Kostnad för måltider i kommunal gymnasieskola, (kr/elev)
6. Analys kostnadsjämförelse
6.3 Analys övriga kostnader
Övriga kostnader i jämförelsegruppen större städer står för cirka 16% av totalt redovisad kostnad i gymnasieskolan. Detta är den tredje största kostnadsposten efter undervisning och lokalkostnader. I nationell statistik framgår att övriga kostnader i barn- och utbildningsnämndens
verksamhetsområden är högre relaterat jämförelsegruppen större städer i gymnasieskolan.
Statistiken har påvisat detta under en längre period. Nyckeltalet är svåranalyserat då det består flera olika delområden:
1. En del av de kommunövergripande overheadkostnaderna fördelas till övriga kostnader i gymnasieskolan och påverkar därmed den nationella statistiken. Detta kan beskrivas som centrala overheadkostnader (OH). Dessa kostnader ligger centralt placerade i kommunen.
2. Barn- och utbildningsförvaltningens egna overheadkostnader - gemensamma resurser.
Detta är en del av de gemensamma resurserna som fördelas till gymnasieskolan i den nationella statistiken. Kostnader för stödfunktioner som t ex HR, ekonomi,
studieadministration och IT-verktyg etc ligger centralt inom barn- och utbildningsförvaltningen.
3. I delområdet Övriga kostnader gymnasieskolan ingår bland annat ledning och administration inom Luleå gymnasieskola, studie- och yrkesvägledare, elevassistenter, kostnader för
kompetensutveckling mm. Här ingår även samtliga övriga kostnader vilket saknar klassificering i statistiken.
Avsikten med den fördjupade analysen är att kartlägga eventuella förklaringar till avvikelser mellan kommuner inom nyckeltalet övriga kostnader. Grunden är att analysera inom vilket/vilka del-områden Luleå gymnasieskola avviker från Jönköping och Borås.
Luleå gymnasieskolas redovisar högre övriga kostnader än jämförelsegruppen större städer och klart högre kostnader än Borås och Jönköping. På nästkommande sida illustreras nyckeltalet övriga kostnader, samt dess utveckling i urvalskommunerna.
2019 2018 2017
Procentuellt förändring från 2017 Övriga kostnader i
kommunal gymnasieskola, Nyckeltal (N17009)
12 116 kr/elev, eller omräknat motsvarande 7 526 kr billigare per elev än genomsnittligt i jämförelse-gruppen större stad. Borås redovisar en stor minskning av övriga kostnader, hela 26% från 2017 till 2019. Detta är en väldigt stor avvikelse, och indikerar någon form av felaktighet i redovisningen under perioden, vilket Borås bekräftar.
Jönköping redovisar den näst lägsta kostnaden i urvalet, 16 469 kr/elev, eller 3 173 kr billigare per elev än jämförelsegruppen större städer. Jönköping har de mest gynnsamma förutsättningarna att hålla nere även detta kostnadsnyckeltal, beroende på den kraftigt ökade elevvolymen som beskrivits i tidigare kapitel. Det är därför logiskt att nyckeltal övriga kostnader blir lägre. Stor del av ledning- och administrationskostnader påverkas inte av ett ökat elevantal. Jönköping redovisar en minskning av övriga kostnader med 9% från 2017 till 2019.
Luleå har det högsta kostnaden i jämförelseurvalet, 22 011 kr/elev, eller 2 369 kr dyrare per elev än jämförelsegruppen större städer. Luleå minskar övriga kostnader med 0,4% från 2017–2019. Större städer redovisar genomsnittlig minskningstakt på 0,3% från 2017 till 2019. Återigen är det den minskade elevvolymen som gör att kostnad/elev inte minskat mer. Om Luleå gymnasieskola skulle haft samma elevökning som genomsnittet i gruppen större städer skulle övriga kostnader minskat med drygt 5%, och hade Luleå haft samma elevtillströmning som Jönköping, skulle minskningen blivit drygt 8%.
