Inköpsprocessen i produktionsförberedelse- och produktionsskedet

Efter att projektet tilldelats börjar inköpsprocessen om och kalkylen används som grund för inköpsarbetet. Förhandling och avtalsskrivning utförs i detta skede. Inköpsarbetet sträcker sig över hela produktionsfasen och inkluderar nu även de operativa delarna av inköpsprocessen: beställning och leveransmottagning i projektet samt uppföljning och utvärdering. I detta avsnitt presenteras en sammanfattning av respondenternas beskrivning av inköpsarbetet i projektet.

Överlämning från kalkyl till projekt

När projektet tilldelats Veidekke sker en överlämning av kalkyl och anbud till produktionspersonalen i projektet [R2][R6][R3-1]. Vid överlämningsmötet informeras produktionspersonalen om hur kalkylen upprättats [R2][R6], vilka inköp som efter utvärdering ligger bra respektive dåligt i pris och vad som bör tänkas på vid upphandling [R2]. Enligt [R3-1] bör de risker och möjligheter som ansetts för riskabla att ta med i anbudspriset, men som kan spara pengar i projektet, kommuniceras vidare. Vid överlämning deltar kalkylator, arbetschef och produktionspersonal [R2]. Överlämning är dock ett område för förbättring enligt [R2]. Om överlämningen sker på rätt sätt bör inte produktionspersonalen behöva starta om från början [R2].

”Överlämning från kalkyl till projekt tror jag vi är dåliga på i branschen. Vi samlar allt i en pärm och sen när projektet startar får dem pärmen som de kanske läser genom, sedan kör de sitt eget race.”

[R2]

Efter överlämning börjar inköpsprocessen om från början med kalkylen som grund [R2][R5][R3-2].

Kalkylatorn finns då tillgänglig för frågor och kan föreslå lämpliga leverantörer utifrån de krav som ställts i förfrågan [R5]. Om det har blivit stora förändringar i projektet kan kalkylatorn komma att åka ut till projektet för att upprätta en ny kalkyl [R5]. Stora förändringar kan t.ex. bero på att flera etapper av en upphandling erhålls, med följden att maskinpark och etablering slås ihop [R3-1]. Det är då viktigt att veta vad som behöver förändras och vilket arbete som ligger på den kritiska linjen [R3-1].

Identifiera inköp

Inköpsprocessen startar i projektet med en övergripande genomgång av beställarens förfrågningsunderlag [R7]. Mängdbeskrivning och ritningar beskriver arbetet som skall utföras och produkter för inköp [R8-1]. Samtliga inköp identifieras och samlas i en inköpsplan [R7][R6]. Den inköpsplan som skapas baseras på kalkylen [R6]. Det är möjligt att utifrån kalkylen ta fram material, kvantiteter och underentreprenader som skall upphandlas i projektet [R3-2].

Inköpsplanen baseras på AMA-koder och används tillsammans med den kontoplan som upprättas i projektet [R8-1]. I konteringsplanen utgör varje konto en delbudget i projektet [R8-1]. Inköpsplanen är ett levande dokument som används i projektet för kontroll att inköpsarbetet planeras och genomförs [R8-1]. Inköpsplanen används också som checklista för alla viktiga dokument som skall levereras av leverantören [R8-1]. Det är enligt [R8-1] även möjligt att använda inköpsplanen för erfarenhetsåterföring under och efter projektet.

Vid upprättande av inköpsplanen deltar en inköpare och inköpsarbetet i projektet fördelas mellan inköparen och produktionspersonalen [R6]. Inköparen skall hantera de 20 % av antalet inköp som utgör 80 % av projektkostnaden [R6][R7][R8-1], samt kritiska inköp till projektet [R7]. I mån av tid skall inköparen hantera samtliga inköp till projektet [R7]. Vid tidsbrist skall Inköparen finnas tillgänglig för att stödja produktionsledning med inköp [R7]. Enligt [R8-1] bör samtliga inköpsposter hanteras för att dra nytta av inköpsarbetet.

