Prestationsmått för inköp i Tingsryds kommun

Prestationsmått ämnar tydliggöra vilka områden som är viktiga för att kommunen ska uppnå sina mål för inköp. Genom de identifierade målen har strategier utformats, vilka kan ses som en organisations kritiska framgångsfaktorer. Anthony och Govindarajan (2007) och Cousins et al. (2008) menar att utifrån en organisations kritiska framgångsfaktorer, prestationsvariablerna, ska prestationsmåtten utvecklas. I Tingsryds kommun ses de identifierade målen som prestationsvariabler. Prestationsmått syftar till att framkalla ”rätt” beteende hos de anställda (Merchant, 1998). Då Tingsryds kommun i dagsläget saknar prestationsmått, samt har bristande kommunikationsvägar vad det gäller mål och strategi kan kommunen inte påverka beteendet hos de anställda på ett tydligt sätt. Bourne et al. (2002) menar att de organisationer som lyckas med prestationsmätning har en engagerad ledning som har ett tydligt syfte med framtagna mål och mått. Tingsryds kommun har ett önskemål att arbeta med styrning av inköp genom mål och nyckeltal och därför har prestationsmått en potential att lyckas för att förbättra inköpsprestationer i kommunen.

van Weele (2014) menar att inköpsprestationer bör mätas i termer av både effektivitet och produktivitet för att se i vilken utsträckning en inköpsfunktion kan uppnå sina förutbestämda mål, till ett minimum av organisationens resurser. Utifrån de begränsade resurser Tingsryds kommun har, strävar de alltid efter att göra de bästa inköpen. För att prestationsmåtten ska täcka både effektivitets- och produktivitetsperspektivet ska måtten finnas i alla van Weeles (2014) inköpsdimensioner. De utvecklade prestationsmåtten för inköp i Tingsryds kommun kategoriseras utifrån van Weeles (2014) inköpsdimensioner. Nedan utvecklade prestationsmått är framtagna med hänsyn till SMART- och SMARTER-principerna. Även vid utveckling av prestationsmått är det svårt att beakta kriterierna ”accepterade” och ”emotionellt entusiasmerande” då inga enskilda prestationsmått för

varje anställd tas fram. Utöver de kriterier SMART- och SMARTER-principerna beskriver, tillägger Merchant (1998) att prestationsmått ska vara objektiva och förståeliga, vilket de utvecklade måtten är då de inte mäts eller följs av personer i en tydlig beroendeställning.

5.4.1 Pris och kostnad

Pris- och kostnadsdimensionen står för relationen mellan planerat och faktiskt pris, men även att kontrollera kostnader genom kontinuerlig övervakning av kostnader och utvärdering av priser (van Weele, 2014). I denna dimension utvecklas mått som påverkar pris och kostnader i Tingsryds kommun och måtten i denna dimension kan ses som en länk mellan de icke-finansiella målen och budget.

5.4.1.1 Mått utifrån målet ”100 procent avtalstrohet”

Strategi: Ha ramavtal på de produkter som kommunen behöver köpa in och således köpa allt på upphandlade avtal

För att uppnå detta mål, 100 procent avtalstrohet, behöver kommunen ha information om hur många inköp som inte sker enligt avtal. Således blir måttet; andel inköp utanför avtal. Detta mått informerar dels hur stor andel inköp som sker utanför avtal och dels vad det inte finns upphandlade ramavtal på. Att få information om andelen inköp som sker utanför avtal indikerar även på hur framgångsrikt specifikationerna, och således upphandlingarna, har gjorts. Även den problematik Jeppsson nämner med direktupphandlingar i kommunen, vilka tillsammans uppkommer i ett värde som enligt LOU måste upphandlas på ett visst sätt, kan tydliggöras genom detta mått. Måttet underlättar för Tingsryds kommun att hitta dessa produkter. Då måttet är viktigt för Tingsryds kommun, föreslås att detta ska mätas på månadsbasis för att kunna stoppa felaktiga inköp i tid och således kunna göra ”rätt” upphandlingar så fort som möjligt. Måttet befinner sig i denna dimension dels för att inköp utanför avtal oftast är dyrare och dels för att inköp utanför avtal kan leda till skadestånd.

Mått: Andel inköp utanför avtal

5.4.1.2 Mått utifrån målet ”reducera kostnader med XX procent”

Strategi: (A) reducerade transportkostnader och (B) bättre priser i upphandlingar

För att uppnå målet ”reducerade kostnader med XX procent” och delen i strategin ”reducerade transportkostnader”, är måttet (A); minska transportkostnaden med XX

procent till år XX. I samordnad varudistribution blir transportkostnaden och produktkostnaden separerade (Moen, 2013), vilket gör det möjligt för Tingsryds kommun att se transportkostnaden på ett tydligare sätt än innan.

