Antal patientärenden som hanteras varje dag

Nedan i Figur 39 och Tabell 22 presenteras en sammanställning av antalet inkommande remisser per dag samt antalet och andel ny- och återbesök per dag under 2014.

Figur 39 Antal inkommande remisser samt antal ny respektive åter besök per dag under 2014

Tabell 22 Medeltal över antal inkommande remisser samt antal och andel för ny respektive återbesök under 2014

Nybesök Nybesök procent Återbesök Återbesök procent Totalt Antal remisser Medel exklusive helger och röda dagar 9,18 31% 18,68 69% 26,13 10,34 Medel alla dagar 9,15 34% 18,58 63% 26,01 10,40 0 10 20 30 40 50 60

Antal inkommande remisser, samt åter och nybesök

per dag under 2014 exklusive helger och röda dagar

7 Analys

I detta kapitel kopplas referensramen och empirin samman för att besvara analysfrågorna som byggdes upp i uppgiftspreciseringen. Det vill säga i detta kapitel kommer Fråga 4 samt återstoden av Fråga 3, 8 och 9 att besvaras. De främmande ord som presenteras i detta kapitel som fotnoter återfinns även i Bilaga 1.

7.1 Inledning

I analysendelen besvaras återstoden av frågeställningen. I Kapitel 7.2 kommer Fråga 8; Vad är det som gör att Käkkirurgen har en kö? att besvaras och i Kapitel 7.3 Fråga 9; Har Käkkirurgen förutsättningar att arbeta enligt närtidsaccess? och slutligen i Kapitel 7.4 och 7.5 besvaras Fråga 4; Hur kan informationsflödet och den administrativa processen förbättras så att rätt information förmedlas och på rätt sätt? Det är alltså de lila frågorna som besvaras i denna del, se Figur 40. Även kartläggningsfrågan Fråga 3 Vilka informationsanknutna problemområden, slöserier, kan identifieras i de olika stegen och vad blir konsekvenserna av dessa slöserier? kommer att beröras ytterligare i Kapitel 7.4 och 7.5.

Figur 40 Repetition av frågeställning

I de allra flesta organisationer, oavsett typ, är den icke värdeskapande tiden minst 9 gånger så lång som den tid och de aktiviteter där patientens behov faktiskt tillgodoses (Jones & Mitchell 2006). Hos Käkkirurgen är det inte ovanligt att förhållandet är än skevare. Den värdeskapande tiden för en patient som köar för att få komma på nybesök hos Käkkirurgen, vilka under våren 2015 var drygt 1500 stycken, är omkring 75 minuter (från remissankomst till och med första besök) medan den totala genomloppstiden är upp 21 månader. Det vill säga 1 till 12100. Att effektivisera en aktivitet ger därmed mycket liten effekt på det totala flödet om ens någon alls (Jones & Mitchell 2006). Likaså är suboptimering, det vill säga risken som uppstår då till exempel en avdelning eller enhet ensam försöker förbättra sin verksamhet utan att ta hänsyn till övriga parter (Stymne 2015b), något som identfifierats påverka patientflödet negativt (Silvester et al. 2004; Walley et al. 2006; Lummus et al. 2006; Villa et al. 2014; Olsson 2014). Ett systemperspektiv krävs för att förstå hur variation i efterfrågan och tillgång på kapacitet i olika flöden påverkar varandra (Silvester et al. 2004; Walley et al. 2006; Chadha et al. 2012). Det har därför i denna studie tagits hänsyn till hela patientärendets väg genom Käkkirurgen och hur de olika delarna påverkar varandra.

Ett patientärende som inkommer till Käkkirurgen passerar de första tre stegen under samma dag som ärendet anländer. När ärendet passerar Steg 3: Tidgivning placeras de patienter med lägre prioritet i en nybesökskö. När patienten kommer till Käkkirurgen för undersökning eller behandling beräknas denne vara redo att lämna inom 30-60 minuter. Situationen på Käkkirurgen visualiseras i Figur 41 nedan.

Figur 41, Genomloppstidens stora problemområde, kön som uppstår efter tidgivningen och före nybesök. Kö bildas även för dem som behöver komma på återbesök.

Under patientärendets väg genom Käkkliniken ökar antalet inblandade resurser allt eftersom, se Figur 42 nedan, vilket gör att problem sent i flödesvägen ger större påverkan än problem tidigt i flödet. Om en remiss är svår att läsa in för sekreteraren innebär det att tiden för registrering förlängs något men om en operation ställs in innebär det istället att en tandläkare, en tandsköterska, en assisterande tandsköterska en operationssal och eventuellt en tolk finns tillgängliga utan att användas.

Figur 42, Behovet av kapacitet ökar längs flödet och är markant högre när det kommer till undersökning och behandling Det är alltså inför de mest resurskrävande stegen, undersökning och behandling, som det bildas en kö, dels en inför nybesök och dels en inför återbesök, och vid en första anblick kan dessa steg därmed antas vara flaskhalsar. I den fortsatta analysen kommer vi att titta närmare på om så verkligen är fallet. Till och börja med så leder dålig kommunikation och koordination mellan olika vårdenheter som delar på vissa resurser att risken för suboptimering ökar (Villa et al. 2014) därmed ökar risken att resurser flyttas från ett mer behövande område till ett område som egentligen inte är begränsande (Lummus et al. 2006; Villa et al. 2013). Men genom att kartlägga hela flödet får man en bättre förståelse för hur en organisation fungerar ur olika perspektiv (Olsson & Aronsson 2013), och studien av Käkkirurgens flöde har visat på

samband mellan de olika stegen i deras flöde. Det har därigenom visat sig att många problem som uppstår i det resurstunga slutet av flödet beror på informationsbrister tidigare i mindre resurskrävande flödet. Alltså ju tidigare i flödet problemen upptäcks desto bättre är det. Om problem upptäcks eller uppstår i slutskedet av flödet kan resultatet bli att operationer måste ställas in. Resultatet blir detsamma när ombokningar och avbokningar sker i ett sent skede (Gupta & Denton 2008). För varje patientbesök som ställs in med kort varsel och därmed måste ombokas utan att en annan patient kan bokas in på den lediga tiden får Käkkliniken ytterligare ett patientbesök att hantera – ytterligare en patient i kö. Det uppstår alltså ett falskt behov av att mer kapacitet behövs och resultatet blir att resurser slösas bort (Silvester et al. 2004). Då Käkkirurgens kön till nybesök är den del av genomloppstiden som sticker ut allra mest och då det ofta saknas kunskap om hur och varför köer uppstår (Walley et al. 2006) är det i köproblematiken som analysen startar.