Specificera inköp

Handlingarna granskas därefter noggrant, kundens krav för varje inköpspost ställs upp och inköpsarbetet påbörjas för varje inköpspost [R7]. För att fastställa vad som skall köpas in används Administrativa föreskrifter, Mängdförteckning, Teknisk beskrivning och ritningar samt egna krav utifrån tidplan och arbetstider [R6]. Målet är att föra vidare beställarens krav till leverantören [R6][R4]. Det är dock inte alltid möjligt att föra över alla krav på leverantören [R4].

Om något saknas eller inte stämmer i handlingarna föreslår vanligen entreprenören lösningar som sedan måste godkännas av beställaren [R8-1]. Om en ersättningsprodukt bedöms likvärdig föreskriven produkt i av beställaren lämnade handlingar, krävs ett godkännande före produkten kan bytas ut [R7]. Vid godkännande delas eventuell inköpsvinst med beställaren [R7]. I de fall entreprenören kan styra över produktvalet bör alternativa produkter utredas då dessa kan ge stora besparingar i projektet [R8-1]. Enligt [R4] föreskriver vissa konstruktörer återkommande en specifik produkt, istället för funktionskrav, trots att det kan finnas bättre produkter på marknaden.

Alternativa samverkansformer bör kunna nyttjas för att optimera produktval och titta på flera olika alternativ före utformning fastställs [R4].

Tillgängligheten på och till byggarbetsplatsen kan påverka möjligt utförande [R8-1]. Arbetsmetod och transportkrav kan påverka vilka maskiner som kan användas [R8-1]. Vid inköp av underentreprenör måste detta kommuniceras vidare till leverantören, det måste även tas i beaktning vid upphandling [R8-1].

Samtidigt som inköp identifieras och specificeras, skapas en tidplan tillsammans med produktionsledningen [R7]. Tidplanen ger information om hålltider och krav på logistik som påverkar projektets inköp [R7]. En del upphandlingar måste dock utföras före tidplanen är fastställd vilket medför att tidskrav inte kan specificeras i förfrågningsunderlaget [R8-1]. Om den preliminära tidplanen används vid upphandling krävs en viss flexibilitet från underentreprenörer då tidplanen helt kan förändras [R8-1].

Krav på logistik, transporter och tider i projektet skall sedan bifogas i den förfrågan som skickas till leverantören [R7]. Det är vanligt att projekten köper in material, t.ex. armering, vid ett tillfälle för att spara transportkostnader [R7]. Då tas inte hänsyn till att det kan skapas extrakostnader om

materialet måste flyttas runt på byggarbetsplatsen [R7]. Enligt [R4] kan även stor tillgång av etableringsytor i anläggningsprojekt vara en bidragande faktor till att branschen är dålig på att föreskriva leveranssäkerhet och tidpunkter. Eftersom att arbetsplatsen ger dåliga förutsättningar för väderskydd samt skydd mot fysisk påverkan, skadas troligen en del material på grund av att det får ligga länge på projekten [R4].

Genom att skilja på kostnad för arbete och kostnad på material i förfrågan till leverantörer erhålls en bättre översikt för kostnader [R8-1]. Då det ger information om materialpriser för leverantören kan denne efter upphandling erbjudas köpa material, billigare, genom Veidekkes avtal [R8-1].

Inköparen måste prioritera arbetet med olika kostnadsposter och göra en avvägning för hur mycket tid som kan spenderas på att söka ett billigare pris [R8-1]. Den extra tiden som spenderas får inte skapa förseningar i projektet och den måste ge tillräcklig återbetalning [R8-1]. [R8-1] påpekar att göra inköp rätt och göra inköp fort är skilda saker, det tar tid att erhålla bästa priset och pressade projekt samt förändringar ökar kostnader.

I de administrativa föreskrifterna ställs ytterligare krav för t.ex. arbetsmiljö och miljökrav [R6].

Där möjligt skall samköp göras mellan projekt [R7]. Om samköp är aktuellt samordnas detta av en inköpare [R6][R7].

Dialog med leverantörer och skapa förfrågan

Kraven sammanställs till en förfrågan som skickas till leverantörerna [R6][R3-1]. I förfrågan anges hur leverans skall utföras, betalningsvillkor, tider, miljöpolicy, säkerhet, garantivillkor och vitesklausuler [R6].

