Analysmodell

Analysmodellen avser vara en beskrivning av uppsatsens syfte och ses som en förtydligande bild till de delar som beskrivs och jämförs genom uppsatsen. I figur 3:6 illustreras analysmodellen, vilken lägger grunden för kommande analys. Analysmodellens första del behandlar mål, den andra delen strategi, medan den tredje delen i modellen behandlar mått och dessa kategoriseras i enlighet med van Weeles (2014) inköpsdimensioner. Analysmodellen utgör uppsatsens frågeställning, vilken sedan behandlas i empirin och kan knytas tillbaka till den teoretiska referensramen. Utifrån uppsatsens syfte kommer stegen mäta och analysera, i modellen för prestationsmätning, exkluderas i analysmodellen. Prestationsmätning i en organisation utgår från vad som ska styras. I denna uppsats är det inköp som ska styras, i en offentlig verksamhet. Därför ses inköp och offentlig verksamhet som kontextfaktorer i vilken prestationsmätning ska fungera. Figur 3:6. Analysmodell. Mått Strategi Mål Inköpsprestationer Produktivt inköp

Logistik Produkt och

kvalitet ^{Pris och} kostnad

Effektivt inköp

Inköpsfunktion Offentlig

4 Empiri

I detta kapitel behandlas det material som samlats in genom intervjuer och olika dokument från Tingsryds kommun. Kapitlet inleds med en beskrivning av projektet ”Samordnad varudistribution”. Därefter beskrivs inköp i Tingsryds kommun och ämnen som behandlas är mål, strategi, ”Hållbart inköp” och LOU. Vidare beskrivs organisationsstrukturen i Tingsryds kommun och deras övergripande styrkortet presenteras. Kapitlet avslutas med att kartlägga inköpsfunktionen i Tingsryds kommun, där ansvarsfördelning och rollfördelning beskrivs.

4.1 Projektet ”Samordnad varudistribution”

Motiven för Tingsryds kommun att gå med i projektet ”Samordnad varudistribution” var främst miljö, samverkan, att möjliggöra för fler mindre företag och lokala leverantörer att vara delaktiga i upphandlingarna samt styrning. Genom att minska antal leveranser per dag ökar trafiksäkerheten kring kommunens invånare, men det påverkar också miljön då antalet körda kilometrar minskar och därmed minskat utsläpp. Enligt kommunchef, Jeppsson är det detta som genererar miljövinster för Tingsryds kommun. Jeppsson berättar att samverkan med andra kommuner är viktigt och Tingsryds kommun följer många av Växjö kommuns krav för inköp. Tillsammans med Växjö kommun har Ljungby kommun, Alvesta kommun och Tingsryd kommun gemensamma upphandlingsstrategier i syfte att få bättre avtal i form av fler leverantörer och bättre priser, vilket Jeppsson menar är möjligt genom samverkan. Tingsryds kommun har samarbete med alla kommuner i länet och beroende på vad som ska köpas har de olika former av samverkan. Det tredje motivet till att Tingsryds kommun gick med i projektet är enligt Jeppson att det möjliggör för fler mindre företag och lokala leverantörer att delta i upphandlingarna och kunna konkurrera med det utbud de har. Enligt Jeppsson kan de mindre och lokala leverantörerna vara med i upphandlingarna även då de inte har en utbyggd logistik. Upphandlare, Östman berättar att anledningen till att mindre företag och lokala leverantörer kan delta i upphandlingarna är för att Tingsryds kommun kan göra upphandlingar per produktgrupp, vilket möjliggörs i och med e-inköpssystemet. Vidare exemplifierar Östman att kommunen kan göra en upphandling för mjölk, en för grädde och en för yoghurt. Denna delade upphandling innebär enligt Östman att en leverantör kan lämna anbud på exempelvis enbart mjölkgruppen eller både mjölk- och gräddegruppen.

Ekonomichef Gustafsson menar att det inte är enkelt att styra inköp i en kommun då organisationen är komplex och består av 1200 anställda med varierande verksamheter och olika behov. Både Gustafsson och Jeppsson menar att styrning möjliggörs genom e-inköpssystemet, vilket Jeppsson menar är en vinst för kommunen. Jeppsson säger att avtalstroheten kommer öka genom e-inköpssystemet då det blir tydligare vem som köper, och vad som köps. Genom e-inköpssystemet berättar Jeppsson att kommunens inköp koordineras, vilket underlättar för dem att göra ”rätt” upphandling. Jeppsson exemplifierar att varje förvaltning inte kopierar mycket papper, men sammanlagt blir det en stor summa i kommunen, vilket överstiger ett visst tröskelvärde och därför krävs en viss typ av upphandling. Vidare berättar Jeppsson att inköp har aktualiserats, dels på grund av ny lagstiftning från EU och dels för att leverantörerna är mer medvetna om lagar och dess konsekvenser. Gällande fakturering berättar Jeppson att EU bland annat har satt nya regler för betalning av fakturor. För kommunen innebär detta att fakturor som inte betalas i tid kan debiteras med en hög straffavgift från leverantören. Både Jeppsson och Gustafsson berättar att risken för skadestånd är stor om kommunen inte gör sina inköp på ett korrekt sätt. Därför menar Jeppsson att kommunen måste sätta fler ramavtal men också bättre ramavtal i syfte att tydliggöra för beställaren vad som finns på avtal och inte, men också hur inköpet ska gå till.

Initialt innebar projektet ”Samordnad varudistribution” en merkostnad och framtida kostnader och eventuella vinster är svårbedömda (Förstudie samordnad varudistribution). Ekonomisk vinning var inte ett motiv till att gå med i projektet, men Jeppsson menar dock att ekonomisk vinst kan uppstå i framtiden då kommunen hoppas på vinster genom bättre inköpsstyrning och effektivare processer (Förstudie samordnad varudistribution).

4.1.1 E-inköpssystem

För att Tingsryds kommun ska få en fungerande samordnad varudistribution är det ett krav att använda ett e-inköpssystem för att klara av den mängd data som uppstår mellan kommun, leverantör, lagerhållare och transportör. I ett fullständigt e-inköpssystem hanteras inköpet från beställningen till betalning av fakturan (Förstudie samordnad varudistribution). Gustafsson och Runesson berättar att Tingsryds kommun infört en ”light-version” av ett e-inköpssystem, vilket innebär att fakturahanteringen inte är påkopplat i deras system. Vidare berättar Gustafsson och Runesson att fakturahanteringen

är något som Tingsryds kommun vill koppla på, men att de inväntar en kommande upphandling gällande ekonomisystemet.

Både Gustafsson och Runesson berättar att beställarna i kommunen ska handla genom e-inköpssystemet i den mån det är möjligt. Kommunen har ett krav på att alla leverantörer ska kunna erbjuda en prislista och produktkatalog i e-inköpssystemet för att samordnad varudistribution ska fungera (Riktlinjer för inköp och upphandling i Tingsryds kommun). Östman berättar att det endast är de leverantörer som kommunen har avtal med, som är inlagda i systemet. Teoretiskt sätt menar Östman att beställaren egentligen kan köpa vilka produkter de vill eftersom de leverantörer Tingsryds kommun har avtal med, har hela sitt sortiment i e-inköpssystemet. För att hjälpa beställarna berättar Runesson och Östman att de produkter som finns på avtal och har de ”mest fördelaktiga priserna” är markerade i systemet med en ”tumme upp”. Vidare berättar Runesson och Östman att e-inköpssystemet kommer underlätta för Tingsryds kommun att göra leverantörsutvärderingar, vilket de i dagsläget saknar.