För strategin ”bättre priser i upphandlingar” är måttet (B) minskade kostnader för XX produktgrupp. Måttet bör väljas ut för de mest frekvent använda produkterna, där det finns möjligheter till bättre upphandlingar och således bättre priser. Mätningen bör göras både på Tingsryd kommuns egna upphandlingar och på kommun- och länsövergripande upphandlingar. Produktgrupperna väljs av Tingsryds kommun och exempelvis kan kommunen se priset på en mjölkupphandling idag, för att sedan följa upp samma typ av upphandling vid nästkommande upphandling för den specifika produktgruppen. Detta ger underlag till att förhandla om priser med leverantörer då kommunen skulle kunna tillgodogöra sig leverantörernas produktivitetsökning, i form av att kommunen får mer produkter för samma pris. Detta mått påverkas även av måttet ”antal läns- och kommunövergripande upphandlingar” då samverkan genererar större upphandlingar och därmed skalfördelar. Att mäta minskade kostnader per produktgrupp kan även knytas samman med måttet ”antal utbildade upphandlare och beställare” då det indikerar på hur ”bra” upphandlingar Tingsryds kommun lyckas göra. Måttet ”minskade kostnader för XX produktgrupp” ska mätas i minskade reala kostnader för XX produktgrupp.

Mått (A): Minska transportkostnaden med XX procent till år XX. Mått (B): Minskade kostnader för XX produktgrupp

5.4.2 Produkt och kvalitet

Denna dimension syftar till att mäta kvaliteten på Tingsryd kommuns köpta produkter och säkerställa att beställd produkt levereras enligt avtal men även att kontrollera certifierade leverantörer (van Weele, 2014).

5.4.2.1 Mått utifrån målet ”sträva efter ett hållbart inköp” Strategi: Beakta den sociala aspekten till 100 procent

För att uppnå målet “sträva efter ett hållbart inköp” har två mått, (C) och (D), utformats för att täcka två olika perspektiv på strategin “beakta den sociala aspekten”. Måttet i denna dimension syftar till att utvärdera leverantörer utifrån den sociala aspekten och därför är måttet (C); antal klagomål och anmälningar utifrån den sociala aspekten på Tingsryd

kommuns leverantörer. Tingsryd kommuns leverantörer måste uppfylla vissa krav för att få vara leverantör till kommunen. Om leverantörerna missköter sig och till exempel använder leverantörer som i sin tur har underleverantörer som bryter mot mänskliga rättigheter bör kommunen inte fortsätta med detta samarbete då det dels är illegalt och dels skadar kommunens rykte. Att mäta klagomål och anmälningar på leverantörer gällande den sociala aspekten ger informationsunderlag om exempelvis arbetsförhållanden och leverantörers pålitlighet och därför ses detta mått i dimensionen produkt och kvalitet. Mått (D) presenteras under dimensionen “inköpsfunktion” i rubrik 5.3.4.4.

Mått (C): Antal klagomål och anmälningar utifrån den sociala aspekten på Tingsryd kommuns leverantörer

5.4.2.2 Mått utifrån målet ”sträva efter ett hållbart inköp”

Strategi: Välja det mest miljövänliga alternativet som är ekonomiskt försvarbart

Strategin “välja det mest miljövänliga alternativet som är ekonomiskt försvarbart” syftar till den miljömässiga aspekten av ett “Hållbart inköp”. Miljö är svårt att mäta i termer av att köpa det mest miljövänliga alternativet som är ekonomiskt försvarbart, men kommunen ska i möjligaste mån prioritera det mest miljövänliga alternativet vid inköp. Det är svårt att mäta om kommunen alltid köper det mest miljövänliga alternativet, men däremot finns det ett miljöledningssystem, ISO 14001, som syftar till att certifiera leverantörer som uppfyller de krav som miljöledningssystemet har. För att möjliggöra mätning av miljö, i någon form, är ett lämpligt mått för att mäta miljöaspekten XX procent miljöcertifierade leverantörer till år XX. Miljöcertifierade leverantörer är leverantörer som har certifieringen ISO 14001.

Mått: XX procent miljöcertifierade leverantörer till år XX 5.4.3 Logistik

I dimensionen logistik syftar prestationsmåtten till att bidra till ett bättre inkommande flöde av beställda produkter. Björklund och Forslund (2012) menar att miljö kan ses som ett logistikmått. Genom projektet ”Samordnad varudistribution” blir miljö och logistik starkt sammankopplade.

