Företag E är verksamt inom byggbranschen och har cirka 2 500 anställda. Intervjun genomfördes med en HR-ansvarig i organisationen som är ansvarig för
introduktionsprocessen för de nyanställda och kommer fortsättningsvis benämnas respondent E1. Under COVID-19 pandemin har företaget nyanställt ungefär ett 50-tal personer till olika tjänster i organisationen, både i produktion och på kontoret.
4.5.1 Organisationskultur företag E
Vad det gäller organisationskulturen förklarar respondenten att de anställda ofta beskriver kulturen som prestigelös och att det är lätt att bli en del av företaget som nyanställd. Organisationen anses inte heller vara väldigt hierarkiskt uppbyggd. Vidare beskrivs människorna på företaget som hjälpsamma, något som respondent E1 förtydligar med “de flesta har faktiskt hjärtat på rätt ställe”. Respondenten reflekterar även kring att det var en högt uppsatt chef som visat respondenten runt på arbetsplatsen på sin första dag och menar “jag bara shit har den här personen ens tagit sig tid”.
Respondent E1 beskriver även att det är svårt att förmedla kulturen eftersom det inte på samma sätt går att uppleva hjälpsamheten i företaget digitalt. Till exempel om du har en kaffekopp och inte får upp dörren själv, då kommer det inom 30 sekunder komma någon och hjälpa dig förklarar respondent E1. Vidare möter du inte personer som du inte direkt arbetar med när du arbetar digitalt, och respondenten förklarar att du upptäcker att vissa kollegor du trodde var dina närmaste kollegor är människor du egentligen endast fikar och tränar på företagsgymmet med. Det digitala distansarbetet har bidragit med att de sociala kontakterna med samtliga medarbetare har försämrats till att endast ske mellan anställda som har direkt kontakt i arbetet. Arbetet på distans har varierat mellan regionerna men generellt sett har anställda på kontoret arbetat på distans. Respondenten förklarar även att de anställda har fått tillåtelse att vara på kontoret om det funnits en speciell anledning under pandemin. Däremot uppmanades de anställda att inte ta kollektivtrafiken till arbetet alternativt att åka in till kontoret mitt på dagen när det är mindre folk i kollektivtrafiken under pandemin.
Respondenten framhäver att digitala verktyg funnits hela tiden men att de nu under pandemin utnyttjas på ett bredare sätt. Till exempel sker rekryteringens första möte idag via Teams, något som tidigare skett fysiskt. De fysiska mötena sker under pandemin endast med de absolut sista kandidaterna och i stora lokaler. Vidare har även en del arbetsmetoder
digitaliserats. Arbetsmetoderna på företaget har justerats även om det är samma saker som utförs har sättet att utföra uppgifterna på förändrats. Arbetet sker mer digitalt och möten har gått över från att vara fysiska till att ske över Teams. De anställda har blivit mer bekväma med de digitala mötena med tiden och insett att det fungerar lika bra att ha möten över Teams istället för att ses. Kring de digitala mötena via Teams beskriver respondent E1 att de är
“Mycket effektivare, asså alla, man hinner med så himla mycket mer när man sitter såhär hemma. Men det som är nackdelen är ju att de kreativa mötena blir ju sämre”. Respondent E1 förklarar vidare kring arbetet via Teams “det blir mer och mer naturligt att sitta såhär och prata och det tror jag kommer att hålla i sig på ett annat sätt”. Vidare menar respondent E1 att kontaktnätet utökats eftersom de under pandemin är lika lätt att ringa en kollega på en annan ort i Sverige än att ringa upp kollegan på sitt eget kontor för att be om råd. Därmed kan belysas att trots att pandemin bidragit med mindre oplanerade sociala interaktioner har den även bidragit med ett större kontaktnät hos företag E.
Företaget använder sina sociala medier och bland annat sin Instagram för att nå ut till nya medarbetare. På sin Instagram låter företaget ibland sina medarbetare dela med sig av sin vardag för att inspirera och locka nya människor till företaget samt för att ge dem en känsla av vad företaget står för. Som svar på frågan vad ledningen gör för organisationskulturen svarar respondent E1 att “vi har ju en satsning på till exempel det engagerade ledarskapet där man går igenom alla ledare att de ska bli sina bästa”. Vidare förklarar respondenten att det handlar om ett inkluderande ledarskap där engagemang och driv för förändring finns hos ledaren.
