Inköpsprocess i kalkyl- och anbudsskedet, se Figur 13:
Kalkylgruppen identifierar samtliga inköp utifrån förfrågningsunderlaget. Krav utifrån förfrågningsunderlaget samt egna krav för respektive inköp fastställs i en inköpsspecifikation för varje inköp, vilket kan innehålla:
produktkrav t.ex. kvalitet och kvantitet,
produktionskrav i form av produktionskapaciteter,
övriga krav t.ex. arbetsmiljö, dokumentation, utrustning, etablering.
När specifikationen är klar skapas och skickas antingen en förfrågan till leverantör eller så används intern prisinformation utifrån avtal eller erfarenhet, här ges skilda svar av respondenterna. Vid val av
”leverantörer att skicka förfrågan till” utgår kalkylgruppen från egen erfarenhet, det egna kontaktnätet, företagets leverantörsregister, befintliga avtal, tidigare projekt och/eller internet. En leverantör kan komma att kontaktas före förfrågan skickas för att säkerställa nödvändiga produktionskapaciteter.
När offerter erhållits från leverantörerna granskas först reservationer för avgående och tillkommande arbete. Därefter utvärderas lämnad offert och leverantören. Exakt vilka steg som ingår i utvärdering av anbud samt leverantörsbedömning är svårt att fastställa utifrån studieresultatet eftersom att respondenterna ger olika svar. Vald leverantör till kalkylen fastställs antingen utifrån totalekonomiskt bästa offerten eller mest komplett offert, även här skiljer sig respondenternas svar.
Före projektanbud skickas till beställaren granskas varje inköp och för osäkerheter görs tillägg eller avdrag på inköpsposterna. I detta skede förekommer att produktionspersonal tas in för rådfrågning kring utformningen av kalkyl och anbud. Om Veidekke vinner upphandlingen används kalkylen som grund för inköpsarbetet i projektet.
Inköpsprocess i produktionsförberedelse- och produktionsskedet, se Figur 13 och Figur 14:
Vid överlämning från kalkylpersonal till produktionsledning och inköp går parterna genom ingående inköp och hur kalkylen upprättats. Därefter går produktionspersonalen genom beställarens förfrågningsunderlag för att identifiera inköp, vid upprättande av projektets inköpsplan deltar både projektinköparen och produktionsledning och ansvar för inköp fördelas mellan parterna. Inköp samlas i en inköpsplan baserad på kalkylen. Inköpsplanen används i projektet som ett levande dokument och checklista för genomförande av inköpsarbetet. Utgående från administrativa föreskrifter, mängdförteckning, teknisk beskrivning, ritningar samt egna krav granskas varje inköpspost och samtliga krav för respektive inköp specificeras. Parallellt med detta skapas en tidplan för projektet, denna fastställer hålltider och logistikkrav. Alternativa produkter och lösningar utreds i
detta skede vilket kan innebära kontakt med leverantörer, vid behov söks godkännande av beställaren.
Vid ”val av leverantör att skicka förfrågan till” utgår projektledning och inköpare ifrån kontakter, egen erfarenhet, leverantörsregister och/eller internet. Under studiens genomförande infördes förkvalificeringskrav på leverantörer gällande ekonomisk stabilitet, skatteåtaganden och fackliga skyldigheter. Leverantörer måste nu även underteckna etikavtal. Leverantörer måste nu godkännas och föras in i företagets leverantörsregister före de får upphandlas i projekt.
När offerter erhålls från leverantörer granskas och prissätts reservationer, detta kan kräva kompletterande frågor till leverantören. Därefter utvärderas lämnad offert och leverantören. Vilka steg som tas för utvärdering av anbud samt leverantörsbedömning är svårt att fastställa utifrån intervjuerna eftersom att respondenterna ger olika svar. En möjlig anledning kan vara att detta arbete är situationsspecifikt. Vinnande anbud fastställs antingen utifrån totalekonomiskt bästa offert, bäst helhetsintryck, pris eller erfarenhet. Även här skiljer sig respondenternas svar. Efter utvärdering finns tre alternativ: acceptera offert, anbudsgenomgång eller förhandling. Vid anbudsgenomgång går parterna genom leverantörens anbud för att kontrollera innehållet. Förhandling kan gälla pris eller övriga faktorer, det finns dock inga rutiner för förhandling. Slutligen måste samtliga inköp godkännas av projektchef, platschef eller arbetschef.