5.4.3.1 Mått utifrån målet ”minska koldioxidutsläpp med XX procent” Strategi: Använda miljövänliga fordon

Genom samordnad varudistribution har Tingsryds kommun minskat antal

transportkilometer vilket är en bidragande faktor till minskade koldioxidutsläpp. För att ytterligare minska koldioxidutsläpp, blir måttet att; öka andelen miljövänliga fordon med XX procent till år XX. Att öka andelen miljövänliga fordon ställer krav på transportföretaget som Tingsryds kommun har avtal med. Genom att arbeta med detta mått genererar kommunen väsentlig information om transporternas miljöpåverkan vilket således kan användas inför kommande upphandlingar. Vid upphandlingar för transporttjänster ska Tingsryds kommun utforma specifikationen på ett sådant sätt att de kan kräva att transportföretaget använder XX andel miljövänliga fordon som bland annat drivs på miljövänliga bränslen.

Mått: Öka andelen miljövänliga fordon med XX procent till år XX 5.4.3.2 Mått utifrån målet ”utvärdera leverantörer kontinuerligt” Strategi: Kontrollera och kommunicera med leverantörer

För att utvärdera leverantörer kontinuerligt föreslås att Tingsryds kommun ska mäta; antal fel vid leveranser. Genom detta mått kan kommunen uppnå både kontroll och kommunikation med både produktleverantör och transportör. Tingsryds kommun uppnår kontroll över sina leverantörer genom att uppmärksamma och dokumentera de fel som uppstår. Med ”fel” avses ofullständig leverans, fel i leveransen och leveranser utanför tidsfönstret. Genom att uppmärksamma fel i leveranser krävs kommunikation, både mellan beställare och leverantör, men också mellan beställare och kommunledningsförvaltningen. Detta mått genererar information om leverantörerna vilket ger underlag för kommande upphandlingar. Om Tingsryds kommun skulle vilja bryta ett avtal med en leverantör som inte uppfyller avtalet måste de ha dokumenterad information om problem som varit.

5.4.4 Inköpsfunktion

Denna dimension rör organiseringen kring inköpsfunktionen och hur resurser används för att nå uppsatta mål för inköp (van Weele, 2014). Tingsryds kommun är i uppstartsfasen med att bygga upp en ny inköpsfunktion och därför har kommunen ett stort fokus på att få igång sin organisation då inköpets betydelse ökat.

5.4.4.1 Mått utifrån målet ”öka antalet anbud från mindre företag och lokala leverantörer i upphandlingsfasen”

Strategi: Utforma specifikationen så att mindre företag och lokala leverantörer kan lämna anbud per produktgrupp

Måttet för att uppnå detta mål är; antal anbud från mindre företag och lokala leverantörer. Detta mått föreslås mätas i absoluta tal. Anledningen till att måttet är utformat i mätning av anbud beror på LOU och principen om icke-diskriminering då leverantörer inte får diskrimineras på grund av geografiskt läge. Detta mått är relevant att mäta då det är ett av de främsta motiven till projektet ”Samordnad varudistribution”. Utfallet av måttet beror på hur väl specifikationen har gjorts, vilket görs av upphandlare på Tingsryds kommun.

Mått: Antal anbud från mindre företag och lokala leverantörer 5.4.4.2 Mått utifrån målet ”reducera kostnader med XX procent” Strategi: Reducerade kostnader i inköpsarbetet

För att uppnå strategin ”reducerade kostnader i inköpsarbetet” är måttet; antal besparade timmar för inköpsarbete per beställare. Detta mått är svårt att mäta och följa upp på de cirka 200 beställarna som Tingsryds kommun har. Förslagsvis ska detta mått väljas ut för XX antal beställare som Tingsryds kommun anser är rimligt att följa upp. För att mäta detta behöver Tingsryds kommun börja med att samla in information om hur mycket tid de utvalda beställarna lägger på inköpsarbete idag, för att sedan följa upp och samla in samma information om ett år.

5.4.4.3 Mått utifrån målet ”öka antalet läns- och kommunövergripande upphandlingar”

Strategi: God samverkan med övriga kommuner i länet

Måttet för att uppnå detta mål formuleras som antal läns- och kommunövergripande upphandlingar per år. Måttet ska indikera på goda relationer och påverkar inköpsfunktionen. Måttet är relevant att mäta då samverkan mellan kommunerna påverkar andra mått, exempelvis måttet ”antal anbud från mindre företag och lokala leverantörer” och ”minskade kostnader för XX produktgrupp” då skalfördelar kan uppnås.