Totalt satsar Luleå 5,7 mkr mer i skolformen än genomsnittet större städer. Relaterat Borås satsar Luleå cirka 24 mkr mer. Om Luleå redovisat kostnader enligt Jönköping per elev skulle detta frigöra cirka 13 mkr. Enligt tidigare resonemang om volymen kommer Luleås förutsättningar att redovisa kostnader i storleksordning per/elev med Borås och Jönköping vara svåra att uppnå gällande övriga kostnader. Stordriftsfördelar uppstår i dessa kommuner genom fler elever att dela de fasta kostnader på. Luleå kommuns gymnasieskola är cirka hälften så stor relaterat urvalskommunerna Jönköping och Borås.
Följande detalj data finns framtaget/insamlat avseende övriga kostnader för 2019 i gymnasieskolans verksamhetsområde och dess urvalskommuner: Övriga kostnader delas upp i tre delområden, vilket beskrivits ovan.
• En del av de kommunövergripande overheadkostnaderna fördelas till övriga kostnader i gymnasieskolan och påverkar därmed den nationella statistiken. Detta kan beskrivas som centrala overheadkostnader (OH) och ligger centralt placerade i kommunen.
Här nedan framkommer vilka kostnader som fördelats från kommunövergripande central administration (OH) till gymnasieskolan. Uppgifter har inhämtats från senaste
räkenskapssammandragen ur kommunerna Jönköping, Borås och Luleå.
Kommunövergripande OH (fördelad gemensam verksamhet)
(tkr) 2019 2018 2017
Jönköping 12 345 10 529 12 192
Luleå 9 577 9 996 6 468
Borås 1 133 1 108 2 430
kommunen uppvisar även den klart högsta ökningen i urvalet från 2017 till 2019, hela 53%. En delförklaring har att göra med tillskapandet av kommunens centrala servicekontor.
Jönköping redovisar en kostnad på 2 489 kr/elev. Kommunen redovisar faktiskt en minskning med 3% från 2017 till 2019. Värt att påtala enligt tidigare resonemang växer även kommunen
befolkningsmässigt fortare än Luleå kommun, vilket naturligt förbättrar förutsättningarna för en reducerad kostnad.
Borås däremot redovisar klart lägre kommunövergripande kostnader, endast 258 kr/elev. Mycket indikerar att detta ej är fullständiga kostnader för kommunövergripande overheadkostnader.
Kostnaden har enligt statistiken minskat med 53% från 2017–2019. Enligt avstämning påtalar Borås att delar av egentligen fasta centrala kostnader fördelas ut direkt till skolformen.
Sammanfattningsvis kan konstateras att spridningen är stor. Luleå redovisar en kostnad/elev vilket är 1 483 kr dyrare gällande kommunövergripande overheadkostnader än Jönköping. Totalt satsar Luleå kommun cirka 3,6 mkr (2 411 elever * 1 483kr/elev) mer gällande kommunövergripande OH. Denna kostnad inverkar på gymnasieskolans nationella nyckeltal.
• Barn- och utbildningsförvaltningens egna overheadkostnader - gemensamma resurser.
Detta är en del av de gemensamma resurserna som fördelas till gymnasieskolan i den nationella statistiken. Kostnader för stödfunktioner som till exempel HR, ekonomi, studieadministration och IT-verktyg etc ligger centralt inom barn- och
utbildningsförvaltningen.
Här nedan framkommer vilken kostnad som fördelats från barn- och utbildningsförvaltningens egna overheadkostnader till gymnasieskolan, det vill säga gemensamma resurser. Detaljuppgifter har inhämtats ur svar från kommunerna Jönköping och Borås.
Ur uppgifter framgår att Luleå redovisar en kostnad av 4 906 kr/elev avseende förvaltnings-övergripande egna overheadkostnader. Detta är den högsta kostnaden/elev i urvalet. Vid analys monetärt framgår att Luleå satsar den lägsta summan, 11,8 mkr, Borås 14,9 mkr och Jönköping 20 mkr. Detaljer gällande benchmarking mot större städer saknas gällande förvaltningsövergripande OH kostnader i undersökningen. Enbart data gällande 2019 finns möjligt att analysera i
urvalskommunerna.
