Ändrat arbetsinnehåll

Vad som blir tydligt från innehållet i empirin är att arbetsinnehållet för HR-anställda har påverkats på varierande sätt i samband med covid-19. HR-avdelningens roll under hanteringen av covid-19 är olika central inom organisationer, vilket kan speglas i omfattningen av arbete som de fått behandla. Respondenterna berättar om den omprioritering av arbetsuppgifter som skett i många fall, ett upplevt behov av att HR-anställda måste hålla sig uppdaterade gällande den senaste informationen och hur hanteringen av pandemin ökat deras arbetsbelastning.

Omprioritering av arbetsuppgifter

Några av de HR-anställda upplever inga tydliga förändringar gällande deras arbetsinnehåll. Respondenten från Kommun A menar att det i stort sett är samma arbetsuppgifter och att den skillnaden som finns berör sättet att arbeta. Liknande upplevelse finns hos respondent 1 inom Privat finans som berättar:

Inga stora skillnader … Vi har ju naturligtvis fokuserat på att stötta våra chefer, hur ska de bli ledare när de leder på distans till exempel. Men det är ju ändå samma funktion, i att coacha och hjälpa chefer. Att utbilda våra medarbetare. Det är bara ändrade verktyg eller former.

27 Det finns en gemensam uppfattning hos de HR-anställda som upplever att arbetet på ett eller annat sätt har påverkats till en följd av covid-19. Att behöva hantera strategiska eller operativa delar kopplat till pandemin uppfattas vara vanligt förekommande för respondenterna. Privat telekommunikation håller med om den beskrivningen och förklarar “hälsa och säkerhet [går] först för våra medarbetare … man la undan allt annat och prioriterade om”. De olika HR-funktionernas roll och hantering av arbetet påverkat av covid-19 kan uppfattas ge inblick i vilket ansvar de burit inom organisationen. Respondenten från Privat medlemsorganisation beskriver att HR-avdelningens arbete under pandemin inneburit mycket med både bemanning, arbetsmiljö och arbetsrätt men även de praktiska delarna runt dem som skulle arbeta hemifrån. Respondenten från Privat sportutveckling beskriver att det har varit mycket hanteringen av vardagliga aspekter kopplat till pandemin. Ett exempel som nämns är att de tidigt definierade hur medarbetarna ska agera och vad som gäller om någon anhörig skulle bli sjuk, men förtydligar att detta behövt justeras och utvecklas med tiden. Liknande upplevelse beskrivs av respondenten från Privat industri som speglar en aktiv och mångsidig roll under covid-19:

Vi har en HRC specialist som jobbar med säkerhet och miljö och vi drog tag i [hantering] … det var mycket fokus på det. Jag fick släppa annat och fokusera på det här … Det var väl mest det att mycket jobb blev att beställa klistermärken till golven, har vi ordentligt med handsprit, göra nya rutiner för förrådet, se till att minimera att vi inte besökte varandras avdelningar mer än nödvändigt.

Andra verksamma inom HR-yrket har stundtals arbetat mer koncentrerade på att säkra upp med personal genom att arbeta med planering och hantering av bemanningen inom organisationen. Respondent 1 från Kommun B arbetade med bemanningsstaber som skulle kallas in om verksamheter drabbades av sjukdom och berättar ”då gjorde vi en ganska stor planering inför det. Och det är alltifrån planering för hur ska vi flytta personal utifrån olika pandemiplaner, till hur ska man praktiskt göra det i våra stödsystem”. Respondenten från Offentlig sjukvård speglar hur det har sett ut hos dem när de i överenskommelse med fackförbund tog fram förenklade förhandlingsmodeller gällande tillfälliga förflyttningar av personal ”det var under en kortare period som man såg att nu kommer vi behöva göra omställningar i organisationen och medarbetare kanske kommer behöva kliva ut ur sitt normala arbetsområde, hur ska vi kunna hantera det snabbt”. Något som också blivit påtagligt i samband med arbetet kring covid-19, är att organisationerna många gånger har planerade möten för både kortare avstämning och längre planering. Ett exempel beskrivs av respondenten från Privat industri:

Det var mycket, varje måndag träffas ledningsgruppen en timme och då är alltid coronan en punkt där vi diskuterar vart står vi, vad har hänt sen sist, behöver vi göra några förändringar och så. Det har blivit en naturlig del när vi träffas att vi pratar om det här och vilka eventuella åtgärder som behöver införas.

