Företag B är verksamt inom industrisektorn och har cirka 100 anställda på det lokala kontoret som respondenten arbetar på. Respondent B1 som intervjuades är HR-ansvarig och beskriver att företaget anställt nio nya medarbetare sedan COVID-19 pandemin bröt ut. Sex av nio nyanställda är internt rekryterade från andra avdelningar samt tre externt rekryterade
medarbetare. Företaget har inte haft några korttids permitteringar eller varslat någon personal under pandemin även om vissa kostnadsbesparingar har skett. Till exempel har inte samtliga rekryteringar skett som externa annonser utan endast tre annonser gick ut till externa sökande.
4.2.1 Organisationskultur företag B
Respondent B1 beskriver att organisationskulturen baseras på företagets kärnvärden som genomsyrar allt från rekrytering till utbildningar och även avsked något som gäller både innan och under pandemin. Organisationskulturen kan ses som en miljö där innovation
främjas och där personalen sköter sina arbetsuppgifter samt kundbemötande. Vidare kan sägas att företaget arbetar med säkerhet då de verkar inom industrin något som speglas i deras organisationskultur. Arbetet har skett mestadels hemifrån sedan i mars detta år, något som i augusti övergick till 30 procent frivilligt arbete på kontoret. Den större delen av
arbetsmaterialet som tidigare använts på plats på kontoret har omarbetats till digitala lösningar för att göra det tillgängligt på distans. Av de tre externt rekryterade medarbetarna har företaget anställt två personer som inte har kunnat flytta till Sverige på grund av COVID- 19 pandemin som därmed arbetar på distans. Detta beskriver respondenten har varit en utmaning under pandemin och menar att “det krävs ett helt annat ledarskap”.
Den största utmaningen med att endast interagera med varandra digitalt anses vara det faktum att de anställda kan se och höra varandra men inte tydligt se kroppsspråket enligt respondent B1. Vidare är det svårare att skapa samma förtroende och trygghet som tidigare fysiskt på kontoret menar respondent B1. Detta är något som under pandemin ställer krav på
introduktionen samt utbildningen men framförallt på personen som agerar värd för event. Respondent B1 poängterar att det är den närmaste chefens ansvar att skapa en trygg och en säker miljö för att främja en god kommunikation samt interaktion. Det kan nämnas att företaget förbättrat detta under pandemin genom ökad kommunikation mellan medarbetarna. Vidare ligger det ett extra ansvar både på övriga kollegor samt även andra medarbetare för att skapa relationer till nyanställda vid digitalt distansarbete. Respondent B1 förklarar att det är svårt att upprätthålla befintliga relationer på distans men ännu svårare att bygga relationer på distans. Därmed anser respondent B1 att mer tid behöver läggas på relationen och även se till att företaget använder sig av genomarbetat material vid introduktionen av nyanställda under pandemin. Även detta är något som förbättrats under pandemin då ett större socialt stöd ges till de nyanställda under pandemin då företaget är medvetna om svårigheterna med
relationsskapandet på distans.
Det är den närmaste chefens ansvar att se till att organisationskulturen samt gemenskapen upprätthålls både innan och under den rådande pandemin genom exempelvis möten på daglig, veckonivå eller månadsbasis. Respondent B1 beskriver “Så att jag vet att exempelvis att det finns exempel hos oss som har avstämningar eller fika alltså informella fikan, digitalt tre gånger per dag”. Detta då de korta samtalen vid kaffemaskinen är något som är saknat på företaget när medarbetarna arbetar hemifrån. Tidigare hade företaget haft en gemensam fredagsfika som nu ersatts med ett digitalt fredagsquiz som spelas tillsammans över Teams. Vidare har företaget infört en kunskapsdelnings stund under pandemin där olika medarbetare delar med sig av sitt arbete och sin kunskap för att sprida kunskapen inom organisationen när medarbetarna befinner sig på olika platser. Respondent B1 belyser även hur vissa grupper på arbetsplatsen har infört avstämningsmöten varje morgon där varje person även presenterar något roligt som hänt dem, det kan vara en ny växt eller deras hund för att avdramatisera och socialisera i fem till tio minuter. Detta för att de anställda ska få in den sociala och vardagliga biten i arbetet något som annars lätt förloras vid digitalt distansarbete vilket annars finns där automatiskt när arbete sker på kontoret.
4.2.2 Introduktion av nyanställda företag B
Den digitala biten är inget nytt då företaget är internationellt och har kunder över hela världen vilket gör att möten via internet är en självklarhet. Däremot anser respondent B1 att med tanke på att de började arbeta med Teams precis innan de började med distansarbete har det inneburit en stor räddning samt varit en nyckelfaktor för dem. Vad det gäller introduktionen av nyanställda vid digitalt distansarbete är det en utmaning då det kan vara svårt att förmedla värderingar och organisationskulturen digitalt. Innan pandemin var det lättare att förmedla organisationskulturen och företagets värderingar då den nyanställde kunde komma till kontoret och “uppleva” kulturen själv på plats istället för att bara läsa samt höra om den. Det fysiska mötet med de nyanställda är under arbete för att omvandlas till en digital lösning under pandemin. Introduktionen innan COVID-19 pandemin innehöll en HR introduktion av den lokala HR avdelningen på plats som även kombineras med en introduktion pågående under en längre tid med den närmaste managern. Dessa två introduktioner är under pandemin förlagda digitalt. En gång per kvartal hölls även en heldags introduktion för samtliga kontor i Sverige som innehöll aktiviteter, övningar och presentationer som avslutades med middag på kvällen, något som inte är genomförbart i dagsläget. Respondent B1 förklarar att eventet håller på att göras om för att eventuellt kunna genomföras även under pandemin och då i form av en halvdag som är digital. Respondent B1 förklarar vidare att de har aktiviteter som nyanställda kan komma på innan de officiellt börjar och det kan exempelvis vara den årliga julfesten. Men likt flertalet andra fysiska aktiviteter kan julfesten inte genomföras under pandemin.
Inlärningen för den nyanställde sker både i grupp och individuellt. Detta då den enskilde har en del digitala kurser att genomföra men även en del inlärning med närmaste chefen och övriga gruppen något som även beror på personens roll i företaget. Vidare kan sägas att inlärningsstegen anses vara relativt strukturerade och att rekommendationen är att närmaste chefen utser en mentor däremot är det oklart huruvida detta alltid sker. Rekryteringen i företaget sker utefter företagets värderingar där ett kompetensbaserat rekryteringssätt
används. Vidare görs även olika personlighetstester och färdighetstester för att det ska bli en bra match både för den nyanställde samt även för företaget. Gällande dessa aspekter har inga stora förändringar skett utan det handlar mer om att vissa delar har övergått till att bli digitala.