Mått: Antal läns- och kommunövergripande upphandlingar 5.4.4.4 Mått utifrån målet ”sträva efter ett hållbart inköp” Strategi: Beakta den sociala aspekten till 100 procent

Det andra perspektivet för att beakta den sociala aspekten är mått (D); antal klagomål och anmälningar utifrån den sociala aspekten mot Tingsryds kommun. Mått (D) är relevant att mäta då både Gustafsson, ekonomichef, och Jeppsson, kommunchef, berättar att leverantörerna är mer medvetna om vilka lagar och regler som gäller för leverantörer till kommunal verksamhet. Även om kommunen aldrig medvetet vill diskriminera eller missgynna någon leverantör utifrån den sociala aspekten är leverantörerna snabba på att fånga upp felaktigheter kring upphandling och inköp. Genom att mäta klagomål kan kommunen försöka förhindra det felaktiga beteendet innan det går till en anmälan, vilket blir en större kostnad för Tingsryds kommun. Dessa mått ska förslagsvis mätas varje halvår, för att Tingsryds kommun ska kunna agera proaktivt.

Mått (D): Antal klagomål och anmälningar utifrån den sociala aspekten mot Tingsryds kommun

5.4.4.5 Mått utifrån målet ”följa Lagen om offentlig upphandling, både vid upphandling och inköp”

Strategi: Kompetensutveckling och information till både upphandlingsansvariga och inköpsansvariga

För att uppnå detta mål kan kommunen mäta antal utbildade upphandlare och beställare för att säkerställa kompetens kring LOU. Tingsryds kommun har nyligen utbildat alla beställare i samband med införandet av e-inköpssystemet. Syftet med utbildningarna var främst enligt Runesson, inköpscontroller, att utbilda beställarna i det nya e-inköpssystemet, men Runesson berättar att även andra frågor kring inköp berördes. Även om Tingsryds kommun nyligen har genomfört utbildningar föreslås att detta mått ska mätas varje år för att säkerställa att det påbörjade arbetet med kompetensutveckling fortsätter. Det är även viktigt att mäta detta eftersom personal kan sluta vilket gör att det tillkommer ny personal som ska sköta inköp. Om Tingsryds kommun ser att det förekommer inköp utanför avtal, vilket mäts i måttet ”andel inköp utanför avtal”, kan det indikera på att beställarna saknar kompetens och kunskap kring LOU och inköp i kommunen. Är antalet utbildade beställare lågt bör Tingsryds kommun anordna utbildningstillfällen för att öka antalet utbildade upphandlare och beställare.

5.4.5 Sammanställning av prestationsmått

I figur 5:3 visas en sammanställning av de framtagna prestationsmåtten i van Weeles (2014) respektive inköpsdimension.

Figur 5:3. Sammanställning av prestationsmått utifrån del tre i analysmodellen.

Enligt Borst et al. (2014) och Michelin och Mari (2013) ska prestationsmått täcka flera dimensioner och skapa en mix av strategiska mått, utfall och drivande faktorer, finansiella och icke-finansiella, samt interna och externa. Majoritet av de framtagna prestationsmåtten hamnar i dimensionen ”inköpsfunktionen”. Detta beror på att synen på inköp har förändrats i Tingsryds kommun, då Gustafsson berättar att kommunen vill se inköp som en strategisk funktion. För att inköp ska ses som en strategisk funktion måste Tingsryds kommun strukturera upp inköpsfunktionen för att skapa tydlighet och visa de anställda vad som är viktigt. De framtagna prestationsmåtten för inköp återfinns i alla van Weeles (2014) inköpsdimensioner och de är en blandning av finansiella och icke-finansiella mått, samt täcker både effektivitets- och produktivitetsperspektivet. Prestationsmåtten i dimensionen ”inköpsfunktionen” ses som interna då de syftar till att påverka aktiviteter inom Tingsryds

Inköpsprestationer

Produktivt inköp

Logistik

- Öka andelen miljövänliga fordon med

XX % till år XX - Antal fel vid leveranser

Produkt och kvalitet

- Antal klagomål och anmälningar utifrån den sociala aspekten på Tingsryd kommuns leverantörer -XX % miljöcertifierade leverantörer Pris och kostnad - Andel inköp utanför avtal - Minska transportkostna den med XX % till år XX - Minskade kostnader för XX produktgrupp Effektivt inköp Inköpsfunktion

