Inköp

Enligt Gadde och Håkansson (1998) är utrustning, komponenter, råvaror och material, förnödenheter samt tjänster exempel på olika typer av inköp en organisation kan göra. Ett vanligt mål för inköp enligt Storhagen (2011) är att köpa rätt kvalitet av material vid rätt tidpunkt, i rätt kvantitet, till rätt pris från rätt källa. Inom offentlig verksamhet definierar van Weele (2014) ett bra inköp som att få värde för pengarna, att de produkter som köps passar syftet med inköpet och att hänsyn tas till totalkostnaden. Ett bra inköp i offentlig verksamhet ska också levereras på ett effektivt sätt, begränsa tiden och utgifterna för de involverade parterna, samt vara bra för medborgarna, skattebetalarna och leverantören till myndigheten. För att uppnå de mål en offentlig verksamhet strävar efter med sina inköp finns några generella principer som är steg mot lyckade inköp. Dessa principer sammanställs i tabell 3:4.

Generella principer för ett bra inköp:

 Tydliga mål för inköp redan från början

 Vara medveten om externa faktorer som kan påverka inköp, som politisk miljö

 Kommunicera målen för inköp till potentiella leverantörer på ett tidigt plan

 Specifikationen bör utformas utifrån önskat resultat

 Eftersträva konkurrenskraftiga-, rättvisa- och transparenta inköp

 Tydlighet i vad som är överkomliga priser att spendera på den särskilda produkten eller tjänsten

 Etablera effektiva processer för att öka leverantörsprestationer under kontraktstiden Tabell 3:4. Principer för ett bra inköp enligt van Weele (2014).

Inköp är de aktiviteter som sker mellan en organisation och dess leverantörer (Storhagen, 2011). Inköp omfattar enligt van Weele (2014) ett antal traditionella aktiviteter, från att fastställa vilken produkt eller tjänst som ska köpas in, till att beställa och följa upp samt utvärdera de inköp som gjorts. För en offentlig verksamhet är det själva utformningen av

vad som ska köpas in som ses som den viktigaste aktiviteten (Rutgersson, 1995). Denna specifikation ska ta hänsyn till de verksamhetsbehov som finns (O´Brien, 2014). Att specifikationen är viktigast för en offentlig verksamhet beror på LOU. Dels för att alla anbud ska vara identiska och kunna konkurrera på lika villkor och dels för att en offentlig verksamhet inte kan förhandla sig till villkor i efterhand (Rutgersson, 1995). Specifikation ligger till grund för vilka leverantörer som väljs och kontrakteras (van Weele, 2014). En organisation kan sedan lägga beställningar till de leverantörer organisation har avtal med. Ordern ger leverantören rättighet att leverera och en organisation kan bevaka sin leverans för att säkerställa att den sker på utsatt leveranstidpunkt. Att följa upp och utvärdera de köps som gjorts är viktigt för att dels kunna göra en leverantörsutvärdering och dels internt kunna kontrollera sina inköp (Jonsson & Mattson, 2011).

3.3.1 Hållbart inköp

Inköp kan enligt Brammer och Walker (2010) också ses som ett verktyg för att uppnå bredare politiska mål. Ett begrepp som kommit att bli allt vanligare är “Hållbart inköp”, som rör både sociala-, miljömässiga- och ekonomiska aspekter av inköpsbeslut (Brammer & Walker, 2010; Ferguson et al., 1996). Det är främst påtryckningar från den politiska miljön som framkallar ”Hållbara inköp”. Genom sin köpkraft kan den offentliga verksamheten främja både sociala- och miljömässiga mål (Brammer & Walker, 2010). Sociala aspekter fokuserar på bra arbetsmiljö och arbetsförhållanden och syftar till att skapa värde för samhället. Miljöaspekten innebär att naturresurser ska användas på ett effektivt sätt. Den ekonomiska aspekten innebär att vinst inte får ske på bekostnad av de sociala- och miljömässiga aspekterna, vilket innebär att dessa tre aspekter ska gå hand i hand (van Weele, 2014). Därför kan andra krav, förutom verksamhetsspecifika, som exempelvis miljökrav, kvalitetskrav, ekonomiska krav och logistikkrav även förekomma i en specifikation för en offentlig organisation. Förutom de produktkrav som sätts i en specifikation, finns det också krav på de leverantörer som levererar till offentlig verksamhet. Det kan vara krav som leverantörens ekonomiska ställning, att leverantören inte får ha skatteskulder, skulder i socialförsäkringsavgifter eller förekomma i brottsregistret. Sammantaget kommer de krav som ställs från köpande organisation att påverka det slutliga valet av leverantör, samt ligga till grund för det avtal som senare skrivs mellan parterna (Rutgersson, 1995).

