Inköpsfunktionen på Tingsryds kommun

Inköp involverar alla nivåer i Tingsryds kommuns organisationsstruktur. De övergripande nivåerna, kommunfullmäktige och nämnder, hanterar inköpsfrågor och fattar beslut, medan de faktiska beställningarna främst sker på de olika enheterna ute på förvaltningsnivå.

4.3.2.1 Ansvarsfördelning gällande inköp

I kommunen är det kommunfullmäktige som fastställer inköps- och upphandlingspolicy. Vidare är det kommunstyrelsen som har det strategiska ansvaret för inköps- och upphandlingsfrågor inom kommunen. Det är även kommunstyrelsen som har ansvar för

kommunövergripande upphandlingar och för samordning av inköp- och

upphandlingsarbete. I kommunstyrelsens ansvar ligger även övergripande uppföljning av inköp och dess riktlinjer, samt att vid behov föreslå nya inköps- och upphandlingspolicy (Inköps & Upphandlingspolicy för Tingsryds kommun; Riktlinjer för inköp och upphandling i Tingsryds kommun). Varje nämnd är ansvarig för att all anskaffning till verksamheten sker i enlighet lagstiftning och enligt kommunens ramverk. Östman berättar

att varje nämnd har sin egen delegationsordning, som talar om vem som får fatta beslut och skriva på kontrakten i den nämndens namn. Nämnden är även ansvarig för att medverka i utveckling och samordning inom inköp och upphandling, och ska göra en tidsplanering för de upphandlingar som är kommungemensamma (Inköps & Upphandlingspolicy för Tingsryds kommun; Riktlinjer för inköp och upphandling i Tingsryds kommun).

Förvaltningarna är ansvariga för genomförandet av upphandlingar, specifika för respektive förvaltning, samt för de avtal som tecknas. Hur väl och hur effektivt organisationen fungerar ligger i respektive förvaltnings ansvar. De ska även upprätta rutiner för inköp och upphandling, och kontrollera att kommunens ramverk efterföljs. I respektive förvaltning ska också en inköpsamordnare utses, vilken ska ha en koordinerande roll för inköp. Inköpssamordnarens roll finns inte i dagsläget, men är något Tingsryds kommun arbetar med att införa. Det ligger även i förvaltningens ansvar att utse ett antal direktupphandlare och behöriga beställare, och att ansvara för information och utbildning till dessa. När det gäller uppföljning av bland annat leverans, avtal och inköp ansvarar respektive förvaltning för att detta sker, samt utser en person som är ansvarig för utvärderingskriterierna (Riktlinjer för inköp och upphandling i Tingsryds kommun).

Kommunledningsförvaltningen, även benämnd ekonomiavdelningen, är direkt ansvarig under kommunstyrelsen för genomförandet och samordningen av kommunens övergripande inköps- och upphandlingsverksamhet. Denna förvaltning genomför de upphandlingar som sker på kommunövergripande nivå. Kommunledningsförvaltningen ses som kommunens allmänna expertfunktion vad gäller inköp, upphandling och avtal, och har en central roll som rådgivande och policyskapande funktion. Förvaltningen driver och samordnar utvecklingsarbete och ansvarar för bevakning av omvärlden inom inköps- och upphandlingsområdet. Vidare är förvaltningen ansvarig för samordning och nätverk för förvaltningarnas kommande inköpssamordnare. Kommunledningsförvaltningen ska även fastställa anvisningar för inköps- och upphandlingsområdet och är ett stöd för

verksamheterna när det gäller specifika LOU-upphandlingar.

Kommunledningsförvaltningen har det övergripande ansvaret för inköp, avtalsdatabaser och IT-stöd. Denna förvaltning är även ansvarig för genomförande av uppföljning och uppdatering för inköp- och upphandlingspolicy (Riktlinjer för inköp och upphandling i Tingsryds kommun). Ansvarsfördelning och uppgifter är sammanställd itabell 4:4.

