Företag C är verksamma i IT-branschen och har cirka 2 500 medarbetare. Under COVID-19 pandemin har cirka 100 nya medarbetare anställts och de flesta av dem är konsulter. På företag C intervjuades en HR-chef som vidare kommer benämnas respondent C1 och en konsultchef som kommer benämnas respondent C2. Respondent C1 nämner att när pandemin bröt ut beordrades alla att arbeta hemifrån och det pågick till början av sommaren. Mellan juni till september fick vissa medarbetare börja arbeta en till två dagar på kontoret men i slutet av oktober 2020 har de flesta återgått till att arbeta hemifrån igen på grund av ökningen av COVID-19 fall.
4.3.1 Organisationskultur företag C
Företag C har en stark organisationskultur och respondent C1 menar att de är ett kulturbolag som arbetar med deras kultur samt värderingar. Respondent C2 lyfter fram att företaget är ett värderingsstyrt bolag med fokus på teamkänsla och personligt ansvar. “Värderingarna och det sättet man ser på människor, vi är alla människor vi är alla accepterade och det är verkligen ett roligt företag att gå till varje dag” förklarar respondent C2. Vidare förmedlas kulturen dels via medarbetarsamtal där resultatet diskuteras men fokus är även på hur resultaten uppnås något som inte skiljer sig från innan pandemin. Respondent C1 menar att det är viktigt att medarbetarna är teamspelare som kan dela med sig av sina kunskaper och kunna leda organisationens värderingar annars kommer de inte fungera i deras organisation. Kreativitet och entreprenörsanda är två faktorer som genomsyrar organisationens arbetssätt. COVID-19 pandemin har påverkat företag C på olika sätt och respondent C1 förklarar att bland det första som hände var att deras kunder började bunkra hårdvara för att de var
tvungna att arbeta hemifrån. Detta var en oförutsägbar händelse och i det stora hela har dessa månader varit svängiga samt osäkra. Trots att företag C låg i framkant gällande
digitaliseringsprocessen innan pandemin bröt ut, menar respondent C1 att de har utmanats på flera sätt. Videosamtal är något de är vana med men en svårighet har varit hur chefer ska fånga upp medarbetarnas välmående digitalt under pandemin. Digitaliseringen har dock även varit en möjliggörare för företaget förklarar respondent C2 eftersom de kunnat utföra uppdrag digitalt på distans till skillnad från att inte kunna utföra några uppdrag alls.
Organisationskulturen sitter vanligtvis i väggarna men hos dem gör kulturen inte riktigt det då de precis renoverat deras kontor beskriver respondent C1 med en skämtsam ton. Därmed menar respondent C1 att organisationskulturen istället förmedlas när de anställda möts vid kaffemaskinen och upplever vad som händer runt omkring i organisationen något som
försvunnit under pandemin. Mötet i fikarummet och organisationsupplevelsen bidrar även till förmedlingen av företagets värderingar och historia som under COVID-19 måste ske på annat sätt. Respondent C2 reflekterar vidare kring svårigheterna med att förmedla värderingar, normer samt traditioner när de träffas digitalt och menar att det är något som läggs stort fokus på redan vid första intervjun. Vidare menar respondent C2 att det relativt fort märks om personen som de intervjuar för en tjänst skulle passa in i deras organisation och generellt sett krävs det bara lite sunt förnuft för att leva upp till deras förväntningar gällande deras
förhållningssätt till värderingarna. Detta är något som inte förändrats under pandemin även om det är något svårare att få en känsla för en ny person när intervjuerna sker digitalt. Respondent C1 förklarar att “man behöver andra människor för att må bra” och att det har varit en av utmaningarna under pandemin. För att ta sig igenom pandemin tog de snabbt fram en fokusplan där de fokuserade på vissa aktiviteter, affärserbjudanden och
kostnadsmedvetenhet. En annan stor förändring gällande deras arbetssätt under pandemin är att de har infört obligatoriska så kallade “pulsmöten” som blev väldigt uppskattade och som har varit en viktig faktor för att lyckas med socialiseringen av de nyanställda menar
respondent C2. Dessa möten är korta möten som har hålls varje vecka med medarbetarna för att stämma av hur det går och hur alla mår. Saker som tas upp kan bland annat vara säljläget,
beläggning, konsultläget, projekt och liknande. Dessa pulsmöten har inneburit att de har tät kontakt varje dag med de nyanställda och därmed har de lättare kommit in i gruppen.
Respondent C2 förklarar att de under pulsmötena går laget runt och alla får berätta hur det går för dem och därmed byggs en relation upp mellan de anställda. Företaget har ökat sin
planerade kommunikation mellan anställda till skillnad från innan pandemin då denna interaktion skedde mer automatiskt på kontoret. Däremot är “Kaffemaskins snacket” en av sakerna som respondent C1 tycker saknas nu under det digitala distansarbetet och därför har de infört digitala fika samt avstämningar för att de anställda ska få med det vardagliga snacket som kan vara “vill du kolla min shoppinglista?”. Även om företag C infört pulsmöten är det svårt att få till det vardagliga snacket som sker till exempel vid
kaffemaskinen i vanliga fall. Inom företag C har de även försökt införliva samarbeten mellan olika avdelningar för att medarbetarna ska ha möjlighet att träffa andra och utbyta idéer när de inte längre ses på kontoret under COVID-19.
