Vad betyder styrmodellen för Tingsryds kommun?

Enligt Gustafsson och Runesson har Tingsryds kommun varit intresserade av att utveckla mål och mått för inköp som tar hänsyn till både finansiella och icke-finansiella aspekter. Genom projektet ”Samordnad varudistribution” ville Tingsryds kommun förändra sitt sätt att styra och göra inköp till en strategisk fråga. Att göra inköp till en strategisk fråga kan bidra till ökad effektivitet, vilket Carr och Smeltzer (1997) menar uppnås genom att integrera mål för inköp med en organisations övergripande mål. Styrmodellen beaktar van Weeles (2014) olika dimensioner för inköp och därmed uppnås både effektivitet och produktivitet, vilket leder till att Tingsryds kommun kan reducera kostnader, något som ses positivt. En annan positiv effekt av styrmodellen är att den sammanfattar den komplexa målbild Tingsryds kommun har för sina inköp och således konkretiseras kommunens önskemål om vad de vill uppnå med inköp. Vidare hjälper styrmodellen Tingsryds kommun visa de anställda vad som är viktigt och genom de framtagna prestationsmåtten preciseras hur de ska arbeta för att uppnå de identifierade prestationsvariablerna för inköp. Genom prestationsmåtten möjliggörs mätning och uppföljning av inköpsarbetet i Tingsryds kommun. En annan positiv effekt med styrmodellen är att Tingsryds kommun kan generera information via prestationsmåtten, och således får kommunen en tydlig överblick på vad de är bra på och vad de är mindre bra på. Ljungberg och Larsson (2012) menar att en organisation kan identifiera problem och vidta åtgärder genom att olika dimensioner och mål tydliggörs. Då styrmodellen mäter olika dimensioner och har olika mål, ger det Tingsryds kommun en möjlighet att identifiera problem och brister och således vidta åtgärder där det behövs. Totalt sett ger styrmodellen Tingsryds kommun ett verktyg att utgå från vid sitt inköpsarbete som kan liknas vid en konkret handlingsplan. Effekterna av den utvecklade styrmodellen är att Tingsryds kommun får en utarbetad styrning som passar den nya situation som uppstått i kommunen där fokus främst är på icke-finansiella mål. Vidare är förhoppningen med styrmodellen att Tingsryds kommun ska få ett inköpsarbete som ligger i linje med deras mål.

Hvidman och Andersen (2013) menar att prestationsmått blir resultatlöst om ledningen inte har en vilja att arbeta med den information som genereras. I Tingsryd kommuns fall har Gustafsson och Runesson visat att det finns en tydlig vilja att arbeta med prestationsmått och därför har styrmodellen goda chanser att användas väl. En annan positiv konsekvens av styrmodellen kan vara att de anställda blir mer motiverade till sitt arbete då de har tydliga mål

och mått att arbeta mot. Prestationsmåtten är utformade i enlighet med SMART- och SMARTER-principerna, i syfte att vara så förståeliga som möjligt, dock finns det alltid en risk för missuppfattning då individer tolkar och förstår mål och mått olika. En annan aspekt som talar för att styrmodellen ska fungera är att prestationsmåtten mäts på alla nivåer i Tingsryd kommuns inköpsfunktion, samt att prestationsmåtten inte mäts alltför ofta och är begränsade i antal, vilket Neely och Bourne (2000) och Melnyk et al. (2014) påpekar som viktigt. Styrmodellen innefattar på vilken nivå och hur ofta prestationsmåtten ska mätas, däremot beaktar inte styrmodellen hur prestationsmåtten ska följas upp, då det ligger utanför uppsatsens syfte men kan vara en del av en styrmodell och därför är det Tingsryd kommuns uppgift att utveckla en rutin för detta.

7 Slutsats

Slutsatsen presenteras utifrån uppsatsens problemformulering och syfte. I detta avsnitt ämnar den teoretiska och praktiska relevansen besvaras. Avslutningsvis diskuteras kritik mot den egna uppsatsen och förslag till vidare forskning.

Uppsatsen avser uppfylla syftet:

att utveckla en styrmodell för Tingsryds kommun i relation till projektet ”Samordnad varudistribution”. Mer specifikt innebär detta att identifiera prestationsvariabler för att

kunna formulera prestationsmått för inköp i Tingsryds kommun.

