Inköpsprocessen i kalkyl- och anbudsskedet

I kalkyl- och anbudsskedet initieras inköpsprocessen med en analys och genomgång av nödvändiga inköp till projektet. Därefter efterfrågas priser från leverantörer och en osäkerhetsbedömning av varje inköp utförs före inköpsposterna samlas tillsammans med övriga kostnader i anbudet till

beställaren. I detta avsnitt presenteras en sammanfattning av respondenternas beskrivning av inköpsarbetet i kalkyl- och anbudsskedet.

Identifiera inköp

Inköpsprocessen påbörjas i kalkyl- och anbudsskedet med en genomläsning av beställarens förfrågningsunderlag för projektet [R2][R4]. Vid genomläsning identifieras samtliga inköp till projektet som sedan samlas i en inköpslista [R2] eller inköpsplan [R4]. Enligt [R2] läses först projektets Administrativa föreskrifter och därefter Teknisk beskrivning samt Mängdförteckning. Då de flesta projekt utförs efter kontrakt med mängdförteckning, skapas listan med inköp utifrån denna [R2].

Specificera inköp

För att specificera vad som skall köpas in vänder sig kalkylatorn till beställarens förfrågningsunderlag [R5]. Krav på produkten återfinns enligt [R2] i teknisk beskrivning, mängdförteckning och ritningar.

Enligt [R5] utgör arbetet i detta skede att identifiera den produkt beställaren eftersöker, vilket vanligen framgår av handlingarna även om inte en specifik produkt är angiven. Egna krav som påverkar vad som skall köpas in kommer från tidplan [R2][R5] samt produktionskrav och centrala avtal [R5]. Övriga krav kan utgöras av precis vad som helst t.ex. krav på kringutrustning eller etablering [R5]. Enligt [R2] kan även krav på arbetsmiljö och kvalitet (för både utförande och dokumentation) samt Veidekkes värderingar påverka vad skall köpas in.

Kapaciteter för inköpet måste enligt [R2] utredas och noggrant beräknas. För tidskritiska aktiviteter begärs information om produktionskapaciteter från leverantören [R5][R2]. Tidplan är vanligtvis inte nödvändig för materialköp enligt [R2] men produktionskapaciteterna måste enligt [R3-1] vara så nära slutligt utförande som möjligt då dessa kan avgöra resultatet av upphandlingen. Enligt [R5] rådfrågas leverantörer endast om man inte vet vad beställaren efterfrågar men enligt [R2] förekommer att leverantörer tas in för att fastställa möjliga produktionskapaciteter före en förfrågan skickas.

Utforska alternativa lösningar och produkter

Att hitta billigare alternativa lösningar och produkter med samma funktion utgör ett konkurrensmedel [R3-1]. Det är dock svårt att avgöra om föreskrivna krav på produkter är av funktionell eller estetisk grund [R3-1]. En produkt kan även vara vald på grund av att den är beprövad, t.ex. betongrör istället för plaströr för VA-ledningar [R3-1]. Även om frågan ställs till beställaren erhålls enligt [R3-1] inga svar vid upphandling vilket gör det riskabelt att chansa och alternativa produkter måste därför vara garanterat likvärdiga till utseende och funktion.

För att hitta alternativa lösningar tas ibland en konstruktör till hjälp [R5] och där kapaciteter är avgörande för upphandlingen av leverantörer [R3-1]. Kostnadsbesparingar för alternativa lösningar anges i en separat risk och möjlighetslista, denna används för justering av anbudspris efter att kalkylpris fastställts [R2].

För svårbedömda möjligheter, t.ex. alternativa produktionsmetoder, förekommer att man av konkurrensskäl vid offentlig upphandling, väljer att inte ställa frågor till beställaren [R2]. Samtidigt, för att inte konkurrenter skall kunna göra ”fula spekuleringar” i anbudet till beställaren, väljer man i andra fall att ställa frågor [R2].

Fastställ pris eller förfrågan

Exakt vilket arbete som behöver göras i kalkylskedet för att uppskatta kostnaden varierar [R4]. Vet kalkylorganisationen av erfarenhet vad priset är, skickas ingen förfrågan och pris anges direkt i kalkylen [R4][R2]. Enligt [R3-2] förekommer att priset i kalkylen fastställs utifrån erfarenhet.

Förfrågan skickas då prisinformation saknas [R4][R2] eller för kontroll av antagna priser [R4]. Enligt [R2] skickas sällan en skarp förfrågan i anbudsskedet.

Enligt [R5] används dock inga erfarenhetsvärden i kalkylen, prisinformation kommer uteslutande från centrala avtal och från offerter. I förfrågan bifogas de ritningar, beskrivningar och deltider som anses relevanta för inköpet [R5].