Detaljnivå i den förfrågan som skickas varierar. Enligt [R1-1] skickar personal med längre erfarenhet mindre detaljerade handlingar. Detta kan bero på att de har lättare att bedöma rimligheten i en offert, även om den är mer generell [R1-1]. Enligt [R4] beskrivs arbetet för leverantören och normalt bifogas administrativa föreskrifter. [R1-1] brukar skapa en så detaljerad förfrågan som möjligt eftersom att en för ospecifik beskrivning i förfrågan till leverantören kan skapa en tvist kring arbetets omfattning senare i projektet. Enligt [R4] finns det en risk att för detaljerad förfrågan kan leda till kostnadsökningar. Att t.ex. begära leveranser på ett visst sätt bör endast göras om det är av stor betydelse för projektet, det kan istället vara bra att be leverantören återkomma med detta och sedan föra en dialog med leverantören för att komma fram till bästa lösning.

Före förfrågan skapas, kan det enligt [R8-1] vara bra att prata med potentiella leverantörer, på så sätt är det möjligt att diskutera ingående arbete. Och eftersom leverantörerna kan ställa frågor blir det en möjlighet för förhandling [R8-1]. Om leverantörerna får en bättre insyn är det möjligt att lämna ett mer konkurrensmässigt pris [R8-1].

Enligt [R8-1] måste även de krav som ställs upp utformas så att leverantören sedan kan utvärderas.

Enligt [R4] bestäms ersättningsform utifrån hur leverantören kan påverka leveransomfånget, det är därför enklare och ekonomiskt säkrare att ersätta leverantören på samma sätt som ersättning erhålls från beställaren. Enligt [R3-1] är fast pris eller fast pris per enhet bäst, även om det inte alltid är billigast, eftersom att det kräver minst kontrollarbete från både Veidekkes och leverantörens sida.

Enligt [R1-1] bestäms dock ofta betalningsform av leverantören beroende på hur priset lämnats i leverantörens offert.

Välja leverantör (att skicka förfrågan till) och skicka förfrågan

För att välja leverantör att skicka förfrågan till utgår inköparna från kontakter [R4][R7][R6][R1-1], internet[R7][R6][R1-1] och egen erfarenhet [R7][R4]. Leverantörer kan även hittas genom leverantörsregistret [R6][R7]. Enligt [R1-1] kan det ta mycket tid att hitta leverantörer, särskilt om man inte har så lång erfarenhet i branschen. Vissa mindre leverantörer återfinns inte på internet vilket gör att kollegor utgör en viktig källa till att hitta leverantörer med rätt kompetens [R1-1]. Enligt [R1-1] är det vanligt i branschen att använda sig av leverantörer ”man vet fungerar sedan tidigare”.

Förfrågan skall skickas till minst tre (3) leverantörer för varje inköp [R7]. Inköpsområden med mindre än 3 leverantörer anses det bättre att skriva avtal med en leverantör för att erhålla bättre pris och villkor [R7].

Ett leverantörsregister implementeras under hösten i syfte att säkra och förenkla val av leverantörer [R7]. Godkännande av leverantör består av tre delar, en kontroll av ekonomi och skatteinbetalning, en facklig kontroll samt underskrift av Veidekkes etik- och moralavtal [R7]. Före leverantören tillåts leverera till Veidekke måste leverantören vara godkänd [R7]. Kontrollen skall utföras inom 5 arbetsdagar [R7][R4]. Kontroll av ekonomi och skatteinbetalning utförs av Veidekkes Controller och kontroll enligt byggnadsfacket utförs av en medarbetare i Göteborg [R7].

Tanken är att leverantörsregistret skall vara sökbart och leverantörer skall kunna hittas i systemet genom en sökning på t.ex. produkttyper [R7]. Därefter skapar inköparen en förfrågningsmall och väljer de leverantörer en förfrågan skall skickas till [R7]. Systemet skickar sedan en automatiskt justerad förfrågan, utifrån informationen i systemet, till valda leverantörer [R7]. Detta sker idag manuellt [R7].

Utvärdering

Metod för utvärdering skiljer sig mellan respondenterna. Utvärdering verkar vara en komplex process som kräver bedömning och avvägning av många faktorer. Detta kan vara en orsak till att respondenternas svar varierar i detaljeringsgrad, från en mer övergripande beskrivning av utvärderingsarbetet till specifika exempel. Steget verkar utifrån respondenternas beskrivning, i vissa fall, sammanfalla med förhandling vilket ytterligare komplicerar beskrivningen av steget. Därefter följer avtalsskrivning, denna verkar primärt utgöra en administrativ process där samtliga överenskomna krav sammanställs. Respondenternas svar beskrivs nedan.