Effekterna av den framtagna styrmodellen i Tingsryds kommun är att den komplexa målbilden har konkretiseras och således har inköpsarbetet förtydligats genom att prestationsmåtten ämnar uppnå de identifierade prestationsvariablerna. Genom de prestationsmått som utvecklats i styrmodellen för Tingsryds kommun, tydliggörs de aktiviteter som behöver förbättras och på så vis kan en ändamålsenlig verksamhet nås, då rätt saker, görs på rätt sätt. Att inköpen blir mer effektiva och produktiva leder till en kostnadseffektiv verksamhet och genom styrmodellen kan Tingsryds kommun reducera kostnader då prestationsmåtten är utvecklade i dimensioner av både effektivitet och produktivitet.

Projektet ”Samordnad varudistribution” tillsammans med styrmodellen kan till vissa delar ha en samhällsekonomisk nytta då projektet medför miljövinster för samhället i stort. Då Tingsryds kommun vill öka antalet lokala leverantörer, arbetar de för att gynna det lokala näringslivet. Detta är något som Tingsryds kommun har möjlighet att göra genom projektet ”Samordnad varudistribution” och för mindre företag och lokala leverantörer betyder det att de inte är exkluderade från upphandlingar redan innan upphandlingsfasen har börjat. En annan samhällsnytta är att Tingsryds kommun strävar efter ett ”Hållbart inköp”, vilket ökar deras ansvarstagande i samhället. Styrmodellen bidrar till den samhällsekonomiska nyttan genom att delar av prestationsmåtten är direkt knutna till effekter på samhället, som måttet ”antal anbud från mindre företag och lokala leverantörer”.

Tidigare forskning om prestationsmätning i offentlig verksamhet diskuterar problematiken med att utforma prestationsmått i offentlig verksamhet då verksamhetsområdena är varierande, många användare och att det finns svårigheter kring den mångfacetterade

målbilden, vilket gör det svårt att definiera konkreta mål. Målbilden för inköp är mångfacetterad, men genom att få en klarhet i vilka mål som gäller för exempelvis inköp går det att utforma prestationsmått även i offentlig verksamhet. På den övergripande nivån är målbilden för inköp samma i hela kommunen. Däremot behöver målen sättas skarpare för att vara förståeliga och kunna brytas ner. Detta är en mycket fin gränsdragning då de övergripande målen inte får bli för detaljerade, samtidigt som målen alltid behöver vara tydliga. Genom att tydliggöra målbilden i en kommun är det möjligt att utveckla prestationsmått för inköp. Den ultimata utmaningen för kommuner som befinner sig i en liknande kontext som Tingsryds kommun, är att sätta konkreta, pålitliga och begripliga mål.

Genom den förändring för inköp Tingsryds kommun har gjort, går ekonomistyrningen mot en modern verksamhetsstyrning. Det går tydligt att se den moderna verksamhetsstyrningens utveckling i litteraturen och nu händer detta i Tingsryds kommun. Det teoretiska bidraget är en styrmodell med konkreta prestationsmått anpassade för en specifik situation, i det här fallet, samordnad varudistribution. Styrmodellen genererar både mer information om en kommuns målbild vid samordnad varudistribution, men även exempel på prestationsmått för kommuner, i lika storlek och i samma situation som Tingsryds kommun. Uppsatsen kan ses som ett bidrag till kommuner som är på väg, eller nyligen har infört samordnad varudistribution, med tillhörande e-inköpssystem, och ofta får en liknande målbild gällande inköp och därför ses en generell nytta för den utvecklade styrmodellen. Uppsatsen bidrar även med kunskap om hur en kommun kan styra sina inköp då styrmodellen har utvecklats steg för steg med utgångspunkt från övergripande mål. Det praktiska bidraget till Tingsryds kommun är den utvecklade styrmodellensom är anpassad efter den nya målbilden för inköp. Genom att Tingsryd kommuns inköp kartlagts har övergripande mål brutits ned i olika dimensioner, vilka ses som prestationsvariabler, för att kunna mäta både effektivitet och produktivitet. Då måtten är en blandning av effektivitetsmått och produktivitetsmått ämnar styrmodellen hjälpa Tingsryds kommun att uppnå rätt och bättre inköp. Tid och resurser är ofta begränsade i en kommun, även i Tingsryd kommuns fall, och därför ses den utvecklade styrmodellen vara av praktisk nytta då detta är något som kommunen inte ansåg sig ha möjlighet att utveckla i nuläget.