Välj leverantör (att skicka förfrågan till) och skicka förfrågan

Vilka leverantörer som erhåller en förfrågan för inköpet baseras primärt på tidigare erfarenhet [R2]

och kontaktnät [R2] [R5]. Nya leverantörer kan t.ex. hittas på internet [R2][R5], från befintliga avtal [R2] eller tidigare projekt [R2].

”Vilka jag skickar förfrågan till baseras utifrån det kontaktnät jag har samlat på mig av människor jag vet lämnar kompletta och bra offerter, från att ha varit 10 potentiella kanske detta har krupit ner till 5 bara utifrån erfarenhet.” [R5]

Veidekke har ett leverantörsregister som även kan användas för att hitta leverantörer [R3-1][R5].

Enligt [R6] är leverantörsregistret den första anhalten för att hitta leverantörer. Enligt [R5] skall det vara möjligt att skicka förfrågningar direkt utifrån systemet – detta är dock gammalt och för dåligt för att användas på grund av buggar.

Begränsat utbud med potentiella leverantörer verkar vara ett hinder i inköpsarbetet. Det är enligt [R2] en utmaning att hitta potentiella leverantörer och oftast finns för få leverantörer än för många.

Enligt [R2] skulle företaget behöva bli bättre på att utöka leverantörsbasen. Ett sätt för att öka sannolikheten för svar från leverantörer är att kontakta dem via telefon före en eventuell förfrågan skickas, på så sätt erhålls ett muntligt löfte om leverantören planerar att lämna anbud [R2]. Enligt [R2] är det ovanligt att en leverantör inte lämnar offert. Enligt [R3-2] erhålls dock färre svar i kalkyl- och anbudsskedet än vid upphandling i projektet.

Enligt [R5] har det förekommit att de leverantörer som begärts lämna offert i anbudsskedet inte har fått en förfrågan vid upphandling i projektet, både avsiktligt och oavsiktligt [R5]. Kalkylatorn kan för att hantera detta se till att skicka en förfrågan till de leverantörer som planerad platschef föredrar [R5]. Förekomsten av detta har dock minskat allt eftersom en yngre platschefer kommit in i branschen [R5].

Utvärdering

Vid utvärdering skiljer sig val av leverantör mellan [R2] och [R5], de ingående stegen är dock väldigt lika. [R2] är ute efter totalekonomiskt lägst pris till kalkylen medans [R5] söker efter den mest kompletta offerten.

Enligt [R5] kontrolleras först reservationer för tillkommande och avgående arbeten i offerten.

Därefter utvärderas offerten baserat på hur välformulerad offert och hur komplett offert

leverantören lämnat samt att samtliga ställda krav uppfylls [R5]. Slutligen jämförs offerter med varandra [R5]. Den offert respondenten är säker att inget tillkommer i, används sedan för prissättning och förs in i kalkylen [R5]. Val av leverantör är enligt [R5] en kollektiv process och information tas in från bland annat platschefer och yrkesarbetare. I mindre projekt sätter kalkylatorn pris själv men vanligen fastställs slutligt pris i kalkylen av kalkylchef, kalkylator och arbetschef tillsammans [R5].

Enligt [R2] prissätts först reservationer i varje offert för att de olika offerterna skall bli jämförbara.

Därefter görs en bedömning av: hur respektive offert påverkar utförandet; leverantörens möjlighet att leverera utlovad kapacitet; vad som ingår i varje kostnadspost och kostnad för förändringar [R2].

Slutligen jämförs offerter med varandra [R2]. Bedömning av leverantörens möjlighet att leverera utlovad kapacitet är enligt [R2] svår men viktig och görs utifrån:

 Leverantörens tidigare arbeten

 Leverantörens beskrivning av den egna organisationen

 Leverantörens tillgängliga resurser

 Leverantörens planerade tillvägagångssätt

 Leverantörens offert och övriga lämnade handlingar

 Egen erfarenhet

 Referenser

Därefter används den offert som är totalekonomiskt bäst för projektet i kalkylen. Skulle två offerter motsvara varandra i pris väljs den leverantör med högst kapacitet då detta kan ge tidsvinster i projektet [R2].

Dialog med leverantör och Förhandling i kalkylskedet

I kalkylskedet förekommer att en leverantör tas in för att diskutera förbilligande lösningar, efter att offerter har erhållits [R2]. Utifrån den dialogen kan kalkylatorn sedan komma att anta att övriga offerter också kan sänkas med motsvarande summa för att kunna jämföra offerter med varandra [R2].

Förhandling i kalkylskede är ovanligt men kan förekomma om kalkylatorn bedömer att den leverantör med lägst pris inte kommer klara av att leverera, ett pris skiljer sig markant från övriga i kalkylen eller om inköpet är stort eller kritiskt för projektet [R2]. I det sista fallet kan det krävas flera förhandlingar för att erhålla ett så bra pris som möjligt [R2]. Det är även möjligt att förhandla fram längre giltighetstid för offerter, då tillkommer indexreglering för t.ex. stål och bitumen [R5].