Vid utvärdering utförs en kontroll av leverantörens ekonomi och skatteinbetalning 1][R4][R6], dessutom kontrolleras att arbetsgivaren inte anlitar svart arbetskraft [R1-1][R7][R8-1][R4]. Kontroll av svart arbetskraft måste enligt [R1-1] även utföras för anlitade underentreprenörers underentreprenörer, vilket kan vara en tidskrävande process. Enligt [R8-1] är det viktigt att ekonomi- och skattekontroll utförs kontinuerligt under långa projekt. I och med implementeringen av Veidekkes leverantörsregister kommer de tre kontrollerna utföras före en förfrågan får skickas till leverantören [R7].

Enligt [R4] och [R6] kan kompletterande frågor behöva ställas till leverantören för att utvärdering skall kunna utföras. Enligt [R4] beror detta på att olika leverantörer lämnar olika reservationer i lämnad offert. För att kunna jämföra offerter med varandra prissätts sedan reservationerna i varje offert [R6][R4].

Respondenterna beskriver följande bedömningar som utförs vid utvärdering av leverantören:

 Bedömning av leverantörens kompetens utifrån egen och kollegors erfarenhet samt referenser [R1-1][R4].

 Rimlighetsbedömning av lämnade kapaciteter och priser [R1-1].

 Bedömning av kostnader för logistik och transporter [R8-1].

 Bedömning av leveranssäkerhet [R8-1][R3-1].

 Bedömning av leverantörens responstid vid problem eller eventuella förändringar i projektet [R8-1].

 Helhetsbedömning av lämnad offert för att avgöra sannolikhet för tillkommande arbeten som egentligen skall ingå i offerten (ÄTA) [R1-1].

 Leverantörens kvalitets- och miljöledningssystem [R3-1].

Enligt [R1-1] väljs den leverantör som slutligen ger bäst helhetsintryck. Enligt [R7] sker utvärdering av samtliga kostnadsdrivande faktorer utifrån lägsta totalkostnad för inköpet. Enligt [R3-1] sker utvärdering primärt utifrån pris vid stort leverantörsutbud och andra faktorer vid litet leverantörsutbud, enligt respondenten används även erfarenhet och totalkostnad (både sett från perspektivet av entreprenör och beställare) för att välja leverantör. [R3-1] påpekar att utvärdering skall utföras efter i förväg uppställda krav men att detta är något som ofta glöms bort. [R8-1] och [R6]

beskriver inget villkor för vinst men påpekar att beslut tas gemensamt av produktionspersonal och inköpare. Enligt [R4] görs utvärdering utifrån erfarenhet.

Utvärdering avslutas enligt [R4] med antingen en anbudsgenomgång för att säkra att leverantören inkluderar allt i förfrågan, direktupphandling enligt lämnad offert eller förhandling.

Förhandling med leverantör

Vid förhandling går köparen och leverantören tillsammans genom lämnad offert och diskuterar vad leverantören inkluderat i offerten [R6].

För att åstadkomma en lyckad förhandling är det viktigt att vara förberedd [R1-1][R3-1]. Genom att i förväg ställa upp ideal- och reträttmål vet köparen vad målet med förhandlingen är och hur långt det är möjligt att backa men fortfarande tjäna pengar [R3-1]. Enligt [R3-1] är inköparna bättre på än produktionspersonalen på att ställa upp mål vid förhandling. Förhandling är enligt [R4] mycket psykologi. Det gäller att ta reda på vad som inte påverkar kostnaden för leverantören men ger ett mervärde för köparen [R3-1][R4]. Enligt [R4] bör en win/win situation sökas i förhandlingen. För att undvika diskussioner i produktion gäller det att beskriva förutsättningarna så ärligt som möjligt för leverantören[R4]. Vid förhandling är det enligt [R3-1] viktigt att tänka totalekonomiskt och långsiktigt för att undvika att erbjuda leverantören fördelar som kan skapa kostnader senare i projektet.