Övriga kostnader totalt finns att tillgå vid analys mot jämförelsegruppen större städer. Framtaget material här baseras på detaljuppgifter erhållna från urvalskommunerna, därav saknas större städers
Barn-och utbildningsförvaltningen
växer fortare än Luleå kommun.
Borås redovisar den lägsta kostnaden inom förvaltningsövergripande OH, kostnaden uppgick till 3 410 kr/elev.
Sammanfattningsvis kan konstateras att Luleå har högre förvaltningsspecifika overheadkostnader per/elev. Luleå satsar 864 kr/elev mer än Jönköping och 1 497kr/elev mer än Borås. Omräknat satsar Luleå 2,1 mkr mer än Jönköping (2 411 elever * 864kr/elev) och cirka 3,6 mkr mer än Borås (2 411 elever * 1 497kr/elev). Vårt att påtala är att kommunerna Jönköping och Borås är betydligt större, vilket medför stordriftsfördelar.
I delområdet Övriga kostnader gymnasieskola ingår bland annat ledning och administration inom Luleå gymnasieskola, studie- och yrkesvägledare, elevassistenter, kostnader för kompetensutveckling med mera. Här ingår även samtliga övriga kostnader vilket i saknar en klassificering i statistiken.
Detta leder till svårigheter vid en jämförelse kommunerna emellan, genom bland annat olikheten i organisationsstruktur med mera. Denna faktor inverkar på samtliga ovan angivna delnyckeltalen inom övriga kostnader. Olikheter i organisationsstruktur styra inom vilket delområde av 1–3 kostnaden hamnar inom.
Här nedan framkommer vilken kostnad som redovisats i gymnasieskolans egna övriga kostnader.
Uppgifter har inhämtats ur svar från kommunerna Jönköping och Borås. Ur svaren går inte att urskilja detaljposter, utan i huvudsak övergripande summeringar. Enbart data gällande 2019 finns möjligt att analysera i urvalskommunerna.
Ur uppgifter framgår att Luleå redovisar en kostnad av 13 132kr/elev avseende gymnasieskolans egen del till övriga kostnader. Detta är den högsta kostnaden/elev i urvalet. Värt att anmärka
monetärt är att Luleå satsar den lägsta summan uppgående till 31,7 mkr, Borås 37 mkr och Jönköping 49,3 mkr.
Jönköping redovisar näst högst kostnad uppgående till 9 938 kr/elev gällande gymnasieskolans egen del till övriga kostnader. Värt att påtala är att Jönköping gynnas av den goda volymtillväxten där gymnasieleverna ökat med 4,9% från 2017–2019.
Borås redovisar den lägsta kostnaden inom gymnasieskolans egen del av övriga kostnader, Övriga kostnader (Gymnasieskolan) (tkr) 2019
Jönköping 49 283
Borås 37 033
Luleå 31 662
Övriga kostnader (Gymnasieskolan) kr/elev 2019
Luleå 13 132
Jönköping 9 938
Borås 8 448
kostnader analyserat; både specificerat på tjänstenivå från Jönköping och Borås gällande gymnasieskolans egen administration.
*Rektorer ingår ej under övrigt i nationell statistik, klassificeras som undervisning
Ur analysen framgår att kommunerna satsar likartade resurser omräknat gymnasieskolornas storlek.
Jönköping redovisar 49 tjänster gällande ledning/administration exkluderat rektorer, rektorer
klassificeras under nyckeltalet undervisning i nationell statistik. Luleå redovisar 25 tjänster exkluderat rektorer inom ledning/administration. Omräknat är Jönköping ungefär dubbelt så stora volymmässigt gällande gymnasieelever, samt har därmed en dubbelt så många tjänster inom
ledning/administration.
