen.
Arbetsmodell för lokalresursplanering och servicetjänster
FM Konsulterna AB Göteborg
2013-10-08
Figur 1. Process för att ta fram en lokalresursplan med tillhörande ingångs- och möjliga utgångsvärden.
0.Inledning
Denna arbetsmodell för lokalresursplanering är en del i Moras kommuns arbetssätt för att tillgodose kommunens försörjning av lokaler och servicetjänster. Arbetsmodellen utgår från
”Styrdokument för lokalförsörjningen i Mora kommun” samt följer de principer för ekonomisk redovisning och investeringsrutiner som kommunen har beslutat om.
Ansvaret för att lokalresursplaneringen genomförs är ytterst kommunstyrelsen som också anger riktlinjer för arbetet samt följer upp resultatet. Lokalresursplaneringen är en del i det årliga planeringsarbetet för kommunens budget.
1. Lokalresursplanering
Målet är att kommunen ska ha en ändamålsenlig, attraktiv och säker verksamhetsmiljö som bidrar till hög produktivitet, minsta möjliga miljö och klimatpåverkan samt optimala kostnader. För att nå målet krävs en regelbunden och systematisk lokalresursplanering.
Med lokalresursplanering menas att det finns en strukturerad process för att samordna verksamheternas planering med planeringen av lokalförsörjningen, servicetjänsterna, kommunens ekonomi och miljöarbete. Planeringsarbetet kan delas in i två huvudprocesser, strategisk lokalresursplanering samt lokalprojekt och andra utredningar. Den strategiska lokalresursplaneringen genomförs regelbundet och innebär att olika behov och önskemål om lokaler identifieras, prioriteras och värderas mot kommunens totala lokalanvändning, ekonomi och miljöpåverkan. Lokalprojekten syftar till att lösa specifika lokalbehov, t ex behov av fler förskoleplatser eller idrottsanläggningar. Resultatet av planeringsarbetet dokumenteras i en lokalresursplan som också utgör underlag för budgetarbetet.
2.1 Lokalresursplanen
Lokalresursplanen utgör navet i planeringsarbetet och arbetsprocessen. I lokalresursplanen finns prognoser för framtida lokalbehov samt planerade och beslutade förändringar
lokalbeståndet. Underlag för planeringsarbetet och revisionerna hämtas från kommunens visioner och mål, fysiska planer, verksamhetsplaner, föregående års lokalresursplan, investeringsplaner och interna överenskommelser. Resultatet av revisionerna och
samplaneringen dokumenteras i en lokalresursplan som utgör underlag för kommunens övriga planering och kan leda till bland annat service- och lokalprojekt, verksamhetsförändringar,
Dnr:
anskaffningar med mera, se figur 1.
2.2 Arbetsprocess för upprättande av lokalresursplanen och koppling till övrig kommunal planering
Upprättandet av lokalresursplanen sträcker sig över året och beröra flertalet parter inom kommunen. Figur 2 visar beståndsdelarna och arbetsprocessen för service- och
lokalresursplaneringen. Från att fakta samlas in, till analys, samplanering, eventuella utredningar och slutligen ett beslut om en lokalresursplan.
Till vänster i bild framgår aktörerna och i vilket processteg de medverkar. Processen följer kommunens tidsplan för budget och investeringsplanering. Nedan följer en mer detaljerad beskrivning av processens tio steg. Aktörerna och deras ansvar presenteras i avsnitt 3.
Organisation och arbetsfördelning.
Figur 2. Illustration av steg 1-10 i arbetsprocessen för upprättande av lokalresursplan. Arbetsprocessen ska integreras medårshjulet för kommunplan och budget. Förslag till lokalförändringar i lokalresursplanen fastställs i kommunplanen och investeringsbudgeten.
Medverkande parter
Steg 1. Faktainsamling
Planeringsarbetet inleds med att lokalresursplaneraren samlar in uppgifter och underlag för revidering av lokalresursplanen. Nyttjande förvaltningar och Tekniska förvaltningen medverkar i faktainsamlingen. Nämnderna har en dialog med verksamheterna där verksamheterna önskar resurser. En dialog med nämnderna utmynnar i ett förslag till uppdrag för förvaltningar och verksamheter att arbeta vidare med i lokalberedningen utifrån verksamhetsplan, budget med mera.
Från ledningen - Visioner och mål
Från ledningen inhämtas uppgifter om kommunens mål och visioner om organisationens
utveckling i stort, förändringar när det gäller mål och inriktning, organisationsförändringar eller annat som kan komma att påverka behovet av lokalresurser. Vidare inhämtas uppgifter om den ekonomiska utvecklingen, budgetprognoser samt prioriteringen mellan lokalresurser och andra produktionsresurser.
Från samhällsplaneringen - Fysiska planer
Uppgifter samlas in från kommunens fysiska planer; detaljplaner, bostadsbyggande,
utbyggnadsområden, infrastrukturen och andra faktorer som påverkar den fysiska strukturen de närmaste 3, 5 och 10 åren.
