Nedan redovisas studiens första intervjuguide, denna användes vid intervju av Respondent 8.
Introduktion
1 Vad är din roll i Veidekke? Vad ingår i dina arbetsuppgifter och vad är du ansvarig för?
2 Hur länge har du arbetat med detta i Veidekke? Beskriv mycket kort din bakgrund.
Inköpsprocessen
3 Vilken roll anser du dig ha i inköpsprocessen? På vilket sätt stödjer, eller stöds du av övriga roller i processen? (Se bifogad processkarta över inköpsprocessen)
4 Vem deltar i inköpsprocessen? Och vem tar beslut om inköp?
5 Vilken information behövs för att starta varje steg i bifogad inköpsprocess? (sista sidan) När behövs (och skapas) informationen? (t ex: anbudsskede, förberedande produktion och eller under produktion)
6 Hur skickas information till dig från andra parter i processen? Hur skickas information från dig till andra parter i processen? Internt i Veidekke respektive till beställare och till leverantörer (UE/material etc.)
7 Hur arbetar ni med standardisering av inköpsprocessen och dess arbetsmetoder? T ex:
finns en tydlig struktur i företagets inköpsprocess? Finns en inköpsmanual med standardiserade arbetssätt som kan användas som stöd vid inköp?
Mer om inköpsprocessen
Att definiera en inköpsorderspecifikation
8 Hur ser du till att rätt produkt till rätt kvalitet köps in? och hur ser du till att produkten kommer när den behövs till projektplatsen? Vilka krav specificerar du? (Tekniska/
funktionella krav för: Kvalitet, Logistik, underhåll, juridik och miljö, målbudget etc.)
8-2 På vilket sätt påverkar entreprenadformen för projektet inköp?
Att välja leverantör
9 Hur säkerställer ni att den mest fördelaktiga leverantören eller leverantörerna väljs?
Att skriva avtal
10 Vilka villkor utöver produktvillkor tas med i avtalet? Varför?
10
-2 Hur hanteras risker i avtalet?
Att lägga en beställning
11 Hur lägger man en beställning efter att avtal är skrivet? Vem gör det? Vad funkar bra och vad kan förbättras?
11
-2 Hur går administration av inköp till? Hur lagras information? Vilken information behövs?
Att bevaka leveranser? (leveransbevakning)
12 Hur kontrolleras att rätt produkt levereras till projektet samt att leverantören följer avtal?
Vad händer om något är fel?
12 Rapporteras bra lösningar samt kvalitets- och leveransproblem in till organisationen? Hur
-2 informeras leverantören?
Att utvärdera inköpet
13 Hur (och på vad) utvärderas leverantörer? Under och efter inköp/projekt? Vad händer med den informationen?
13
-2 Hur prestationsmäts inköp i Veidekke?
Avslutning
14 Vilka tekniska plattformar/affärssystem/inköpsportaler finns tillgängliga? Hur skickas information mellan dem? Vad kan automatiseras, förenklas och förbättras? Saknas något verktyg?
15 Vilket inköpsarbete skulle kunna drivas samtidigt som projektering? Vilka möjligheter/hot ser du med detta?
16 Är det något du vill lägga till?
Nedan redovisas studiens andra intervjuguide, denna användes vid intervju av Respondent 1,2,3,4,5,6,7,9.
Definitioner för intervjufrågorna:
Information – alla former av information, kan vara: modeller, ritningar, mängdförteckningar, mängdbeskrivningar, administrativa föreskrifter, beslut, tidigare kalkyler, produktionsmetoder etc.
Leverantör – inkluderar både tjänsteleverantörer som t.ex. underentreprenörer och materialleverantörer.
Intervjufrågor Introduktion
Fråga 1:
Vad är din roll i Veidekke? Vad ingår i dina arbetsuppgifter och vad är du ansvarig för?
Fråga 2:
Hur länge har du arbetat med detta i Veidekke? Beskriv mycket kort din bakgrund.
Kartläggning av inköpsprocessen
Fråga 3:
Vilken roll anser du dig ha i inköpsprocessen? På vilket sätt deltar du i samt stödjer, eller stöds du av övriga roller i processen? (Se bifogad processkarta på sista sidan)
Fråga 4:
Att definiera specifikation för inköp.
Resultat av denna delprocess är: Dokumentation med krav på vad som skall köpas in.