Både respondent C1 och C2 har egen erfarenhet av att socialisera in nyanställda till organisationskulturen under COVID-19 pandemin när arbetet har varit förlagt på distans. Under pandemin har saker skett på helt andra sätt och respondent C1 förklarar att “man ska inte underskatta det fysiska mötet hur man lär känna varandra, bara kroppsspråk och hur fungerar den andra personen”. Vidare fyller respondent C2 i att det finns svårigheter med socialiseringsprocessen på distans eftersom de fysiska gesterna som exempelvis en blomma på den nyanställdes skrivbord saknas. Respondent C2 förklarar att före COVID-19 pandemin hade de en rundvandring i lokalerna med de nyanställda där de fick hälsa på alla samtidigt som de nu har de presentationen av de nyanställda via Teams istället. Respondent C2
poängterar att “en fysisk handskakning är bra mycket mer på riktigt än att vinka över en länk liksom”.
Företag C använder sig av en strukturerad onboarding process som innebär att den
nyanställda checkar av saker som till stor del kan ske digitalt. Den nyanställde blir tilldelad en fadder och sedan ansvarar den nyanställde för att se till att boka in möten med andra inom samma avdelning. Respondent C1 menar att syftet med dessa möten är att den nyanställde ska få en bild av sina medarbetare och få en bättre uppfattning kring vad arbetsuppgifterna avser. Under COVID-19 pandemin har onboardingen varit digital för de nyanställda och respondent C1 förklarar att de anställda pratar mer med varandra nu jämfört med innan pandemin. Ett annat exempel på något som har införts under pandemin är digitala
livesändningar som VD håller i som även inkluderar att vissa medarbetare är med och pratar till hela bolaget.
4.3.2 Introduktion av nyanställda företag C
I vanliga fall brukar de ha en obligatorisk introduktionsdag för alla nyanställda där de får information om företaget, deras värderingar, strategiska initiativ och de spelar även företagets värderingsspel. I år har denna dag inte blivit av och respondent C1 poängterar att de fysiska mötena är viktiga för dem och i nuläget försöker de se över om det är möjligt att ha denna dag digitalt. Med tanke på att denna dag i vanliga fall är en stor del av deras kulturspridning
försöker de hitta alternativa lösningar. Ett förslag som företag C funderar på att införa under pandemin är digitala hälsningar till de nyanställda för att de ska få en ytterligare bild av organisationen och kulturen. Även nära avstämningar med de nyanställda är något som prioriteras under COVID-19 pandemin för att de nyanställda ska socialiseras in i organisationskulturen när fysiska träffar saknas.
Vanligtvis brukar företag C ha en årlig kick-off för alla anställda på företaget och det är ett exempel på en aktivitet de gör för att upprätthålla organisationskulturen menar respondent C1. Företag C har starka värderingar och de förstärks i medarbetarsamtalen samt
medarbetarundersökningarna. Respondent C1 framhåller att det är saker som förstärker deras organisationskultur, “det är en del av våran kulturresa”, och när de inte ses fysiskt behöver de göra detta digitalt. Företag C har under COVID-19 pandemin skapat en egen nyhetskanal som redogör för nyheterna inom IT för att alla ska komma ihåg vad är det för bolag de är. Annars finns risken att de bara blir ett företag i mängden då det är kulturen som verkligen skiljer dem från konkurrenterna i mångt och mycket förklarar respondent C1. För att skapa en känsla när arbetet är förlagt på distans försöker företag C nästan alltid arbeta med videomöten istället för endast telefonsamtal när de pratar med varandra. Respondent C2 framhäver att “vi pratar ju mer med varandra nu i och med coronan än innan”. Även om pandemin har
försvårat möjligheterna att sprida företagets kultur har företag C arbetat hårt för att fortsätta sprida sin kultur digitalt under pandemin. Vissa av dessa aktiviteter, pulsmötena till exempel har bland annat lett till att kommunikationen ökat under pandemin till skillnad från innan vilket anses vara positivt.
Dessutom har de en hel del aktiviteter som till exempel säljtävlingar, digitala hälsosatsningar och en satsning mot hållbarhetsfokus. Exempelvis innebär den digitala hälsosatsningen att individen får sätta ett hälsomål och sedan delar de anställda bilder från träningen i appen vilket gör att en relation skapas till sina medarbetare förklarar respondent C1. Detta infördes under pandemin för att de anställda skulle kunna interagera med varandra på ett mer
vardagligt sätt. Respondent C2 lyfter även fram att de har en aktivitet för säljarna som innebär att de under 48 timmar har olika speeddates digitalt med befintliga och nya kunder. Detta för att sälja in företagets varumärke baserat på deras värderingar och den kompetens som de besitter. Respondent C2 förklarar att konceptet “Crazy friday” är något som de har infört under COVID-19 pandemin för att upprätthålla gemenskapen, energin och glädjen på arbetsplatsen. Konceptet innebär att vid lunchtid varje fredag skickas en film som är 15–20 minuter ut till alla anställda där det är ett ihopklipp av olika kortfilmer från de anställda när de gör något roligt. Exempel på sådant som är med i filmerna kan vara att någon jonglerar, rör på öronen, hoppar på ett ben osv. Respondenten C2 beskriver att det är “högt och lågt och crazy bananas liksom bara för att sprida någon form av glädje i organisationen men det finns en seriöst i det också att alla vi förhoppningsvis får oss ett leenden på läpparna för att de flesta eller många jobbat hemifrån och det finns ju dem i vårt samhälle eller jag vet inte om det är någon på företaget men i samhället så har man ju hört att inklusive mig själv jag tyckte inte alls det var roligt att bara vara hemma hela tiden varje dag”.
