De frågor som arbetats fram i uppgiftspreciseringen i kapitel 4.3 besvarades med hjälp av kombinationer av de metoder som beskrivits ovan. De metoder som använts är alltså; litteraturstudie, intervjuer, observationer, enkäter och analys och bearbetning av kvantitativ data, se gärna tidigare i detta kapitel för en djupare förståelse kring de olika metoderna. I Tabell 5 nedan finns en översikt som visar hur frågorna i denna studie har besvarats. Om det är möjligt är det bra att använda flera olika metoder i besvarandet av varje enskild fråga, detta för att se problemet ur olika perspektiv och på det sättet erhålla en bredare och mer korrekt bild. Detta arbetssätt kallas triangulering (Björklund & Paulsson, 2013) och har eftersträvats i denna studie.
Tabell 5 De metoder som använts för att besvara frågorna
Fråga 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Litteraturstudie X X X X
Intervjuer (intervjuer, samtal och diskussioner)
X X X X X X X
Observationer X X X X X X X
Enkäter X X X X X X
Bearbetning/analys av kvantitativ data X X X
För att förtydliga hur de olika frågorna kommer att besvaras beskrivs här nedan tillvägagångssätt och motiv till varför valda metoder valts för besvarandet. Då det kan vara svårt att minnas vad exakt frågorna handlade om går de att se i Figur 19 här nedan.
Fråga 1, Fråga 2, Fråga 3, Fråga 5, Fråga 6 och Fråga 7, de som illustreras med blå bakgrund, är så kallade kartläggningsfrågor och handlar om att beskriva verkligheten sådan den ser ut i dagsläget. Fråga 4, Fråga 8 och Fråga 9, de som illustreras med lila bakgrund, är så kallade analysfrågor. De kan följaktligen inte besvaras enbart genom iakttagelser utan kräver stöd inom litteraturen. Här följer en beskrivning av hur frågorna kommer att besvaras var och en för sig;
Fråga 1 – Vilka administrativa aktiviteter utförs i de olika stegen och vilken information behövs för att personalen ska kunna utföra sina respektive arbetsuppgifter på rätt sätt?
Metoder – Intervjuer, observationer och enkäter
Beskrivning – Genom att studera det dagliga arbetet hos Käkkirurgen och genom att prata med
personalen var det möjligt att bygga upp en bild över det administrativa arbetet och informationsflödet. Såväl Käkklinikens verksamhetschef som vårdenhetschef och övrig personal var positivt inställd till studien och när tid fanns svarade de gärna och utförligt på frågor eller visade hur just deras
arbetsuppgifter utfördes. Efter att personal intervjuats och observerats gjordes en första bild över vilken information som förmedlas mellan de olika personalkategorierna och stegen i flödet och när detta var gjort tillfrågades personal ur respektive kategori om de instämde i beskrivningen och om de hade något ytterligare att tillföra till kartläggningen. Utöver intervjuer och observationer besvarades denna fråga också till viss del genom enkätsvaren då dessa uppmuntrade personalen att beskriva varför eventuella problem uppstått, därigenom belystes vissa informationsbehov ytterligare.
Fråga 2 – Hur ser patientärendets flödesväg ut? Metoder – Intervjuer och observationer
Beskrivning – I samband med de intervjuer och observationer som ledde till besvarandet av Fråga 1 gick det också att besvara Fråga 2.
Fråga 3 – Vilka informationsanknutna problemområden, slöserier, finns i de olika stegen och vad blir konsekvenserna av dessa slöserier?
Metoder – Litteraturstudie, intervjuer, observationer och enkäter
Beskrivning – Genom den litteraturstudie som gjordes framkom ett antal fördefinierade slöserier, och med dessa i minnet när observationer och intervjuer genomfördes var det möjligt att till viss del
uppmärksamma vilka problemområden som fanns i de olika stegen. I de enkäter som delades ut ombads personalen också att beskriva problemet i de fall då patientärendet inte kunde hanteras felfritt och genom de svar som lämnades där framkom ytterligare information kring vilka problem som kan uppstå och deras konsekvenser.
Fråga 4 – Hur kan informationsflödet och den administrativa processen förbättras så att rätt information förmedlas och på rätt sätt?
Metoder – Litteraturstudie
Beskrivning – Genom besvarandet av de tidigare tre frågorna har det nu visat sig hur informationsflödet ser ut i dagsläget och vilka problemområden som finns. Redan genom att kartlägga ett flöde eller en process blir det möjligt att se hur vissa problem kan lösas och med stöd i litteraturen var det sedan möjligt att lägga fram förslag på hur problemen kunde åtgärdas?
Fråga 5 – Vilka resurser används i de olika stegen och används samma resurser i flera olika steg? Metoder – Intervjuer och observationer
Beskrivning – Också denna fråga är en kartläggningsfråga och genom att prata med personal samt genom observation av aktiviteter blev det snabbt tydligt vilka resurser som nyttjades i varje steg.
Fråga 6 – Under hur lång tid hanteras patientärendet i de olika stegen och hur lång är väntan mellan stegen?
Metoder – Intervjuer, observationer och enkäter.
Beskrivning – Genom att prata med och observera personalen gick det att få en uppfattning kring tidsåtgången i de olika stegen. Enkäterna bekräftade den bild som framkommit genom intervjuer och observationer framförallt gällande de tre första stegen i flödet där alla ärenden hanteras samma dag som de inkommer.
Fråga 7 – Hur många patientärenden per dag hanteras i de olika stegen? Metoder – Enkäter och bearbetning av kvantitativ data
Beskrivning – Genom de enkäter som delades ut gick det att få en uppfattning om hur många
patientärenden per dag som hanteras i de olika stegen, syftet med enkäterna var dock inte i första hand att samla in kvantitativ data och den data som hämtades från Sinnescentrums affärssystem är den data som framförallt användes för att besvara denna fråga.
Fråga 8 – Vad är det som gör att Käkkirurgen har så lång kö?
Metoder – Litteraturstudie, intervjuer, enkäter, observationer och bearbetning samt analys av kvantitativ data
Beskrivning – Genom den kartläggning som gjorts vid besvarandet av de tidigare kartläggningsfrågorna och med en jämförelse med vad litteraturen säger om vad som skapar och förlänger köer analyserades den specifika situation som råder hos Käkkirurgen.
Fråga 9 – Har Käkkirurgen förutsättningar för att arbeta enligt konceptet Närtidsaccess? Metoder – Litteraturstudie, intervjuer, enkäter, observationer och bearbetning samt analys av kvantitativ data
Beskrivning – Genom att studera den kartläggning som gjorts och genom att jämföra dagsläget med hur litteraturen beskriver konceptet Närtidsaccess gick det att analysera Käkkirurgens potential att införa detta arbetssätt.