Avgränsning och väsentlighet

Avgränsningar (Boundary)

Företag kan ha mycket komplexa interna strukturer, ett otal dotterbolag och filialer, samarbetspartners, och verksamheter i utlandet. Därtill har många företag lagt ut delar av sin verksamhet på entreprenörer och underleverantörer, s.k. outsorcing. Därtill köper och säljer koncerner verksamhetsgrenar och hela dotterföretag. Inom finansiell redovisning finns ett regelverk när olika verksamheter och bolag ska ingå i de redovisade uppgifterna. Något sådant regelverk finns inte för frivillig redovis- ning och det är ofta ett grannlaga arbete att besluta om den avgränsning som före- tagets miljöpåverkan har och vilka gränser det har för sitt ansvar liksom hur av- vecklade och tillkommande verksamheter ska medtas i miljö- och hållbarhetsredo- visningen.

Jämförbarhet är svårfångat. Ett vanligt exempel är att redovisning av ökande utsläpp kan bero på att man fångar in allt fler källor och har färre schabloner, inte att utsläppen ökar medan minskande utsläpp kan bero på ökad outsorcing där leve- rantörernas utsläpp inte medräknas. Likaså kan variationer bero på att olika verk- samheter avyttrats eller tillkommit under året. Dvs. avgränsningar måste vara tydli- ga och genomtänkta.

Ett exempel34 _{är Sony som i sin LCA-analys funnit att produkternas växthus-} gasutsläpp till över 97 % härrör från användningen av dessa. Visserligen ingår inte underleverantörernas utsläpp i deras data men trots detta är Sonys exempel ett bra bevis för vikten av att ha ett starkt fokus på produkteffektivitet.

Nyckeltalet ”Non-produkt-ratio” visar förbrukning av råvaror som inte ingår i slutprodukten. Detta nyckeltal är sällan använt. I de undersökta miljö- och hållbar- hetsredovisningarna, används det enbart av Sony, som visar en ratio på över 85 %. Detta nyckeltal ger information om effektivitet i processerna.

Vad är väsentligt?

”Väsentlighet är enkel att definiera i efterhand, inte minst när något blivit fel.” Hur ska hållbarhet passa in bland andra riskfaktorer, inte minst om företaget verkar följa de lagar som finns. Hur ska det påverka kreditvärdering, kapitalkostnader,

34

Standard & Poors, SustainAbility och UNEP ”Risk & opportunity: Best practice i non-financial reporting” 2004

försäkringspremier? Idag torde analytiker ge negativ bedömning av de med dåliga prestanda men inte ge positiv bedömning av de med en bra prestanda.

Risker är väsentliga när de skulle kunna påverka värdering, kreditvärdighet, livslängd, sårbarhet för åtal och risker för driftsstopp eller påverka värdet av imma- teriella tillgångar som varumärke eller rykte. Företag identifierar, värderar och hanterar dessa risker i den mån de har kännedom om dem. Frågan är i vilken mån miljö- och hållbarhetsrisker ingår i dessa bedömningar. Faktum är att undersök- ningar35 _{visar att de flesta företag inte nämner att dessa icke-traditionella risker kan} ha potential att vara väsentliga.

En del lagstiftare och marknadsövervakare har utökat begreppet risk. Ett exem- pel är UK Financial Service Authority (FSA) som i sin Combined Code on corpo- rate Governance36 _{kräver att företag ska identifiera, värdera och hantera signifikan-} ta risker, inkluderande miljörisker. Styrelsen ska regelbundet utvärdera rapporter om effektivitet hos de system som hantera dessa frågor.

De flesta miljö- och hållbarhetsrapporter är alldeles för långa och därför oläsli- ga för andra än specialister. Den genomsnittliga redovisningen i undersökningen var på 72 sidor. Många rapporter backas upp av information på hemsidor, som ibland innehåller väldigt mycket uppgifter – kallade ”svarta hål av information” av en analytiker. Arbetet med att analysera och poängsätta redovisningar blir därför allt mer problematiskt.

Problem och misstag redovisas alldeles för sällan och kvalitén uppfattas ofta som dålig.

Två rapporter som diskuterar begreppet väsentlighet är AccountAbilitys rapport ”Redefining Materiality”37 _{samt GRI:s ”Boundary protocol draft”}38_.

Den finansiella sektorns definition av väsentlighet kan illustreras med Financial Standards Boards “Statement of Financial Accounting Concepts No 2, Qualitative Characteristics of Accounting Information”: “Materiality defines as the magnitude of an omission or misstatement of accounting information that, in the light of sur- rounding circumstances, makes it probable that the judgment of a reasonable per- son relying on the information would have been changed or influenced by the omission or misstatement.”

Inom finansiell sektor innebär detta ofta i praktiken enkla tumregler, t.ex. ”5 % av omsättningen” eller ”10 % av eget kapital”; ett sätt att enkelt hantera problemet.

Begreppet ”väsentlighet” är en av de stora utmaningarna för miljö- och håll- barhetsredovisningar och för intressenterna. I många redovisningar kan man se att de inte riktigt har klart för sig vad och varför de rapporterar.

Enmansutredaren av miljöinformation i årsredovisningen (se avsnitt 6.9) redo- visar sin syn på väsentlighet på detta sätt39_:

35

En undersökning av100 FTSE-företag, SustainAbility och Friends, Ivory & Sime Governance, Risk and Social responsibility – snapshot of Current Practice, 2001

36

www.fsa.gov.uk; se Combined Code

37

Simon Zadek & Mira Merme, Redefining Materiality, Practice and Public Policy for Effective Corporate reporting, institute of Social and Ethical Accountability, 2004

38

www.globalreproting.org/guidelines/protocols/boundaries/BoundariesExposureDraftFinal.pdf

39

Text ut utredningsplan för justitiedepartementets ”utvärdering av årsredovisningslagens regler om miljöredovisning”

• Väsentlighetskriteriet är den övergripande grunden för vilken informa- tion som ska redovisas. Miljöfrågornas väsentlighet handlar om deras in- verkan på företagets ställning och utveckling.

• Det kan även vara av intresse att redovisa hur miljöfrågor utgör del i verksamhetens effektiva användning av resurser, risker av olika slag och dess profil på marknaden.

• Indirekt kan detta betyda intresse för hur företagets verksamhet får mil- jökonsekvenser som drabbar andra än företaget självt.

Begreppet ”relevant” är ett annat uttryck för ”väsentlighet”, vilket uttrycks i ÅRL 6 kap 1 § 4 st40 _{där det anges att förvaltningsberättelsen ska innehålla sådana icke-} finansiella upplysningar som behövs för förståelsen av företagets utveckling, ställ- ning eller resultat och som är relevanta för den aktuella verksamheten, däribland upplysningar om miljö- och personalfrågor.

40

6 Årsredovisning

Syftet med redovisning kan allmänt sägas vara att förmedla information som kan ligga till grund för intressenters beslutsfattande. Vad som är redovisningens syfte är emellertid beroende av vilka de egentliga användarna av redovisningen är. Om dessa intressenter ska ha någon användning av informationen krävs det att den uppfyller vissa kvalitetskrav för att redovisningens syfte ska kunna uppfyllas. Någ- ra av dessa kvalitetskrav är att redovisningen ska vara relevant, tillförlitlig och jämförbar.