Borås sticker däremot ut en aning med lägre antal tjänster, vilket även framgår ur den nationella statistiken gällande övriga kostnader i egna gymnasieskolan. Borås redovisar 34 tjänster avseende ledning/administration exkluderat rektorer, vilket är den lägsta bemanningen bland
Borås Totalt Almåsgymnasiet Bäckängsgengymnasiet Sven Eriksonsgymnasiet
Viskanstrands-gymnasiet Övrigt
Elever (HT-18 & HT-19)/2 4 385 768 1 431 1 181 881 125
Tjänster
Gymnasiechefer 4 1 1 1 1
Rektorer 14 3 4 3 4
Administrativ ledning 4 1 1 1 1
Administratör/Skolhandläggare 9 2 3 2 2
Studie-och yrkesvägledare 7 2 2 2 1
Specialpedagoger 8 2 2 2 2
Lärarassistenter 2 2
SUMMA 48 11 13 13 11
Jönköping Totalt Bäckdalsgymnasiet Erik Dahlbergsgymnasiet Per Brahegymnasiet Sandagymnasiet Övrigt
Elever (HT-18 & HT-19)/2 4 959 1 144 1 476 1 191 1 135 13
Tjänster
Gymnasiechefer 3,7 0,9 1 1 0,8
Rektorer 20,2 5,5 5 5 4,66
Administrativ ledning 4,3 1 0,9 1,6 0,8
Administratör/Skolhandläggare 15,9 3,1 5,5 4 3,3
Studie-och yrkesvägledare 10,5 2,5 4 2 2
Specialpedagoger 13,5 3,5 5 2,6 2,4
Elevassistenter 1,0 1
Lärarassistenter 0,3 0,25
SUMMA 69 16,5 21,4 16,2 15,21
Luleå Totalt Kungsfågeln Hackspetten Lärkan Örnen Övrigt
Elever (HT-18 & HT-19)/2 2 411 1 017 763 345 246 41
Tjänster
Gymnasiechef 1
Rektorer 9 4 2 2 1
Administrativ ledning 4 2 1 0,5 0,5
Utv. Ledare & vht utvecklare 2
Administratör/Skolhandläggare 4 2 1 0,5 0,5
Studie-och yrkesvägledare 6,5 2,5 2 1 1
Specialpedagoger 5 2 1 1 1
Elevassistenter 4 3 0,5 0,5
SUMMA 34 15,5 7 5,5 4,5
påverkar inom vilken av nedan angivna delområden en kostnad klassificeras. Instruktioner i räkenskapssammandraget om vilka poster som ska fördelas till övriga kostnader är även otydliga, vilket även kan medföra svårigheter i jämförelse kommuner emellan.
Totalt övriga kostnader summerat (delområdena ovan)
Att Luleå gymnasieskola redovisar högre kostnader gällande Barn- och utbildningsnämndens egna overheadkostnader och gymnasieskolans egen del av övriga kostnader är naturligt. Både Jönköping och Borås är betydligt större kommuner och elevunderlaget är nästan dubbelt så stort i båda dessa kommuner. Fler elever leder till bättre ekonomiska förutsättningar inom kommuner genom
stordriftsfördelar, vilket rimligtvis medför lägre kostnader/elev.
För att ytterligare erhålla djup och ökad förklaringsgrad behöver en studie genomföras på en högre detaljnivå gällande klassificering av vad som ingår, samt hur kommunerna detaljredovisat enskilda tjänster och monetära belopp på dessa.
Kommunövergripande OH (fördelad gemensam verksamhet)
(kr/elev) 2019
Luleå 3 972
Jönköping 2 489 -1 483 dyrare än Jönköping per/elev
Borås 258 -3 714 dyrare än Borås per/elev
Barn- och utbildningsförvaltningen
egna overheadkostnader (gemensamma resurser)
(kr/elev) 2019
Luleå 4 906
Jönköping 4 042 -864 dyrare än Jönköping per/elev
Borås 3 410 -1 497 dyrare än Borås per/elev
Övriga kostnader (Gymnasieskolan)
(kr/elev) 2019
Luleå 13 132
Jönköping 9 938 -3 194 dyrare än Jönköping per/elev
Borås 8 448 -4 684 dyrare än Borås per/elev
2019 Övriga kostnader i kommunal
gymnasieskola, kr/elev Luleå 22 011
Större stad 19 642
Jönköping 16 469
Borås 12 116
Nyckeltal (N17009)
Vårt arbete landade i en omfattande rapport – kanske i överkant. Men materialet kommer vi att ha stor nytta av framöver. Nu har vi ett gediget material att utgå ifrån, inför kommande utveckling och förbättring framåt.
