Utveckling av mål för inköp i Tingsryds kommun

Kron och Wallgren (2010) nämner att offentlig verksamhet ofta saknar konkreta mål för vad ett effektivt inköp är. Detta beror bland annat på kommuners mångfacetterade målbild och att stora organisationer har svårt att formulera och enas om gemensamma mål (Bakka et al., 2006). Vad ett bra inköp är för Tingsryds kommun är svårt att definiera enkelt och Gustafsson erkänner att deras övergripande mål för inköp ”bättre och mer effektiva inköp” är ”lagom flummigt” men dock ett mål. Även Enarsson (2002) stämmer in i detta då han menar att mål ska vara konkreta, pålitliga och lätta att förstå, vilket målet inte är i Tingsryds kommun. Detta resonemang stärks av Jakobsson Lund (2014) som menar att just ordet ”effektiv” är ett ord som bör undvikas i målformulering då det betyder olika saker för olika individer. Även ordet ”bättre” är svårt att förstå, då individer tolkar det olika, vad är egentligen ett bättre och mer effektivt inköp? Vidare menar Jakobsson Lund (2014) att formuleringar som Tingsryd kommuns målformulering för inköp inte säger tillräckligt mycket för att de anställda ska kunna arbeta mot ett gemensamt mål.

Enligt van Weele (2014) är ett bra inköp i en offentlig verksamhet ”att få värde för pengarna, att de produkter som köps passar med syftet med inköpet och att hänsyn tas till totalkostnaden”. Vidare menar van Weele (2014) att inköpet ska levereras på ett effektivt sätt, begränsa tiden och utgifterna samt vara bra för medborgarna och skattebetalarna. van Weeles (2014) definition av ett bra inköp ses delvis som ett mer beskrivande mål enligt SMART- och SMARTER- principerna då det är specifikt, mätbart och relevant vilket gör målet enklare för de anställda att förstå. Jeppsson, Gustafsson och Östman beskriver att värde för pengarna, rätt produkt och att hänsyn tas till totalkostnaden är viktiga aspekter vid inköp i kommunen. Därför stämmer Tingsryd kommuns övergripande mål för inköp överens med van Weeles (2014) definition av ett bra inköp i offentlig verksamhet. Då Tingsryd kommuns mål för inköp är mer svårtolkat föreslås att formulera om målet i enlighet med van Weeles (2014) definition som mer beaktar SMART- och SMARTER-principerna.

Utifrån van Weeles (2014) definition av ett bra inköp har generella principer för att uppnå detta inköp utvecklats. De generella principerna presenterades i tabell 3:4 i teorikapitlet och Tingsryds kommun arbetar med alla förutom en av dessa principer, vilken är att etablera effektiva processer för att öka leverantörsprestationer under kontraktstiden. Enligt Gustafsson och Jeppsson är leverantörer mer medvetna om sina rättigheter. På samma sätt som leverantörerna är medvetna om sina rättigheter bör kommunen ställa motkrav när de upplever att leverantören har brutit mot avtal. För att kommunen ska kunna ha koll på när leverantörerna inte håller sin del av avtalet måste kommunen ha en utarbetad uppföljning av leverantörerna för att ha det som underlag vid eventuella tvister. Leverantörsutvärdering ses som en viktig aspekt för att få information om sina leverantörer (Jonsson och Mattsson, 2011). Utifrån denna diskussion är förslaget att Tingsryds kommun ska utforma ett mål för att utvärdera om leverantörsprestationerna är i enlighet med avtal. En rutin för leverantörsutvärdering är viktig för Tingsryds kommun för att minimera eventuella fel och sätta press på leverantören att uppfylla de krav som kommunen har. Genom att Tingsryds kommun utvärderar sina leverantörer kan det även leda till bättre relationer då Tingsryds kommun tvingas vara tydlig och mer frekvent i sin kommunikation med leverantören. Mer och tydligare kommunikation gör att det blir enklare för leverantören att uppfylla Tingsryd kommuns krav. Utvärdering av leverantörer genererar även information och statistik vilket hjälper Tingsryds kommun att välja leverantörer i kommande upphandlingar och att sätta ”rätt” specifikation.

Mål: Utvärdera leverantörer 5.2.3.1 Formulering av mål

Tingsryd kommuns övergripande mål för inköp är just övergripande, vilket Almqvist (2006) och Anthony och Govindarajan (2007) menar att målen ska vara när de är satta av en organisations ledning. Merchant (1998) menar att en organisation ska utforma specifika mål för varje dimension som avses att mäta, i syfte att skapa en bild för de anställda om vad som är viktigt i en organisation. De mål som identifierats syftar till att uppnå Tingsryd kommuns övergripande mål för inköp. De identifierade målen är abstrakta men indikerar i vilken riktning Tingsryds kommun strävar och därför ses varje mål som en dimension som avses att mäta. Genom att mål tydliggörs och synliggörs menar Ljungberg och Larsson (2012) att områden med problem kan identifieras, vilket gör att en organisation vet vilka områden som behöver förbättras. De identifierade målen konkretiseras i tabell 5:1 med

hänsyn tagen till SMART- och SMARTER-principerna (Jakobsson Lund, 2014; Mattsson, 2011). I målen markeras siffror med XX vilka Tingsryds kommun får besluta om vad som är lämpliga siffror. De identifierade målen är Tingsryd kommuns prestationsvariabler för inköp vilka ligger till grund för vidare utveckling av strategier och prestationsmått.

