Problem och utmaningar
Nedan listas problem och utmaningar som respondenterna utryckt vid intervju, frekvensen av dessa är dock i många fall okänd.
Kopplat till kalkyl- och anbudsskedet beskriver respondenterna följande:
Den leverantör som anses bäst vid förfrågan i kalkylen erhåller inte alltid en förfrågan i projektet [R5]. Enligt [R5] har dock frekvensen av detta minskat.
Offerter gäller inte till tilldelningsbeslut i projektet [R5].
Förfrågningsunderlaget är inte en bygghandling, det innebär således en risk att skriva avtal utifrån förfrågningshandlingarna då dessa helt kan ändras [R5].
Krav på produkter återfinns i flera olika handlingar, är pappersbaserat och fördelat i pärmar [R5][R1-1].
Det kan enligt [R3-1] vara svårt att få svar på frågor från beställaren i kalkylskedet.
I kalkylen förekommer att tidigare priser används [R7][R2]. Färre förfrågningar skickas även i kalkyl- och anbudsskedet [R7].
I kalkylskedet skickas sällan en skarp förfrågan [R2].
Priser som erhålls i kalkylskedet är vanligen högre än vid upphandling i projekt.
Inköpsvinster som görs i projektet hade behövts redan i kalkylskedet för att säkra att Veidekke erhåller projektet [R7].
En leverantör tas in för att diskutera förbilligande lösningar, sedan görs ett antagande att andra leverantörer kan komma att sänka sina offerter med motsvarande summa [R2].
Om Veidekke tidigare alltid använt en leverantör för en viss typ av inköp kan det vara svårt att erhålla seriösa förfrågningar när Veidekke går ut med en förfrågan till nya leverantörer [R2].
Kopplat till projektförberedelse- och projektskedet beskriver respondenterna följande:
I projektet börjar oftast inköpsarbetet om, istället bör kalkylen kunna återanvändas [R2]. En korrekt kalkyl bör enligt [R2] stödja inköpsarbetet i projektet.
Utvärderingskriterier ställs inte alltid upp i förväg vid upphandling i projektet [R3-1].
Risker är svårt att diskutera med leverantörer och tas sällan upp [R3-1].
Restnoterade varor kan kräva upprepad kontakt med leverantören för leverans 1]. Enligt [R3-1] verkar inte ens de stora leverantörerna ha full koll.
Icke-avtalsenliga priser faktureras av leverantörer [R3-1].
Inköp förekommer utanför de centrala avtalen, enligt [R4] kan dessa fall bero på de som upphandlar antingen inte känner till avtalet, tycker att avtalen är dåliga eller att situationen kräver ett snabbt inköp och en bedömning görs att det fortare löses hos en lokal leverantör.
Trots att samarbetsavtal inkluderar kompetensstöd från leverantören utnyttjas detta dåligt [R7].
Inköp i projekt är vanligen stressade och utförs i sista sekund [R3-1].
Ingen mätning av inköpsarbetet förekommer, det är därför svårt att avgöra om rätt leverantörer används samt vilka leverantörer som är bra respektive dåliga [R7]. Enligt [R7] är detta ett hinder
mot förbättring av leverantörsbasen. Inköpsarbetet mäts endast utifrån målet på 5 % inköpsvinst utifrån kalkylerat pris.
Stora varuleveranser får ligga under långa perioder på projekten [R7][R4]. Dessa varor kan behöva flyttas flera gånger på projektet vilket skapar onödiga kostnader som kunnat undvikas [R7]. Enligt [R4] ger projekten dåliga förutsättningar för förvaring vilket innebär skador på material.
Det är vanligt med fel bergmängder i mängdförteckning från beställaren [R1-1].
Projektörer och beställare väljer ofta produkter de känner till, istället för att förskriva funktionskrav [R4].
Det är mer vanligt att för få leverantörer än för många finns, Veidekke skulle behöva bli bättre på att söka efter nya leverantörer [R2].
Det kan vara svårt att jämföra olika offerter [R6].
Utvärderingsarbete av t.ex. fakturor samlas ofta till slutet av projektet [R1-1].
Enligt [R2] utförs aldrig eller mycket sällan en utvärdering där slutgiltigt utfall jämförs mot kalkylen. För kalkyl är information om prisförändringar och skillnad mellan pris i anbudsskede och i projektet viktigt [R2]. Information om vilka leverantörer som tillfrågats i projektet jämfört med kalkylskedet är också intressant [R2]. Enligt [R5] brukar information om förändring av pris jämfört med ursprunglig offert samt information om nya leverantörer komma tillbaka muntligt men några fasta rutiner för denna återföring finns inte.
En kontinuerlig erfarenhetsåterföring under projektet saknas enligt [R8-1]. Varje person skriver idag ned erfarenheter som sedan tas upp vid projektavslut, enligt [R8-1] är risken med detta förfarande att viktig information går förlorad. Enligt [R3-1] är man är dålig på att sprida informationen från utvärderingar inom organisationen.
Enligt [R4] utförs, i de flesta fall, ingen utvärdering utan platschefen tar med sina erfarenheter till nästa inköp. I de bättre fallen skapas en erfarenhetsrapport innehållande en leverantörsbedömning [R4]. Erfarenheter från leverantörer sprids enligt [R4] ryktesvägen inom organisationen, de bästa och sämsta leverantörerna uppmärksammas men alla däremellan tappas.