4.5.2 Introduktion av nyanställda företag E
Vad det gäller skillnader på introduktionen av nyanställda före och efter pandemin menar respondenten att det egentligen inte är stora skillnader. Däremot försöker företaget att vara på plats när en nyanställd ska introduceras för att den nya personen inte ska vara helt själv på kontoret och även att se till att den nya personen blir inkluderad på möten. Generellt sett har företag E tillgång till samma verktyg som innan, däribland en pre-boarding som skickas ut till de nyanställda innan start, något som även fanns innan pandemin. Pre-boardingen innehåller bland annat lite filmer om företaget, dess värderingar och kultur. Vidare har företag E ett system för olika utbildningar som sker digitalt som var digitala innan COVID-19, som även inkluderar företagets organisationskultur. En gång per år hålls i vanliga fall en
introduktionsdag för samtliga nyanställda på företaget, där en introduktion med kärnvärden, kultur och liknande behandlas. Bland annat spelas värderingsspel och olika dilemman. Introduktionsdagen har i dagsläget dock behövt göras om till digitalt format. Utöver detta försöker kollegor och närmaste chef se till att den nyanställde har någon att äta lunch med i början, något som under pandemin inte går att genomföra. Därför har vissa avdelningar digitala fikan tillsammans och även fredagsquiz för att de anställda ska komma ihop som grupp under pandemin. I paketet med alla anställningsdokument följer även en broschyr om uppförandet på arbetsplatsen samt ett häfte med företagets kärnvärden, förmåner, arbetsmiljö och säkerhet. Med det menar respondent E1 att organisationskulturen samt företagets
värderingar “det blir väldigt inpräntat”.
Det har funnits möjlighet för ny signerade personer att komma på sommarfester och liknande innan sin anställning något som tyvärr inte går att genomföra i dagsläget. Vidare beskriver respondent E1 “däremot har vi ju sagt att det vore ju gulligt om ni skickade en hälsningsfilm till den som ska börja på avdelningen men det är inget som vi skrivit ner i en process”
eftersom det är svårt att göra iordning den nyanställdes arbetsplats med blommor och
liknande under pandemin. För att skapa relationer till de nyanställda används de olika mötena även om mycket av ansvaret ligger på den enskilda chefen. Respondent E1 framhåller att de digitala mötena är den största skillnaden “att allt blir via Teams istället och det är ju klart att det kanske blir mindre trevligt”. Respondenten poängterar även att det är lättare att ha en bekväm konversation på Teams med en kollega som de känner sedan innan än med en person som är ny. Däremot tog det någon månad för samtliga människor att bli mer bekväma framför kameran.
Inlärningen för den nyanställde sker både individuellt och i grupp eftersom mycket av inlärningsprocessen sker via e-learningverktyget och även via en del gruppövningar på introduktionsdagen som genomfördes en gång per år innan pandemin. En stor del av
inlärningen sker i en förutbestämd ordning för den nyanställde, även om vissa event sker lite slumpmässigt av praktiska skäl. Vidare är det även möjligt att anmäla sig själv till olika kurser som individen behöver gå. Många utbildningar hålls av den egna personalen vilket bidrar till den nyanställdes inkludering och socialisering med de befintliga medarbetarna menar respondenten. De nyanställda blir tilldelad en handledare/mentor som har olika uppgifter i rekryteringssystemet. Den närmaste chefen har ett antal uppgifter som ska utföras före, under och efter som den nyanställde är anställd. Sedan har mentorn eller handledaren ett antal uppgifter som den ser till att genomföra och slutligen har HR också ett antal uppgifter som ska genomföras. Introduktionen är därmed väldigt uppstyrd och det finns lite utrymme för misstag menar respondenten. Respondent E1 förklarar att de använder sig av sina värderingar vid rekrytering där intervjufrågorna speglar värderingarna i företaget. Då
företaget är värderingsstyrt är det viktigt att den nyanställde har rätt synsätt samt värderingar vid rekrytering. Vidare görs även en del personlighetstester. Respondent E1 betonar dock att det inte har skett någon speciellt stor skillnad från innan pandemin i hur den nyanställdes inlärning och introduktion ser ut utan det handlar främst om att det inte längre är möjligt att ses och att en del utbildningar sker digitalt.