Eftersom att leverantören lägger till en kostnad i offerten för överförda risker kan det vara möjligt, vid förhandling, att sänka priset genom att överta ansvar för risken [R3-1][R4]. Vilka risker leverantören skall ansvara för bör enligt [R3-1] diskuteras med leverantören, i verkligheten pratar

man dock inte så mycket om risker [R3-1]. Vid komplicerade inköp försöker köparen ta över ansvaret så att leverantören endast behöver leverera produkten [R4].

Enligt [R3-1] måste förändringar av standardavtalen diskuteras tidigt med leverantören och enligt [R4] bör dessa tas upp före förhandling påbörjas.

Det finns enligt [R7] inga rutiner för förhandling, projekten förhandlar utifrån projektets och företagets behov. Enligt [R7] har inte inköparna någon bestämmanderätt för projektinköpen, dessa måste godkännas av projektchef, platschef eller arbetschef.

Skriva avtal

För avtalet används Veidekkes avtalsmallar [R3-1][R1-1][R7]. Det finns två versioner av avtalsmallarna, en lång mall för komplicerade inköp och en kort mall för enkla inköp [R7]. Eventuella frånsteg från avtalsmallarna måste tas upp med arbetschef eller inköpsavdelning [R3-1]. Normalt skapas en anpassad AF-mall som sedan används för samtliga upphandlingar i projektet [R8-1].

Enligt [R8-1] ställs de flesta kraven i de administrativa föreskrifter som bifogas kontraktet. I AF-delen finns krav på ekonomi, betalningsförutsättningar, garantier och säkerhet [R8-1]. Det är viktigt att föra vidare beställarens i AF-delen av kontraktet till leverantören [R8-1]. Kontraktet innehåller även information om rutiner för fakturering [R4][R3-1], detta finns redan i Veidekkes avtalsmallar [R7].

De villkor som fastställs i avtalet baseras på projektets behov, dessa fastställs av inköparen tillsammans med projektpersonal för att säkra den tekniska biten av avtalet [R7]. Enligt [R6] tas avtalet fram av inköparen och avtalet presenteras för produktionspersonalen före det skrivs under.

Kontraktsbilagor kan utgöras av Administrativa föreskrifter, utförandetidplan, leverans eller avropstidplan, etiska riktlinjer, tekniska beskrivningar eller regler för kemikalieanvändning [R4].

I avtalet hanteras risker genom vitesklausuler [R4][R8-1], rätt att bryta avtal[R4][R8-1] och försäkringar [R4]. Därefter gäller standardavtalen [R8-1]. Avsteg från standardavtalen, t.ex. ökade vitesbelopp, förekommer för mycket känsliga delar i projektet [R8-1]. I de fall leverantören kan orsaka förseningar för Veidekkes arbete är det viktigt att ange deltider och att leverantören förväntas ta igen tappad tid i avtalet [R4]. Enligt [R4] är det även viktigt att beskriva bakgrunden till viteskrav i avtalet för leverantören, för att undvika onödiga kostnadsökningar och för att undvika att skapa en negativ relation mellan entreprenör och leverantör. Det kan enligt [R4] vara bättre med incitament i form av bonus istället för viteskrav. I standardavtalen finns även rätten att häva avtal om det visar sig att leverantören inte kommer att kunna hålla sluttiden [R4]. För att säkerställa att leverantören faktiskt kan leverera enligt avtal kan ett godkänt prov användas som krav för att kontraktet skall bli bindande [R4]. Slutligen kan försäkringar användas för att t.ex. skydda sig mot valutaförändringar vid internationell handel.

Lägga beställning

Det finns enligt [R7] två typer av beställningar. Om avtal saknas, utgörs beställningen av det avtal som sluts mellan parterna [R7]. För detta används avtalsmallarna beskrivna i föregående processteg.

Den andra typen av beställning sker i form av avrop från ett befintligt avtal [R7].

Vid beställning av varor över en miljon och underentreprenader över en halv miljon krävs, enligt Veidekkes inköpsregler, en bankgaranti från leverantören [R7]. För att slippa bankgaranti krävs ett godkännande från arbetschef [R7].

