Data för studien har samlats in genom litteraturstudier, kvalitativa intervjuer samt granskning av byggnadsentreprenören interna dokument.
3.5.1 Litteraturstudie
Litteraturstudien har utförts genom sökning i universitetets sökdatabas, Lucia samt Primus.
Vetenskapliga artiklar har även sökts på Google Scholar. Fakta för litteraturstudien utgörs av artiklar, rapporter och böcker. Eftersom studieområdet VDC är förhållandevis nytt och kontinuerligt utvecklas, har stor vikt lagts vid insamling av aktuell teori från relevanta källor. Teori har hämtats från både svenska och internationella källor.
Litteraturstudien, primärt delkapitlet om inköp, användes som grund för framtagning av den intervjuguide som användes för studiens intervjuer. Efter utförandet av den första intervjun justerades intervjuguiden då den första guiden ansågs styra respondenten i för hög grad. Fallstudiens intervjuguider återfinns i bilaga 1.
3.5.2 Kvalitativa intervjuer
Datainsamling genom kvalitativa intervjuer har kritiserats på grund av den inte tar hänsyn till sociala och materiella strukturer och ramvillkor, metoden idealiserar och läger stort fokus på intervjupersonen (Repstad, 1999). Häri ligger även styrkan i intervjumetoden, om forskaren lyckas skapa en vardaglig situation tillsammans med intervjupersonen skapas en avslappnad atmosfär där ett samtal med minst styrning från forskarens sida tillåts (Holme & Solvang, 1997). På grund av detta är det viktigt att resultatet analyseras och tolkas på ett forskningsmässigt sätt. Forskaren skall följa upp problemområden som intervjupersonen tar upp så att studien erhåller intressant och viktig fakta. Det är dessutom viktigt att intervjupersonen tillåts styra samtalet och forskaren endast ser till att denne får svar på i förväg uppställda frågor (Holme & Solvang, 1997). Forskaren måste dessutom ställa krav på intervjupersonen att redovisa och argumentera för sina åsikter så att en djupare förståelse erhålls (Holme & Solvang, 1997).
Urvalet av intervjupersoner för studien bör vara så varierad som möjligt, (Holme & Solvang, 1997) påpekar att det är fördelaktigt om intervjupersonerna representerar så många ”extremfall” som möjligt, så att studien erhåller en stor spridning av olika åsikter och inte bara det genomsnittliga.
Denna studie
I studiens tidiga fas kontaktades Veidekke Entreprenad AB, organisationen arbetar med VDC och var intresserad av att delta i en studie gällande potentiella möjligheter att stödja inköp med VDC.
Respondenter för studien valdes tillsammans med handledaren vid byggentreprenören.
Respondenterna valdes för att täcka en så stor del av aktörerna i inköpsprocessen som möjligt, utifrån samtliga potentiella respondenter valdes nio för intervju utifrån respektive respondents erfarenhet och kompetens inom inköpsområdet och inom organisationen. Genom att intervjua respondenter i olika yrkesroller var det möjligt att täcka en stor del av deltagande parter i inköpsprocessen. På grund av tillgänglighet till personal var det dock inte möjligt att intervjua
personal med yrkestiteln arbetsledare vilket potentiellt skulle gynnat beskrivningen av det operativa inköpsarbetet i produktionen.
Intervjuerna i studien har utförts som semi-strukturerade intervjuer med intervjuguide där respondenten ombads beskriva processen utifrån den egna yrkesrollen. Den semi-strukturerade intervjuformen utgår från i förväg fastställda frågor, formen tillåter dock forskaren anpassa frågorna efter intervjun och således att lämna vissa frågor ute, förändra dessa eller att lägga till frågor, (Saunders, Lewis, & Thornhill, 2009). Varje intervju spelades in och sammanfattades av författaren.
Sammanfattningarna skickades därefter åter till respondenterna för godkännande. Utifrån samtliga godkända sammanfattningar skapades en gemensam beskrivning av de två regionernas inköpsprocess. För att ge ökad förståelse för inköpsprocessen har författaren även granskat interna dokument och handböcker, dessa var dock under studieperioden under utveckling och har därför använts mycket sparsamt. Fallstudien beskrivs närmare under kapitel 4 FALLSTUDIE.
Utifrån datainsamlingen skapades en omfattande processkarta över inköpsprocessen, denna låg därefter till grund för sammanställning av studieresultatet.
3.5.3 Processkartläggning
Vid kartläggning av en process tar forskaren först reda på de huvudprocesser som utgör den process som skall kartläggas. Utifrån dessa huvudprocesser kan en huvudprocesskarta skapas, därefter bryts dessa huvudprocesser ned i delprocesser och aktiviteter, (Ljungberg & Larsson, 2001).
För att processkartorna skall vara lätta att förstå bör:
Så få symboler som möjligt användas. (Ljungberg & Larsson, 2001).
Namn på processer utgöras av ett verb och ett substantivt som beskriver varför något görs snarare än vad eller hur. Detta för att undvika att fastna i befintlig organisationsstruktur samt blanda ihop processerna med funktioner. ”namnet ska beskriva vad det är som händer med vad”
s. 203, (Ljungberg & Larsson, 2001). Om ”hur” används för att beskriva processen måste hänsyn tas till att möjligheten diskutera förbättringar begränsas, att skriva om processen beskrivs som
”göra en flygresa till Luleå” och det egentliga syftet är att ”komma i kontakt med någon i Luleå”
kommer förbättringar troligen endast röra flygresan på grund av det namn processen getts.