Från verksamheterna - Verksamhetsplaner
Från de primära verksamheterna inhämtas uppgifter om verksamhetens innehåll, omfattning, volymer samt behov av lokaler och servicetjänster. Vidare inhämtas uppgifter om nuvarande lokalanvändning och lokalernas lämplighet. Exempel på uppgifter:
Befolkningsprognoser
Verksamhetens omfattning och volymer, t ex antal elever, anställda, vårdplatser, besökare eller ärenden
Planerade förändringar i verksamheten
Behov av lokalfunktioner, t ex lokaler för undervisning, vård, kontor, förråd, verkstäder eller garage
Kvalitetskrav, t ex krav på tillgänglighet, läge, flexibilitet, ostördhet eller slitstyrka
Antal timmar per dag som lokalerna används och mellan vilka tider
Lokalanvändningskostnader och verksamhetskostnader
Miljökrav
Från tekniska förvaltningen - Underhålls- och investeringsplaner Från Tekniska förvaltningen inhämtas bl a följande uppgifter.
Tillgängliga egna och inhyrda lokaler
Hyreskontraktens löptider
Lokalernas fördelning på interna och externa nyttjare
Vakanser och lediga lokaler
Fördelning mellan olika byggnads- eller lokaltyper, t ex kontor, skolor, garage, förråd, verkstäder eller vårdcentraler
Kostnader per kvm per byggnadstyp eller lokaltyp
Bruttoarea (BRA) och lokalarea (LOA) per byggnad
Planerade investeringar och underhållsåtgärder
Dnr:
Övriga underlag
Föregående års lokalresursplan
Lokalrevisioner
Lokalprojekt och andra utredningar
Steg 2. Analys och förslag till åtgärder
Med hjälp av det insamlade materialet analyseras bl a:
Målen för lokalförsörjningen
Nya och förändrade lokalbehov
Förväntat över- och underskott på lokaler
Behov av lokalförändringar
Behov av åtgärder för att öka effektiviteten och minska kostnaderna
Lokalkostnadernas utveckling
Steg 3. Lokalrevision
Vid behov genomförs fördjupade analyser i form av lokalrevisioner. Lokalrevisioner kan
antingen inleda planeringen eller vara ett resultat från ett beslut i lokalresursplanen. Syftet med lokalrevisionen är att skaffa sig ett totalgrepp om kommunens lokalanvändning och framtida lokalbehov, lokalkostnader och behov av åtgärder för att anpassa, förbättra och effektivisera lokalerna och lokalanvändningen. Lokalrevisionen kan göras på hela eller delar av
lokalbeståndet per objektsnivå. Löpande kan det vara aktuellt att enbart uppdatera vissa uppgifter. Ibland görs en större och djupare lokalrevision.
Steg 4 – 5. Samplanering
Samplaneringen innebär att olika behov och önskemål om lokaler samordnas, värderas och prioriteras. I samplaneringen beslutas vilka omflyttningar, ombyggnader, avvecklingar och andra lokalprojekt som ska genomföras. Huvuduppgiften är att skapa överblick över och mellan de olika verksamheterna samt besluta om åtgärder för att uppnå effektiviseringar i
lokalbeståndet som också stödjer lokalanvändarna i deras verksamhet. Även mindre utredningar kan göras för att se om det är aktuellt med lokalprojekt (se vidare nedan). I
samplaneringen ska lokalbanken fungera som en resurs för att på ett överskådligt sätt tydliggöra vilka lokalbehov som kan tillgodoses inom befintligt bestånd. Samtidigt kan lokalöverskott lyftas från verksamheten och inte belasta dess budget i väntan på vidare beslut.
Dialog och samplanering i lokalberedningen (4)
Samplaneringen görs i lokalberedningsgruppen som bereder förslag till lokalstyrgruppen som fattar beslut om föreslagna åtgärder vilka sammanställs i lokalresursplanen. Det kan exempelvis vara anskaffnings och avvecklingsförslag eller förslag till lokalprojekt och utredningar.
Lokalberedningen gör en samlad analys och värdering av redovisade behov och förslag till åtgärder. Den prövar också om det finns flera behov som kan samordnas i en gemensam lokallösning. Samplanering omfattar ett antal planeringsmöten med mellanliggande
utredningsarbete. För att få mer underlag för samplaneringen kan lokalberedningsgruppen besluta om lokalrevisioner, behovsutredningar, förstudier förutsatt att finansieringen är ordnad.
Dialog och samplanering i lokalstyrgruppen samt med nämnderna och den politiska styrgruppen(5)
Större frågor redovisas av lokalberedningen för lokalstyrgruppen som gör en samlad analys och värdering av föreslagna åtgärder. Lokalstyrgruppen fattar beslut angående lokalresursplanen och har även möjlighet att besluta om utredningar och lokalprojekt som genomförs under ledning av lokalresursplaneraren.
Tydliggör hur kontakten med nämnder och budgetprocess ska gå till. Exempelvis: Nämnderna lämnar förslag till verksamheten och lokalstyrgruppen om visioner, mål och andra förslag som leder till ett förändrat lokalbehov. En dialog förs mellan nämnden och verksamheten om konsekvenser och prioriteringar. Nämnderna lämnar i april ett ramförslag. Verksamheterna lämnar en
konsekvensbeskrivning på det lämnade ramförslaget. I samplaneringen vägs de olika nämnderna och verksamheternas förslag samman och prioriteras i dialog med budgetberedningen. Det resulterar i ett förslag till lokalresursplan.
