Fokus inköp

Gustafsson berättar att Tingsryds kommun står inför en förändring vad gäller inköpets roll, då han berättar att kommunen valt en strategi som innebär att ett större fokus läggs på inköp. Vidare berättar Gustafsson att kommunen vill lyfta inköpsfrågan och därmed bli bättre på inköp då han tror att kommunen har en potential i att frigöra både tid och pengar. I kommunal verksamhet menar Gustafsson att det är svårt att se tid som en kostnad, men Gustafsson poängterar att det handlar om att kommunen lägger tiden på rätt saker, att göra rätt saker på rätt sätt. Gustafsson berättar att kommunen vill arbeta med styrning genom mål och nyckeltal och därför har kommun börjat arbeta med att revidera policy och riktlinjer för inköp, samt tagit fram en handlingsplan ”Fokus inköp” som syftar till att försöka förtydliga arbetet med inköp i kommunen. Anledningen till att kommunen arbetar med att revidera sina policys och dokument är för att se över hur kommunen arbetar med inköp, få en tydlighet i inköpsfunktionen, bli effektivare och styra upp e-inköpssystemet. Vidare är målet att se vem som beställer, vilken kompetens beställaren har, vilka avtal som finns och hur en upphandling görs (Inköps & Upphandlingspolicy för Tingsryds kommun). Vidare berättar Runesson att kommunen har kartlagt och reducerat antal beställare genom det arbete som gjorts inför projektet ”Samordnad varudistributions” start. I “Fokus inköp” presenteras de mål och strategier Tingsryds kommun har för inköp (Fokus inköp).

4.2.1 Mål

I handlingsplanen “Fokus inköp” framgår det att kommunens mål med inköpsarbetet är “bättre och mer effektiva inköp” (Fokus inköp). Enligt Jeppsson innebär ”bättre och mer effektiva inköp” att kommunen och medborgarna ska få största nyttan för den minsta pengen. Jeppsson nämner även miljöperspektivet som en del i detta begrepp. Målet ska uppnås genom ett medvetet kvalitetsarbete med en förhoppning om att frigöra resurser för verksamheten, både i form av tid och pengar. Genom utveckling och kvalitetssäkring av processer, rutiner, styrning och kompetenser hoppas kommunen att inköp kan göras till bättre priser, med mindre tidsåtgång och rätt kvalitet (Fokus inköp). Gustafsson menar dock att målet “bättre och mer effektiva inköp” är ”lagom flummigt”, men dock ett mål. Även Runesson anser att målet är brett formulerat. Förutom det nya målet för inköp berättar Runesson att kommunen har andra mål att ta hänsyn till, exempelvis miljö och etiska mål som de vill att både kommunen och leverantörerna ska uppfylla. Anledningen till att ha mål menar Runesson är grunden till att beställarna måste följa avtalen. Om beställarna skulle handla precis som de själva vill är det svårt för kommunen att nå sina övergripande mål.

Lennartsson, förstekock på Dackeskolan, berättar att han inte känner till Tingsryd kommuns mål för inköp, utan hans mål med inköp är att hålla sig inom tilldelad budget. Lennartsson tänker mycket på kvaliteten på råvarorna och för honom är det viktigt med ekologisk mat då han menar att maten måste smaka bra och inte bara vara bukfylla. Därför menar Lennartsson att han skapat egna mål, bland annat att uppnå högre andel ekologisk mat. Vidare berättar Lennartsson att det finns ett system där det finns tillgång till statistik på vad kommunen köper, exempelvis om fisken är msc-märkt eller hur mycket av all mjölk som är ekologisk. Denna information är något som Lennartsson skulle tycka vara intressant att följa då han kan få information som är relaterat till hans arbete.

4.2.2 Strategi

I ”Fokus inköp” har Tingsryds kommun utvecklat ett antal strategier för att nå sitt mål ”bättre och mer effektiva inköp”. Då kommunen arbetar med att lyfta inköpsfrågor, berättar både Gustafsson och Runesson att kommunikationen ut till de medarbetare som arbetar med inköp, måste bli bättre. Tidigare har de anställda ute på verksamheterna inte vetat om strategierna för inköp, utan de har mer diskuterats hos verksamhetscheferna. Genom de utbildningar Runesson haft med beställarna ute i verksamheterna har

strategifrågan berörts. Runesson säger att kommunikationen kommer förenklas i och med e-inköpssystemet. Strategierna i ”Fokus inköp” illustreras i tabell 4:1.