Här nedan sammanfattar vi studiens viktigaste iakttagelser och identifierar sådant som vi vill fortsatta att studera, analysera och utreda.
7.1 Kostnadsanalys
Luleå har en betydligt högre lokalkostnad jämfört med övriga jämförelsekommuner, vilket beskrivits utförligt i tidigare kapitel. Den större kostnaden beror inte på att våra lokaler är mer spatiösa än övriga kommuners. Skillnaderna kopplas till en högre internhyra i Luleå. I dagsläget vet vi inte varför Luleå kommun har en högre interndebitering för hyra, jämfört med övriga jämförelsekommuner.
Detta borde utredas vidare i samverkan med statsbyggnadsförvaltningen.
Jönköping och Borås är kommuner som i princip har dubbelt så stort elevantal i gymnasiet som Luleå.
Dessa kommuner är också tillväxtkommuner vad gäller befolkningen i stort. Elevvolymen slår igenom på alla kostnadsnyckeltalen. Det viktigaste vi kan göra för att minska kostnad/elev i Luleå
gymnasieskola är att öka antalet elever. Befolkningstillväxten kan vi inte råda över, men vi vill i högre grad än nu vara det attraktiva valet för fler elever, alltså inte tappa till varken fristående huvudmän, eller andra kommunala huvudmän.
Gymnasieskolan behöver hitta former där vi i högre utsträckning möter elevers efterfrågan (söktryck). För att kunna organisera kostnadseffektivt strävar vi idag efter fullstora elevgrupper.
Program som exempelvis har tre parallellklasser startar bara två klasser om det inte finns sökande för att fylla alla klasser. Det kan leda till att några förstahandssökande inte får sitt val och vi ser att elever söker sig till andra huvudmän.
Strategiskt klokt vore istället att ha en flexibel organisation där mindre grupper kan accepteras. Det driver visserligen undervisningskostnaden uppåt, men är troligen ekonomiskt fördelaktigt på helheten, exempelvis lokaler och övriga kostnader. Vi kan inte bromsa oss ur en uppförsbacke utan bör tänka offensivt. Gymnasieskolan kommer att göra en översyn av organisation utifrån detta resonemang. I en sådan organisationsöversyn är Introduktionsprogrammen en viktig del. Vi ser efter jämförelserna med Borås och Jönköping att dessa har öronmärkta platser för programinriktat val, storleksordningen två/program. Detta är en elevgrupp där vi för Luleås del ser ett tapp till fristående huvudman. Möjligheten att garantera fler IMV-platser bör utredas med särskilt fokus på organisation av undervisningen i de ämnen där eleverna saknar betyg. Samordning krävs.
Vad gäller den tredje kostnadsposten i vårt urval, övriga kostnader, har vi konstaterat att Luleå har en högre kostnad än övriga. När det gäller kommunövergripande OH-kostnader är det noterbart hur denna för Luleås del ökat de tre senaste åren, en utveckling som inte ses i Borås och Jönköping. Även för gymnasieskolans (egna) övergripande kostnader ses att Luleå har en högre kostnad per elev. Det vi efter genomlysning kan konstatera är att den högre kostnaden inte beror på en större organisation för ledning och administration. I relation till antal elever har vi till exempel samma antal tjänster som Jönköping (Borås något färre). Ökade kostnader är dock fortfarande något som behöver ytterligare genomlysning. Detta för att förstå vilka specifika kostnader (tjänster) som hos olika kommuner ingår i detta nyckeltal. (se kapitel 6.3).
När det gäller kvalitet är det svårt att med säkerhet veta vilka insatser som påverkar kvalitet i gymnasieskolan. Ofta genomförs parallella satsningar där det är vanskligt att avgöra vilken som påverkat resultaten. Det går inte heller att genomföra skolutveckling på ett sätt där en kontrollgrupp elever utestängs från en satsning medan de nya idéerna prövas på övriga. Utifrån vad som
framkommit i reflektionerna kring kvalitetsarbete presenteras följande sex förslag till fortsatt arbete i det systematiska kvalitetsarbetet och insatser som hör ihop med detta.