Avtal skrivs enligt [R8-2] primärt av inköparen tillsammans med platschefen eller med en av platschefen utsedd person. Därefter utförs avrop från projektavtal och från centrala avtal av utsedd i projektet, det kan vara en arbetsledare, entreprenadingenjör eller lagbas [R8-2]. I Projekt C sköts stora beställningar och första inköp av blockchefen medans arbetsledare sköter avrop och dagliga inköp [R6]. I Projekt B utförs beställningar som kräver avtal av entreprenadingenjör, inköpare eller produktionschef och därefter sköts avrop av arbetsledare [R1-2].

I projektet ansvarar arbetsledare eller produktionschef för avstämning av underentreprenörers arbete och beställning av material för att säkra produktion [R4]. Enligt [R8-1] är det upp till produktionspersonalen att se till att material finns tillgängligt vid behov.

På projekt utförs avrop över telefon [R4][R6][R1-1], e-post [R4][R1-1], eller en i förväg bestämd blankett [R4]. Enligt [R7] skall samtliga avrop utföras via e-post, även om leverantören kontaktas via telefon. Enligt [R3-1] skall avropet göras skriftligt. Tyst accept från leverantören får inte förekomma och leverantören skall skicka tillbaka ett orderkännande för att verifiera att köpare och säljare är överens [R7]. Vid eventuella problem är det viktigt att beställningsinformationen finns tillgänglig [R7][R8-1][R3-1]. Enligt [R4] anpassar man sig vanligen efter leverantörens sätt att hantera order. För att leverantörens orderavdelning skall erhålla information om vad och hur mycket som beställts till projektet samt vem som beställt [R4]. Det är även viktigt att inköpet registreras och sparas på rätt sätt eftersom att inköparen genomför köpet och platschefen godkänner fakturan [R7].

Förebyggande leveransbevakning

Förebyggande leveransbevakning är ovanligt [R1-1][R3-1]. Enligt [R1-1] har det inte funnits något behov hittills. Det har hittills huvudsakligen förekommit för internationella inköp [R3-1]. För viktiga leveranser kan dock en kontroll över telefon göras, några dagar före leveransen förväntas anlända, för att kontrollera att allt går enligt planerna [R1-1]. Enligt [R3-1] förbehåller Veidekke rätten att granska leverantörens kvalitetssystem så att kontroller kan utföras hos leverantören om det skulle vara nödvändigt.

Mottagning av varor

När en beställning är lagd noteras leveransdatum på en tavla på projektet [R6]. Vanligtvis aviserar leverantören före leverans skickas till projektet [R6]. Avisering är viktigt för att kunna garantera uppläggsplats och personal för mottagning av leveransen [R6].

I Projekt B råder annorlunda förhållanden, där tar inte Veidekke emot sina egna varor [R1-1]. Detta utförs av beställaren vid en mottagningscentral och de tar inte något ansvar för mottagna varor 1]. Kontroll av leveransen utförs därför i efterhand, Veidekke måste därför lita på leverantören [R1-1].

När varor anländer till projektet utförs en mottagningskontroll [R4][R6][R3-1]. Levererade varor kontrolleras mot följesedel [R4][R6]. Det är viktigt att felaktiga leveranser och leveranser med bristande kvalitet påpekas och reklameras omgående och skriftligt [R3-1]. Om felet missas vid mottagning måste leverantören kontaktas omgående vid upptäckt, inte flera dagar efter att leveransen mottagits [R3-1]. Arbetsledarna konterar följesedeln och gör en notering med information om vart materialet byggts in [R6]. Följesedeln sparas sedan i en följesedelspärm tills att fakturan kommer [R6][R1-1].

Kontroll av faktura

Enligt [R1-1] kan den yrkesroll som utför kontroller variera beroende på projekt och ansvarsfördelning i projektet. I Projekt B utförs kontroll av faktura av entreprenadingenjören [R1-1], medans i Projekt C är det blockchefen som gör det arbetet [R6], och vid projektet för Projekt A

Enligt [R1-1] kan den yrkesroll som utför kontroller variera beroende på projekt och ansvarsfördelning i projektet. I Projekt B utförs kontroll av faktura av entreprenadingenjören [R1-1], medans i Projekt C är det blockchefen som gör det arbetet [R6], och vid projektet för Projekt A