3.3.2 Att styra inköp

För att styra inköp behövs information som täcker alla aktiviteter som anses nödvändiga för att styra prestationer i den riktning som är i linje med en organisations strategi och intressen (van Weele, 2014). Kron och Wallgren (2010) nämner styrning via regelverk och styrning via mål och mått som två sätt att styra en organisations inköp. En organisation bör följa de regelverk som kan gälla både interna och externa regler, där exempel på externa regler är LOU (Kron & Wallgren, 2010; van Weele, 2014). Offentliga upphandlingar präglas av politiska styrmedel, med höga och komplicerade krav, för att säkerställa de politiska ambitionerna som finns. Utformningen på kraven kan vara svårtolkade och hamnar då i konflikt med regelverket och försvårar tolkningen (Moen, 2013). När en organisation styr mot mål behöver den omvandla befintlig data till information, som kan vara till användning för uppföljning och styrning av inköp (van Weele, 2014). En organisation måste ha en tydlig strategi för inköp och en handlingsplan för hur rapportering ska ske om det ska vara möjligt att mäta och utvärdera inköp (van Weele, 2014).

3.3.3 Prestationsmått för inköp

Inköpsprestationer anses vara i vilken utsträckning inköpsfunktionen kan uppnå sina förutbestämda mål, till ett minimum av en organisations resurser (van Weele, 2014). Enligt van Weele (2014) finns det flera tillvägagångssätt för att mäta inköp, men då organisationer är unika passar olika tillvägagångssätt olika organisationer. Varje organisation ska därför förlita sig på sin egen förståelse och erfarenhet (van Weele, 2014). Enligt Krause et al. (2001), Gunaskekaran och Kobu (2007) och van Weele (2014) är inköpsprestationer resultatet av två olika element, effektivitet och produktivitet. För att utvärdera inköpsaktiviteter bör mått vara kopplade till både effektivitet och produktivitet (Gunaskekaran & Kobu, 2007; Krause et al., 2001; van Weele, 2014). Därför menar van Weele (2014) att mätning av inköp bör göras i de fyra olika dimensionerna; pris och kostnad, produkt och kvalitet, logistik och inköpsfunktionen. Ett prestationsmätningssystem för inköp ska täcka alla dessa dimensioner för att uppnå både produktivitet och effektivitet. Hur effektivitet och produktivitet påverkar inköpsprestationer illustreras i figur 3:5.

Figur 3:5. Fyra dimensioner för att mäta inköpsprestationer (egen illustration baserad på van Weele, 2014 och Krause et al., 2001).

Dock menar van Weele (2014) att det inte är tillräckligt att mäta inköp i termer av produktivitet och effektivitet, utan en organisation måste även ta hänsyn till om organisationen ser sin inköpsfunktion som en operativ, taktisk eller strategisk funktion. Oavsett hur organisationen ser på inköpsfunktionen finns inköp både på en operativ, taktisk och strategisk nivå. Den operativa nivån kännetecknas av att arbeta praktiskt med att göra de faktiska inköpen och administrativt arbete kring inköpen. Om en organisation ser inköp på en operativ nivå karaktäriseras måtten av att vara kvantitativa och administrativa, till exempel antal ordrar, restordrar, ledtid, inköpsadministration, antal klagomål och antal sena leveranser. Den taktiska nivån innebär att ledningen är medveten om sparpotential kring inköp och de sätter mål utifrån varje inköpsfunktions avdelning. Vanliga mått för den taktiska nivån kan vara; sparande, prisreduktion och avvikelserapporter. Inköp på en strategisk nivå innebär att utforma strategier och riktlinjer för inköp. Om inköp ses på en strategisk nivå är måtten kvalitativa och strategiska, till exempel hur tidigt leverantörerna involveras, outsourcing-beslut och reducerade kostnader (van Weele, 2014).