Respondent C2 resonerar kring lagkänslan på arbetsplatsen “Vi vinner som ett lag vi förlorar som ett lag. Och det är något som uppskattas väldigt mycket”. Detta bygger på att företag C har tagit bort provisionslöner för att värderingarna inom företaget ska kunna efterlevas i så hög grad som möjligt något som gäller både innan och under pandemin. Med tanke på att en av deras värderingar är laget före jaget menar respondent C2 att de ska vara ett och samma bolag med gemensamma mål som tillsammans strävar efter att uppnå dem. Vidare beskriver respondent C2 att “Idag så behöver man inte bara se till sitt egna säljintresse utan man kan faktiskt hjälpa sin kollega för att säljer kollegan bra så gynnar det oss alla och så kommer det så får alla anställda en trettonde månads arbetslön oavsett om man är säljare,
konsultchef, tekniker, jobbar med på HR avdelningen, vaktmästare vad man än är, jobbar man för företaget och får man trettonde månadslön”.
Inlärningsprocessen sker individuellt för de nyanställda men i vilken grad det sker beror på vilken roll den anställda har inom företaget. De anställda som arbetar i ett team har därmed en mer gruppbaserad inlärningsprocess. Inlärningen är även strukturerad hos företag C där det finns en checklista som alla nyanställda ska följa. Att inlärningen är strukturerad och sker både individuellt samt i grupp är inget som förändrats på grund av pandemin utan är något som implementerats även innan pandemin. Alla anställda får en fadder som visar den nyanställda runt och ger dem möjlighet att ställa frågor. Kring valet av att använda faddrar förklarar respondent C1 “Och också så att man kan komma med stora och små frågor som man kanske känner såhär gud jag kan inte fråga min chef en sjuttonde gång även om man kan det så kan det vara skönt att bara fråga en kollega så här, du hur var det man loggade in här och så”. Med tanke på att arbetet är förlagt på distans nu under COVID-19 pandemin framhäver respondent C1 även att det är extra fördelaktigt för de nyanställda att ha en fadder för då kan de fråga de små frågorna som annars lätt missas eftersom de inte träffar på
kollegorna på kontoret. Respondent C2 framhåller även att trygghet och tillit är centralt för att bygga upp en relation med en nyanställd och respondent C2 uppmuntrar alltid de nyanställda att höra av sig om de har några frågor oavsett pandemin eller ej. Dessutom försöker respondent C2 vara lättsam, ödmjuk och anpassa sig till personen den ska prata med för att relationen till den nyanställda ska bli så bra som möjligt.
Introduktionsdagen och värderingsspelet är två faktorer som har stor betydelse både innan och under pandemin när det gäller att bibehålla organisationskulturen när personalstyrkan ökar förklarar respondent C1. Företagets värderingar är något som är viktigt för företag C och de förmedlas redan vid rekryteringens början av en anställd. Laget före jaget är en inställning som varje anställd behöver ha för att fungera på arbetsplatsen och för båda parters skull behöver den anställdas samt företagets värderingar matcha varandra. Vidare menar respondent C1 att det är viktigt att “...hela tiden resonera kring det och utifrån våra värderingar när man tar beslut.” för det är deras personliga ansvar som i sin tur påverkar företagets bästa. Ledningen pratar även om och utifrån organisationskulturen, därmed blir det ett tydligt budskap samt det är alltid centralt i deras kommunikationssätt både innan och under pandemin. När prestationer började mätas digitalt blev de tydligare med att sätta mål och att följa upp de målen vilket är en positiv effekt av pandemin. Även tätare avstämningar med de anställda förekommer nu under pandemin vilket innebär att alla lättare är insatta i vad
som händer på företaget. Ledarskapet på distans kräver god kommunikation och duktiga samt utbildade ledare som engagerar medarbetarna. Detta är något som företag C arbetar hårt med, att ta fram duktiga ledare menar respondent C1. Gällande framtiden inom företaget för den nyanställde anser respondent C2 att “Visar man framfötterna och viljan så kommer jag göra allt jag kan gör i min makt för att öppna dörrar och det måste givetvis finnas en mottagare på andra sidan i en annan konsultgrupp eller annan avdelning som kan ta emot dem, så finns behovet där man har viljan och förhoppningsvis så har man pluggat lite inom det specifika ämnet man vill flytta till så finns alla möjligheter”.