Added value
Luleå gymnasieskola borde undersöka möjligheten att följa Jönköpings exempel och arbeta med added value, dvs. undersöka vad gymnasiet tillför de elever som kommer från grundskolan. Troligen skulle detta också intressera politiken eftersom analyserna lyfter fram utbildningens röda tråd. Detta kräver dock en hel del personalresurser och idag finns inte vår förvaltning i den statistiska expertis som krävs.
Kvalitetsdialog
Luleå gymnasieskola arbetar redan med kvalitetsdialoger på flera nivåer. Det vore spännande att utveckla dessa och undersöka vad som skulle hända om förvaltningen, liksom Borås, lät samtalets mål vara att hitta det rektor behöver stöd med. Skulle planeringen av övergripande insatser, exempelvis kring kompetensutveckling se helt annorlunda ut då?
Val av kvalitetsindikatorer
Luleå gymnasieskola sätter en stolthet i att hålla i och hålla ut vad gäller skolutveckling. På gymnasiet har vi i över tre år jobbat hårt för en ökad genomströmning och begreppet har vunnit acceptans hos personalen. Kanske är tiden inne för att ompröva kvalitetsindikatorer. Finns det andra mått som ger oss genomströmning på köpet – exempelvis Borås fokus på E i alla kurser?
Information och vägledning ger fler elever?
Luleå kommun har än så länge en relativt låg andel elever i friskolor, men dessa lockar elever i större utsträckning. Det är vanskligt att säga om detta är början på en negativ trend, eller en tillfällig svacka.
Oavsett vilket borde Luleå gymnasieskola intensifiera informationsinsatser och då särskilt för de program där vi har konkurrens från andra aktörer, vilket Jönköping gjort med gott resultat. Detta kräver visserligen resurser, men kan generera fler elever och därmed sänkta kostnader längre fram.
Luleå bör även fortsätta utvecklingen av vägledning och undersöka om ansökningsförfarandet till gymnasiet kan ses över.
Samverkan med arbetsmarknadsförvaltningen
Luleå gymnasieskola bör ytterligare formalisera samverkan med arbetsmarknadsförvaltningen. Även om inte Luleå kommun har några planer på att göra om nämndstrukturen är det av största vikt att vi utvecklar samverkan med vuxenutbildning för samverkan kring framtida utbildningsutbud. Detta inte minst på grund av den nyligen publicerade betänkandet SOU 2020:33. Därtill skulle ett tätare
samarbete kring de mest sårbara ungdomarna (KAA) säkerligen gynna dessa. Idag är samverkan person- och inte funktionsbunden. En mer systematisk samverkan och idéer för förbättringsarbete i samråd vore önskvärt.
Avslutningsvis är det tydligt att ingen av de kommuner vi samtalat med på ett tydligt sätt lyckats koppla samman ekonomi och övriga kvalitetsindikatorer som: studieresultat, frånvaro, elevattityder osv. Dock finns hos Jönköping en ansats, i och med att man i rektors kvalitetsarbete efterfrågar ekonomisk analys. Det vore intressant att prova i vilka former detta skulle kunna lyftas in i Luleå kommunala skolors systematiska kvalitetsarbete.
Slutsatsen måste ändå bli att det är svårt att säga vilken organisation eller vilka insatser som ger mest
”pang för pengarna”. Liksom i Luleå verkar tjänstepersoner som jobbar med kvalitet och ekonomi i våra jämförelsekommuner inte särskilt vana att göra gemensamma analyser. Här har vi kanske den största lärdomen av alla i vår kvalitetsjämförelse: Vi måste hitta modeller för att sammankoppla analys av ekonomi och kvalitet.
Bilagor
Bilaga 1 Resursfördelning
Bilaga 2 Budgetspecifikation 2020
Bilaga 3 Beskrivning skolstruktur Luleå gymnasieskola 2019 Bilaga 4 Kostnadsnyckeltal
Bilaga 5 Kvalitetsnyckeltal