Denna kan innehålla tekniska eller funktionella krav för kvalitet, logistik, underhåll, juridik och miljö, målbudget etc.
Vad startar denna process, vilken information behöver du för att kunna påbörja arbetet och vart får du den informationen från?
Hur går du tillväga för att sammanställa specifikationen?
Behöver något ytterligare göras för att du skall kunna gå vidare till att välja leverantör?
Fråga 5:
Att välja leverantör och utvärdera.
Resultat av denna delprocess är: Ett förslag för vilken leverantör som i nästa steg skall skrivas avtal med. I steget inkluderas att bestämma kontrakteringsform (ansvar, kostnads och prisstruktur, ersättningsform), preliminär kvalificering av leverantörer och sammanställning av anbudsgivare, begära in anbud och utvärdera leverantör.
Vad startar denna process, vilken information behöver du för att kunna påbörja arbetet och vart får du den informationen från?
Hur går du tillväga för att föreslå lämplig leverantör?
Behöver något ytterligare göras för att du skall kunna gå vidare till att specificera och skriva avtal med leverantören?
Fråga 6:
Förhandla och skriva avtal.
Resultat av denna delprocess är: Ett slutet avtal med leverantören.
I steget inkluderas förhandling med slutlig leverantör och fastställande i avtal av pris, leveransvillkor, betalningsvillkor, vitesklausuler och garantivillkor samt övriga villkor som t.ex. specifika leveransbestämmelser.
Vad startar denna process, vilken information behöver du för att kunna påbörja arbetet och vart får du den informationen från?
Hur går du tillväga för att sammanställa dessa krav och skriva avtal med leverantören?
Behöver något ytterligare göras för att du skall kunna gå vidare till att lägga beställning?
Fråga 7:
Att lägga beställning.
Resultat av denna delprocess är: Beställning skickad till leverantör.
Innehållande bl.a. ordernummer, beskrivning av produkten, enhetspris, antal enheter, tid och datum för förväntad leverans, leveransadress och faktureringsadress etc. En beställning kan utgöras av ett avtal eller som avrop på redan befintliga avtal.
Vad startar denna process, vilken information behöver du för att kunna påbörja arbetet och vart får du den informationen från?
Hur går du tillväga för att lägga en beställning?
Behöver något ytterligare göras för att du skall kunna gå vidare till att bevaka leveransen?
Fråga 8:
Leveransbevakning.
Resultat av denna delprocess är: Mottagen och godkänd leverans.
Inkluderar statuskontroll av leveransen (avvikelsebaserad eller förebyggande),
leveransmottagning, hantering av faktura och restorder samt inrapportering av problem till organisationen.
Vad startar denna process, vilken information behöver du för att kunna påbörja arbetet och vart får du den informationen från?
Hur går du tillväga för att bevaka och säkra rätt leverans och fakturering?
Behöver något ytterligare göras för att du skall kunna gå vidare till att utvärdera inköpet?
Fråga 9:
Utvärdera.
Resultat av denna delprocess är: Utvärdering av inköp och leverantör.
Inkluderar efterhantering av leveransproblem (t.ex. garantiärenden och viten) och
dokumentering av erfarenheter från leverantören om kvalitet, leveranser, konkurrenskraft och nyskapande.
Vad startar denna process, vilken information behöver du för att kunna påbörja arbetet och vart får du den informationen från?
Hur går du tillväga för att sammanställa specifikationen?
Behöver något ytterligare göras för att du skall kunna lämna inköpet och projektet?
Fråga 10:
Finns en tydlig struktur i företagets inköpsprocess? Finns en inköpsmanual med standardiserade arbetssätt som kan användas som stöd vid inköp?
Avslutning
Fråga 11:
Vilka tekniska plattformar/affärssystem/inköpsportaler finns tillgängliga på Veidekke?
Hur används dem och går det att skicka information mellan dem? Vad kan förenklas och förbättras? Saknas något verktyg?
Fråga 12:
Vilken information skulle du vilja få levererad direkt utifrån från informationsmodell och programvara? hur skulle det underlätta inköpsarbetet?
Fråga 13:
Vilket inköpsarbete skulle kunna drivas samtidigt som projektering? Vilka möjligheter/hot ser du med detta?
Fråga 14:
Är det något du vill lägga till?