Skriva avtal

I anbudsskedet utgör beställarens handlingar förfrågningshandlingar och inte bygghandlingar [R5].

När handlingarna övergår kan innehållet förändras, detta kan innebära en risk om avtal skrivs med en leverantör i kalkylskedet [R5]. När projektet startar är det produktionspersonalens ansvar att kontrollera och upptäcka eventuella förändringar i och med att förfrågningshandlingarna övergår till bygghandlingar [R5]. Enligt [R5] finns inget som säger att inköpspriset kommer vara bättre vid upphandling i kalkylskedet än en månad före projektstart [R5].

Det finns enligt [R3-2] tillfällen där det är lämpligt att i kalkylskedet skriva ett ”letter of intent”. Det innebär att: om Veidekke erhåller projektet fortsätter arbetet tillsammans med leverantören även i projektet [R3-2]. Detta skapar incitament för leverantören att försöka ta fram den bästa lösningen redan i kalkylskedet [R3-2].

Hantering av osäkerheter och sammanställning av anbud

Det sista steget före anbud lämnas, i inköpsprocessen, innefattar hantering av inköpsosäkerheter.

Osäkerheter för inköp noteras kontinuerligt i en risk- och möjlighetslista som sedan används för att justera anbudspriset [R2][R5]. Själva kalkylposten justeras inte, de tillägg för risker och avdrag för möjligheter samlas istället i en egen post på sista raden i kalkylen [R5][R2]. Kostnader fördelas sedan (om MF kontrakt) enligt AMA-koder i av beställaren lämnad mängdförteckning [R2]. Samtliga handlingar kopplade till inköpet sparas i en mapp som följer med projektet under dess livstid, erhållna offerter i kalkylskedet är lätt att identifiera och finns tillgängliga i hela inköpskedjan [R5].

Före anbud lämnas till beställaren förekommer att produktionspersonal tas in och tillåts komma med åsikter kring kalkylen [R6].

Kalkylen används sedan som grund för inköpsarbetet i projektet [R2][R5][R3-2][R6]. Enligt [R2] skapar en rätt utformad kalkyl en bra grund för inköpsarbetet och innehåller:

 Ett antal offerter för varje inköp.

 En lista på oklarheter i handlingar som upptäckts i kalkyl- och anbudsskedet och som måste hanteras i projektet.

 En lista på tänkta alternativa produkter eller lösningar till produkter och lösningar föreskrivna av beställaren.

 Information om hur kalkylen är prissatt.

Offerterna kan användas av inköparen i projektet för att ifrågasätta prisförändringar vid upphandling [R2]. Prisförändringar från kalkyl ifrågasätts vanligtvis endast vid ökat pris och endast vid en markant sänkning av pris [R2]. Oklarheter i handlingar kan ha påverkat kalkylens utformning och måste tas upp med beställaren så att handlingar kan justeras och kostnader för ändringar i förfrågningsunderlaget hanteras [R2]. Om detta inte justeras finns en risk att felaktigt material köps in till projektet i onödan, vilket skapar extrakostnader. Alternativa produkter och lösningar kan kraftigt påverka inköpspriset [R2]. Hur kalkylen är prissatt samt vad som ingår i varje kalkylpost, ger viktig information för inköp i projektet [R2]. I kalkylen kan det förekomma poster där pris för inköp är fastställt till högre än verklig inköpskostnad, kalkylatorn kan även förutsatt att mängder kommer tillkomma eller avgå vilket inneburit en justering av pris [R2].

Problem med pris och offerter i kalkyl- och anbudsskedet

Ett högre pris erhålls generellt sett i kalkylen än vid upphandling i projekt [R2]. [R2] påpekar att skillnaderna kan vara så höga som 40 % i mer sällsynta fall. Ett högre inköpspris i kalkyl- och anbudsskede kan bero på att leverantören är medveten om att projektet är i anbudsskedet och att entreprenören endast är ute efter prisinformation till kalkylen [R2]. Osäkerhet på grund av långt tidsspann mellan förfrågan och projekt kan innebära att leverantören ger ett pris ”på den säkra sidan” [R2].

Högre inköpspriser kan även bero på att leverantörerna inte ser skickad förfrågan som seriös utan endast som ett försök att kontrollera om en befintlig leverantör ger konkurrenskraftiga priser [R2].

Exempelvis om Veidekke plötsligt går ut med en förfrågan inom ett inköpsområde där företaget alltid samarbetat med en specifik leverantör [R2].

De offerter som erhålls vid förfrågan i kalkyl- och anbudsskedet gäller sällan fram till att projektupphandlingen är klar då en offert endast gäller i 30-60 dagar [R2][R5]. Detta gör att många förfrågningar måste göras om i projektet [R2][R5].