Målbild från: Målbild: Mål: Tingsryd kommuns nya målbild  Miljövinst  Inköpsstyrning  Möjliggöra för fler mindre företag och lokala leverantörer i upphandlingar

 Samverkan

 Reducera kostnader

 ”Hållbart inköp”

 Minska koldioxidutsläpp från transporter med XX procent

 100 procent avtalstrohet*

 Öka antalet anbud från mindre företag och lokala leverantörer i

upphandlingsfasen

 Öka antalet läns- och

kommunövergripande upphandlingar

 Reducerade kostnader med XX procent

 Sträva efter ett hållbart inköp**

Lagen om offentlig upphandling

 Följa lagen

 Avtalstrohet

 Följa lagen om offentlig upphandling, både vid upphandling och inköp

 100 procent avtalstrohet*

Egen analys  Utvärdera leverantörer  Utvärdera leverantörer

Tabell 5:1. Sammanställning av Tingsryd kommuns olika mål för inköp enligt steg ett i analysmodellen.

*Målet 100 procent avtalstrohet kan anses svårt att uppnå, dock är det viktigt för kommunen att följa lagar och regler för att inte drabbas av skadestånd. Om målet var 90 procent avtalstrohet skulle det indikera på att det är ”okej” att köpa utanför avtal ibland och med tanke på kommunens stora antal beställare skulle detta inte gå att kontrollera. Jakobsson Lund (2014) menar att mål ska vara modiga och tydliga. Detta mål är modigt och tydligt för beställarna i Tingsryds kommun.

**Målet sträva efter ett hållbart inköp är svårt att specificera utifrån de aspekter begreppet innefattar. Målet sätts övergripande för att sedan brytas ner i strategier och olika mått.

5.2.3.2 Samband mellan övergripande mål och identifierade mål

De övergripande målen i Tingsryd kommuns styrkort som går att koppla till inköp; hållbar ekonomi och effektiv verksamhet går att koppla till van Weeles (2014) definition av ett bra inköp i offentlig verksamhet. Målet ”att få värde för pengarna, att de produkter som köps passar med syftet med inköpet och att hänsyn tas till totalkostnaden” kopplas till hållbar ekonomi genom delmålen, att få värde för pengarna och att hänsyn tas till totalkostnaden. Effektiv verksamhet ses i delmålet, att köpa ”rätt” produkter.

Effektiv verksamhet kan tydligt kopplas till målen ”100 procent avtalstrohet” och ”följa lagen om offentlig upphandling, både vid upphandling och inköp” då dessa mål handlar om Tingsryd kommuns egen verksamhet. Vidare kan en effektiv verksamhet delvis kopplas till målen ”öka antalet anbud från mindre företag och lokala leverantörer i upphandlingsfasen” och ”öka antalet läns- och kommunövergripande upphandlingar”. Anledningen till att dessa mål delvis kan kopplas till effektiv verksamhet beror på att det är Tingsryd kommuns egen organisation som påverkar utfallet av dessa mål. Hållbar ekonomi kan ses i alla mål då Tingsryd kommuns ekonomi påverkas av utfallen i målen. Målet ”minska koldioxidutsläpp från transporter med XX procent” är svårt att koppla till både effektiv verksamhet och hållbar ekonomi då det initialt kan vara dyrt att använda miljövänliga alternativ vid transporter. En annan anledning till att målet inte ses som ett ekonomiskt mål är för att Tingsryds kommun redan uppnått de ekonomiska incitament som kommunen hade med transporten i projektet ”Samordnad varudistribution”.

5.2.3.3 Svårigheter med att kommunicera mål

I de mål som har utformats har kriterierna accepterade och emotionellt entusiasmerande i SMART- och SMARTER-principerna inte beaktats. Svårigheten i att utforma mål för de kriterierna är att målen tenderar att bli för detaljerade för att passa den enskilde medarbetaren. Almqvist (2006) poängterar att övergripande mål inte ska vara för detaljerade utan hållas på en övergripande nivå för att sedan brytas ned. Då målen inte sätts på en detaljerad nivå för den enskilde medarbetaren kan målen inte bli accepterade av alla. Däremot ska mål alltid kommuniceras i en organisation (Anthony & Govindarajan, 2007). I Tingsryds kommun berättar Lennartsson, förstekock, att han inte känner till det övergripande målet för inköp. Lennartsson berättar att hans enda uttalade mål är att hålla sig inom tilldelad budget. Mål ska enligt Merchant (1998) och Poister och Streib (1995) används för att påverka de anställdas beteende på två sätt, dels genom att motivera och dels genom att kontrollera. Då Lennartsson inte känner till det övergripande målet för inköp kan han inte motiveras av detta, vilket inneburit att han skapat egna mål utifrån sina egna preferenser. Problemet med detta är att Lennartssons mål förmodligen inte går att härleda till de övergripande målen för inköp, vilket kan skapa en målkonflikt. Målkonflikten kan delvis lösas genom att Tingsryds kommun nu arbetar med att strukturera sin inköpsfunktion, både vad gäller riktlinjer och policys, men även vad gäller ansvar och tydliga roller vars uppgift är att kommunicera ut vilka mål beställarna ska arbeta mot. Kommunikationen vad gäller mål sker genom budgeten och Gustafsson erkänner att det är

en bristande kommunikationsväg. Med de nya icke-finansiella målen kommunen nu har för inköp räcker det inte att endast kommunicera via ”budgetmål” och därför föreslås att Tingsryds kommun även ska utarbeta riktlinjer för ”hur” kommunikationen ska gå till inom organisationen.