Strategier för inköp i Tingsryds kommun

En strategi beskriver i vilken riktning en organisation planerar att gå för att uppnå sina mål (Melnyk et al., 2014) och precis som målbilden, är strategierna i Tingsryds kommun flera till antalet. I en organisation kan en strategi delas upp både på en övergripande nivå och för olika enheter inom en organisation (Anthony & Govindarajan, 2007; Ljunberg & Larsson, 2012). Detta överensstämmer med Tingsryds kommun, som har flera strategier utifrån det övergripande styrkortet och specifika för inköp. Utifrån de identifierade målen för inköp, stämmer inte Tingsryd kommuns strategier för inköp helt överens med målen, då strategierna är framtagna till det övergripande målet för inköp ”bättre och mer effektiva inköp”. De prestationsvariabler som har identifierats ligger till grund för vidare analys och utveckling av styrmodell och därför behöver nya strategier utformas för att beskriva hur Tingsryds kommun ska uppfylla dessa mål för inköp.

5.3.1 Utveckling av strategier

De mål som påverkar inköp illustreras i figur 5:2. För varje mål har nya strategier utvecklats med Tingsryd kommuns nuvarande strategier för inköp i åtanke.

Figur 5:2. Sammanställning av mål och nya strategier utifrån steg två i analysmodellen.

Strategin ”använda miljövänliga fordon” är lämplig för att Tingsryds kommun ska uppnå målet att minska koldioxidutsläpp. Kommunen har genom projektet ”Samordnad varudistribution” minskat antalet transportkilometer och därmed även minskat sina koldioxidutsläpp (Förstudie samordnad varudistribution), men för att ytterligare minska koldioxidutsläpp ses användning av miljövänliga fordon som nästa steg för kommun att ta.

Strategin ”ha ramavtal på de produkter som kommunen behöver köpa in, och således köpa allt på upphandlade ramavtal” är utformat för att kommunen ska uppnå 100 procent avtalstrohet i enlighet med LOU. I dagsläget har Tingsryds kommun inget mål för avtalstrohet eller antal ramavtal och ett första steg för att kommunen ska uppnå målet krävs det att Tingsryds kommun har ramavtal på de produkter som ska köpas in och att inköpen sedan sker på dessa avtal. Jeppsson poängterar vikten av att ha ”rätt” ramavtal för att uppnå ”rätt” inköp.

•Strategier: Mål:

•Använda miljövänliga fordon

Minska koldioxidutsläpp från transporter med XX procent

•Ha ramavtal på de produkter som kommunen behöver köpa in, och således köpa allt på upphandlade ramavtal

100 procent avtalstrohet

•Utforma specifikationer så att mindre företag och lokala leverantörer kan lämna anbud per

produktgrupp

Öka antalet anbud från mindre företag och lokala leverantörer i

upphandlingsfasen

•God samverkan med övriga kommuner i länet

Öka antalet läns- och kommunövergripande

upphandlingar

•Reducerade kostnader i inköpsarbetet •Reducerade transportkostnader •Bättre priser i upphandlingar

Reducera kostnader med XX procent

•Beakta den sociala aspekten till 100 procent •Välja det mest miljövänliga alternativet som är

ekonomiskt försvarbart

Sträva efter ett "Hållbart inköp"

•Kompetensutveckling och information till både upphandlingsansvariga och inköpsansvariga

Följa Lagen om offentlig upphandling, både vid upphandling och inköp

•Kontrollera och kommunicera med leverantörer

Utvärdera leverantörer kontinuerligt

Genom projektet ”Samordnad varudistribution” ville Tingsryds kommun öka antalet anbud från mindre företag och lokala leverantörer i upphandlingsfasen och därmed är strategin att utforma specifikationen på ett sätt som möjliggör detta. Anledningen till att strategin är anbud per produktgrupp är för att e-inköpssystemet möjliggör att mindre företag och lokala leverantörer kan vara med och lämna anbud per produktgrupp och kan således i större utsträckning vara med i upphandlingsfasen, då Östman berättar att e-inköpssystemet är en möjliggörare för att uppnå detta mål.

Då Tingsryds kommun vill öka antalet läns- och kommunövergripande upphandlingar krävs en strategi för att tillgodose detta önskemål och således ses ”god samverkan med övriga kommuner i länet” som en lämplig strategi. Det är viktigt med en god samverkan med övriga kommuner i länet då Tingsryds kommun är en liten kommun som behöver dra nytta av de andra kommunerna i länet och även med andra län. Samverkan är enligt Gustafsson strategiskt viktigt för Tingsryds kommun.

För att kunna uppnå reducerade kostnader krävs tre olika strategier; reducerade kostnader i inköpsarbetet, reducerade transportkostnader och bättre priser i upphandlingar. Eftersom Tingsryds kommun idag inte har ett mål för att reducera kostnader har dessa strategier tagits fram utifrån olika perspektiv på inköp; det administrativa inköpsarbetet, transporten och upphandlingar. Då Gustafsson berättar att kommunen börjat arbeta med att strukturera upp inköpsfunktionen ses en möjlighet att reducera kostnader genom detta perspektiv. Enligt Moen (2013) separeras varukostnaden och transportkostnaden vid samordnad varudistribution. Detta medför en möjlighet till att reducera kostnader i transporten. Genom att sträva efter bättre priser i upphandlingar kan Tingsryds kommun spara pengar och därför ses det som en strategi.

Strategierna ”beakta den sociala aspekten till 100 procent” och ”välja det mest miljövänliga alternativet som är ekonomiskt försvarbart” ska hjälpa Tingsryds kommun att sträva efter ett ”Hållbart inköp”. Dessa strategier är utformade utifrån hur Östman berättar att Tingsryds kommun tänker vid inköpsarbetet. Även dokumenten Inköps & Upphandlingspolicy för Tingsryds kommun och Riktlinjer för inköp och upphandling i Tingsryds kommun indikerar på att Tingsryds kommun vill arbeta både med sociala, miljömässiga och ekonomiska aspekter vid inköp.

För att medarbetarna ska följa Lagen om offentlig upphandling, både vid upphandling och inköp krävs kunskaper och information om LOU. Därför är strategin att ge ”kompetensutveckling och information till både upphandlingsansvariga och inköpsansvariga” till för att lyfta medarbetarens roll i verksamheten.

Strategin ”kontrollera och kommunicera med leverantörer” hjälper Tingsryds kommun att fokusera mer på leverantörerna än vad kommunen gör i dagsläget då de saknar mål och strategi för detta.