Namn på objekt skall utgöras av ett substantiv, som med fördel kan förtydligas med flera ord. Ex
”betong från betongleverantör”. (Ljungberg & Larsson, 2001).
I denna studie har en så kallad Walk Through genomförts med hjälp av intervjuer. Detta innebär att författaren har ”vandrat genom processen” tillsammans med respondenten. Utifrån dessa intervjuer har forskaren skapat en processkarta över beskriven inköpsprocess. En genomvandring har utförts med samtliga respondenter, respondenterna ombads beskriva inköpsprocessen utifrån perspektivet av deras yrkesroll. Processens delprocesser och aktiviteter visualiserades därefter av forskaren med processflödeskartor. Processkartorna i reflekterar författarens tolkning av den beskrivna processen och användes som stöd för sammanställning av resultat och analys.
Varje processteg symboliseras med en rektangel och processflödet anges av pilar i figuren. Det objekt som initierar processen samt det objekt processen producerar placeras före respektive efter processymbolen. Ovanför processymbolen placeras den information samt de informationskällor som
krävs i processen. Under processymbolen placeras de resurser som utför processteget. Se även symbolbeskrivning, Figur 12.
Figur 12 - Symboler för processkartläggning. Riktningen som pilarna möter delprocessen beskriver flödet i processteget. (Ljungberg & Larsson, 2001)
3.5.4 Etiskt ställningstagande
Forskning, oavsett resultat får inte ske på de medverkandes bekostnad och forskaren skall skydda de medverkandes integritet. Informationen som delges studien av medverkande företag kan vara av företagsekonomiskt känslig karaktär, risken att företagets konkurrensmöjlighet skadas både totalt sett och inom ett specifikt affärsområde måste beaktas. På grund av detta delges inte identiteten av studiens respondenter. Av denna anledning delges inte heller sammanställningen respektive intervju, i sin helhet utan läsaren får endast ta del av författarens sammanställning.
4 FALLSTUDIE
I kapitlet presenteras studieobjektet samt resultatet av datainsamlingen.
För att kartlägga inköpsprocessen utfördes en fallstudie under sommar och höst 2012 vid Veidekke Entreprenad AB. Som en del i fallstudien har en intervjustudie genomförts där nio respondenter ingick. Respondenterna tillhörde regionerna Anläggning öst och Tunnel och bergrum och representerades av kalkyl- och produktionsorganisationen, inköpsorganisationen samt stab. Tabell 4.1 visar de respondenter som ingick i intervjustudien.
Tabell 4.1 – Studiens respondenter.
Namn Roll
Hänvisning i
sammanfattning Intervjutyp och datum Respondent 1 Entreprenadingenjör [R1-1],
[R1-2]
Telefonintervju 2012-08-21 Epost 2012-10-29
Respondent 2 Kalkyl- och marknadschef [R2] Intervju 2012-08-21 Respondent 3 Projektchef [R3-1],
[R3-2]
Intervju 2012-08-09, E-post 2012-10-19
Respondent 4 Arbetschef [R4] Intervju 2012-08-07
Respondent 5 Kalkylator [R5] Intervju 2012-08-09
Respondent 6 Produktionschef [R6] Intervju 2012-08-21
Respondent 7 Inköpschef [R7] Intervju 2012-08-16
Respondent 8 Projektinköpare [R8-1]
[R8-2]
Intervju 2012-08-01 E-post 2012-10-26
Respondent 9 Projektinköpare [R9] Intervju 2012-08-16
Region Tunnel och Bergrum och Anläggning Öst var tidigare samma region men är i dagsläget uppdelade. De två regionerna skiljer sig gentemot hur de arbetar med kalkyler. Anläggning Öst arbetar med en dedikerad kalkylorganisation, vilket Tunnel och Bergrum saknar. Istället har Tunnel och Bergrum en målsättning att minst en av de som upprättar kalkyl och anbud skall delta i projekt, detta förekommer inte vid Anläggning Öst.
I motsats till kalkylorganisation är inköp något de båda regionerna utför på ett liknande sätt genom en gemensam organisation vilken inkluderar fyra projektinköpare och en inköpschef. Denna har funnits sedan årsskiftet 2011/2012. Respondenterna i respektive organisation har varit uppdelade enligt följande för att beskriva de två huvudsakliga skedena i inköpsprocessen:
Kalkyl och anbudsskedet har främst beskrivits av Respondent 2 och 5. Kalkylskedet har dock även behandlats av övriga respondenter på en grundläggande nivå.
Produktionsförberedelse och produktion har beskrivits av Respondent 1, 3, 4, 6, 7 och 8.
Under studien var det möjligt att intervjua Respondent 9 utifrån perspektivet av en annan byggnadsentreprenör. Denna intervju används vid jämförelse av företagens olika
inköpssystem.
För att underlätta för läsaren sker hänvisning till respektive intervju med respondentens initialer inom hakparantes, se Tabell 4.1 – Studiens respondenter. Använd intervjuguide återfinns i bilaga 1.