- Antal anbud från mindre företag och lokala leverantörer

- Antal besparade timmar för inköpsarbete per beställare

- Antal läns- och kommunövergripande

upphandlingar - Antal klagomål och anmälningar utifrån den sociala

aspekten mot Tingsryds kommun

- Antal utbildade upphandlare och beställare

kommun, vilket utförs av de anställda på Tingsryds kommun. Det är främst dimensionen ”produkt och kvalitet” som är ett externt inriktat mått. Hvidman och Andersen (2013) menar att syftet med prestationsmätning är att skifta fokus från input till output och de flesta av de framtagna prestationsmåtten kan ses som output-mått då de är utfallet av en prestation som mäts. Det prestationsmått som kan ses som ett input-mått är ”antal utbildade upphandlare och beställare” då upphandlarna och beställarna är resurser för att göra inköp. Tillsammans skapar de framtagna prestationsmåtten information, vilket är nödvändigt för att nå de icke-finansiella mål Tingsryds kommun har. Hvidman och Andersen (2013) menar att informationsgenereringen är en viktig del i prestationsmätning. Hur väl

Tingsryds kommun använder informationen som genereras avgör hur väl

prestationsmätning fungerar. För att få prestationsmätning att fungera krävs även en tydlig målbild och ett strukturerat arbetssätt.

Forslund (2011) menar att integrering av prestationsmått med externa parter kan leda till bättre prestationer. Integration mellan Tingsryds kommun och dess leverantörer kan delvis ses då kommunen och leverantörerna kommer överens om gemensamma mål och prestationer i och med specifikationen. Det är dock inget uttalat mål som ligger till grund för mätning utan LOU skapar integration. Då Tingsryds kommun är i uppstartsfasen med att arbeta med mål och prestationsmått är det svårt att arbeta med integrering av mått redan från början. I ett längre tidsperspektiv ska förslagsvis Tingsryds kommun arbeta med att integrera sina prestationsmått, där det är möjligt, med externa parter utöver den integration som sker genom LOU.

5.4.5.1 Samband mellan prestationsmåtten

Anthony och Govindarajan (2007) menar att det är viktigt att prestationsmåtten är direkt länkade till en organisations strategi för att uppnå samband mellan prestationsmåtten. I den utvecklade styrmodellen beaktas detta då nya strategier har utformats utifrån Tingsryd kommuns identifierade prestationsvariabler. En anledning till att prestationsmåtten har en tydlig länk till strategierna beror på att varje prestationsvariabel har en eller flera strategier och således speglar prestationsmåtten respektive strategi. Detta gör att det blir enklare för de anställda i Tingsryds kommun att se hur varje prestationsmått är länkade till strategierna i syfte att uppnå respektive mål för inköp som Tingsryds kommun har. Respektive länk mellan strategi och prestationsmått gör att varje länk, från mål till prestationsmått, konkretiseras. Det blir också tydligare för de anställda att förstå vilket mål de syftar uppnå.

Prestationsmåtten ”andel inköp utanför avtal” och ”antal utbildade upphandlare och beställare” har ett samband då båda syftar till att uppnå högre grad av avtalstrohet i Tingsryds kommun. Måttet ”antal utbildade upphandlare och beställare” påverkar delvis måttet ”andel inköp utanför avtal” då det hjälper den enskilde beställaren att ha mer kunskap om hur inköpet ska genomföras. Dock garanterar inte utbildning att varje beställare gör alla inköp enligt avtal. Vidare påverkar måttet ”andel inköp utanför avtal” måtten som rör klagomål och anmärkningar utifrån den sociala aspekten på eller mot Tingsryd kommuns leverantörer eller Tingsryds kommun, då risken för klagomål och anmälningar minskar om fler inköp sker innanför avtal. Måttet ”antal utbildade upphandlare och beställare” kan även kopplas till måttet ”antal besparade timmar för inköpsarbetet per beställare”. Utbildning leder förhoppningsvis till att en anställd blir bättre på sitt arbete och således kan tid reduceras i inköpsarbetet. Vidare kan måttet ”antal utbildade upphandlare och beställare” påverka måttet ”antal anbud från mindre företag och lokala leverantörer”. Det finns ett samband mellan dessa mått då specifikationerna som sätts av upphandlarna avgör hur många mindre företag och lokala leverantörer som kan lämna anbud per produktgrupp. Det är kunskapsnivån hos upphandlarna som avgör specifikationens utformning. Måttet ”antal anbud från mindre företag och lokala leverantörer” är utvecklat i styrmodellen för att alla respondenter angivit detta både som viktigt och ett av de stora målen med att införa samordnad varudistribution.

Det finns ett samband mellan måtten ”öka andelen miljövänliga fordon med XX procent till år XX” och ”XX procent miljöcertifierade leverantörer till år XX” då en miljöcertifierad leverantör kan vara miljöcertifierad genom att ha miljövänliga fordon.