Erfarenheter samlas efter projektet i projektarkivet, att hitta information om leverantörer däri är enligt [R8-1] mycket svårt. Ett system med information om tidigare leverantörer saknas, information om leverantörer måste sökas på kontoret och genom platschefer för tidigare projekt [R8-1].
Enligt [R1-1] bör avslutsmöte hållas med leverantörer för att stämma av vad som gått bra och dåligt. Detta utförs ibland med större leverantörer men sällan med mindre [R1-1].
Erfarenhetsåterföring har enligt [R6] aldrig fungerat. [R6] tror att en anledning till att det inte fungerar är att man i projekten inte tar tid till reflektion utan alltid är på väg till nästa aktivitet eller projekt.
Idéer för förbättring
Respondenterna har vid intervju nämnt flera planerade förbättringsåtgärder samt förbättringsförslag. Nedan kommer en kort sammanfattning av förslagen, några av dessa nämns även i beskrivningen av inköpsprocessen.
Inköpsstatistik och mätning. Information om ekonomi och inköpsstatistik är enligt [R7] ett viktigt verktyg för inköparen men information om inköpsvolymer från leverantörer är i dagsläget svårt att ta fram. Om information om leverantörer fanns skulle det enligt [R7] vara möjligt att säkra att Veidekke endast arbetar med rätt leverantörer, dessutom skulle de bra kunna förbättras och de dåliga sållas ut [R7]. För detta behövs ett inköpssystem [R7]. I dagsläget mäts endast skillnad mellan inköpspris i kalkyl och upphandlat pris i projektet [R7].
Betygssättning av leverantörer. Enligt [R1-1] saknas möjligheten att betygssätta leverantörer.
Dynamiska mallar för förfrågan. Enligt [R2] är det planerat att ta fram dynamiska mallar för förfrågan. Med detta skulle kalkylatorn endast behöva ta fram ett formulär för förfrågan, välja leverantör utifrån en databas för att sedan generera förfrågningar automatiskt [R2].
Enligt [R2] skulle detta underlätta och potentiellt öka antalet förfrågningar som skickas.
Beställningssystem. Enligt [R8-1] skulle ett beställningssystem med löpnummer möjliggöra en direkt koppling mellan lagd order och inkommande faktura. Detta skulle underlätta fakturahantering och uppföljning av kostnader [R8-1].
Minska tid genom modellbaserad mängdavtagning. Modellbaserad mängdavtagning kulle enligt [R5] minska tid i kalkylskedet jämfört med mätning och beräkning från ritning.
Möjlighet att exportera mängder samt en koppling mellan mängder och den tekniska beskrivningen skulle enligt [R2] underlätta kalkylarbetet. Mängder från modellen skulle även underlätta inköp [R3-1]. Om mängder innehöll information om vald produkt skulle alternativa lösningar inte behöva utforskas och inköp skulle kunna specificeras mer [R5]. Enligt [R3-1]
bör dock produktkrav och produkttyp stå i modellen istället för produktförslag, för att själva produkten skall kunna diskuteras med leverantören.
Rätt information ger bättre pris på kortare tid. Eftersom att informationsutbytet förbättrades skulle ett mer korrekt pris kunna lämnas och på kortare tid [R5]. Bilder och modellfiler skulle kunna skickas till leverantören och potentiellt skulle leverantören kunna prissätta i realtid tillsammans med kalkylatorn [R5].
Bättre planering av inköp och mer tid. Enligt [R3-1] är inköp i projekten stressat och utförs i sista sekund, mer tid och bättre framförhållning skulle leda till bättre inköp (stressade inköp nämns även av [R1-1] och [R9]). Det skulle därför vara intressant att veta vilka inköp som måste genomföras direkt och vilka inköp som kan vänta och hur länge [R3-1]. Genom att koppla mängder till tidplanen skulle en grov inköpsplan kunna skapas [R3-1]. En tydlig tidplan skulle enligt [R8-1] kunna innebär att priser kan låsas redan i kalkylskedet och att indexreglering kunde undvikas.
Koppling mellan kalkyl och tidplan. En koppling mellan kalkyl och tidplan skulle enligt [R1-1]
underlätta översikten av kostnader vid förändringar. 4D modellering skulle kunna förenkla kontrollarbetet, mängder i modellen skulle kunna stämmas av mot bultprotokoll och verkliga mängder [R1-1]. Enligt [R1-1] finns det potential att minska 1,5 veckas arbete till under en dag. Detta skulle även säkra att samtliga kostnader tas med vid förändringar.
Koppling mellan inköp och kostnadsstyrning i projektet. Enligt [R2] och [R4] finns en inköpsmodul till MAP. Denna skulle kunna integrera hela inköpsarbetet med kostnadsstyrningen i projektet [R2].
Deltagande i projektering. Entreprenörens deltagande i projektering skulle enligt respondenterna kunna bidra till:
o Billigare lösningar genom diskussion med flera leverantörer samtidigt, detta skulle kunna rättfärdiga en högre initial kostnad om den totala lösningen blir billigare [R3-1].
o Billigare lösning genom påverkan av produktionsmetod [R2][R1-1].
o Direkt godkännande av produktförslag erhållas direkt, vid projektering där beställare, konstruktör och entreprenör deltar [R5].
o Att välja billigare material [R1-1].
o Minska onödiga upphandlingar [R1-1].
o Att projektering utfördes med slutprodukt [R5].