3.3.3.1 Pris och kostnad

Pris- och kostnadsdimensionen står för relationen mellan planerat och faktiskt pris för material och tjänster. Det finns en skillnad mellan pris- och kostnadskontroll och pris- och kostnadsreduktion. Målet med kontrollaspekten handlar om att inte tappa kontrollen över kostnaden, vilket uppnås genom kontinuerlig övervakning och utvärdering av priser. Målet med reduktionsaspekten är att övervaka de aktiviteter som har initierats för att reducera kostnader och är associerad till inköp av material och tjänster (van Weele, 2014). Även

Inköpsprestationer

Produktivt inköp

Logistik Produkt och

kvalitet Pris och kostnad Effektivt inköp Inköpsfunktionen

Krause et al. (2001) menar att kostnad ska mätas. Krause et al. (2001) menar att en organisation kan mäta kostnad i form av totalkostnad och kostnadsinformation. Totalkostnaden inkluderar allt från produktens pris till leverans och returer, medan kostnadsinformation handlar om leverantörens vilja att dela kostnadsinformation med organisationen (Krause, et al., 2001).

3.3.3.2 Produkt och kvalitet

Kvaliteten på en produkt ska inte definieras för noggrant. van Weele (2014) benämner kvaliteten på inköp som i vilken utsträckning beställd produkt har levererats enligt en organisations specifikationer. Parametrar som används inom detta begrepp kan vara fel på materialet i leveransen och antal certifierade leverantörer. Ett vanligt kvalitetsmått är antal klagomål gällande kvalitet och mängd. Dessa mått syftar till att utläsa graden av felfria leveranser (van Weele, 2014). Krause et al. (2001) nämner också kvalitet som en aspekt att mäta och anser att produktens hållbarhet och leverantörens pålitlighet är sådana aspekter. Även leverantörens förmåga att tillgodose specifikationen bör mätas i enlighet med satta krav (van Weele, 2014).

3.3.3.3 Logistik

Krause et al. (2001) menar att leverans är viktigt att mäta och att aspekter som ledtid, avstånd mellan köpande organisation och leverantör samt leveranssäkerhet beaktas. Även flexibilitet bör beaktas och Krause et al. (2001) menar att leverantören bör kunna vara flexibel i form av volym och orderförändringar. Utöver dessa mått exemplifierar Forslund (2011) logistikmått som antal hanterade ordrar per månad och antal ofullständiga leveranser. Målet med logistikmåtten är att bidra till ett bättre inkommande flöde av de beställda produkterna och tjänsterna (van Weele, 2014). Vidare menar Björklund och Forslund (2012) att miljö kan ses som ett logistikmått. Även Caniato et al. (2012) nämner miljö och hållbarhet som ett logistikmått.

3.3.3.4 Inköpsfunktion

Denna dimension inkluderar de största resurserna som används för att nå målen med inköp, personal, ledning, rutiner och riktlinjer samt informationssystem. Denna dimension syftar inte till att kvantifiera mått utan måtten är mer kvalitativa. Personalen bör ha utbildning och rätt kompetens för de inköp som ska göras. Ledningen syftar till att strukturera organisationens inköp och utarbeta strategier, handlingsplaner och rutiner för rapportering, samt utarbeta en kommunikationsstruktur. Handlingsplanerna bör vara tillgängliga för att

säkerställa att inköp görs på det mest effektiva sättet. Informationssystem behövs för att förse de anställda med daglig information, men också för att de ska kunna kommunicera tillbaka information till ledningen (van Weele, 2014).