Av de HR-anställda som upplever att arbetsinnehållet inte har förändrats under tiden som covid-19 varit påtaglig i Sverige, framgår det att de ändå påverkats av pandemin, främst gällande tolkning av information och att besvara frågor från chefer och medarbetare. Kommun A beskriver ”det är mycket tolkningar man behöver göra själv. Så just kring arbetsgivarfrågor så är det en hel del chefer och verksamheter som ställt frågan till oss [om] hur ska vi tänka?”. Även respondent 1 från Privat finans vittnar om alla de frågor som uppstod från medarbetare “hur ska vi tänka? Det är en vars son har fått corona och en vars man har fått corona, skulle den vara hemma? Hur ska vi göra? Ska den åka hem? Ska den sitta i eget rum?”.

28 Respondenter berättar att frågor gällande risker med möten och vilka möten som var anses vara okej eller inte hamnade hos dem på HR-avdelningen men även frågor gällande ledningens beslut uppstod:

Massa med praktiska frågor blev det ju också runtomkring besluten som fattades av ledningen, exempel att hälften skulle vara hemma. Hur då, när då, i vilken ordning, hur tänker vi om den blir si och den blir så. Många sådana praktiska saker landar tillbaka till oss. (Privat finans 1)

Vara uppdaterad

Då många HR-anställda delar upplevelse av att de under pandemins gång hanterar många frågor och information har det också ställt krav på att hålla sig uppdaterad av de nya restriktioner, rekommendationer och direktiv som presenteras av olika myndigheter. Det är en samlad bild från respondenterna som menar att uppdaterad information krävs för att veta hur man förhålla sig och agera. Men en känsla av utmattning förklarar respondenten från Privat industri sitt behov av att hela tiden vara införstådd i situationen och agera därefter “jag måste hela tiden hålla mig uppdaterad om vad [som] händer i coronaläget. Finns nya restriktioner? Behöver vi vara tydliga med att gå ut med information? Behöver vi göra nya riskbedömningar?”. Respondent 2 från Kommun B har en likande uppfattning om behovet:

Vad som har varit tydligt är att detta är ingenting vi har kunnat från början, utan vi har ju fått läsa hela tiden [om] ny information och det ändrar sig. Det jag har fått till mig idag kan vara ny vändning för på tisdag för då kommer regeringen med en ny grej och då måste vi hela tiden hänga med och ändra oss och se vad innebär det för vår verksamhet. För allt rör ju inte en kommun heller. Så det gäller ju att hänga med, det har varit jättestor skillnad.

Respondent 2 från Kommun B uttrycker vidare att de hade det väldigt intensivt runt jul då förändringar gällande arbetsmiljölagen, arbetsmiljöverket och Försäkringskassan skedde. Det innebar att HR- anställda behövde läsa in sig mycket först för att själva kunna förstå vad som gällde och hur de inom organisationen kunde hantera förändringen. För att sedan på ett bra sätt förmedla informationen till cheferna i Kommun B och få dem att förstå. Respondenten från Kommun A har haft en annan upplevelse för hur informationen inhämtats under perioden påverkad av covid-19 och beskriver:

Till en början så la man ju ner ganska mycket tid själv [på] att läsa på Folkhälsomyndigheten och olika nyhetssidor. Nu har det ju mynnat ut i att jag läser på intranätet utifrån de skillnader som sker och är relevanta för oss och att jag liksom kan lita på den informationen. Jag behöver bara gå via den kanalen.

Vad som är tydligt är att många HR-anställda upplever att de på grund av pandemin fick åsidosätta många av de vanligt förekommande arbetsuppgifterna för att prioritera mer brådskande uppgifter, som att hålla koll på rekommendationer och riktlinjer. Respondent 2 från Kommun B beskriver ”då blev det otroligt mycket fokus på bara pandemi. Vi släppte i stort sett allting annat vi gjorde. Vi jobbade bara med vad som skulle gälla, vad kommer från Folkhälsomyndigheter, vad kommer från Försäkringskassan, vad finns [det] för sjukskrivningsmöjligheter”.

29 Ökad arbetsbelastning

Att effekterna av covid-19 slog ner och påverkade organisationerna relativt fort är en faktor som tvingat HR-anställda att ställa om och agera snabbt, något som många gånger inneburit nedprioritering av de egna pågående arbetsprocesserna och som påverkat arbetsbelastningen tydligt. Respondenten från Privat telekommunikation ser tillbaka på situationen som då upplevdes hektisk, men som nu berättas som en komisk anekdot:

Jag minns så väl att hela vårt people team satt i en utbildning och vi var så många som bara fick springa ut för att vi var tvungna att hantera alla de här frågorna som kom. Och min chefs chef fick ringa till sverigechefen och bara ’vad är på gång nu?’.