Funktion: Ansvar: Uppgift:

Kommunfullmäktige  Fastställer inköps- och

upphandlingspolicy Kommunstyrelse  Strategiskt ansvar för inköps-

och upphandlingsfrågor

 Ansvar för

kommunövergripande

upphandlingar och samordning av inköp

 Övergripande uppföljning av inköp och dess riktlinjer

 Föreslå ny inköps- och upphandlingspolicy

Nämnd  Ansvarig för all anskaffning till

verksamheten

 Ansvarig för utveckling och samordning inom inköp och upphandling

 Ansvarig för tidsplanering för kommun gemensamma upphandlingar

Förvaltning  Ansvarig för genomförandet av

upphandlingar

 Ansvarig för att förvaltningen fungerar

 Ansvarig för viss inköpsuppföljning och utvärderingskriterier

 Upprättar rutiner för inköp och upphandling

 Kontrollera att kommunens ramverk följs

 Utse inköpssamordnare

 Utse antal direktupphandlare och behöriga beställare

Kommunlednings- förvaltning

 Direkt ansvarig för genomförandet och

samordningen av inköps- och upphandlingsverksamheten

 Ansvarig för inköpssamordnarna

 Ansvarig för inköp, avtalsdatabaser och IT-stöd

 Ansvarig för genomförande och uppföljning av inköp- och upphandlingspolicy

 Genomför kommunövergripande upphandlingar

 ”Allmän expertfunktion”

 Driver och samordnar

utvecklingsarbete inom inköps- och upphandlingsområdet

 Fastställa anvisningar för inköps- och upphandlingsområdet

 Stöd för gällande LOU upphandlingar

Tabell 4:4. Sammanställning av Tingsryd kommuns ansvarsfördelning gällande inköp och upphandling (egen illustration).

4.3.2.2 Rollfördelning för inköp

Gustafsson menar att Tingsryds kommun saknat en tydlig rollfördelning och struktur kring inköp. Formellt sett menar Gustafsson att varje förvaltning idag har ansvar för sina egna inköp, men det har varit svårt att koordinera detta med kommunledningsförvaltningen roll. Gustafsson berättar att kommunen saknar en koordinerande roll och därför har inköp varit

tungarbetat, både att få och nå ut med information. Därför har

kommunledningsförvaltningen varit tvungen att arbeta mot varje enskild enhetschef. Även Runesson instämmer i att kommunikationen varit svår. Runesson menar att

kommunikationen var särskilt svår vid införandet av projektet ”Samordnad varudistribution” då antalet beställare inte var identifierade. Genom de utbildningar Runesson haft i samband med införandet av e-inköpssystemet har hon ”fångat in” antalet beställare och därmed fått direktkontakt med beställarna. Dock menar Runesson att kommunledningsförvaltningen jobbar på att hitta en lösning för hur de ska kommunicera ut information på bästa sätt då det skiljer sig mellan verksamheternas behov. Med utgångspunkt i detta, menar Gustafsson att kommunen avser att utse en roll som inköpssamordnare på respektive förvaltning, vilken blir kommunledningens länk ut till förvaltningarna. I Tingsryd kommuns pågående inköpsarbete strävar de efter att tydliggöra, strukturera och identifiera olika roller. De olika rollerna i inköpsprocessen kräver olika kompetenser, vilka ska säkerställas genom obligatoriska utbildningar. De olika rollerna visas i tabell 4:5.

Roller: Ansvar: Uppgift:

Upphandlare  Genomför kommunövergripande

upphandlingar och ger stöd åt förvaltningsupphandlare i LOU-upphandlingar Inköpssamordnare  Ansvarar för samordning och planering för respektive förvaltnings inköp

Budgetansvarig  Fattar beslut om inköp inom ramen för sin

befogenhet och budget

Förvaltningsupphandlare  Gör förvaltningsspecifika

LOU-upphandlingar

Direktupphandlare  Genomför respektive förvaltnings

direktupphandlingar

Behörig beställare  Beställer varor och tjänster från de

ramavtal och fasta rutiner som finns. Samordnar även beställningar för sin enhet/arbetsplats/förvaltning och genomför direktköp

Avtalsansvarig  Avtalsuppföljning, avtalsförlängning,

planering av ny upphandling

Tabell 4:5. Rollfördelning i Tingsryd kommuns inköpsprocess (Inköps & Upphandlingspolicy för Tingsryds kommun).

5 Analys

I analyskapitlet presenteras analysen genom en integration av uppsatsens teoretiska och empiriska material. Utifrån analysmodellen kommer det första steget, mål, att behandlas och den komplexa målbilden för inköp i Tingsryds kommun utreds. Därefter presenteras steg två i analysmodellen, strategi, och nya strategier tas fram utifrån de identifierade prestationsvariablerna. Den tredje delen i analysen behandlar steg tre utifrån analysmodellen, att utveckla prestationsmått, vilka kategoriseras utifrån van Weeles (2014) inköpsdimensioner. Slutligen diskuteras kort olika nivåer för inköpsfunktionen i Tingsryds kommun.