Vid avtal används Veidekkes avtalsmallar, normalt skapas en projektspecifik mall. Fastställande av avtalsvillkor sker tvärfunktionellt med projektinköparen och någon i produktionsledningen. Risker i avtal hanteras genom branschens standardavtal och genom: vite, rätt att häva avtal, försäkringar, deltider, bonus och/eller acceptanstest.
Beställning kan utgöras av avtalet eller i form av avrop på slutna avtal, större beställningar kan kräva bankgaranti. Avrop från befintliga avtal utförs av i projektet utsedd personal över telefon, e-post eller formulär, här skiljer sig respondenternas svar. Vid beställning anpassar sig vanligen produktionsledningen efter leverantörens sätt att hantera order.
Förebyggande leveransbevakning förekommer men är ovanligt. Resultatet visar att det oftast sker reaktivt. Leverantören aviserar vanligen innan leveransen anländer till projektet så att mottagning kan förberedas. Vid avlastning kontrolleras varor mot följesedel. I resultatet framgår inte om varor även kontrolleras mot lagd beställning. Följesedeln sparas tills fakturan kommer. På följesedeln kan ibland en notering skrivits om vart materialet byggs in. Det händer dock att följesedlar tappas eller glöms bort. Vid kontroll av fakturan stäms denna av mot sparade följesedlar. Vad som fakturerats framgår inte alltid vilket ibland kan kräva långa utredningar. Fakturan stäms sedan av mot avtalade priser, icke-avtalsenliga priser på fakturor är ett problem och förekommer för både projektspecifika avtal och centrala avtal. För ej levererade eller restnoterade varor finns inga upprättade rutiner.
Detta sköts projektspecifikt. Om restnoterade varor ej blivit levererade, upptäcks oftast inte detta förrän varorna behövs. Problem med leverantörer hanteras direkt genom att produktionsledning kontaktar leverantören och vid behov involveras projektinköparen. Det finns i Veidekke inga rutiner eller system för inrapportering av uppkomna fel, brister och problem till organisationen.
Utvärdering sker på flera ställen: i produktion; parallellt utanför projektet; i slutet av eller efter projektet. I produktion träffas platsledning, kalkylatorer, arbetschef och leverantören för att stämma av samarbetet i projektet, här skiljer sig dock respondenternas svar och enligt en av respondenterna
förekommer ingen återkoppling till kalkylen. Två gånger per år och per projekt utförs en inköpsrevision (i samband med ekonomirevision) där inköpsarbetet granskas. Parallellt med möten i det egna projektet hålls arbetschefsgruppmöten för produktionsledning inom olika projekt som möjliggör erfarenhetsutbyte mellan projekt. Även projektinköparna håller separata inköpsmöten. I slutet av varje projekt görs även en utvärdering där förändring av inköpspriser och information om leverantörer kommuniceras. Under eller i slutet av projektet utvärderas även fakturor. Betygsättning har hittills skett i pappersformat. Erfarenhetsåterföring vid inköpsmöten dokumenteras på internwebben för inköp Sverige.
IT och VDC
Det finns i dagsläget inget inköpssystem som inköparna kan använda som stöd för inköpsarbetet som primärt utförs manuellt. Förfrågningar och avtal skapas och skickas manuellt. Det finns ingen direkt koppling mellan inköpsarbetet och projektets kalkyl. Det är dock möjligt att överföra information om betalda fakturor från företagets bokföringssystem till program för ekonomisk uppföljning i projekt, olika avdelningar använder dock olika program för ekonomisk uppföljning. Användarkompetensen för dessa program verkar variera och MAP verkar inte uppfylla användarnas krav på funktionalitet för ekonomisk uppföljning utan måste kompletteras med Excel blad.. De erfarenheter som hittills finns av modellering av projektet i 3D verkar ha underlättat planering och kommunikation.
Vid jämförelse med en konkurrent finns stora effektiviseringsmöjligheter som potentiellt kan leda till snabbare, enklare och säkrare inköpsarbete. Hos konkurrenten finns information om leverantörer sparat och lättillgängligt och mycket av inköpsarbetet har dessutom automatiserats och samlats i en gemensam portal, allt detta saknas hos Veidekke.
Figur 13 - Förenklad inköpsprocess. Kalkylskede (vänster), Produktionsskede (mitten), Avrop i projekt (höger). Subprocesser beskrivs i nästa figur.
Figur 14 - Subprocesser i kartlagd inköpsprocess. Två versioner finns av ”Välja leverantör att skicka förfrågan till” (de två figurerna i mitten) på grund av implementering av förkvalificering av leverantörer till leverantörsregister under pågående studie.