Respondenten från Privat telekommunikation fortsätter att berätta att pandemin inneburit en högre belastning på medarbetare och chefer som inte orkar med att pendla mellan lika många frågor och ansvarsområden som innan pandemin. Hos Privat telekommunikation har därför många viktiga frågor som planerats att arbeta mer med, som exempelvis mångfald och inkludering, behövt avvaktas då organisationen och framför allt medarbetarna inte mäktar med. Privat medlemsorganisation berättar att de haft ett mycket intensivt år och menar att ingenting kommer gratis och att varenda kontakt har behövt ringas upp. Respondenten beskriver att organisationens omfattning har inneburit tuff belastning ”när vi behöver hålla det i hela bredden av organisationen så blir det väldigt mycket”. Däremot tydliggör respondenten att intensiteten varit väntad i och med att respondenten själv varit med och tagit beslut i organisationens ledning. För Privat sportutveckling låg mycket av arbetet gällande pandemin på HR- avdelningen som behövde tänka ur scenarier om smittspridning skulle ske på arbetsplatsen och hur det i så fall skulle hanteras. Respondenten förklarar att de försökte följa upp vilka som befann sig på plats, vilka som var borta och varför för att kunna hålla koll, och uttrycker ”så det var långa dagar det ska jag inte säga något annat om”. Respondent 2 från Kommun B berättar hur de arbetade med pandemin parallellt med sina normala arbetsuppgifter:

Vi fick ju jobba på och försöka hitta rutiner och en eller två månader höll vi på mycket med det här. Plus att vi försökte hålla på med det löpande. För det är ju fortfarande tyvärr så att personer missköter sig på jobbet och alla andra saker händer ju också. Det gick ju inte att ta bort de grejerna. Så vi fick ju göra det parallellt, så arbetsbördan blev ju mycket högre kan jag säga utifrån den här situationen.

Respondenten från Privat medlemsorganisation säger att en stor förändring under pandemin är att mycket mer uppgifter ligger på HR-anställda som måste skapa förutsättningar för att få verksamheten att fungera, som att sätta riktlinjer och justera på kontoret. Ett större fokus upplevs av respondenterna vara på att förmedla information kopplat till smittspridning på arbetsplatsen genom skriftlig information i form av skyltar och uppsatta informationsblad, men även via de HR-anställda som besvarar många frågor från medarbetare och chefer gällande direktiv om hur de kan agera. Privat industri som är ensam på arbetsplatsens HR-avdelning förklarar hur det arbetas med frågor och informationsflöden:

Jag försöker uppdatera våra informationsskärmar som vi har ute i produktion. Det blir en del fall där personer har corona, mycket frågor kring corona ’min dotter har testat sig, ska jag vara hemma?’. Vi försöker vara tydliga med information, men när det kommer till säg själv så tvekar man lite och vill ringa och då är det mig de ringer.

30 Utöver de många frågor som ställs till HR-avdelningen gällande ageranden och tolkning av direktiv framgår det att HR-anställda även hanterar mycket oroligheter från perosnalen, där det blir tydligt att de är i behov av stöd under en tid då mycket är ovisst och osäkert. Respondent 2 från Kommun B beskriver upplevelsen av mycket oro och många frågor bland medarbetarna under sommaren då nya riskgrupper redogörs för och ny information kommer från Försäkringskassan. Respondenten fortsätter att berätta:

Väldigt, väldigt mycket orolig personal som behövde få stöd och hjälp. … ringa till företagshälsovård, samtalsmöjligheter för personer som far illa, alltså vi fick ju ringa för massa olika scenarion som vi inte egentligen visste om de skulle finnas. Vi har inte behövt använda allt men vi fick ju rigga för allt som inte var riggat [innan covid-19]. Vi var ju tvungna att hantera allt under pågående pandemi.