Strategierna:

 Öka fokus på inköpsfrågor

 Arbeta med information och kompetensutveckling till inköpsansvariga

 Arbete med styrning genom mål och nyckeltal

 Utveckla mer effektiva och kvalitetssäkra processer och rutiner

 Låta ordning och reda samt struktur och tydlighet genomsyra inköpsområdet

 Dra nytta av samordning och samverkan inom och utanför den egna organisationen

 Säkerställa en god affärsetik

Tabell 4:1. Strategierna i ”Fokus inköp” (Fokus inköp). 4.2.3 Hållbart inköp

I de dokument Tingsryds kommun håller på att revidera, framkommer det att kommunen arbetar med ett ”Hållbart inköp”, vilket inkluderar sociala-, miljömässiga- och ekonomiska krav. De sociala kraven innebär att kommunen ska ställa etiska och sociala krav med hänsyn till mänskliga rättigheter, diskriminering, arbetsrätt och arbetsmiljö. De etiska kraven innebär att kommunen ska präglas av affärsmässighet och objektivitet inom gällande lagstiftning och att kommunen ska uppfattas som en rättvis köpare. Detta innebär bland annat att kommunen ska ställa relevanta krav i upphandlingarna, behandla alla anbudsgivare lika, vara tydliga och offentliggöra upphandlingarna på marknaden. Upphandlingarna ska även utformas för att både mindre och större företag ska ha möjlighet att delta i konkurrensen när det är ekonomiskt försvarbart. Kommunen ska alltid beakta lagstiftning gällande mutor och jäv. De etiska kraven måste följas för att kommunen ska uppfattas som en trovärdig och seriös part i alla sammanhang. Miljömässiga krav för inköp innebär att kommunen ska anpassa upphandlingar i en miljövänlig riktning. Därför ska kommunen i möjligaste mån prioritera och efterfråga varor, tjänster och entreprenader med så liten påverkan på miljön som möjligt. Miljömässiga krav innefattar även

djurskyddskrav, antibiotikaanvändning och smittskyddskrav (Inköps &

Upphandlingspolicy för Tingsryds kommun; Riktlinjer för inköp och upphandling i Tingsryds kommun). Just miljökraven menar Östman alltid måste ställas i förhållande till hur mycket miljö kostar. Östman menar att kommunen vill ligga i framkant, men inte allra längst fram.

De ekonomiska kraven för upphandling och inköp ska präglas av ett totalkostnadsperspektiv, vilket avser att ta hänsyn till samtliga kostnader som är förenliga med upphandlingen och inköpet. För att uppnå de ekonomiska kraven ska kommunen tydligt utnyttja den samverkan som finns med andra kommuner, regioner, statliga myndigheter och organisationer. Syftet med samverkan är att genomföra kostnadseffektiva och långsiktigt hållbara upphandlingar (Inköps & Upphandlingspolicy för Tingsryds kommun; Riktlinjer för inköp och upphandling i Tingsryds kommun). Enligt Östman är priset den avgörande faktorn vid inköp. Utöver dessa krav berättar Östman att kvalitet är en annan aspekt som kommunen behöver beakta vid inköp. Dock menar Östman att kvalitet är svårbedömt, men något som alltid ska eftersträvas. I slutändan menar Östman att det är budgeten som avgör, hur mycket pengar som kan läggas på kvalitet respektive pris.

4.2.4 Lagen om offentlig upphandling

Jeppsson nämner avtalstrohet som ett av de främsta målen för Tingsryds kommun. Östman berättar att LOU är en lag som måste följas vid upphandling och inköp. Eftersom lagen talar om precis vad Östman får, och inte får göra, ser Östman LOU som ett hjälpmedel i hennes arbete. Dock menar Östman att de anställda ute i verksamheterna ser LOU som en begränsning, då de anställda inte får handla som de vill. I många fall är lagen bra och Östman exemplifierar detta i en upphandling av kemikalier till vattenverket där alla från början var överens om att det bara fanns en leverantör på marknaden. Efter genomförd upphandling inkom två anbud, där det visade sig att det ena var ett nystartat företag med marknadsföringsförbud, vilket innebar att ingen visste att den leverantören fanns på marknaden. LOU kan därför hjälpa till att hitta en annan leverantör till ett väldigt bra pris.

Enligt Östman måste de anbud med lägsta pris eller mest ekonomiskt fördelaktiga väljas, i enlighet med LOU. Begreppet “ekonomiskt mest fördelaktiga anbud” betyder att kommunen får se till andra faktorer utöver pris vid val av leverantör. Förhållandet mellan pris och andra faktorer får kommunen själva avgöra. Vidare berättar Östman att en ny lagstiftning är på väg. I den kommande lagen kommer “lägsta pris” plockas bort och då gäller endast “ekonomiskt mest fördelaktiga”.