Bankens interna kommunikation

I följande del presenterar författaren hur kontorscheferna beskriver den interna kommunikationen inom banken och kontoren. Syftet är bland annat att söka efter på vilka sätt som den övergripande strategin realiseras genom kommunikation och vad som kan upplevas vara för- eller nackdelar, samt utmaningar med den interna kommunikationen. De intervjuade kontorscheferna beskriver att deras översiktliga roll i den interna kommunikationen är tydlig. De menar att deras roll är att utifrån den övergripande strategin som banken kommunicerar till dem är att vidare kommunicera och föra fram denna till kontorets medarbetare.

Det är jag som håller ihop den interna kommunikationen. /…/ det är jag som ansvarar för att vi har en struktur för att den ska fungera så att säga. (Kontorschef D, 2020)

Kontorschef E beskriver vidare att dennes kommunikationsroll inte bara innebär att både kommunicera bankens syn, förhållningssätt i olika frågor och strategier ner till medarbetarna, utan också att tillsammans med medarbetarna ha en dialog om kontorets utveckling. Kontorschef F instämmer angående detta och menar att ansvarsområdet som kontorschef också innefattar att vidarebefordra medarbetares åsikter uppåt inom banken.

51

Samtliga kontorschefer beskriver att det finns relativt många olika kommunikationskanaler inom banken och att den interna kommunikationen är mycket komplex i vissa avseenden. Kontorschef B och F ser kommunikation i sig som en stor utmaning där det är mycket situationsberoende vilken information och genom vilken kanal kommunikationen bör ske. Kontorschef B uttrycker sig på följande sätt:

Kommunikation är ju svårt, det måste vara bland det svåraste vi har att jobba med /.../. Man tycker att man är tydlig ibland, men det kan vara väldigt olika hur man tolkar saker, så därför så visar väl det här att man måste ha väldigt många olika typer av kommunikation. (Kontorschef B, 2020)

Kontorschef E, D och E beskriver vidare att det inte finns särskilt tydliga instruktioner från banken i sig på hur kommunikationskanaler ska, bör, eller i vilket syfte de ska användas på just kontoren. De menar istället att kontoren får lösa det på egen hand, där de får göra som de tycker passar bäst och att man som chef är väldigt fri att styra hur man vill göra det. Kontorscheferna beskriver även att den interna kommunikationen är mycket öppen och flexibel både med medarbetare, anställda och chefer inom andra avdelningar, eller med överordnade chefer. Kontorschef A menar på att den interna kommunikationen får gå åt båda håll, samt att de försöker att ha högt till tak för att främja öppen dialog. Kontorschef D tillägger att det viktigaste är just att ha ett öppet klimat samt att den informella dagliga kommunikationen är viktig. Att man på kontoret kan ha det dagliga kaffet tillsammans och att de som chef ständigt har en dialog och pratar med medarbetarna.

När frågan om vilka kommunikationskanaler som används i huvudsak på kontoren skiljer sig kontorschefernas svar något. Kontorschef E som arbetar på ett mindre kontor menar bland annat på att de är ett väldigt litet antal medarbetare som sitter på en begränsad yta och nämner skämtsamt att de kommunicerar genom att ropa över skärmarna. Detta medför att den dagliga kommunikationen i form av att de bollar saker med varandra är en stor del i deras interna kommunikation. Kontorschef E nämner sedan att det framförallt är veckovisa möten och även individuella uppföljningar som sker löpande en till två gånger i månaden som är den huvudsakliga kommunikationskanalerna inom kontoret. På Kontorschef D:s kontor som är större är istället viss del av den interna kommunikationen uppdelad i form av att de har skapat en ledningsgrupp som består av tre personer i chefsposition. Kontorschef D har i sig det övergripande ansvaret, men de andra två cheferna har ett ansvar för företags- och privatkunder. Utifrån detta har kontoret möten ämnat för hela kontoret där Kontorschef

D varje vecka informerar om sådant som är viktigt för alla att ta del av, men också möten som endast är mellan kontorschef och gruppcheferna varje eller varannan vecka.

Utöver detta nämner fyra av fem kontorschefer att den huvudsakliga och mest omfattande kommunikationskanalen, särskilt centralt från banken till kontoren, är intranätet som finns inom Handelsbanken. Genom intranätet kan banken enligt kontorscheferna kommunicera information till samtliga sina anställda om bland annat nya produkter, vad som händer på marknaden och hur rutiner förändras. På intranätet finns även alla bankens dokument, policys och andra instruktioner att hitta för anställda. Tre av kontorscheferna tillägger även att det finns förslagslådor och notiser på intranätet, i syfte för att ytterligare förenkla att medarbetare och även chefer ska kunna uttrycka sina åsikter och förslag på förbättringar. Kontorschef A, C, D och F beskriver också att de är mycket fria till att kontakta olika personer inom organisationen på det sätt som de önskar. Kontorschef D nämner exempelvis att det finns en frihet till att direkt kunna ringa till högt uppsatta personer såsom VD. Kontorscheferna menar att det inte finns lika tydliga led som man måste förhålla sig till, såsom i en organisation som är mer centralstyrd.

Jag kan ju ringa vem som helst i banken och prata /.../ och skulle någon i banken få mina synpunkter till del och vara osäker på vad jag tycker så

skulle den personen ringa mig. (Kontorschef D, 2020).

Samtliga kontorschefer beskriver också att man som chef får bra gehör på sina egna åsikter och på den feedback som de ger vidare inom banken. Återkoppling på deras feedback är något som alltid görs och ett par av kontorscheferna uttrycker sig att det är väldigt tydligt att det är kontoren som driver banken och inte banken som driver kontoren.

Det finns en god möjlighet att påverka. Det är inte så att vi bara går in i ett webbformulär och skriver in någonting och sen så är det borta, utan här kan man verkligen få konkret återkoppling och uppföljning och även då känna att det får en påverkan på framtida arbetssätt /.../.

(Kontorschef E, 2020)