Privat telekommunikation har samma känsla och berättar att en frustration fanns från deras medarbetare som hade ”otroligt mycket frågor och oro runt det här”. Upplevelsen som förmedlas är att HR- avdelningar inom många organisationer har fått den naturliga rollen i att sortera och förmedla den nya informationen. I och med att informationsflödet är intensivt finns också behov av att prioritera och sortera information för att lättare anpassa den utefter situation och mottagare. En situation som tydligt beskriver detta delas av respondenten från Privat telekommunikation som berättar att HR-anställda i många lägen får agera “blocker och enabler”, det vill säga att de bromsar och gasar i organisationen i vissa lägen. Respondenten säger dock att det förbättrat HR-avdelningens prioriteringsförmåga, vilket lett till att de blir starkare och får ett större fokus på affären.

Det är märkbart att respondenter genom reflektion upplever skiftningar i arbetets intensitet och benämner tiden under pandemin i olika faser. Den första tiden med pandemins påverkan upplevs av respondenterna som den mest ansträngda. Det som också beskrivs mycket trycks beröra osäkerheten av att inte veta vad som händer eller vad som förväntas. Respondenten från Privat telekommunikation kände starkt av pandemin i början då de inom organisationen började diskutera pandemin redan i december 2019 eftersom en del medarbetare kom tillbaka från att ha firat det kinesiska nyåret i Kina. Respondenten beskriver tankarna som uppstod ”hur gör vi nu? Ska de isolera sig eller kallar man det ’sättas i karantän’. Det var så [adderad betoning] komplicerat och rörigt och en panikkänsla skulle jag säga”. Respondenten från Privat sportutveckling tänker tillbaka ”jag skulle ändå säga att det var där i början som det var som tuffats kring att man vet inte mycket om det. Så då har man fått anpassa sig helt enkelt”. Respondenten från Privat sjukvård förklarar en liknande situation med ökad arbetsbelastning och talar med värme om sina kollegor:

I perioder när pandemin startade var det väldigt ovisst hur vi skulle drabbas som klinik … så att vi gjorde ju en väldigt, väldigt stor insats med rekrytering förra våren. Och då ökade ju naturligtvis den arbetsuppgiften väldigt kraftigt under en period, men där fick vi även hjälp utav andra kollegor som hade arbetsuppgifter som i princip försvunnit på grund av pandemin.

Efter en intensivt upplevd första tid med stor påverkan av covid-19 beskrivs det att HR-anställda upplevde att tempot mattades ner en aning. Inom verksamheten för Privat telekommunikation fortsätter respondenten att beskriva att de då kunde börja landa lite och att arbetet kunde gå tillbaka mer till det vanliga. De märkte då att många inom organisationen var otroligt trötta. Kontorsutrustning som skärmar och stolar börjar i samma skede prioriteras för att underlätta för de som arbetar hemma och menar att man i den vevan prioriterade bort HR-avdelningen lite (Privat telekommunikation). Respondent 2 från Kommun B förklarar att det senare under våren lugnade ner sig och att det var då utrymme för övriga frågor fick plats på agendan igen. De konstaterade att verksamheten hade haft svårt att hantera de vanliga

31 arbetsuppgifterna och att arbetet som krävdes i samband med covid-19. Många utmaningar och justeringar har behövt hanteras även senare under året som ständigt påverkades och fortfarande påverkas av pandemin. Respondenten fortsätter och berättar att de under hösten fortfarande arbetar mycket med att säkra bemanning genom att flytta personal mellan verksamheter och yrkesgrupper där behovet är olika och poängterar med ett skratt att ”helt okomplicerat har det inte varit” (Kommun B 2). Andra HR- anställda upplevde att arbetet och tillvaron i organisationerna lugnade ner sig först under senare delen av året. Tillvägagångssätt och hanteringen hittills skapade en vana och hade då även hunnit stabiliseras. Respondent från Privat telekommunikation berättar att hens ansvarsområde inte var aktuellt att arbeta med under första delen av pandemin och återgick till det normala under slutet av 2020. Respondenten inom Privat sportutveckling upplever olika intensiva faser som skiljer sig lite från andra respondenters upplevelser:

… vi är så pass anpassningsbara. Vi hade ju en väldigt stor period där i april - maj skulle jag säga, där världen stängde ned egentligen. Och våra produkter kunde inte säljas, det gick liksom inte att köpa dem. Och då hade vi inget att göra för det var ingen som köpte våra produkter, man vet inte vad som händer näst och så vidare. Men sen när världen öppnade upp igen och sommaren och semester kom, så från att jobba [måndag, tisdag] och vara permitterad 3 dagar i veckan… så jobbade man från och med juni sju dagar i veckan. Man jobbade liksom måndag till söndag.